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英文商務(wù)郵件格式和禮儀
對于外貿從業(yè)的小伙伴們來(lái)說(shuō)，英文郵件是跟客戶(hù)最主要的溝通方式，其重要性不言而喻，所以大家對英文商務(wù)郵件的寫(xiě)作技巧都很感興趣。但是在學(xué)習郵件寫(xiě)作技巧之前，可能我們應該首選關(guān)注一下郵件的格式和一些細節問(wèn)題，處理好這些，可以讓我們的郵件更圓滿(mǎn)。下面是小編給大家整理的關(guān)于英文商務(wù)郵件格式和禮儀，歡迎閱讀！
英文商務(wù)郵件格式和禮儀 1
收件人
1.盡量不要把一堆郵箱地址都放在“收件人”欄里，這里只寫(xiě)跟郵件內容直接相關(guān)聯(lián)系人的郵箱。其他相關(guān)人員的郵箱可以添加到「抄送」或者「密送」里。
2.不是郵件內容的直接處理者，但也需要知道這件事情的人可以添加到抄送中。只給需要的人抄送，有同學(xué)習慣性抄送一大堆相關(guān)和不相關(guān)的人，這是不可取的。
3.如果不想讓收件人知道你同時(shí)把郵件也發(fā)給了某人，這種情況可以添加「密送」。
4.需要添加多個(gè)收件人或者抄送人的時(shí)候，一般會(huì )按照職位高低進(jìn)行排序。
郵件標題
1.一定不要發(fā)空白標題，這是非常不禮貌的行為。相信大家也不會(huì )故意這么做，有可能是想先寫(xiě)好郵件再定標題，但最后直接空白標題就發(fā)出去了。所以要養成良好的習慣，先把標題寫(xiě)好。
2.標題應「簡(jiǎn)明扼要」，能反應文章內容或者重要性，不宜冗長(cháng)。
3.標題里應盡量不用特殊符號和長(cháng)串的數字，以免郵件被放進(jìn)對方垃圾郵件箱。如非必要，盡量少用"urgent"等字眼。
4.回復對方郵件的時(shí)候，可以根據需要更改標題，不要一長(cháng)串"RE"。
比如要回復收件人關(guān)于一款小黃人設計圖的問(wèn)題，郵件標題就可以簡(jiǎn)單地描述如下：
RE:Art work of minions item
附件
1.如果有附件，標題寫(xiě)好馬上上傳附件，養成好習慣，不要等到郵件寫(xiě)完最后再上傳，最后很可能會(huì )忘記。相信不少人有過(guò)漏傳附件的經(jīng)歷，郵件發(fā)出去才發(fā)現附件沒(méi)上傳。
2.郵件有附件時(shí)，應在正文里提醒收件人查收附件。
3.附件個(gè)數不宜過(guò)多，一般不超過(guò)4個(gè)。數量較多的時(shí)候可以打包壓縮成一個(gè)文件。
4.如果附件內容是特殊格式，應告知收件人打開(kāi)方式，以免影響使用。
5.如果附件過(guò)大，最好拆分為多個(gè)郵件發(fā)送，或者通過(guò)網(wǎng)盤(pán)分享。單封郵件附件過(guò)大可能發(fā)送不成功，或者被攔截。
比如，附件壓縮包里是Art work的源文件，需要解壓縮后用Illustrator打開(kāi)，上傳附件后可以在郵件中提醒如下：
郵件內容
1.首先是稱(chēng)呼：第一次聯(lián)系盡量用「Dear XXX」作為稱(chēng)呼，不知道姓名只知道頭銜的情況下，可用「Dear Title」，熟悉了之后也可以用「Hi XXX」或者「Hello XXX 」。如果是對某個(gè)群體發(fā)的郵件，可以用「Dear All」作為郵件稱(chēng)呼。
2.郵件內容都左對齊頂格寫(xiě)，開(kāi)頭不留空格。
3.寫(xiě)正文的時(shí)候，把最重要的事情放在最前面，簡(jiǎn)單的問(wèn)候之后「直奔主題 」。
4.能用簡(jiǎn)單句的時(shí)候不用復雜句，能用簡(jiǎn)單詞匯的時(shí)候不用復雜詞匯。郵件內容力求簡(jiǎn)潔明了，表述準確。如非必要，郵件盡量不要寫(xiě)的很長(cháng)，也不要分很多段落，一般三四段即可。
