跟單員的工作流程

　　接單與審單 進(jìn)出口貨物的基本程序 外貿業(yè)務(wù)主要就是進(jìn)行貨物的進(jìn)出口交易。我們分別來(lái)了解一下出口貨物跟單和進(jìn)口貨物跟單的基本程序及跟單員所要做的工作。

　　貨物的出口交易有二種形式，一種通過(guò)外貿公司出口，另一種是自營(yíng)出口。跟單員對出口貨物的跟單工作主要有：接單，跟進(jìn)生產(chǎn)，出貨跟蹤，制單結匯等。

　　一.接單：

　　接單也即合同的簽定，訂單的取得。合同的書(shū)面形式并不限于某種特定的格式。任何載明雙方當事人名稱(chēng)，標的物的質(zhì)量，數量，價(jià)格，交貨和支付等交易條件的書(shū)面文件，包括買(mǎi)賣(mài)雙方為達成交易而交換的信件，電報或電傳，都足以構成書(shū)面合同。

　　1.下單方式：客戶(hù)下單的方式有：通過(guò)電話(huà)，Fax, Email或書(shū)面合同等方式。

　　2.接單的途徑：交易會(huì )，出訪(fǎng)，出國參展，邀請客戶(hù)來(lái)訪(fǎng)，利用我們的網(wǎng)站，等等。

　　3.接單的形式：在出口貿易中，跟單員接的單沒(méi)有特定的限制，最常見(jiàn)的是：

　　(1) 合同：(CONTRACT)合同有銷(xiāo)貨合同(SALES CONTRACT)和購貨合同(PURCHASE CONTRACT)。前者由賣(mài)方草擬，后者由買(mǎi)方草擬。

　　(2) 確認書(shū);(CONFIRMATION)它比合同要簡(jiǎn)化些。對異議，仲裁，不可抗力等條款都不列入。它也有銷(xiāo)貨確認書(shū)(SALES CONFIRMATION)和購貨確認書(shū)(PURCHASE CONFIRMATION)。這種格式的合同一般適用于成交金額不大，批次較多的輕工商品，日用品，土特產(chǎn)等。而合同用的比較正規。機器設備，大棕貿易的進(jìn)出口。 還有協(xié)議書(shū)，意向書(shū)，訂單和委托訂單等。要提的是，客戶(hù)從國外直接發(fā)來(lái)的訂單或委托訂單，我們收到后要回復，不能置之不理，否則算默認。

　　4.接單的程序： 接單的程序可分為詢(xún)盤(pán)，發(fā)盤(pán)，還盤(pán)和接受四個(gè)環(huán)節。

　　(1) 詢(xún)盤(pán)：(INQUIRY)又叫詢(xún)價(jià)。

　　(2) 發(fā)盤(pán)：(OFFER)又叫發(fā)價(jià)。是買(mǎi)方或賣(mài)方向對方提出各項交易條件，并愿意按照這些條件達成交易，訂立合同的一種確定的表示。在實(shí)際業(yè)務(wù)中，發(fā)盤(pán)通常是一方在收到對方的詢(xún)盤(pán)后作出的。

　　(3) 還盤(pán)：(COUNTER-OFFER)又叫還價(jià)。

　　(4) 接受(ACCEPTANCE)買(mǎi)方或賣(mài)方同意對方在發(fā)盤(pán)中提出的各項交易條件，并愿意按這些條件達成交易，訂立合同的一種確定的表示。

　　二.審單：即審核合同

　　1.審單內容：

　　確認產(chǎn)品名稱(chēng)，規格，質(zhì)量，數量，單價(jià)，價(jià)格條款，總額，付款方式，包裝要求，交貨期，交貨方式。

　　2.審單方法：

　　(1)產(chǎn)品名稱(chēng)，規格： 審查時(shí)產(chǎn)品代碼是不是自身的產(chǎn)品?與我們的產(chǎn)品資料能否對上號? 有很多公司和企業(yè)產(chǎn)品名稱(chēng)的代碼同時(shí)也代表了規格。

　　(2)質(zhì)量： 也稱(chēng)品質(zhì)。是貨物的外觀(guān)形態(tài)和內在質(zhì)量的綜合。在國際貨物買(mǎi)賣(mài)中，貨物的品質(zhì)不僅是主要交易條件，也是我們跟單員進(jìn)行審單的首要條件。

