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最新企業(yè)檔案管理規定全文
在生活中，我們可以接觸到制度的地方越來(lái)越多，制度對社會(huì )經(jīng)濟、科學(xué)技術(shù)、文化教育事業(yè)的發(fā)展，對社會(huì )公共秩序的維護，有著(zhù)十分重要的作用。到底應如何擬定制度呢？下面是小編為大家整理的最新企業(yè)檔案管理規定全文，供大家參考借鑒，希望可以幫助到有需要的朋友。
第一章 總 則
第一條 為加強企業(yè)檔案工作，推進(jìn)企業(yè)檔案科學(xué)、規范管理，服務(wù)企業(yè)各項工作，服務(wù)中國特色社會(huì )主義事業(yè)，根據《中華人民共和國檔案法》等法律法規，制定本規定。
第二條 本規定所稱(chēng)企業(yè)檔案，是指企業(yè)在研發(fā)、建設、生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)和服務(wù)等活動(dòng)中直接形成的對國家、社會(huì )和企業(yè)具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。
第三條 中華人民共和國境內設立的按照規定應當形成檔案的企業(yè)開(kāi)展檔案收集、整理、保管、利用及監督管理等活動(dòng)適用本規定。
第四條 企業(yè)檔案工作是企業(yè)履行檔案管理職責的行為和活動(dòng)，是企業(yè)不可缺少的基礎性、支撐性工作，是國家檔案事業(yè)的重要組成部分，是維護企業(yè)和職工合法權益、服務(wù)黨和國家工作大局的一項重要工作。
第五條 堅持中國共產(chǎn)黨對企業(yè)檔案工作的領(lǐng)導。企業(yè)應當加強對檔案工作的組織領(lǐng)導，建立健全檔案工作責任制，將檔案工作納入企業(yè)整體規劃、年度工作計劃和考核體系，與業(yè)務(wù)工作同步部署、同步實(shí)施、同步發(fā)展。
檔案工作經(jīng)費應當列入企業(yè)年度財務(wù)預算，為檔案工作提供保障。
第六條 企業(yè)檔案工作實(shí)行統一領(lǐng)導、分級管理的原則，維護檔案完整與安全，便于開(kāi)發(fā)利用。
國家檔案主管部門(mén)負責全國企業(yè)檔案工作的統籌規劃和組織協(xié)調，建立統一制度，對中央企業(yè)（包括國務(wù)院國有資產(chǎn)監督管理委員會(huì )監管中央企業(yè)、中央金融企業(yè)、中央所屬文化企業(yè)等，下同）檔案工作實(shí)行監督和指導�？h級以上地方檔案主管部門(mén)在職責范圍內對本區域企業(yè)檔案工作實(shí)行監督和指導。各級各類(lèi)開(kāi)發(fā)區管理機構檔案部門(mén)對本區域企業(yè)檔案工作實(shí)行監督和指導。
中央和地方專(zhuān)業(yè)主管部門(mén)對所屬企業(yè)（包括上市公司、境外企業(yè)等，下同）檔案工作實(shí)行監督和指導。企業(yè)應當按照資產(chǎn)歸屬關(guān)系對所屬單位檔案工作實(shí)行監督和指導。
國有企業(yè)應當按照業(yè)務(wù)監督和指導關(guān)系向檔案主管部門(mén)或母公司（投資主體）報送企業(yè)年度檔案工作情況。中央企業(yè)總部制定的檔案管理制度應當報國家檔案主管部門(mén)備案。
第七條 企業(yè)委托檔案服務(wù)時(shí)，應當按照合法、安全、可控的原則選擇依法設立的具備相應資質(zhì)和服務(wù)能力的受托方，簽訂委托協(xié)議，約定服務(wù)范圍、質(zhì)量和技術(shù)標準等內容，并對受托方進(jìn)行監督，保證服務(wù)質(zhì)量，確保檔案安全。
