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外貿跟單員的具體工作流程
跟單員是指在企業(yè)運作過(guò)程中,以客戶(hù)訂單為依據,跟蹤產(chǎn)品或服務(wù)運作流向的專(zhuān)職人員,是企業(yè)內各部門(mén)之間及企業(yè)與客戶(hù)之間相互聯(lián)系的中間樞紐,那么外貿跟單員的工作流程是什么呢?一起來(lái)了解了解!
1.客戶(hù)詢(xún)盤(pán):
一般在客戶(hù)下訂Purchase Order之前,都會(huì )有相關(guān)的Order Inquiry給業(yè)務(wù)部,做一些細節上的了解。
2.報價(jià):
業(yè)務(wù)部及時(shí)回復客人查詢(xún),確定貨物品名、型號、數量、交貨期、付款方式、包裝規格、港口(空運機場(chǎng))及柜型等,等和客戶(hù)確定業(yè)務(wù)時(shí), Proforma Invoice or sales contract or offer sheet 給客戶(hù)做正式報價(jià)。
3.得到訂單:
經(jīng)過(guò)洽談,收到客戶(hù)正式的訂單 Purchase Order or sales contract。
4.下生產(chǎn)單:
得到客人的訂單確認后,給工廠(chǎng)下訂單(工廠(chǎng)自己安排生產(chǎn)計劃),安排生產(chǎn)計劃。
5.業(yè)務(wù)審批:
業(yè)務(wù)部收到訂單后,首先做出業(yè)務(wù)審核表。按“出口合同審核表”的項目如實(shí)填寫(xiě),盡可能將各種預計費用都列明。合同審批需附上客人訂單傳真件,與工廠(chǎng)的收購合同。審核表要由業(yè)務(wù)員簽名,部門(mén)經(jīng)理審批,再交管理部人員審核后才能執行。如金額較大的,或有預付款和傭金等條款的,要經(jīng)公司總經(jīng)理審批才行。合同審批之后制成工作任務(wù)單,交給部門(mén)跟單員跟進(jìn)。
6.下達生產(chǎn)通知:
業(yè)務(wù)部在確定交貨期后,滿(mǎn)足下列情況可下達生產(chǎn)通知,通知工廠(chǎng)按時(shí)生產(chǎn):
6.1:如果是L/C付款的客戶(hù),通常是在交貨期前1個(gè)月確認L/C已經(jīng)收到,收到L/C后需業(yè)務(wù)員和單證員分別審查信用證,檢查是否存在錯誤,交貨期能否保障,及其他可能的問(wèn)題,如有問(wèn)題應立即請客人修改L/C。
6.2:如果是T/T付款的客戶(hù),要確認定金已經(jīng)到賬。
6.3:如果是遠期L/C,D/A等條款收匯方式的客戶(hù)(不推薦運用這種方式),需經(jīng)總經(jīng)理確認批準。
7.驗貨:
7.1:在交貨期前一周,要通知公司驗貨員驗貨(部門(mén)跟單員跟進(jìn))。
7.2:如果客人要自己或指定驗貨人員來(lái)驗貨的,要在交貨期一周前,約客戶(hù)查貨并將查貨日期告知外貿部。
7.3:如果客人指定由第三方驗貨公司或公證行等驗貨的,要在交貨期兩周前與驗貨公司聯(lián)系,預約驗貨時(shí)間,確保在交貨期前安排好時(shí)間。確定后將驗貨時(shí)間通知工廠(chǎng)。
8.備制基本文件單證:
在收到客戶(hù)正式的訂單時(shí),應制作出口合同,出口商業(yè)發(fā)票,裝箱單,出口貨物托運單,核銷(xiāo)單,報關(guān)單,報關(guān)委托書(shū),報驗委托書(shū)(工廠(chǎng)的外貿人員還需要準備: 商檢換證憑單,紙箱檢驗單)等文件。(應由單證員制作,交給業(yè)務(wù)跟單員跟進(jìn))。
9.商檢:
如果是國家法定商檢產(chǎn)品,在給工廠(chǎng)下訂單時(shí)要說(shuō)明商檢要求,并提供出口合同,發(fā)票,裝箱單等商檢所需資料。而且要告訴工廠(chǎng)產(chǎn)品的出口口岸,便于工廠(chǎng)辦理商檢。應在發(fā)貨一周之前拿到商檢換證憑單/條。
10.租船訂倉:
10.1.如果跟客人簽定的合同是FOB CHINA條款,通?腿藭(huì )指定運輸代理公司或船公司。應盡早與貨代聯(lián)系,告知發(fā)貨意向,了解將要安排的出口口岸,船期等情況,確認工廠(chǎng)的交貨能否早于開(kāi)船期至少一周以前,以及船期能否達到客人要求的交貨期。應在交貨期7天之前向貨運公司發(fā)出書(shū)面定倉通知,通常在開(kāi)船5天前可拿到進(jìn)倉單。
10.2.如果是由賣(mài)方支付運費,應盡早向貨運公司或船公司咨詢(xún)船期,運價(jià),開(kāi)船口岸等。經(jīng)比較,選擇價(jià)格優(yōu)惠,信譽(yù)好,到港時(shí)間準時(shí),船期時(shí)間合適的船公司,并告訴業(yè)務(wù)員通知客人。如客人不同意時(shí)要另選客人認可的船公司。開(kāi)船前一周書(shū)面定倉,程序同上。
10.3.如果貨物不夠一個(gè)小柜,需走散貨時(shí),向貨代公司定散貨倉位。拿到進(jìn)倉單時(shí),還要了解截關(guān)時(shí)間,入倉報關(guān)要求,等內容。
10.4.向運輸公司定倉時(shí),一定要傳真書(shū)面出口貨物托運單,注明所定船期,柜型及數量,目的港等內容,以避免差錯.
