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淺談ＭＩＳ開(kāi)發(fā)中的系統分析
[摘 要] 系統分析是整個(gè)開(kāi)發(fā)工作的條件，其工作性質(zhì)主要是分析職員同用戶(hù)之間的溝通，隨著(zhù)IT技術(shù)的發(fā)展，系統開(kāi)發(fā)對 分析職員素質(zhì)提出了更高的要求。在治理信息系統(MIS)開(kāi)發(fā)中，很多開(kāi)發(fā)團隊對系統分析的特點(diǎn)及重要性熟悉不足， 致使在開(kāi)發(fā)過(guò)程中引發(fā)各種題目。本文結合實(shí)際，對MIS開(kāi)發(fā)中系統分析工作的特點(diǎn)及重要性進(jìn)行了分析。[關(guān)鍵詞] 治理信息系統；系統分析；邊界
治理信息系統(MIS)是由人和計算機設備組成的對企業(yè)治理信息進(jìn)行收集、加工、傳輸、保存、使用、維護的系統。一個(gè)MIS的開(kāi)發(fā)要經(jīng)過(guò)系統分析、系統設計、系統實(shí)現、系統維護四個(gè)階段。系統分析是指運用系統的方法和原理確定用戶(hù)需求和開(kāi)發(fā)目標，明確系統應該完成的任務(wù)，最后提出開(kāi)發(fā)方案。系統分析是整個(gè)MIS開(kāi)發(fā)的基礎性工作，是最為重要也最難把握的一個(gè)階段。但是在實(shí)踐當中，系統分析通常不能引起開(kāi)發(fā)職員的足夠重視。很多開(kāi)發(fā)職員在開(kāi)發(fā)一個(gè)軟件產(chǎn)品時(shí)，往往在沒(méi)有充分了解用戶(hù)需求的情況下，便匆匆著(zhù)手編寫(xiě)程序，他們錯誤的將“軟件開(kāi)發(fā)”等同于“程序編寫(xiě)”。這樣導致的結果是：開(kāi)發(fā)職員抱怨用戶(hù)需求頻繁變化，用戶(hù)抱怨系統不能滿(mǎn)足工作需求。嚴重時(shí)，可能導致整個(gè)開(kāi)發(fā)工作失敗，使開(kāi)發(fā)用度付之東流。特別是近年來(lái)面向對象的開(kāi)發(fā)方法被廣泛采用以后，軟件規模日趨龐大，前期分析的重要性便愈加凸現出來(lái)。
一、系統分析決定開(kāi)發(fā)成敗
不同企業(yè)或組織有著(zhù)不同的內部環(huán)境，當開(kāi)發(fā)職員著(zhù)手開(kāi)發(fā)一個(gè)項目時(shí)，首先應該深進(jìn)到企業(yè)或組織的各級各部分，了解其組織機構、生產(chǎn)狀況及業(yè)務(wù)流程，并在此基礎上采用各種方式對各級各類(lèi)職員進(jìn)行咨詢(xún)和調查，明確他們對該系統的具體需求。在明確了用戶(hù)具體需求的基礎上，方可進(jìn)行后續的系統設計、系統實(shí)施等工作。只有這樣，才能使所開(kāi)發(fā)的MIS系統符合該企業(yè)或組織的需要，真正為其提供有效服務(wù)，進(jìn)步員工的工作效率，減輕員工的工作壓力。否則，假如不重視前期的調查分析，系統的開(kāi)發(fā)不但不能帶來(lái)預期效益，反而可能造成資源浪費或給企業(yè)或組織帶來(lái)不便，嚴重時(shí)甚至可能導致整個(gè)開(kāi)發(fā)工作失敗。
在MIS開(kāi)發(fā)中，一個(gè)系統通常由總系統和若干子系統組成，總系統與子系統之間、子系統與子系統之間存在著(zhù)縱橫交錯的復雜關(guān)系，整個(gè)系統是一個(gè)有機整體。在著(zhù)手開(kāi)發(fā)一個(gè)項目時(shí)，必須對總系統及各子系統均按照軟件工程的方法進(jìn)行系統分析，明確系統總功能、各子系統功能及系統間的相互關(guān)系。哪一個(gè)子系統分析研究不到位，或哪一部分設計不公道，都將對系統的整體功能和目標造成影響。因此，開(kāi)發(fā)前期的分析工作必須做到通盤(pán)問(wèn)慮，以保證開(kāi)發(fā)成功。
