原材料采購跟單方法

　　跟單員需要在預定的交貨期開(kāi)始前數天提醒供應商，一方面給供應商適當的壓力;另一方面可及時(shí)掌握供應商能否按期交貨或能否交夠所需數量等情況的第一手資料，從而盡快采取相應措施。催單的目的是使供應商在必要的時(shí)候送達所采購的原材料(零部件)，以使企業(yè)的經(jīng)營(yíng)成本降低。

　　(一)催單的方法

　　催單的方法主要有按采購單跟催和定期跟催兩種。

　　1.按采購單跟催

　　按采購單預定的進(jìn)料日期提前一定時(shí)間進(jìn)行跟催。通常采用以下方法：

　　(1)聯(lián)單法。將采購單按日期順序排列好，提前一定時(shí)間進(jìn)行跟催。

　　(2)統計法。將采購單統計成報表，提前一定時(shí)間進(jìn)行跟催。

　　(3)跟催箱法。制作一個(gè)30個(gè)格子的跟催箱，將采購單依照日期順序放入跟催箱中，每天跟催相應采購單。以上方法的目的是保證跟單員不因工作繁忙而遺漏重要事項。

　　(4)計算機提醒法。利用微軟Outlook系統中的日歷安排計劃功能，將每月需要辦理的催單事項，輸入日歷，每天上班開(kāi)機，打開(kāi)OuTL00K系統，它會(huì )自動(dòng)提醒跟單員當天需要辦理的事項。

　　2.定期跟催

　　于每周固定時(shí)間，將要跟催的采購單整理好，打印成報表定期統一跟催。

　　(二)催單的規劃

　　1.一般監控

　　倘若采購的原材料為一般性、非重要性的商品，則僅作一般的監控即可，通常僅需注意是否能按規定的期限收到檢驗報表，有時(shí)可用電話(huà)查詢(xún)實(shí)際進(jìn)度。

　　2.預定進(jìn)度管理時(shí)間

　　對于較重大的業(yè)務(wù)，跟單員可在采購單或采購合同中明確規定，供應商應編制預定進(jìn)程表。

　　3.生產(chǎn)企業(yè)實(shí)地考察

　　對于重要原材料(零部件)的采購，除要求供應商按期遞送進(jìn)度表外，跟單員還可以實(shí)地前往供應商生產(chǎn)企業(yè)進(jìn)行實(shí)地考察。此項考察，應在采購單內明確約定，必要時(shí)可派專(zhuān)人駐廠(chǎng)監督。

　　(三)催單的工作要點(diǎn)

　　跟單員要進(jìn)行有效的催單，必須要做好交貨管理的事前規劃、事中執行與事后考核。具體如下：

　　1.事前規劃。具體包括：(1)確定交貨日期及數量;(2)了解供應商生產(chǎn)設備利用率;(3)供應商提供生產(chǎn)計劃表或交貨日程表;(4)提高供應商的原材料及生產(chǎn)管理;(5)準備替代來(lái)源。

　　2.事中執行。具體包括：(1)了解供應商備料情況;(2)企業(yè)提供必要的材料、模具或技術(shù)支援;(3)了解供應商的生產(chǎn)效率;(4)加強交貨前的催單工作;(5)交貨期及數量變更的通知;(6)企業(yè)盡量減少規格變更。

　　3.事后考核。具體包括：(1)對交貨遲延的原因進(jìn)行分析并做好對策措施準備;(2)分析是否需要更換供應商;(3)執行對供應商的獎懲辦法;(4)完成采購單后對余料、模具、圖紙等收回及處理。

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