11.安排拖柜:
(千萬(wàn)記住裝柜前要檢查集裝箱柜里是否有破舊,破損,破裂的地方)
11.1.貨物做好并驗貨通過(guò)后,委托拖車(chē)公司提柜,裝柜。拖車(chē)公司應選擇安全可
靠,價(jià)格合理的公司簽定協(xié)議長(cháng)期合作,以確保安全及準時(shí)。要給拖車(chē)公司傳真以下資料:定倉確認書(shū)/裝柜圖紙,船公司,定倉號,拖柜委托書(shū),注明裝柜時(shí)間,柜型及數量,裝柜地址,報關(guān)行,及裝船口岸等。如果有驗貨公司監裝柜,要專(zhuān)門(mén)聲明,不能晚到。并要求回傳一份裝柜資料,列明柜號、車(chē)牌號、司機及聯(lián)系電話(huà)等.
11.2.傳真一份裝車(chē)資料給工廠(chǎng),列明上柜時(shí)間、柜型、訂倉號、訂單號、車(chē)牌號以及司機聯(lián)系電話(huà)。
11.3.要求工廠(chǎng)在貨柜離開(kāi)工廠(chǎng)后盡快傳真一份裝貨通知給業(yè)務(wù)部,列明貨柜離廠(chǎng)時(shí)間、實(shí)際裝貨數量等,并記下裝箱號碼和封條號碼作為提單的資料。要求工廠(chǎng)裝柜后一定要記住封緊鎖上.
12.委托報關(guān):
在拖柜前要將報關(guān)所需資料交給合作報關(guān)行,委托出口報關(guān)及做商檢通關(guān)換單。通常要給報關(guān)留出兩天時(shí)間(船截關(guān)前)。委托報關(guān)時(shí),應提供一份裝柜資料,內容包括所裝貨物及數量,口岸,船公司,定倉號,柜號,船開(kāi)截關(guān)時(shí)間,拖車(chē)公司,柜型及數量,本公司的聯(lián)系人和電話(huà)地址等。
13.獲得運輸文件:
13.1.最遲在開(kāi)船后兩天內,要將提單補充內容(如果需要修改的話(huà))傳真給船運公司或貨運代理。提單補充內容要按照L/C或客人的要求來(lái)做,并給出正確的貨物數量,以及一些特殊要求等,包括要求船公司隨同提單出的船證明等。
13.2.督促船公司盡快出提單樣板及運費帳單。仔細核對樣本無(wú)誤后,向船公司書(shū)面確認提單內容。如果提單需客人確認的,要先傳真提單樣板給客人,得到確認后再要求船公司出正本。
13.3.及時(shí)支付運雜費,付款后通知船公司及時(shí)取得提單等運輸文件。支付運費應做登記。13.4. 如果客戶(hù)是做FOB條款的,應該及時(shí)通知客戶(hù)保險,并將提單副本傳真給他.