　　(3) 數量： 應審查貨物的數量是否可以及時(shí)備妥，其計量單位，重量以及約數有何規定。 約數：如合同數量前加“約”，可使交貨數量有適當的機動(dòng)。國際上對約字的含義解釋不一。有的認為是2。5%，有的認為是5%。按《跟單信用證統一慣例》，信用證上如規定約字，應允許有不超過(guò)10%的增減幅度。

　　(4)單價(jià)，總額的審查：

　　1. 客戶(hù)下單有的會(huì )將單價(jià)標出，我們要對照我們的報價(jià)表審查是否對?總額有沒(méi)有加錯? 新客戶(hù)下單，要查看我們給他的報價(jià)。

　　2. 通常我們以美元為結算貨幣，但也有以其它幣種的。要注意的是要用在國際上流通的硬貨幣。(英鎊，港幣，歐元)

　　(5)價(jià)格條款的審查： 出口貨物的單價(jià)條款，也稱(chēng)價(jià)格術(shù)語(yǔ)，常用的有：

　　FOB 船上交貨價(jià)(指裝運港的價(jià)格條件)

　　C&F (Freight or Carriage Paid to…..)運費付至指定目地的交貨

　　CIF 成本+保險費+運費(指目的港)價(jià)格

　　常用的FOB CFR CIF幾種價(jià)格的換算及公式介紹如下：

　　(1) FOB價(jià)格換算為其它價(jià)： CFR價(jià) = FOB價(jià) + 運費 FOB價(jià) + 運費 CIF價(jià) = ----------------------- 1 - 保險費率 X 投保加成

　　(2) CFR價(jià)格換算為其它價(jià)： FOB價(jià) = CFR價(jià) – 運費 CFR價(jià) CIF價(jià) = ----------------------- 1 – 保險費率 X 投保加成

　　(3) CIF價(jià)格換算為其它價(jià)： FOB價(jià) = CIF價(jià) X (1 – 投保加成 X 保險費率) - 運費 CFR價(jià) = CIF價(jià) X ( 1 – 投保加成 X 保險費率)

　　(6)付款方式審查：

　　1. 付款方式是否能接受?LC ，付定金，等等。

　　2. 支付的貨幣能否接受?

　　(7)包裝要求的審查：

　　1. 工廠(chǎng)的產(chǎn)品本身有自已的包裝，展示給客戶(hù)能否接受?

　　2. 客戶(hù)提供的包裝(彩印，尺寸)我們能否做?

　　3. 客戶(hù)提供的包裝資料是否齊全?(內包裝，外包裝，標簽，說(shuō)明書(shū)) 內包裝：普合，白合，彩合，吸塑 外包裝：紙箱，木箱，桶裝，編織袋。最主要是嘜頭印刷。

　　(8)交貨期的審查

　　跟單員應審查交貨期是否合理，公司是否能及時(shí)籌備到貨物，并裝船送達。交貨期一般應規定一個(gè)期限，而不是某個(gè)具體日期。期限有長(cháng)有短�？梢允�2周，3周，或一個(gè)月，二個(gè)月，一個(gè)季度或更長(cháng)。

　　(9)交貨方式的審查： 運輸主要有海運，陸運，空運，郵寄等等。 注：如運費由客戶(hù)支付，客戶(hù)決定交貨方式。如我們付費，盡量用海運。如報的價(jià)是連同海運價(jià)，而客戶(hù)要求空運 (趕銷(xiāo)售)，我們可要求客戶(hù)承擔多出部分的費用。

　　關(guān)于樣品： 要獲取訂單，備好樣品是很重要的一步。

　　1. 寄目錄，樣本：

　　2. 準備樣品。

　　(1) 工廠(chǎng)現有的款式

　　(2) 新款

　　(3) 客戶(hù)來(lái)樣。

　　要領(lǐng)：無(wú)論老品，新品，還是客戶(hù)來(lái)樣，樣品都要寄給客人進(jìn)行確認。特別是新品可能要反復修改幾次。跟單員一定要保存好最終的確認樣品，以免客人在下單時(shí)找不到確認樣。在國際貿易中，憑樣品成交的比重很大。

