2017年干部人事檔案管理制度

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　　干部人事檔案管理工作制度

　　(一)干部人事檔案材料收集制度

　　1嚴格按照中組部《干部人事檔案材料收集歸檔規定》，明確收集范圍，認真做好干部人事檔案材料的收集與補充工作;

　　2檔案工作人員要積極主動(dòng)地與干部人事檔案材料形成部門(mén)取得聯(lián)系，及時(shí)掌握形成干部人事檔案材料的信息，主動(dòng)地索要應歸檔的人事檔案材料;

　　3干部人事檔案材料的形成部門(mén)，應在形成正式材料后的一個(gè)月內，將材料送交校檔案館人事檔案室歸檔;

　　4檔案工作人員對收集的干部人事檔案材料，要認真進(jìn)行核對，對缺少的材料要逐一進(jìn)行登記，及時(shí)催要，對不符合歸檔要求的材料，要及時(shí)通知形成檔案材料部門(mén)補送材料或補辦手續，形成材料的部門(mén)要按規定認真辦理;

　　5對不屬于歸檔的材料要及時(shí)退回材料形成部門(mén)。

　　(二)干部人事檔案材料鑒別、歸檔制度

　　1嚴格把好干部人事檔案材料入口關(guān)，對收集的檔案材料要認真鑒別，嚴格審核;

　　2歸檔材料必須是辦理完畢的正式材料;

　　3歸檔材料必須齊全完整、真實(shí)、文字清楚、對象明確、手續完備，有承辦單位的簽章或個(gè)人署名，有形成材料的日期;需經(jīng)組織審查蓋章或本人簽字的，蓋章簽字后方能歸入檔案;

　　4殘缺不全、頭尾不清、不符合歸檔要求的材料，不能歸入檔案，不屬于歸檔范圍的材料不得擅自歸檔;

　　5干部人事檔案材料應統一使用16開(kāi)紙(19265厘米)，材料左邊應留出2—25厘米的裝訂邊，不得使用圓珠筆、鉛筆或紅色及純藍色墨水和復寫(xiě)紙書(shū)寫(xiě)，不得用計算機打印簽名;

　　6凡屬于應歸入干部檔案的材料，應按照中組部《干部檔案整理工作細則》進(jìn)行整理立卷，零星檔案材料每?jì)赡暄b訂入卷一次。

　　(三)干部人事檔案查(借)閱制度

　　1查(借)閱干部人事檔案必須是中共黨員，并填寫(xiě)《查閱干部檔案審批表》，由查閱單位負責人簽字，檔案館領(lǐng)導審批后，方可查(借)閱;

　　2任何個(gè)人不得查閱或借用本人及其直系親屬的檔案;

　　3查(借)閱檔案時(shí)，檔案工作人員應根據規定，確定是否提供或是確定提供材料的范圍，凡與查閱內容無(wú)關(guān)的材料，不得翻閱，并對提供查閱的檔案進(jìn)行登記;

　　4查閱人員必須嚴格遵守保密制度，不得泄露或擅自向外散布檔案內容;

　　5查閱人員未經(jīng)許可，不得擅自摘錄或復制檔案內容;

　　6查閱人員必須愛(ài)護檔案，嚴禁在檔案材料上涂改、圈劃、批注、抽取、增添、撤換、損壞檔案;違反者應視情節輕重，予以批評教育，直至紀律處分;假公濟私者，按違犯《中華人民共和國檔案法》處理;

　　7檔案一般不外借，特殊情況須借用時(shí)，要說(shuō)明理由，經(jīng)檔案館領(lǐng)導批準，嚴格履行借閱手續，方可借出，借閱檔案一般不超過(guò)15天，并不準擅自復制、抄錄及轉借他人;不準攜帶檔案材料進(jìn)入公共場(chǎng)所參觀(guān)、游覽、探親訪(fǎng)友。

　　(四)干部人事檔案轉遞制度

　　1轉遞干部人事檔案必須做到及時(shí)、準確、安全;