第二章 機構和人員
第八條 企業(yè)應當根據規模和管理模式設置檔案部門(mén)（機構）或者確定負責檔案工作的部門(mén)（機構），配備與企業(yè)規模相適應的專(zhuān)職檔案工作人員，滿(mǎn)足檔案保管利用和業(yè)務(wù)監督指導的需要。其中檔案保管利用人員數量可以根據館（室）藏檔案數量及年度檔案增量等確定，檔案業(yè)務(wù)監督指導人員數量可以根據內設部門(mén)數量、所屬單位數量、項目數量等確定。
中央企業(yè)、地方國有大型企業(yè)應當在總部設立負責檔案工作的職能部門(mén)。
企業(yè)可以根據需要按照規定設立檔案館。
第九條 企業(yè)應當確定分管檔案工作負責人、檔案部門(mén)負責人。企業(yè)可以根據需要設置檔案專(zhuān)業(yè)負責人（檔案總監），履行建立檔案工作體系、審核專(zhuān)業(yè)技術(shù)標準、組織實(shí)施專(zhuān)項工作、服務(wù)主營(yíng)業(yè)務(wù)等職責。
第十條 企業(yè)檔案部門(mén)履行下列職責：
�。ㄒ唬┴瀼貓绦悬h和國家有關(guān)檔案工作法律法規和方針政策，制定檔案管理制度和業(yè)務(wù)標準規范；
�。ǘ┙M織制定并實(shí)施本企業(yè)檔案工作中長(cháng)期發(fā)展規劃、年度計劃；
�。ㄈ┍O督和指導各部門(mén)文件材料的形成、積累、鑒定、整理及歸檔工作；
�。ㄋ模┴撠煓n案的收集、整理、保管、保護、鑒定、處置、利用、開(kāi)發(fā)、統計等工作，并按照規定移交檔案；
�。ㄎ澹┙M織協(xié)調建設項目、科研項目、產(chǎn)品（業(yè)務(wù)）等檔案驗收工作；
�。┍O督和指導所屬單位的檔案工作；
�。ㄆ撸┙M織實(shí)施檔案信息化工作；
�。ò耍┙M織開(kāi)展檔案科學(xué)研究、技術(shù)創(chuàng )新、宣傳培訓和業(yè)務(wù)交流等活動(dòng)。
第十一條 企業(yè)各部門(mén)（含項目，下同）應當確定檔案工作負責人，配備專(zhuān)（兼）職檔案工作人員。
第十二條 企業(yè)各部門(mén)負責本部門(mén)文件材料的形成、積累、鑒定、整理、歸檔，確保其真實(shí)、完整、準確。
第十三條 企業(yè)應當加強檔案工作人才培養和隊伍建設，提高檔案工作人員業(yè)務(wù)素質(zhì)，為其評聘職稱(chēng)創(chuàng )造條件。
檔案工作人員應當忠于職守、遵紀守法，具備相應的專(zhuān)業(yè)知識與技能。
第十四條 檔案工作人員調離崗位或退休的，應當在離崗前辦好交接手續。涉密檔案工作人員的調離應當按照國家有關(guān)保密法律法規執行。
第三章 設施設備
第十五條 企業(yè)應當分別設置檔案辦公用房、閱覽用房和檔案庫房，可以根據需要設置展覽（陳列）室、服務(wù)器機房、檔案接收、整理、修復、消毒、數字化、縮微、安全監控等用房（以下統稱(chēng)業(yè)務(wù)和技術(shù)用房）。
檔案庫房應當根據載體類(lèi)型分別設置，不具備條件的應當根據載體類(lèi)型分區設置。
第十六條 檔案辦公用房、業(yè)務(wù)和技術(shù)用房等面積應當滿(mǎn)足業(yè)務(wù)開(kāi)展需要。
閱覽用房面積應當滿(mǎn)足不同載體類(lèi)型檔案閱覽需求，適應涉密與非涉密檔案分區閱覽的需要。
檔案庫房面積應當滿(mǎn)足企業(yè)檔案法定存放年限需要，新建檔案庫房面積應當滿(mǎn)足未來(lái)至少10年檔案存放需要。