此外，前期分析工作也可以為后期維護打下基礎。一方面，企業(yè)或組織是在不斷向前發(fā)展的，一個(gè)MIS運行一段時(shí)間后，企業(yè)可能會(huì )在系統功能方面提出進(jìn)一步要求；另一方面，系統在使用過(guò)程中也會(huì )逐漸暴露出內部的各種錯誤。這就要求對系統功能進(jìn)行擴充或對程序代碼進(jìn)行修改。假如前期分析工作做得比較到位，充分考慮了軟件投進(jìn)使用后的環(huán)境、投進(jìn)使用后的功能擴展、升級改造及后期維護，就可以避免在日后的使用過(guò)程中出現系統與環(huán)境不適應、系統功能擴充難、程序代碼修改難等后遺癥。
二、系統分析文檔是后續開(kāi)發(fā)的依據
系統分析文檔是分析工作重要的、唯一的工作成果，是后續開(kāi)發(fā)工作的依據。在進(jìn)行系統分析過(guò)程中，分析職員應將收集到的第一手信息，進(jìn)行回類(lèi)整理，分析匯總，然后制訂出正確、一致、完整的系統分析文檔：系統說(shuō)明書(shū)。
通常該說(shuō)明書(shū)要對系統功能需求、企業(yè)或組織狀況、業(yè)務(wù)流程、系統功能等進(jìn)行詳盡描述，甚至包括對系統將來(lái)發(fā)展的設想，當前企業(yè)的軟件、硬件環(huán)境的具體技術(shù)參數，當前用戶(hù)方的技術(shù)職員和業(yè)務(wù)職員的信息技術(shù)水平，待開(kāi)發(fā)的系統與企業(yè)現有的其他系統、甚至與企業(yè)外部的其他系統的接口情況等。有了這一系列的分析說(shuō)明文檔，可使后續的系統設計、系統實(shí)施、系統維護等工作有章可循。
系統說(shuō)明書(shū)制訂完畢以后，為進(jìn)步軟件的質(zhì)量和保證開(kāi)發(fā)的成功，通常還需要對這些文檔資料進(jìn)行評審。評審工作通常應由企業(yè)或組織的信息治理高層以及各類(lèi)技術(shù)職員共同承擔。文檔評審時(shí)，首先，要求各種需求不能互相矛盾；其次，需求必須是完整的，應該包括在分析階段用戶(hù)提出的所有功能或性能；再次，指定的需求用現有的軟硬件技術(shù)可以實(shí)現；最后，需求確實(shí)能解決用戶(hù)當前所面臨的實(shí)際題目。只有通過(guò)以上四方面的評審，分析工作才算告一段落，才能進(jìn)行下一環(huán)節的系統設計工作。這里需要明確的是，即使進(jìn)進(jìn)了下一開(kāi)發(fā)環(huán)節即系統設計環(huán)節，也有可能因前面環(huán)節的工作做得有漏疏而返回往再次進(jìn)行系統分析，也就是說(shuō)實(shí)踐當中這種分析工作會(huì )出現一定程度的反復，且這種反復與所選擇的開(kāi)發(fā)模式有較大關(guān)系。在開(kāi)發(fā)實(shí)踐中，系統分析職員為避免系統分析工作出現重大偏差而引起大面積重復分析，通常在制訂分析文檔時(shí)便提出多種可行性方案供用戶(hù)選擇。例如，從功能是否完整角度考慮，可以嘗試制定三個(gè)不同檔次的方案：1、基本方案：系統只完成最基本工作，沒(méi)有額外功能；2、完整方案：除了完成基本工作以外，還提供一些附加功能；3、增強方案：這種系統具備用戶(hù)期看的幾乎所有功能。用戶(hù)可根據企業(yè)自身的人力、物力條件結合企業(yè)目標從幾個(gè)方案當中選出一個(gè)最優(yōu)方案。
三、系統分析應重視溝通