　　2干部因工作調動(dòng)或職務(wù)變動(dòng)檔案轉出，檔案工作人員在接到調檔函后，經(jīng)人事處簽章及檔案館領(lǐng)導審批后，一個(gè)星期內將檔案轉給新的主管單位;

　　3轉出的檔案必須完整齊全，并按規定進(jìn)行認真的檢查、整理裝訂，不得扣留材料或分批轉出;

　　4轉遞檔案必須按統一規定的《干部檔案轉遞通知單》的`項目詳細登記，嚴密包封;

　　5干部檔案應通過(guò)機要交通轉遞或派專(zhuān)人送取，嚴禁郵寄或交本人自帶;

　　6轉出的檔案逾期一個(gè)月未收到回執的，應發(fā)函或打電話(huà)詢(xún)問(wèn)，以防丟失;

　　7收到轉遞來(lái)的檔案，經(jīng)檢查核對無(wú)誤后，應在回執上簽名蓋章退回發(fā)檔單位。

　　(五)干部人事檔案檢查核對統計制度

　　1建立檔案工作臺帳登記制度，做到勤檢查、勤核對，每年全面檢查核對統計一次檔案，發(fā)現問(wèn)題及時(shí)解決;

　　2提供利用后的干部人事檔案，入庫前要認真檢查，仔細核對，確認無(wú)誤后方可入庫;

　　3干部檔案轉出或轉入時(shí)，要認真對照目錄檢查核對，防止張冠李戴放錯卷或缺少材料;

　　4整理好的干部人事檔案入庫前，還要逐卷逐份逐頁(yè)進(jìn)行檢查核對，發(fā)現差錯及時(shí)糾正。

　　(六)干部人事檔案的保管、保密制度

　　1嚴格遵守黨和國家的保密法規，認真履行職責，嚴格照章辦事，做好干部人事檔案的保管保密工作;

　　2非檔案工作人員一律不得進(jìn)入庫房;

　　3檔案工作人員要嚴格執行查(借)閱檔案審批手續，不得擅自擴大檔案的利用范圍，不得將檔案私自帶出檔案室或私自借給他人：

　　4認真做好防盜、防火、防潮、防高溫、防塵、防蟲(chóng)鼠、防光、防有害生物等八防工作;

　　5嚴禁吸煙，保持庫房的清潔和庫內適宜的溫濕度(溫度14℃—24℃、相對濕度為45% —65%);

　　6堅持庫房檢查制度，每周檢查一次，防止不安全因素發(fā)生，發(fā)現異常情況，應及時(shí)采取措施，確保檔案安全;

　　7堅持值班制度，下班前檔案要入庫，關(guān)好門(mén)窗，切斷電源;

　　8嚴禁個(gè)人私自保存任何人的檔案材料;

　　9檔案工作人員調動(dòng)時(shí)，必須嚴格履行交接手續;

　　10對違反保密制度造成失、泄密事件的單位和個(gè)人，應視情節輕重，根據《中華人民共和國檔案法》第二十四條規定給予處罰。

　　(七)人事檔案管理人員職責

　　1熱愛(ài)本職工作，忠于職守，認真負責保管好教職工人事檔案，為國家積累檔案史料;

　　2建立人事檔案臺帳，及時(shí)收集、鑒別、整理干部檔案材料，及時(shí)報送省管干部檔案材料;

　　3嚴格執行檔案管理規章制度，認真辦理人事檔案的查(借)閱和轉遞;

　　4及時(shí)登記教職工職務(wù)、工資變動(dòng)情況;

　　5為學(xué)校及有關(guān)部門(mén)提供教職工情況;

　　6維護人事檔案的完整與安全，做好人事檔案的保密保護工作;

　　7調查研究全校人事檔案工作情況，制定和修訂規章制度，搞好人事檔案的業(yè)務(wù)建設和業(yè)務(wù)指導;

　　8完成領(lǐng)導交辦的其他事項。

　　(八)送交人事檔案材料歸檔制度

　　1人事檔案材料的形成部門(mén)應指定一名檔案聯(lián)系人，負責收集送交本部門(mén)的人事檔案材料;