第十七條 檔案閱覽用房、庫房、業(yè)務(wù)和技術(shù)用房選址應當利于檔案保護，遠離易燃、易爆物品和污染源，宜符合《檔案館建筑設計規范》（JGJ25）規定。
檔案庫房如無(wú)特殊保護，一般不宜設置在地下或頂層，地處濕潤地區的還不宜設置在首層。檔案庫房不得毗鄰水房、食堂（廚房）、變配電室、鍋爐房、車(chē)庫等存在安全隱患的場(chǎng)所。
第十八條 檔案閱覽用房、庫房、業(yè)務(wù)和技術(shù)用房建筑設計宜符合《檔案館建筑設計規范》（JGJ25）規定。
檔案庫房?jì)炔坏迷O置其他用房和明火設施，不應設置除消防以外的給水點(diǎn)，其他給水排水管道不應穿越庫房。
第十九條 檔案閱覽用房、業(yè)務(wù)和技術(shù)用房應當安裝視頻監控等設施設備。
檔案庫房應當安裝防盜門(mén)窗、視頻監控、防光窗簾等設施設備，可以選擇智能門(mén)禁識別、自動(dòng)報警、出入口控制、電子巡查等安全防范系統。
第二十條 檔案辦公用房、閱覽用房、業(yè)務(wù)和技術(shù)用房均應當配備消防設施并按照規定通過(guò)驗收。
檔案庫房應當配備消防系統和火災自動(dòng)報警設備。根據檔案重要程度和載體類(lèi)型的不同，選擇采用潔凈氣體、高壓細水霧等滅火效率高且對檔案無(wú)二次損害的滅火設備。
第二十一條 檔案庫房應當根據需要配備符合國家規定的檔案裝具，可以參照《檔案裝具》（DA/T6）、《直列式檔案密集架》（DA/T7）、《檔案密集架智能管理系統技術(shù)要求》（DA/T65）等。
檔案庫房配備的裝具應當與檔案庫樓面均布活荷載標準值相匹配。檔案庫樓面均布活荷載標準值不應小于5kN/m2，采用密集架時(shí)不應小于12kN/m2。
第二十二條 檔案庫房應當配備溫濕度監測調控系統。檔案庫房不宜采用水、汽為熱媒的采暖系統，確需采用時(shí)，應當采取有效措施，嚴防漏水、漏汽，且采暖系統不應有過(guò)熱現象。
保存重要檔案或具備條件的，可以配置恒溫恒濕、通風(fēng)換氣、空氣凈化等設備。
第二十三條 企業(yè)應當按照檔案信息化要求，建設、配備能夠滿(mǎn)足庫房現代化管理、檔案數字化、電子檔案管理需求的設施設備，具體應當符合本規定第七章要求。
第二十四條 形成檔案數量較少的企業(yè)，應當配備滿(mǎn)足安防、消防、溫濕度調控和信息化工作基本需求的設施設備。
第四章 文件材料的形成、收集、整理與歸檔
第二十五條 企業(yè)檔案部門(mén)或者檔案工作人員應當參加產(chǎn)品鑒定、科研課題成果審定、項目驗收、設備開(kāi)箱驗收等活動(dòng)，對文件材料的形成、收集、整理與歸檔進(jìn)行指導。
企業(yè)下達項目計劃任務(wù)應當同時(shí)提出項目文件材料的歸檔要求；檢查項目計劃進(jìn)度應當同時(shí)檢查項目文件材料積累情況；驗收、鑒定項目成果應當同時(shí)驗收、鑒定項目文件材料歸檔情況；項目總結應當同時(shí)做好項目文件材料歸檔交接。
第二十六條 企業(yè)形成的文件材料應當使用耐久、可靠、滿(mǎn)足長(cháng)期保存要求的記錄載體和方式。歸檔文件材料應當真實(shí)、完整、準確，簽字及蓋章手續完備。
歸檔的文件材料應當為原件，以復制件歸檔的應當注明原因及原件存放處。
第二十七條 企業(yè)應當按照《中華人民共和國檔案法》、《企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規定》（國家檔案局令第10號）和國家及行業(yè)相關(guān)規定，確定本企業(yè)的文件材料歸檔范圍。