系統分析的工作內容主要是分析職員同客戶(hù)進(jìn)行溝通，包括同企業(yè)或組織的各級領(lǐng)導進(jìn)行溝通及同普通員工進(jìn)行溝通。
首先，信息系統開(kāi)發(fā)要爭取企業(yè)各級領(lǐng)導的支持。實(shí)踐中，企業(yè)的個(gè)別治理職員可能不愿接受環(huán)境的改變，因而不愿配合分析職員的工作，造成系統分析工作的局部甚至全局失敗。例如，某財務(wù)部分負責人不愿將本部分手工賬務(wù)處理改為電子賬務(wù)系統，堅持沿用原來(lái)的手工方式，對系統分析職員產(chǎn)生抵觸情緒。這種情緒必然對分析工作帶來(lái)負面影響，當碰到類(lèi)似情況時(shí)，分析職員應在了解這些人的背景及性格特點(diǎn)的基礎上，想方想法說(shuō)服其轉變觀(guān)念。假如系統分析職員的說(shuō)服工作無(wú)效，可直接請求企業(yè)高層處理。
其次，不能忽略普通員工，要同企業(yè)普通員工進(jìn)行充分溝通。在系統分析時(shí)，完全是從工作職員那里獲得第一手資料，因此能否取得被調查員工的支持是系統分析有效性的關(guān)鍵，員工態(tài)度積極可使分析工作的效率大大進(jìn)步。只有與員工建立良好的工作關(guān)系，才能充分挖掘出企業(yè)所存在的題目。例如，開(kāi)發(fā)“教學(xué)資源庫信息系統”，就要求學(xué)校信息中心、各院系、教務(wù)處、學(xué)工處等各部分通力合作，配合開(kāi)發(fā)職員的分析工作，明確提出本部分對資源庫信息系統的需求、積極提供資源庫建設所需的資料。任何一個(gè)部分的任何一個(gè)工作職員的分歧作行為，都可能影響分析工作的開(kāi)展，都可能給系統帶來(lái)隱患。 系統分析職員在同組織中的每個(gè)有關(guān)員工進(jìn)行溝通時(shí)，必須充分考慮這些員工的知識背景、表達能力、溝通能力等，有些員工不能將自己的需求做出正確表達，這種情況下提供的信息就可能誤導系統分析職員；也有些員工一時(shí)不清楚自己到底對系統有什么需求，這時(shí)可能需要分析職員與這些員工共同針對其負責的具體業(yè)務(wù)進(jìn)行具體探討；還有一些員工會(huì )提出一些不切實(shí)際的需求，比如會(huì )提出一些以現有的信息技術(shù)水平無(wú)法實(shí)現的要求，或者會(huì )提出一些超出企業(yè)開(kāi)發(fā)資金預算的不公道要求�？傊�，在與員工打交道的過(guò)程中可能會(huì )碰到各種各樣的情況，這就要求分析職員必須有較強的溝通能力，并且善于對自己的工作對象進(jìn)行正確引導，從而使他們將自己公道的、真實(shí)的想法正確的表達出來(lái)。
四、系統分析應公道劃分邊界
系統分析過(guò)程中，特別要留意分析邊界和人機邊界的劃分，這將決定系統分析工作及后續開(kāi)發(fā)工作的覆蓋范圍。
“分析邊界”指分析工作所涵蓋的范圍。MIS開(kāi)發(fā)是一個(gè)系統工程，需要長(cháng)期的、逐步的進(jìn)行完善。整個(gè)開(kāi)發(fā)工作往往涉及到一個(gè)組織或企業(yè)的方方面面，從公司總部到各分公司、分廠(chǎng)以及各科室、車(chē)間、工段等，都是分析工作所涵蓋的范圍，涉及的部分多，職員雜，業(yè)務(wù)種類(lèi)差異大，因此很難一次性滿(mǎn)足所有需求，也很難一次性具備所有功能，因而系統分析工作就有一個(gè)分析邊界的劃分題目。公道劃分分析邊界，可以確保分析工作在一個(gè)相對明確的范圍內進(jìn)行，避免分析工作無(wú)邊無(wú)際，難以完成。