　　2人事檔案材料的形成部門(mén)，應在材料形成的一個(gè)月內，由檔案聯(lián)系人將材料主動(dòng)送交校檔案館人事檔案室歸檔;

　　3人事檔案工作人員應與檔案聯(lián)系人保持密切聯(lián)系，主動(dòng)地了解檔案收集情況，保證收集材料的渠道暢通;

　　4任何部門(mén)與個(gè)人，不得以任何理由積壓、滯留應歸檔的材料;

　　5檔案人員對未能按時(shí)送交檔案材料的部門(mén)，應及時(shí)催要，發(fā)現不符合歸檔要求的，應及時(shí)通知補送或補辦。

　　干部人事檔案管理八項制度

　　一、干部檔案管理人員職責

　　干部檔案管理人員具體職責如下：

　　1、 認真貫徹國家《檔案法》、《干部檔案工作條例》，建立健全干部人事檔案工作規章制度，做到干部人事檔案工作有法可依，違法必糾。

　　2、不斷增強保密意識，切實(shí)加強對干部人事檔案工作的管理、保護和利用。定期作好清點(diǎn)和統計工作。

　　3、要切實(shí)管理好本單位、本部門(mén)負責保管的干部人事檔案，積極采取新技術(shù)，不斷提高干部人事檔案的科學(xué)化、規范化管理水平。

　　4、解決干部人事檔案管理中的問(wèn)題，包括人員、設施、用具等，按照六防要求不斷改善干部人事檔案管理條件。

　　5、要加強業(yè)務(wù)培訓，不斷提高政治、業(yè)務(wù)素質(zhì)，增強保密意識。

　　6、人員調動(dòng)時(shí)要做好干部檔案的交接工作。

　　二、干部人事檔案查(借)閱制度

　　查(借)閱干部干部檔案要按照規定的審批程序并遵循以下要求：

　　1、必須是有利用資格的單位，隸屬各單位黨組(黨委)、各直屬單位干部人事部門(mén)。其他部門(mén)不得直接到同級和上級干部人事部門(mén)查借閱干部檔案。

　　2、符合下列情況之一的，可以查閱干部檔案。

　　(1)凡因干部考察、任免、調動(dòng)、政治審查、組織處理、入黨、出國、福利待遇、治喪等原因需要查閱本人檔案的。

　　(2)與他人案件有密切的聯(lián)系，而該干部已經(jīng)去世或因病不能口述和書(shū)寫(xiě)，無(wú)法直接提供情況以及其他特殊原因，須查閱檔案取得證明材料的。

　　(3)編史、修志、寫(xiě)人物傳記等不得查閱干部檔案�？芍苯酉虮救瞬稍L(fǎng)。如該干部已經(jīng)去世或因年邁喪失記憶、因病不能口述、書(shū)寫(xiě)，也只可查閱其履歷和自傳部分。

　　(4)干部子女或親屬入黨、入團、升學(xué)、參軍、參加工作、進(jìn)行政審，不得查閱檔案，可由干部所在單位黨組織根據規定，提供有關(guān)情況。

　　3、利用者必須是中共黨員干部;非黨領(lǐng)導干部因工作需要了解下屬干部情況時(shí)可提供該干部的簡(jiǎn)歷、學(xué)識、德才表現和工作實(shí)績(jì)等方面的情況，一般不直接查閱或借用干部人事檔案。

　　4、利用干部人事檔案，必須填寫(xiě)《查(借)閱干部檔案審批表》，嚴格履行審批手續，公安、保衛或其它部門(mén)，因工作需要、確需了解干部人事有關(guān)情況時(shí)，應從嚴掌握控制提供內容。

　　5、檔案一般不外借。如必須借出使用時(shí)，要說(shuō)明理由，經(jīng)主管部門(mén)負責人批準，并嚴格履行登記手續，限期歸還(兩周)，不得擅自轉借。