第二十八條 企業(yè)應當編制本企業(yè)各類(lèi)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表，并按資產(chǎn)歸屬關(guān)系指導所屬單位根據有關(guān)規定規范各類(lèi)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表的編制并審批所屬單位的文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表。企業(yè)檔案保管期限分為永久和定期，定期一般分為30年和10年。
中央企業(yè)總部的文件材料歸檔范圍和管理類(lèi)檔案保管期限表，報國家檔案主管部門(mén)同意后執行。
地方國有企業(yè)總部編制的文件材料歸檔范圍和管理類(lèi)檔案保管期限表，報同級檔案主管部門(mén)同意后執行。
第二十九條 企業(yè)應當制定統一的檔案分類(lèi)方案。不同門(mén)類(lèi)、形式的檔案分類(lèi)方法應當協(xié)調呼應，便于檔案的統一管理和利用。分類(lèi)方案一經(jīng)確定，應當保持一致，不得隨意變動(dòng)。
第三十條 歸檔文件材料整理應當遵循文件的形成規律，保持文件之間的有機聯(lián)系，便于保管和利用。整理方法可以參照《文書(shū)檔案案卷格式》（GB/T9705）、《歸檔文件整理規則》（DA/T22）、《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構成的一般要求》（GB/T11822）、《照片檔案管理規范》（GB/T11821）、《數碼照片歸檔與管理規范》（DA/T50）、《錄音錄像檔案管理規范》（DA/T78）、《會(huì )計檔案案卷格式》（DA/T39）等。
第三十一條 企業(yè)檔案應當逐卷或逐件編制檔號。檔號應當指代單一，體現檔案來(lái)源、檔案門(mén)類(lèi)、整理分類(lèi)體系和排列順序等基本屬性。檔號編制方法可以參照《檔號編制規則》（DA/T13）、《歸檔文件整理規則》（DA/T22）等。
第三十二條 企業(yè)撤銷(xiāo)部門(mén)的未歸檔文件材料應當明確歸檔部門(mén)和責任人，在部門(mén)撤銷(xiāo)后1個(gè)月內歸檔，尚未完成的項目（業(yè)務(wù)）文件材料應當及時(shí)移交項目（業(yè)務(wù)）承接部門(mén)按要求歸檔。
企業(yè)人員崗位變動(dòng)時(shí)，應當將待歸檔文件材料交由接任者按要求歸檔。
第三十三條 多個(gè)企業(yè)聯(lián)合召開(kāi)的會(huì )議、聯(lián)合研制的產(chǎn)品、聯(lián)合建設或研究的項目、聯(lián)合行文所形成的文件材料，原件由主辦企業(yè)歸檔，其他企業(yè)將相應的復制件或其他形式的副本歸檔。有其他規定（約定）的從其規定（約定）。
第三十四條 企業(yè)文件材料應當經(jīng)形成部門(mén)整理后歸檔，歸檔時(shí)間可以參照《企業(yè)檔案工作規范》（DA/T42）。
企業(yè)文件材料歸檔后，應當按照規定及時(shí)向檔案部門(mén)移交。移交前，形成部門(mén)應當編制交接清單，內容包括待移交檔案題名、年度、卷（件）號、頁(yè)數、保管期限、密級等。移交時(shí)，交接雙方應當按照交接清單所列內容逐項查驗，核對無(wú)誤后交接雙方的經(jīng)辦人、負責人在交接清單上簽名（蓋章）。交接清單一式兩份、永久保存。
任何部門(mén)或人員不得將應歸檔文件材料據為己有或者拒絕歸檔。
第三十五條 需要進(jìn)行驗收（審查或績(jì)效評價(jià)）的建設、科研、產(chǎn)品（業(yè)務(wù)）等項目，還應當按照規定進(jìn)行檔案驗收（審查或績(jì)效評價(jià)）。