“人機邊界”指應當明確系統中哪些工作應由人工來(lái)完成，哪些工作應由系統自動(dòng)完成。通常在一個(gè)系統中，有些工作必須由人工進(jìn)行，這類(lèi)工作往往是計算機無(wú)法實(shí)現、或者沒(méi)有必要往實(shí)現的。例如，企業(yè)外部原始單證的錄進(jìn)工作，需要會(huì )計職員逐張核對后，通過(guò)手工方式進(jìn)行錄進(jìn)。而有些工作則不需要人工干預，由系統自動(dòng)完成。例如，對生產(chǎn)過(guò)程進(jìn)行監測控制的機械或電子設備產(chǎn)生的數據，直接通過(guò)專(zhuān)門(mén)的線(xiàn)路和設施傳輸到信息系統中即可，而不需要人工干預。
然而，在系統分析工作中，分析職員面對的是尚未開(kāi)發(fā)出來(lái)的系統，因而多數情況下人機邊界的劃分，就不是很直觀(guān)，要判定哪些由人工完成公道，哪些由系統完成公道，就需要系統分析職員充分了解行業(yè)的運作特點(diǎn)，深進(jìn)了解企業(yè)業(yè)務(wù)流程，在此基礎上，才能對人機邊界進(jìn)行正確公道的劃分。分析工作要避免出現將只能用手工處理的業(yè)務(wù)，納進(jìn)到MIS系統模型當中，或將只能由系統自動(dòng)完成的功能設計成由人工完成。
五、系統分析職員應該是復合型人才
隨著(zhù)應用的發(fā)展，分析工作對系統分析員的綜合素質(zhì)提出更高的要求。系統分析職員必須既是治理職員又是技術(shù)職員，他們不直接從事治理工作，但一定要懂治理；不直接從事具體的設計和實(shí)施工作，但一定要熟知各種開(kāi)發(fā)技術(shù)。
首先，從項目治理的角度看，要求系統分析職員具有極強的溝通能力、把握一定的行業(yè)知識、具備一定的治理經(jīng)驗，以一個(gè)企業(yè)治理職員的標準要求自己。例如，要開(kāi)發(fā)一個(gè)帳務(wù)處理系統，就需要對對會(huì )計核算業(yè)務(wù)有所了解；要為某企業(yè)開(kāi)發(fā)一個(gè)Intranet，就要對該企業(yè)的業(yè)務(wù)知識有所了解。否則很難保證開(kāi)發(fā)出來(lái)的系統能與企業(yè)相適應。
其次，從技術(shù)角度看，當前很多企業(yè)需要開(kāi)發(fā)基于動(dòng)態(tài)網(wǎng)站技術(shù)的MIS，以期實(shí)現信息處理工作在交互式動(dòng)態(tài)Web頁(yè)面上進(jìn)行。這就要求系統分析職員充分了解與開(kāi)發(fā)相關(guān)的各項技術(shù)。系統分析員需要了解各種服務(wù)器平臺、各種數據庫產(chǎn)品，各種開(kāi)發(fā)工具以及各種硬件設備性能等。由于當前基于Web的MIS可采用的技術(shù)手段種類(lèi)繁多，實(shí)現同樣的目標可以采用不同的技術(shù)手段，這就要求系統分析職員必須能夠在眾多的開(kāi)發(fā)模式中選擇出最佳方案，這樣才能使后續的設計職員和編程職員的工作順利進(jìn)行。
六、教學(xué)資源庫建設的系統分析
我們不妨對教學(xué)資源庫建設進(jìn)行探討。教育領(lǐng)域的教學(xué)資源庫開(kāi)發(fā)也屬于MIS的開(kāi)發(fā)范疇，也要遵循MIS的開(kāi)發(fā)思想，因而在進(jìn)行教學(xué)資源庫信息系統建設時(shí)，同樣要重視前期的分析工作。
教學(xué)資源庫可以看作由支持教學(xué)的相關(guān)教學(xué)資源數據庫、軟硬件支持平臺、學(xué)習者、教育者、治理者共同構成的信息系統。教學(xué)資源庫必須體現完整的學(xué)科知識體系且資源豐富，必須便于教師和學(xué)生充分利用并實(shí)現高度共享。一個(gè)教學(xué)資源庫通常包括積件庫、課題庫、題庫、案例庫等。教學(xué)資源庫建設中，系統分析職員通常為學(xué)校教育技術(shù)中心的專(zhuān)家、技術(shù)職員，用戶(hù)即學(xué)校各有關(guān)部分、教師、學(xué)生。
