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肇慶電力局辦公自動(dòng)化系統的開(kāi)發(fā)模型
摘 要 從管理層次、數據流、工作界面、功能模塊、系統安全性等幾個(gè)方面對肇慶電力工業(yè)局辦公自動(dòng)化系統的開(kāi)發(fā)模型進(jìn)行了詳細的分析。肇電力工業(yè)局直轄鼎湖、高要、四會(huì )、廣寧四個(gè)縣區局，同時(shí)局本部按生產(chǎn)職能設置多個(gè)管理所，地點(diǎn)分散，信息傳遞不便，難于管理。為此，肇慶電力工業(yè)局決定建立全局辦公自動(dòng)化系統，通過(guò)該系統將局本部與下屬單位緊密聯(lián)系在一起，使得分散在各單位各部門(mén)的各種信息能夠相互交換。經(jīng)過(guò)一年多的努力，我局的廣域網(wǎng)已基本形成，軟件開(kāi)發(fā)也已取得階段性成果。
1 軟件開(kāi)發(fā)平臺的選擇
LotusNotes是一個(gè)基于各部門(mén)協(xié)同工作的工作平臺，有強大的通信和信息管理功能，保密性強，有良好的擴充能力，且通過(guò)了美國C2級安全認證，因此我們選擇LotusNotes作為開(kāi)發(fā)平臺。
2 管理層次結構
2.1 系統層次結構
層次結構是一個(gè)物理模型，它體現實(shí)際機構設置。肇慶電力工業(yè)局辦公系統是一個(gè)整體，其中局本部和各縣局分別是一個(gè)管理子系統，整個(gè)層次結構共分4級，即肇慶電力工業(yè)局辦公自動(dòng)化系統、子系統、工作部門(mén)、工作人員。
2.2 管理層次
管理層次、機構設置是一個(gè)單位工作的基礎。一般管理層次是指上下級管理層次，不同級別的科室向上級負責并管理下級。在實(shí)際工作中一些科室的任務(wù)突破了行政隸屬的關(guān)系，它會(huì )成為某種信息的樞紐，從某些方面對其它平級科室進(jìn)行管理，如局辦公室，在全局日常工作中它是一個(gè)工作信息的樞紐，對全局日常工作起協(xié)調作用。
工作部門(mén)負責具體工作，是辦公系統的基礎信息點(diǎn)。一個(gè)工作部門(mén)由工作組成工作人員組成，任何一個(gè)工作人員或工作組的請示、匯報都必須通過(guò)工作部門(mén)領(lǐng)導上報局領(lǐng)導或其它工作部門(mén)，上級的指示、各種文件也要通過(guò)工作部門(mén)傳達到工作人員。
職能部門(mén)也是一個(gè)工作部門(mén)，只不過(guò)在某項職能上有特殊地位。職能部門(mén)的另一個(gè)特征是它有信息轉貯的功能，職能部門(mén)負責收集與自己職能有關(guān)的各種文件、請示、報告、報表，并上報局領(lǐng)導及有關(guān)部門(mén)，同時(shí)將文件、上級領(lǐng)導的指標等轉發(fā)給有關(guān)單位。每個(gè)職能部門(mén)都有檔案庫，用來(lái)存儲有關(guān)資料。
整個(gè)系統管理層次分四級，局領(lǐng)導是管理工作的最高層，局領(lǐng)導通過(guò)職能部門(mén)管理工作部門(mén)，工作部門(mén)將具體任務(wù)下達給工作組或工作人員。
3 數據形式
辦公自動(dòng)化系統中流動(dòng)力和存儲的數據主要是文檔數據和圖形數據。文檔數據以MICROSOFTWORD、EXCEL等外部格式存儲，與其它系統接口數據采用純文本方式。圖形文件(如上級發(fā)文)采用掃描壓縮方式存儲。
參與流通的數據有發(fā)下幾種形式：
a)傳閱型。傳遞給有關(guān)人員閱讀并提出意見(jiàn)，然后返回發(fā)文單位，存檔。主要指有文號的正式文件、綜合信息報表。
b)閱辦型。有關(guān)人員閱讀后交給經(jīng)辦人，經(jīng)辦人需把辦理結果返回發(fā)文單位存檔。主要指有文號的正式文件并有催辦要求。
c)公告型。同時(shí)發(fā)布給有關(guān)人員如通知、公告、參考資料等，可有答復也可沒(méi)有。
d)請示、審批。發(fā)文人要達到某種目的需要各級領(lǐng)導批準。發(fā)文人可以指定一個(gè)或多個(gè)審批人，審批人可另行指定下一個(gè)審批人。審批完成后返回發(fā)文人存檔。