第三十六條 企業(yè)可以按照規定通過(guò)接受捐獻、購買(mǎi)、代存、交換等方式收集檔案。
第五章 檔案的保管、保護、鑒定與處置
第三十七條 企業(yè)應當按全宗管理檔案，建立并定期完善全宗卷。全宗卷的編制要求可以參照《全宗卷規范》（DA/T12）。
第三十八條 企業(yè)應當根據檔案載體的不同要求對檔案進(jìn)行保管和保護，確保檔案實(shí)體和信息安全。
企業(yè)應當制定檔案備份方案，根據檔案內容的重要程度分級分類(lèi)實(shí)施異地、異質(zhì)備份。檔案備份應當定期開(kāi)展，至少每年備份一次。
企業(yè)應當制定檔案管理應急預案并定期組織演練，做好應急準備，提升應急能力。
第三十九條 企業(yè)應當做好檔案防火、防盜、防紫外線(xiàn)、防有害生物、防水、防潮、防塵、防高溫、防有害氣體等工作。
檔案庫房溫濕度要求應當根據檔案的重要性和載體等因素確定，宜符合《檔案館建筑設計規范》（JGJ25）、《電子文件歸檔與電子檔案管理規范》（GB/T18894）、《磁性載體檔案管理與保護規范》（DA/T15）規定。
檔案庫房應當保持安全出口、疏散通道暢通，不得存放與檔案保管、保護無(wú)關(guān)的物品。
第四十條 企業(yè)檔案人員應當監測和記錄庫房溫濕度，根據需要采取調節措施；定期檢查維護檔案庫房設施設備，確保正常運轉；定期清掃除塵，保持庫房干凈整潔；定期檢查檔案保管情況，發(fā)現問(wèn)題應當及時(shí)處理，并建立檢查和處理情況臺賬；記錄人員、檔案進(jìn)出庫房情況。
檔案庫房視頻監控記錄應當至少保存6個(gè)月。
第四十一條 企業(yè)檔案部門(mén)應當建立檔案臺賬，定期組織人員對檔案數量進(jìn)行清點(diǎn)，做到賬物相符。
第四十二條 檔案入庫前一般應去污、消毒。
受損、易損的檔案應當及時(shí)進(jìn)行修復、復制或做相應技術(shù)處理。檔案修復應當保持檔案內容的完整，維護檔案的原貌。檔案修復前應當做好登記和檢查工作，必要時(shí)進(jìn)行復制備份，并作修復說(shuō)明。
第四十三條 企業(yè)應當定期對已達到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定處置。
鑒定工作由企業(yè)檔案部門(mén)牽頭、相關(guān)部門(mén)參加，必要時(shí)可邀請相關(guān)領(lǐng)域專(zhuān)家參與。鑒定工作結束后，應當形成鑒定意見(jiàn)。鑒定意見(jiàn)應當由企業(yè)法定代表人或其授權人（分管檔案工作的負責人）、檔案部門(mén)負責人和相關(guān)部門(mén)負責人組成的企業(yè)檔案鑒定委員會(huì )（小組）審批。
對仍需繼續保存的檔案，應當重新劃定保管期限并做出標注；對確無(wú)保存價(jià)值檔案，按照規定予以銷(xiāo)毀。
第四十四條 銷(xiāo)毀檔案按照以下程序辦理：
�。ㄒ唬┢髽I(yè)檔案部門(mén)編制檔案銷(xiāo)毀清冊，列明擬銷(xiāo)毀檔案的檔號、文號、責任者、題名、形成時(shí)間、應保管期限、已保管期限和擬銷(xiāo)毀時(shí)間等內容，報企業(yè)檔案鑒定委員會(huì )（小組）審批。
�。ǘ┢髽I(yè)檔案鑒定委員會(huì )（小組）在檔案銷(xiāo)毀清冊上簽署意見(jiàn)。