5.如果郵件涉及信息比較多，可以按要點(diǎn)進(jìn)行編號，12345分條敘述，這樣表達更清楚。重要內容可用「加粗」或「其他顏色字體」來(lái)提醒，但是同一封郵件中字體盡量一致，字體顏色不宜過(guò)多，最好不要超過(guò)3種。
6.注意措辭，多用虛擬語(yǔ)氣和委婉語(yǔ)氣。比如：if……,I would……,Could you……這些句型，既明確了自己立場(chǎng)，又不至于太生硬，更容易讓對方接受自己觀(guān)點(diǎn)。
7.電子郵件可以輕易的被轉發(fā)給他人，也是書(shū)面的證據，所以郵件內容務(wù)必慎重客觀(guān)，切不可信口開(kāi)河。
8.郵件最后要對收件人表示感謝，如果郵件開(kāi)頭已經(jīng)說(shuō)過(guò)感謝的話(huà)語(yǔ)，結尾部分可用「Thanks again」,或者「Thank you again」來(lái)呼應開(kāi)頭。
9.郵件結尾要有署名，一般用「Best regards,Sincerely」等然后另起一行加上自己姓名。Sincerely相對更正式一些，適合所有場(chǎng)合。
按照以上要點(diǎn)給大家提供一個(gè)簡(jiǎn)單的模板：
▲ 另外需要注意：在跟收件人不熟悉的時(shí)候盡量寫(xiě)全名，不要寫(xiě)昵稱(chēng)。
其他需要注意的細節
1.最好設置一個(gè)簽名檔，里面包含自己完整的姓名、公司全稱(chēng)、公司網(wǎng)址、辦公室地址、聯(lián)系方式，社交賬號等信息，方便收件人隨時(shí)查找。
2.郵件寫(xiě)好之后，自己先檢查一遍有沒(méi)有拼寫(xiě)錯誤，語(yǔ)句不通順，或者表達有歧義的地方，確認沒(méi)問(wèn)題再發(fā)送。
以上就是一封完整的英文郵件應該包含的要素和需要注意的地方。我們常說(shuō)細節處見(jiàn)真章，希望大家養成良好的習慣，早日寫(xiě)出完美郵件。
英文商務(wù)郵件格式和禮儀 2
在郵件的開(kāi)頭，我們通常會(huì )先寫(xiě)上對方的「稱(chēng)謂」作為開(kāi)頭，但要注意到，隨著(zhù)你要寫(xiě)信的對象身份、職稱(chēng)不同，也要選用不同的稱(chēng)謂，才不會(huì )給人不禮貌、或是過(guò)分禮貌的感覺(jué)！
1. 寫(xiě)給朋友或熟識的同事
可用較口語(yǔ)化的開(kāi)頭，加上對方的名字使用。
· Hi / Hello / Hey + name 哈啰/嗨
例如：
Hi Jenny, Hello Judy, Hey Jupiter
2. 寫(xiě)給長(cháng)官或者主管
可用Dear加在前頭表示尊敬語(yǔ)氣，并在后方加入對方的性別或職稱(chēng)。
· Dear + Sir/Madam / Mr. Last name 先生/長(cháng)官
例如：
Dear Mr.Bloom
· Dear + Madam / Ms. Last name / Mrs. Last name 小姐 /女士
例如：
Dear Ms.Knightley
*注意: Ms 為 Miss 的縮寫(xiě)，可用來(lái)表示未婚或已婚女子，而 Mrs. 則只可用來(lái)表示已婚女子。
· Dear + Job title 職稱(chēng)
例如：
Dear Marketing Manager
3. 寫(xiě)給非特定人物或不清楚姓氏時(shí)
常用于應聘新工作、與廠(chǎng)商接洽及新合作洽談時(shí)在不確定對方職稱(chēng)及性別時(shí)使用。
· To whom it may concern 致負責人
常用于應聘新工作或不清楚接洽人的情況下。
· Greetings 您好
在不確定對方職稱(chēng)或是性別時(shí)可用較正式并禮貌的方式作為開(kāi)頭。
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