　　6、任何個(gè)人不得查閱或借閱本人及其直系親屬的檔案。

　　7、利用檔案必須嚴格遵守保密制度和閱檔規定，愛(ài)護檔案并注意保持檔案的清潔。嚴禁涂改、圈劃、抽取、增添、污損、撤換檔案材料。不得泄露或擅自向外公布檔案內容。違犯者應視情節輕重，予以批評教育直至紀律處分。

　　8、利用檔案的單位或個(gè)人不得擅自拍攝復制檔案內容。因工作需要從檔案中取證的，必須經(jīng)干部人事檔案主管部門(mén)審查、批準后才能復制、拍攝。(涉及干部考察、鑒定、優(yōu)缺點(diǎn)的材料不能復制)。

　　9、未經(jīng)領(lǐng)導批準授權，任何人不得私自利用同級或上級干部的檔案。

　　三、干部人事檔案材料收集工作制度

　　干部人事檔案材料收集工作，是干部人事檔案工作的起點(diǎn)、重要的基礎工作。是一項長(cháng)期的根本的任務(wù)，不做好收集工作就沒(méi)有完整的干部人事檔案。分單位內和單位外收集：

　　(一)單位內收集

　　1、單位內各部門(mén)之間在工作中形成干部的任免、調動(dòng)、工資待遇、出國、考察、考核、軍轉等方面的材料;

　　2、后備干部材料;

　　3、干部政審材料;

　　4、教育(培訓)材料等。集中到干部人事檔案管理部門(mén)。

　　(二)單位外收集

　　是向上下級單位和部門(mén)之間檔案材料的索要與轉遞。

　　1、指干部在工作中形成一些應送交其上級主管單位干部人事檔案管理部門(mén)的材料。如獎勵、待遇、學(xué)歷、科研學(xué)術(shù)材料，要由干部檔案主管部門(mén)向單位索要和各單位主動(dòng)送交。

　　2、下級部門(mén)必須及時(shí)、完整、安全地轉遞，尤其是在管干部與管理檔案不一致時(shí)，要做好宣傳和協(xié)調工作，材料的轉遞也必須與檔案轉遞一樣，填寫(xiě)轉遞通知單，或開(kāi)列清單，接收部門(mén)和接收人要簽字或蓋章。

　　3、材料收集是經(jīng)常性的工作，要重視整理前的集中收集，對缺少的材料，逐人逐份登記追收補齊(在集中整理干部檔案之前，要全面填寫(xiě)一次干部履歷表)。整理后要隨時(shí)做好補充歸檔工作。

　　四、干部人事檔案材料鑒別歸檔制度

　　干部人事檔案材料歸檔，必須鑒別準確、取舍得當、去偽存真。鑒別材料應按以下七個(gè)方面進(jìn)行：

　　1、判斷材料是否屬于干部人事檔案材料;

　　2、判斷材料是否屬于干部本人的人事檔案材料;

　　3、審查每份材料是否齊全完整;

　　4、鑒別材料手續是否完備，是否處理完畢;

　　5、鑒別材料是否真實(shí)和有無(wú)涂改、偽造(有改動(dòng)的材料不要歸檔);

　　6、鑒別材料的主題、觀(guān)點(diǎn)是否鮮明準確;

　　7、鑒別收集的材料書(shū)寫(xiě)是否合乎要求。

　　通過(guò)以上步驟，把好干部材料的入口關(guān)。

　　五、干部人事檔案保管保密制度

　　中組部、國家檔案局頒布的《干部檔案工作條例》明確的規定。

　　1、干部人事檔案管理部門(mén)，要建立堅固的、防火、防潮的專(zhuān)用檔案庫房，配置鐵質(zhì)的檔案柜。庫房面積每千卷需20至25平方米。庫房?jì)葢�設置空調、去濕、滅火等設備;

　　2、庫房的防火、防潮、防蛀、防盜、防光、防高溫等設施和安全措施應經(jīng)常檢查;要保持庫房的清潔和庫內適宜的溫、濕度(要求：溫度14C一24℃，相對濕度45—65%);