�。ㄈ┢髽I(yè)檔案部門(mén)組織檔案銷(xiāo)毀工作，并與相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)共同派員監銷(xiāo)。檔案銷(xiāo)毀前，監銷(xiāo)人應當按照檔案銷(xiāo)毀清冊所列內容進(jìn)行清點(diǎn)核對，確認無(wú)誤后檔案部門(mén)做好檔案出庫記錄；檔案銷(xiāo)毀后，監銷(xiāo)人應當在檔案銷(xiāo)毀清冊上簽名、蓋章。檔案銷(xiāo)毀清冊永久保存。
檔案銷(xiāo)毀應當在指定場(chǎng)所進(jìn)行。
電子檔案和傳統載體檔案數字化成果的銷(xiāo)毀還應當符合本規定第六十六條要求。
涉密檔案的銷(xiāo)毀應當符合《國家秘密載體銷(xiāo)毀管理規定》。
第四十五條 企業(yè)發(fā)生資產(chǎn)與產(chǎn)權變動(dòng)的，應當按照業(yè)務(wù)監督指導關(guān)系及時(shí)向相應檔案主管部門(mén)或母公司（投資主體）報告有關(guān)情況。國有企業(yè)按照《國有企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權變動(dòng)檔案處置辦法》（國家檔案局令第17號）開(kāi)展檔案處置工作。
第六章 檔案的利用、開(kāi)發(fā)、統計與移交
第四十六條 企業(yè)應當積極開(kāi)展檔案利用工作，建立健全檔案利用制度，根據檔案的密級、內容和利用方式，規定不同的利用權限、范圍和審批手續。
企業(yè)提供利用檔案時(shí)，不得損害國家安全和利益，不得侵犯他人的合法權益。
第四十七條 利用企業(yè)檔案應當嚴格執行利用制度，履行檔案查閱、復制、借出審批和登記手續。通過(guò)網(wǎng)絡(luò )方式提供利用時(shí)，應當采取身份認證、權限控制等安全措施。
企業(yè)檔案一般不得對外借出，確因工作需要且根據國家有關(guān)規定必須借出的，應當嚴格按照規定辦理相關(guān)手續。利用者應當妥善保管和利用借閱的檔案，嚴禁篡改和損壞，確保檔案的安全完整，并在規定時(shí)間內歸還。
企業(yè)人員辦理退休或離崗手續時(shí)，應當經(jīng)由檔案部門(mén)確認已歸還借閱的檔案。
第四十八條 檔案部門(mén)應當編制檢索工具，滿(mǎn)足手工檢索和計算機檢索需要。
檔案工作人員應當進(jìn)行檔案利用效果登記，對利用活動(dòng)及時(shí)跟蹤和監督。
第四十九條 企業(yè)應當積極推進(jìn)檔案信息開(kāi)發(fā)工作，采取編制專(zhuān)題匯編、大事記、組織沿革、項目（工程）簡(jiǎn)介、企業(yè)史志等，以及舉辦陳列展覽、拍攝專(zhuān)題片、建設檔案專(zhuān)題數據庫等多種形式，發(fā)揮檔案價(jià)值。
企業(yè)應當加強對突發(fā)事件應對管理活動(dòng)相關(guān)檔案的研究整理和開(kāi)發(fā)利用，為突發(fā)事件應對管理提供文獻參考和決策支持。
企業(yè)宜圍繞重大活動(dòng)、重點(diǎn)工作和重要歷史節點(diǎn)開(kāi)展檔案編研。
第五十條 企業(yè)應當做好檔案統計工作，對所保管檔案情況、年度檔案及人員出入庫情況、檔案設施設備情況、檔案利用情況、檔案交接情況、檔案鑒定處置情況、檔案信息化建設情況、檔案人員情況、檔案委托服務(wù)情況等定期統計、建立臺賬，并按照《全國檔案事業(yè)統計調查制度》填寫(xiě)報送統計報表。
第五十一條 企業(yè)應當按照國家有關(guān)規定，定期向檔案館移交檔案。
企業(yè)移交檔案后需要利用的，接收檔案的檔案館應當提供便利。
第五十二條 企業(yè)向檔案館移交檔案時(shí)，應當按照相關(guān)規定標注檔案密級變更情況，并附具檔案開(kāi)放審核意見(jiàn)。