e)私人信件。所有人員與人員之間的郵件，可回復也可不回復。
f)共享信息。使有權限的人在公用檔案庫、資料庫及INTERNET上查詢(xún)有關(guān)資料。
4 工作界面及功能模塊
系統設置兩組模塊(見(jiàn)圖1)。工作模塊是以個(gè)人常規工作為主要目的的模塊，系統中每個(gè)人都有一組工作模塊用以處理個(gè)人的工作；職能模塊是職能部門(mén)處理職能工作的模塊。
4.1 主要工作模塊
4.1.1 請示、審批
所有需要向上級請示或匯報的文檔由這個(gè)模塊撰寫(xiě)和發(fā)出。文件來(lái)源可以是由WORD、EXCEL撰寫(xiě)的，也可以是從其它郵件上轉來(lái)的。請示表格有以下內容：
a)審請發(fā)文。填寫(xiě)發(fā)文稿紙，指明會(huì )辦單位，撰寫(xiě)文件內容，然后發(fā)給辦公室。審請發(fā)文被批準或不批準時(shí)應有回復給審請人。
b)請示。填寫(xiě)請示承辦登記表和請示內容，確定審批人員，可以一個(gè)也可以多個(gè)或由審批人確定下一個(gè)審批人。請示被批準或否決后，審批結果應轉發(fā)給申請人，并存檔、實(shí)施。各種需要轉發(fā)的請示先在待辦事宜里出現，由請示、審批模塊處理，批復后轉給申請人員。如果要請示的人不在，則系統會(huì )提示你是否還要發(fā)出請示，可以發(fā)出后等審批人回來(lái)處理或改變審批人。如果審批流程中有第二審批人，當第一審批人在審批時(shí)間內未批復時(shí)則自動(dòng)轉到第二審批人。系統中所有審批流程都有這個(gè)功能。圖2是審批流程圖。
4.1.2 統計、報表
所有需要向上級上報的統計結果和綜合信息報表由這個(gè)模塊撰寫(xiě)和發(fā)出。文件來(lái)源可以是由其他數據庫提取，也可以用WORD、BXCEL編寫(xiě)，或從其它郵件上轉來(lái)。報表上報給有關(guān)部門(mén)后，各部門(mén)應有回復。
所有發(fā)出的文件及回復都能在個(gè)人資料庫中存檔。如果報表文件是一般工作人員起草的，必須給工作部門(mén)領(lǐng)導修改后再上報。
4.1.3 資料查詢(xún)
可以用這個(gè)模塊查詢(xún)局檔案室的文件。正式公文只能查閱目錄，選定文件后需向職能部門(mén)提出借閱申請，批準后方可查看內容。參考資料可隨時(shí)查看、復制。
4.2 主要職能模塊
4.2.1 收文
收文是指外部來(lái)文。文件收到后由收文管理模塊進(jìn)行登記和將文件用掃描儀錄入計算機，并確定傳閱流程和傳閱人員，需要辦理的還要確定承辦人員。文件傳閱后和承辦人辦理后，連同傳閱意見(jiàn)和辦理結果返回收文模塊，由收文模塊轉去歸檔模塊歸檔。文件發(fā)出后可在收文模塊中看到文件流通的情況。收文流程見(jiàn)圖3。
4.2.2 發(fā)文
發(fā)文是指局內一個(gè)文件由起草到發(fā)出的過(guò)程。起草文件的是一個(gè)工作部門(mén)，起草文件先發(fā)到職能部門(mén)，職能部門(mén)在待辦事宜中看到這個(gè)發(fā)文要求后，轉給職能部門(mén)領(lǐng)導核稿并決定會(huì )辦單位。會(huì )辦單位意見(jiàn)返回后，再轉至職能部門(mén)領(lǐng)導綜合，綜合定稿后轉給局長(cháng)簽發(fā)。局長(cháng)簽發(fā)后由機要室登記、編文號、存檔并發(fā)文。文件發(fā)給各工作部門(mén)后由各部門(mén)存檔。發(fā)文流程見(jiàn)圖4。
4.2.3 歸檔
文件歸檔的主要工作是將需要歸檔的文件分類(lèi)、設置保密等級并存入檔案室。檔案室是一個(gè)模擬檔案管理的數據庫，用于存放文件、參考資料等供查詢(xún)信息。任何人都可查詢(xún)檔案室，但除參考資料外都只能看到目錄，要查看文件需要請示借閱，批準后方可查看。
5 安全性
5.1 權限
辦公系統有嚴格的權限規定，權限分人員權限和文件權限。人員權限由層次化結構決定，不同層次下的人員要進(jìn)行通信必須通過(guò)上一層結構的身份驗證和
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