跟單員工作流程

　　跟單員的工作內容十分繁雜，涉及面廣，面對部門(mén)多。既要對上級反饋進(jìn)度，又要對相關(guān)人員進(jìn)行及時(shí)跟蹤，稍有不慎，即鑄成大錯。

　　一、跟單員跟單工作流程

　　(一)外貿公司跟單工作流程

　　外貿公司跟單工作包括選擇生產(chǎn)企業(yè)、簽訂收購合同、籌備貨物、進(jìn)程跟蹤、商檢(客檢)、訂艙裝船、制單結匯等幾個(gè)步驟。

　　(二)生產(chǎn)企業(yè)跟單工作流程

　　具備對外進(jìn)出口經(jīng)營(yíng)權的生產(chǎn)企業(yè)是我國外貿進(jìn)出口的主體之一，隨著(zhù)我國加人WTO和外貿法的實(shí)施，具有外貿經(jīng)營(yíng)權的生產(chǎn)企業(yè)越來(lái)越多，許多國際買(mǎi)家也熱衷于直接從這些生產(chǎn)企業(yè)采購商品�！肮�廠(chǎng)跟單”，實(shí)質(zhì)上屬于生產(chǎn)型企業(yè)的內部跟單。其一般流程包括：推銷(xiāo)公司產(chǎn)品、簽訂外銷(xiāo)合同、籌備貨物、商檢(客檢)、訂艙裝船、制單結匯等幾個(gè)步驟。

　　二、出口貿易一般流程

　　(一)選擇供應商或生產(chǎn)企業(yè)

　　在選擇供應商或生產(chǎn)企業(yè)時(shí)，需注重考察生產(chǎn)企業(yè)的資信，是否具有生產(chǎn)能力，能否保證質(zhì)量、保證按期交貨，產(chǎn)品是否有對外貿易的競爭力等。

　　(二)生產(chǎn)企業(yè)推銷(xiāo)本企業(yè)產(chǎn)品出口

　　這一過(guò)程中，跟單員的主要工作內容有：

　　1.了解目標市場(chǎng)的需求特點(diǎn)和客戶(hù)采購偏好;

　　2.了解并掌握公司產(chǎn)品的主要性能、工藝、質(zhì)量標準、原材料構成、生產(chǎn)周期等;

　　3.了解并掌握公司產(chǎn)品的包裝材料和包裝方法;

　　4.了解并掌握公司產(chǎn)品的裝箱率、集裝箱可裝數量;

　　5.掌握公司產(chǎn)品的價(jià)格和相關(guān)原材料價(jià)格;

　　6.了解近期本幣對外幣的兌換價(jià)格及變化趨勢，即匯率和變化趨勢。

　　(三)建立對外業(yè)務(wù)關(guān)系，確定出口貿易對象

　　建立業(yè)務(wù)關(guān)系可以通過(guò)信函、電子商務(wù)、電子郵件、傳真、參加國內外各種交易會(huì )和展覽會(huì )、我駐外的使領(lǐng)館、商會(huì )、企業(yè)名錄、報紙雜志上的廣告等途徑搜尋或結識國外客戶(hù)。

　　(四)洽談業(yè)務(wù)

　　洽談業(yè)務(wù)是指買(mǎi)賣(mài)雙方就某一種商品進(jìn)行洽談，內容包括價(jià)格及價(jià)格條件、貨物的技術(shù)規格、包裝、貨款的支付方式和時(shí)間、運輸方式、爭議的解決方式和地點(diǎn)、貨物數量、交貨時(shí)間、保險、貨物的檢驗標準和地點(diǎn)等。洽談業(yè)務(wù)可以通過(guò)信件、傳真、電子郵件等不見(jiàn)面的洽談方式，也可以采用與客戶(hù)見(jiàn)面洽談的方式。在洽談業(yè)務(wù)前必須事前作好充分準備。

　　(五)簽訂對外合同

　　跟單員在這個(gè)階段，通常是輔助外貿業(yè)務(wù)員做好以下主要工作：

　　整理雙方達成的事項內容;

　　將客戶(hù)的工藝單和要求轉換為本公司的制造工藝單;

　　落實(shí)生產(chǎn)企業(yè)(車(chē)間)，并完成確認樣;

　　檢查確認樣，將符合客戶(hù)或工藝單要求的樣品寄送客戶(hù)，等待確認消息;

　　根據客戶(hù)的確認意見(jiàn)，改進(jìn)確認樣，直至客戶(hù)確認樣品;

　　做好合同項下訂單生產(chǎn)前的一切準備工作等。

　　三、異常情況處理

　　在跟單工作中，可能會(huì )遇到各種異常情況，如生產(chǎn)進(jìn)度延遲、產(chǎn)品質(zhì)量問(wèn)題、物流問(wèn)題等。跟單員需要采取適當的措施進(jìn)行解決，以確保訂單的順利完成。具體應對方法如下：