對已移交進(jìn)館的檔案，企業(yè)應當按照國家有關(guān)規定配合檔案館做好檔案降解密和開(kāi)放審核工作。
第七章 檔案信息化建設
第五十三條 企業(yè)應當加強檔案信息化建設，將檔案信息化納入企業(yè)信息化總體規劃。具備條件的企業(yè)宜建設數字檔案館（室）。
第五十四條 企業(yè)應當配置滿(mǎn)足檔案數字資源管理需要的網(wǎng)絡(luò )設施、服務(wù)器及存儲設備、基礎軟件、安全保障系統、終端及輔助設備等。
第五十五條 企業(yè)電子檔案管理信息系統應當符合國家安全保密要求，具備收集、整理、保存、利用、鑒定與處置、統計、格式轉換、審計、備份、系統管理等基本功能，并與企業(yè)其他信息系統相互銜接，規范運行、定期維護。具體可以參照《檔案信息系統運行維護規范》（DA/T56）。
第五十六條 企業(yè)應當充分考慮辦公自動(dòng)化系統、產(chǎn)品數據（業(yè)務(wù)）管理系統、企業(yè)資源計劃系統、會(huì )計核算系統、電子郵件系統、門(mén)戶(hù)網(wǎng)站、社交媒體等信息系統中電子文件的歸檔需求，選擇適宜的電子文件格式，捕獲相應的元數據，完備歸檔接口，按照要求完成（進(jìn)行）電子文件歸檔。
第五十七條 企業(yè)各信息系統批量和零散形成的、以及外部接收的屬于歸檔范圍的電子文件，均應當歸檔，并采取有效措施確保電子文件真實(shí)、完整、可用、安全。電子文件元數據應與電子文件一并歸檔。
第五十八條 電子文件歸檔時(shí)間應當與其他載體文件歸檔時(shí)間相協(xié)調，一般不晚于同批次其他載體文件歸檔時(shí)間。無(wú)其他載體的電子文件可以在辦理完畢后實(shí)時(shí)歸檔。
第五十九條 電子文件的歸檔格式應當符合格式開(kāi)放、不綁定軟硬件、文件自包含、可轉換等長(cháng)期保存要求。不符合長(cháng)期保存要求的，應當轉換為符合要求的歸檔格式或將專(zhuān)用軟件一并歸檔。
第六十條 電子文件與傳統載體文件并存的，應當在電子檔案管理信息系統內將二者建立關(guān)聯(lián)。
電子文件整理應當按照本規定第三十、三十一條執行，具體可以參照《電子文件歸檔與電子檔案管理規范》（GB/T18894）。
第六十一條 電子檔案管理應當實(shí)施全方位的安全與保密措施，確保電子檔案安全。
第六十二條 企業(yè)電子檔案應當根據國家有關(guān)規定，按照《電子檔案移交與接收辦法》的信息組織方式實(shí)施在線(xiàn)和離線(xiàn)存儲，重要檔案應當離線(xiàn)存儲、一式三套。
第六十三條 企業(yè)應當制定電子檔案管理信息系統備份策略，實(shí)施電子檔案管理信息系統備份管理。
第六十四條 企業(yè)應當定期對電子檔案的真實(shí)性、完整性、可用性、安全性進(jìn)行檢測，對存在問(wèn)題或風(fēng)險的電子檔案及時(shí)進(jìn)行遷移或采用經(jīng)過(guò)評估的其他技術(shù)延長(cháng)其可用時(shí)間。
電子檔案遷移應當按照確認需求、評估風(fēng)險、制定實(shí)施方案、測試與實(shí)施、評估與結果報告的步驟進(jìn)行，確保過(guò)程可控。遷移活動(dòng)應當在電子檔案管理過(guò)程元數據中記錄。
電子檔案遷移后，根據本企業(yè)實(shí)際，對遷移前的電子檔案進(jìn)行銷(xiāo)毀或留存。
第六十五條 企業(yè)應當積極開(kāi)展傳統載體檔案數字化工作，保證數字化過(guò)程規范安全。具體可以參照《紙質(zhì)檔案數字化規范》（DA/T31）、《錄音錄像檔案數字化規范》（DA/T62）等。