　　作為跟單員，我們要做到：

　　(1) 有完整的產(chǎn)品資料，主動(dòng)進(jìn)行宣傳。

　　(2) 新品的成本，價(jià)格要進(jìn)行核算。

　　(3) 新品的制作要留有實(shí)樣。

　　(4) 客戶(hù)的來(lái)樣要保存好原樣。

　　三.形式發(fā)票：

　　PROFORMA INVOICE 買(mǎi)方為了向其本國當局申請進(jìn)口許可證或核批外匯，在未成交前要求出口方將擬出售成交的商品名稱(chēng)，規格，價(jià)格等條件開(kāi)立的一份參考性發(fā)票。這種發(fā)票在成交后不能代替正式發(fā)票使用，對雙方都無(wú)最終約束力。為了區別于正式發(fā)票，它必須明顯表明“形式發(fā)票”字樣。 形式發(fā)票上一般要顯示訂單的相關(guān)信息。(收貨人，合同號，形式發(fā)票號，開(kāi)出日期)。 產(chǎn)品信息 (品名，數量，價(jià)格，交貨期)。合同條款 (價(jià)格條款，付款方法)。此外，提供我們的銀行資料以便客戶(hù)開(kāi)證或匯款。

　　注意幾點(diǎn)：

　　1 .單價(jià)條款要明確 (FOB, CFR, CIF)

　　2 .交期要明確

　　3 .付款條件要明確 (L/C, T/T)

　　四.出口貨物跟單的基本程序：

　　出口貨物跟單是跟單員對履行合同的跟進(jìn)。它以貨，證，船，款為中心，包括備貨，催證，改證，租船訂倉，(報關(guān)，報驗，裝船)，制單，結匯等環(huán)節。我們將這些程序概括為：

　　(1).籌備貨物：按訂單及信用證的要求，按時(shí)，按質(zhì)，按量地備好貨物。

　　(2).催審單證：大多數的支付方式是L/C。對安全收匯有保障，因它是銀行信用。 只要所裝運貨物與信用證條款一致，銀行保證付款。跟單員應對以L(fǎng)/C為支付方式的合同進(jìn)行催證，審核和修改的跟蹤工作。 催證：貨物快完成時(shí)，要催證。 審證：審證是銀行和公司的共同職責，但在范圍和內容上有所不同。銀行從政策面上，開(kāi)證的國家有無(wú)貿易往來(lái)?開(kāi)證行的資信?公司審開(kāi)證人和受益人對否?L/C的貨物和金額與合同是否相同?裝期?特別條款? 改證：審證后發(fā)現問(wèn)題是常事。包裝上，總金額，效期，包括拼寫(xiě)錯誤。要求對方修改，一份L/C，可能有幾處問(wèn)題，我們要一一指出，一次性修改。

　　(3).訂倉裝船：貨物備妥，L/C沒(méi)問(wèn)題后，我們就要進(jìn)入到出貨裝柜，租船訂倉和裝船的階段。按CFR 和CIF成交的，我們負責租船訂倉和裝船的手續。首先： 出貨裝柜：跟單員在出貨前三四天就要聯(lián)系出貨裝柜事。這當中要做的工作有貨柜選擇，制作裝箱單，跟蹤裝柜等。

　　A. 貨柜選擇：根據貨物的不同而選擇不同的貨柜。常用的有：20’ 29 – 30立方/17.5噸 40’ 58 – 61 立方/22.5噸 40’H 68 –71立方/27.5噸

　　B. 制作裝箱單：裝箱單著(zhù)重表現貨物的包裝情況。應包括出貨的品名規格，數量，箱數，毛凈重，包裝尺碼，總體積，箱號，嘜頭等。

　　C. 跟蹤裝柜：出貨前一天通知有關(guān)人員并確定出貨數量的準確性。協(xié)助生產(chǎn)部門(mén)安排好人員裝柜。貨柜到廠(chǎng)后，跟單員要監裝，指導貨物的擺放。如一個(gè)柜內有幾種貨，每一規格的產(chǎn)品要留一二箱放于貨柜尾部用于海關(guān)查貨用。

　　(4)制單結匯：是出口貨物跟單的最后一個(gè)環(huán)節。

　　A.制單：貨物裝船后，跟單員要及時(shí)按L/C，合同或其它單據的內容制作各種單據。 要在L/C的有效期內將單據送交銀行。 出口單據主要有：匯票，發(fā)票，海關(guān)發(fā)票，提單，裝箱單，產(chǎn)地證，商檢證，保險單等。

　　B.結匯:如按L/C的規定制作了單據，并及時(shí)送交了銀行，我們就可及時(shí)收到貨款了。 單據要求：正確，完整，及時(shí)，簡(jiǎn)明，整潔

　　五.進(jìn)口貨物跟單的基本程序：

　　就是跟進(jìn)進(jìn)口合同的履行。其程序為：租船訂倉，申請開(kāi)證，催交裝運，辦理保險，商檢報關(guān)及接貨驗收等。

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