首先，資源庫的建設應能有效地為用戶(hù)(教師和學(xué)生)提供教學(xué)和學(xué)習服務(wù)，即教學(xué)資源庫的開(kāi)發(fā)，必須與用戶(hù)需求相適應，也就是說(shuō)開(kāi)發(fā)前期必須充分了解用戶(hù)的實(shí)際需求。
教學(xué)資源庫作為與教育相關(guān)的數字資源的數據倉庫，其資源種類(lèi)多、數目大，用戶(hù)數目多、需求復雜。因此分析職員要綜合考慮各種媒體數據的格式特性、軟硬件環(huán)境、數據資源以及可能拓展的要求等各方面因素，這樣就必須做好前期的系統分析工作，要求學(xué)校各有關(guān)部分、有關(guān)教師、甚至學(xué)生根據自己的需要向分析職員提出對資源庫的要求。教學(xué)資源庫的建設就是為教學(xué)活動(dòng)提供服務(wù)，假如資源庫不符適用戶(hù)需求，教師或學(xué)生就會(huì )由于資源庫沒(méi)有自己需要的功能或資源，或感覺(jué)資源庫使用不便、操縱困難等原因而放棄使用，從而造成資源閑置。
其次，資源庫建設必須考慮到系統在成熟運行之后，會(huì )面臨著(zhù)學(xué)校各院系、各部分之間以及區域各院校之間的教學(xué)資源共享題目。只有在MIS開(kāi)發(fā)思想指導下進(jìn)行教學(xué)資源庫建設，做好前期的分析工作，才能在提供有效的教學(xué)服務(wù)和學(xué)習服務(wù)的條件下，進(jìn)一步實(shí)現校際資源共享。
教學(xué)活動(dòng)涵蓋的范圍很廣泛，且不同專(zhuān)業(yè)、不同課程的教學(xué)內容不同，由于數字媒體技術(shù)的發(fā)展，資源的數據量越來(lái)越龐大、資源的種類(lèi)越來(lái)越繁多，因而當前教學(xué)資源庫建設領(lǐng)域普遍存在著(zhù)資源建設各自為陣，雜亂無(wú)章、數據孤立等題目，不但同區域的各學(xué)校之間不能實(shí)現共享，就是本校各院系、各部分之間的教育資源也很難實(shí)現系統的、有效的共享與交換。因此，教學(xué)資源庫建設必須采用軟件工程的開(kāi)發(fā)步驟進(jìn)行開(kāi)發(fā)建設，重視開(kāi)發(fā)前期的系統分析工作，只有這樣，才能使所開(kāi)發(fā)的系統為以后實(shí)現校際共享奠定基礎。
實(shí)踐中，由于不重視前期系統分析工作而導致開(kāi)發(fā)失敗的案例極多。例如，某高校進(jìn)行教學(xué)資源庫建設，由于不重視前期的需求分析，在沒(méi)有充分考慮教學(xué)資源庫投進(jìn)運行后的應用環(huán)境、沒(méi)有充分了解教師學(xué)生實(shí)際需求的情況下盲目開(kāi)發(fā)，結果等系統開(kāi)發(fā)完畢投進(jìn)運行后，才發(fā)現日常教學(xué)工作中有大量特殊的格式文檔和龐大的圖形文件需要處理，而這些文件卻無(wú)法在該教學(xué)資源庫信息系統中傳遞與交換，于是很多教師在使用該系統進(jìn)行多媒體教學(xué)的過(guò)程中，總是頻頻碰到各種各樣的技術(shù)障礙，影響正常授課，有些教師甚至盡拒使用該資源庫。該例中的教學(xué)資源庫建設由于沒(méi)有重視分析工作，不但導致系統使用效率降低，而且給教學(xué)工作帶來(lái)不便。
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