第六十六條 銷(xiāo)毀電子檔案和傳統載體檔案數字化成果，應當確保在線(xiàn)存儲設備、容災備份系統、離線(xiàn)存儲介質(zhì)中均不可識讀。
第六十七條 來(lái)源可靠、程序規范、要素合規的電子檔案與傳統載體檔案具有同等效力，可僅以電子形式作為憑證使用。
第八章 監督管理
第六十八條 企業(yè)應當接受并配合檔案主管部門(mén)依法組織開(kāi)展的檔案檢查，檢查內容包括：檔案工作責任制和管理制度落實(shí)情況；檔案庫房、設施、設備配置使用情況；檔案工作人員管理情況；檔案收集、整理、保管、提供利用等情況；檔案信息化建設和信息安全保障情況；對所屬單位等的檔案工作監督和指導情況。
第六十九條 企業(yè)發(fā)現存在檔案安全隱患的，應當及時(shí)采取措施，消除檔案安全隱患。發(fā)生檔案損毀、信息泄露等情形的，應當及時(shí)向檔案主管部門(mén)報告。
有下列情形之一的，應當視為存在檔案安全隱患：
�。ㄒ唬n案庫房選址、設計、建設不規范，庫房面積嚴重不足的；
�。ǘ┤狈Ρ匾脑O施、設備，或者設施、設備老化，性能不符合要求，存在檔案保管安全隱患的；
�。ㄈn案資源未集中統一管理，面臨散失、損毀危險的；
�。ㄋ模╇娮訖n案管理信息系統或者功能模塊不符合安全保護要求，關(guān)鍵功能缺失，無(wú)法確保電子檔案來(lái)源可靠、程序規范、要素合規的；
�。ㄎ澹⿲﹄娮訖n案的接收、存儲、備份不規范，無(wú)法確保電子檔案長(cháng)期有效的；
�。n案開(kāi)放審核、利用程序不規范，致使開(kāi)放、利用的檔案內容存在安全風(fēng)險的；
�。ㄆ撸┪袡n案服務(wù)不符合規定的；
�。ò耍┐嬖谄渌麌乐匚＜皺n案實(shí)體和信息安全的。
第七十條 檔案主管部門(mén)發(fā)現企業(yè)存在檔案安全隱患的，應當責令限期整改，消除檔案安全隱患。
第七十一條 國有企業(yè)應當按照資產(chǎn)歸屬關(guān)系定期對所屬單位的檔案工作開(kāi)展檢查考核。檢查考核時(shí)應當制定計劃、明確標準、完善過(guò)程記錄、反饋結果、督促問(wèn)題歸零，確保檢查考核工作形成閉環(huán)。
第七十二條 企業(yè)任何單位和個(gè)人有權向檔案主管部門(mén)和有關(guān)機關(guān)舉報企業(yè)檔案違法行為。
接到舉報的檔案主管部門(mén)或者有關(guān)機關(guān)應當及時(shí)依法處理。
第九章 獎勵與處罰
第七十三條 有下列情形之一的，檔案主管部門(mén)和企業(yè)應當根據實(shí)際情況進(jìn)行表彰獎勵：
�。ㄒ唬n案收集、整理、移交成績(jì)顯著(zhù)的；
�。ǘn案保管、保護和現代化管理成績(jì)顯著(zhù)的；
�。ㄈn案開(kāi)發(fā)利用、宣傳、教育取得突出效果的；
�。ㄋ模┰跈n案學(xué)理論研究、檔案科研方面做出重要貢獻的；
�。ㄎ澹┰谥卮蠡顒�(dòng)、突發(fā)事件應對管理檔案工作和檔案應急處置中表現突出的；
�。┩`反檔案法律、法規的行為作斗爭，表現突出的。
第七十四條 對違反本規定的企業(yè)或個(gè)人，根據《中華人民共和國檔案法》等法律法規予以處理。
第十章 附 則
第七十五條 各省、自治區、直轄市檔案主管部門(mén)可以根據本規定制定實(shí)施細則。
第七十六條 科技事業(yè)單位可以參照本規定執行。
第七十七條 本規定由國家檔案局負責解釋?zhuān)?023年10月1日起施行。國家檔案局2002年7月22日發(fā)布的《企業(yè)檔案管理規定》同時(shí)廢止。
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