14.準備其他文件
14.1.商業(yè)發(fā)票:L/C 要求提供的文件中,對商業(yè)發(fā)票要求最嚴格。發(fā)票的日期要確定在開(kāi)證日之后,交貨期之前。發(fā)票中的貨物描述要與L/C上的完全相同,小寫(xiě)和大寫(xiě)金額都要正確無(wú)誤。L/C上對發(fā)票的條款應顯示出來(lái),要顯示嘜頭。如果發(fā)票需辦理對方大使館認證,一般要提前20天辦理。
14.2.FORM A原產(chǎn)地證書(shū):FORM A 原產(chǎn)地證要在發(fā)貨之前到當地商品檢驗局申辦。需注意的是運輸日期要在L/C 的交貨期和開(kāi)船日之前,在發(fā)票日期之后。未能在發(fā)貨之前辦理的,要辦理后發(fā)證書(shū),需提供報關(guān)單,提單等文件。經(jīng)香港轉運的貨物,FORM A證書(shū)通常要到香港的中國商檢公司辦理加簽,證明未在港對貨物進(jìn)行再加工。
14.3.一般原產(chǎn)地證:一般原產(chǎn)地證可在中國貿易促進(jìn)會(huì )辦理,要求低一些?稍诎l(fā)貨之后不太長(cháng)的時(shí)間內補辦。如果原產(chǎn)地證書(shū)要辦理大使館加簽,也和發(fā)票一樣要提前20天辦理。
14.4.裝運通知:一般是要求在開(kāi)船后幾天之內,要通知客人發(fā)貨的細節,包括船名,航班次,開(kāi)船日,預計抵港日,貨物及數量,金額,包裝件數,嘜頭,目的港代理人等。有時(shí)L/C要求提供發(fā)送證明,如傳真報告書(shū),發(fā)函底單等,注意按客人要求的時(shí)間內辦理。
14.5.裝箱單:裝箱單應清楚地表明貨物裝箱情況。要顯示每箱內裝的數量,每箱的毛重,凈重,外箱尺寸。按外箱尺寸計算出來(lái)的總體積要與標明的總體積相符。要顯示嘜頭和箱號,以便于客人查找。裝箱單的重量,體積要與提單相符。
15. 交單:
15.1.采用L/C收匯的,應在規定的交單時(shí)間內,備齊全部單證,并嚴格審單,確保沒(méi)有錯誤,才交銀行議付。
15.2.采用30% deposit,T/T收匯的,在取得提單后馬上傳真提單給客人付70%余款,確認收到余款后再將提單正本及其他文件寄給客人。
15.3.如果100%T/T收匯的,要求收全款貨款才能做貨的,要等收款后再安排生產(chǎn)。拿到提單后可立即寄正本提單給客人。
16.業(yè)務(wù)登記:
每單出口業(yè)務(wù)在完成后要及時(shí)做登記,包括電腦登記及書(shū)面登記,便于以后查詢(xún),統計等。
17.文件存檔:
所有的外貿單證、L/C和議付文件必須留存一整套以備查用。
18.單證員平時(shí)應注意收集?者\價(jià),船期,航線(xiàn),等信息,為業(yè)務(wù)員的報價(jià)提供幫助。
拓展閱讀:
外貿跟單員工作職責
外貿跟單員的工作幾乎涉及的企業(yè)的每一個(gè)環(huán)節,從銷(xiāo)售,生產(chǎn),物料,財務(wù),人事到總務(wù)都會(huì )有跟單員的身影出現。特點(diǎn)是:復雜的,全方位的。
1、責任大。外貿跟單員的工作是建立在訂單與客戶(hù)上的,因為訂單是企業(yè)的生命,客戶(hù)是企業(yè)的上帝,失去訂單與客戶(hù)將危及到企業(yè)的生存。做好訂單與客戶(hù)的工作責任重大。
2、溝通,協(xié)調。外貿跟單員工作涉及各部門(mén)。跟單員與客戶(hù),與計劃部門(mén),生產(chǎn)部門(mén)等許多部門(mén)的工作是一種溝通與協(xié)調。都是在完成訂單的前提下而進(jìn)行的與人溝通的工作。溝通,協(xié)調能力特別重要。
3、做好客戶(hù)的參謀。外貿跟單員掌握著(zhù)大量的客戶(hù)資料,對他們的需求比較熟悉。同時(shí)也了解工廠(chǎng)的生產(chǎn)情況,因此對客戶(hù)的訂單可以提出意見(jiàn),以利于客戶(hù)的訂貨。
4、工作節奏多變,快速。面對的客戶(hù)來(lái)自五湖四海,他們的工作方式,作息時(shí)間,工作節奏各不相同,因此,外貿跟單員的工作節奏應是多變的。另外,客戶(hù)的需求是多樣的。有時(shí)客戶(hù)的訂單是小批量的,但卻要及時(shí)出貨。這就要求外貿跟單員的工作效率是快速的。
5、工作是綜合性的。外貿跟單員工作涉及企業(yè)所有部門(mén),由此決定了其工作的綜合性。對外執行的是銷(xiāo)售人員的職責。對內執行的是生產(chǎn)管理協(xié)調。所以跟單員必須熟悉進(jìn)出口貿易的實(shí)務(wù)和工廠(chǎng)的生產(chǎn)運作流程。
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