　　1. 生產(chǎn)進(jìn)度延遲：跟單員需要及時(shí)了解生產(chǎn)進(jìn)度情況，并與相關(guān)部門(mén)溝通，尋找解決方案，如調整生產(chǎn)計劃、增加人力等。

　　2. 產(chǎn)品質(zhì)量問(wèn)題：跟單員需要及時(shí)發(fā)現并解決產(chǎn)品質(zhì)量問(wèn)題，如更換零件、重新加工等。同時(shí)需要查明問(wèn)題原因，避免類(lèi)似問(wèn)題再次發(fā)生。

　　3. 物流問(wèn)題：跟單員需要及時(shí)了解物流信息，并與物流公司溝通，解決問(wèn)題。如遇不可抗力因素導致產(chǎn)品延誤，需及時(shí)與客戶(hù)溝通并尋求解決方案。

　　總之，跟單員的工作內容和工作流程非常重要。通過(guò)了解跟單員的主要工作內容和流程，可以更好地理解跟單員的工作職責和應對方法，從而更好地支持跟單員的工作，提高訂單的完成質(zhì)量和效率。

　　采購師跟單員的工作流程

　　物料采購跟單是指跟單員按采購訂單所載明的物料，品名，規格，數量及交期更進(jìn)行跟蹤。目的：滿(mǎn)足企業(yè)生產(chǎn)活動(dòng)對物料的需求，在必要的時(shí)候，獲得必要的物料，避免停工待料。

　　一.采購跟單的基本要求：適當的交貨時(shí)間，適當的交貨質(zhì)量，適當的交貨地點(diǎn)，適當的交貨數量及適當的交貨價(jià)格。(適時(shí)，適質(zhì)，適地，適量，適價(jià))

　　二.物料采購跟單的原因：以下原因造成我們要對物料進(jìn)行跟催：

　　1、供應商方面的原因：由于供應商方面的原因造成交貨不及時(shí)，而使我們必須跟單的原因有：超過(guò)產(chǎn)能的接單和超過(guò)技術(shù)水準的接單。制程管理不良，質(zhì)量管理不充分而造成不良品的增多。來(lái)自低工資的員工工作效率低，完不成。等原因。

　　2、企業(yè)方面的原因：供應商的選定有誤，對他的產(chǎn)能和技術(shù)調查不足。所要求的品質(zhì)沒(méi)說(shuō)清楚。價(jià)格的決定很勉強。進(jìn)度的掌握和督促不力。下訂單到過(guò)遠的地方。

　　3、溝通方面的原因：信息交換不及時(shí)。

　　三.物料采購跟單流程：

　　1、制作訂購單:跟單員接到所需部門(mén)的請購單，要制成訂購單傳給供應商。制訂購單時(shí)注意：審查請購單。熟悉訂購的物料，價(jià)格確認，確認質(zhì)量標準。確認物料需求量，制定訂單說(shuō)明書(shū)，發(fā)出訂購單。(制作采購單P。26)，將要采購的物料名稱(chēng)，規格型號，數量，價(jià)格。交期等要求表達清楚。采購單經(jīng)審核無(wú)誤后發(fā)給供應商，并要求供應商簽字回傳。

　　2、訂單跟蹤：對長(cháng)期合作的，信譽(yù)好的供應商可以不進(jìn)行跟蹤。跟蹤加工工藝，跟蹤原材料，跟蹤加工過(guò)程，跟蹤組裝總測，跟蹤包裝入庫。

　　3、物料檢驗：確定檢驗日期，通知檢驗人員，進(jìn)行物料檢驗，處理檢驗問(wèn)題。

　　4、物料進(jìn)倉：協(xié)調送貨，協(xié)調接受，通知送貨，物料入庫，處理接受問(wèn)題。

　　四.物料采購跟單的方法策略：催單的目的是使供應商在必要的時(shí)候送達所采購的物料，使企業(yè)的經(jīng)營(yíng)成本降低。

　　1.催單的方法：

　　(1)按訂單跟催。按訂單預定的進(jìn)料日期提前一定時(shí)間進(jìn)行跟催。有：

　　聯(lián)單法：將訂購單按日期順序排列好，提前一定時(shí)間進(jìn)行跟催。

　　統計法：將訂購單統計成報表，提前一定時(shí)間進(jìn)行跟催。

　　跟催箱：制作一個(gè)31格的跟催箱，將訂購單依照日期順序放入跟催箱，每天跟催相應的訂單。

　　(2)定期跟催。于每周固定時(shí)間，將要跟催的訂單整理好，打印成報表定期統一跟催。

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