　　3、保管干部檔案，應建立登記和統計制度。每半年全面檢查核對一次檔案，發(fā)現問(wèn)題及時(shí)解決。

　　4、干部檔案管理部門(mén)，要設置專(zhuān)門(mén)的檔案查閱室和檔案管理人員辦公室。檔案庫房、閱檔室和檔案人員辦公室應三室分開(kāi)，距離不能太遠。

　　5、要不斷研究和改進(jìn)檔案的保管方法和保護技術(shù)，逐步實(shí)現檔案管理工作的科學(xué)化、現代化。

　　6、干部檔案要嚴格執行安全保密規定。

　　六、干部人事檔案檢查核對制度

　　根據中組部的有關(guān)規定，對接收的干部人事檔案材料要進(jìn)行全面審核驗收，這是保證干部人事檔案質(zhì)量的真實(shí)性，必須高度重視，要有專(zhuān)人認真做好這項工作。

　　檢查驗收主要包括以下幾方面：

　　1、歸檔材料是否符合有關(guān)要求。

　　2、材料的鑒別分類(lèi)是否正確。

　　3、有無(wú)缺少材料或張冠李戴。

　　4、材料分類(lèi)、排列是否準確合理。

　　5、歷史遺留的問(wèn)題是否得到妥善處理。

　　6、近期形成的干部人事檔案材料是否全部歸檔。

　　7、目錄登記是否符合要求，是否編寫(xiě)了分類(lèi)號、順序號、頁(yè)碼。

　　8、目錄與檔案內容是否相符。

　　9、所有金屬物是否徹底清除。

　　10、技術(shù)加工是否認真仔細，符合要求。

　　11、干部檔案材料的文字內容方向是否一致。

　　12、裝訂是否四面整齊，有無(wú)掉頁(yè)未裝材料。

　　七、送交干部人事檔案材料歸檔工作制度

　　干部人事檔案材料經(jīng)過(guò)收集、鑒別后，應及時(shí)歸檔。

　　1、形成材料部門(mén)在材料形成一個(gè)月內應主動(dòng)將材料送交主管部門(mén)歸檔。

　　2、歸檔的.材料必須是辦理完畢的正式材料。材料應完整、齊全、真實(shí)，文字清楚，對象明確，有承辦單位或個(gè)人署名，有形成材料的日期。

　　3、歸檔的材料，凡規定由組織人事部門(mén)審查蓋章的，須有組織蓋章，規定要同本人見(jiàn)面的材料(如審查結論、復查結論、處分決定或意見(jiàn)，組織鑒定等)，一般應有本人的簽字。特殊情況下，本人見(jiàn)面后未簽字的，可由組織注明。

　　4、干部人事檔案的載體一般應使用16開(kāi)規格的辦公用紙，材料左邊留出2-25厘米裝訂線(xiàn)，文字須是鉛印、膠印、油印或用藍黑墨水、黑色墨水、墨汁書(shū)寫(xiě)。不得使用圓珠筆、鉛筆、紅色墨水及純藍墨水和復寫(xiě)紙書(shū)寫(xiě)。

　　八干部檔案轉遞工作制度

　　干部在調動(dòng)或職務(wù)變動(dòng)后應及時(shí)將檔案轉給新的主管單位。轉遞干部檔案應遵守下列規定：

　　l、干部檔案應通過(guò)機要交通轉遞或派專(zhuān)人送取，不準郵寄或交干部本人自帶;對條條管理單位來(lái)說(shuō)一般采用專(zhuān)人送達。

　　2、縣級(或相當于縣級)以上各級組織、人事部門(mén)，方可機要轉遞干部檔案;

　　3、轉出的檔案必須完整齊全，并按規定經(jīng)過(guò)認真的整理裝訂，不得扣留材料或分批轉出;

　　4、轉遞檔案必須按統一規定的《干部檔案轉遞通知單》的項目詳細登記，嚴密包封;

　　5、收到檔案的單位，經(jīng)核對無(wú)誤后，應在回執上簽名蓋章立即退回。逾期一個(gè)月未退回者，轉出單位應及時(shí)催問(wèn);

　　6、對無(wú)頭檔案應認真查轉。對確屬查不到干部下落的檔案材料可移交干部原籍檔案館保存。

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