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ERP系統物料清單設計小技巧

時(shí)間:2024-09-13 16:51:52 雪桃 會(huì )計電算化 我要投稿
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ERP系統物料清單設計小技巧

  ERP系統是企業(yè)資源計劃(Enterprise Resource Planning )的簡(jiǎn)稱(chēng),是指建立在信息技術(shù)基礎上,以系統化的管理思想,為企業(yè)決策層及員工提供決策運行手段的管理平臺。它是從MRP(物料需求計劃)發(fā)展而來(lái)的新一代集成化管理信息系統,它擴展了MRP的功能,其核心思想是供應鏈管理。它跳出了傳統企業(yè)邊界,從供應鏈范圍去優(yōu)化企業(yè)的資源。下面是小編為大家帶來(lái)的ERP系統物料清單設計小技巧,歡迎閱讀。

  一、輸入界面的設計

  在物料清單的設計過(guò)程中,強調輸入界面與查詢(xún)界面的分離。輸入界面強調的是輸入的準確性;而查詢(xún)界面則關(guān)注的是物料清單的實(shí)用性。簡(jiǎn)單的說(shuō),在輸入界面中,相關(guān)的內容要盡量的少。如此的話(huà),才能夠提高其準確性。如一個(gè)簡(jiǎn)單的物料清單,用戶(hù)只需要輸入零件編號與用量即可。在物料清單輸入界面設計時(shí),主要需要注意如下內容:

  1、輸入內容合法性的驗證

  如在輸入用量的時(shí)候,只能夠輸入大于0的數字。如果用戶(hù)輸入的是字符或者小于0的數據,則系統就會(huì )自動(dòng)報錯。通過(guò)這種方式,就可以提高系統數據的準確性。

  2、對于默認值要謹慎使用

  有些開(kāi)發(fā)人員在開(kāi)發(fā)物料清單模塊時(shí),喜歡在用量這里使用一個(gè)默認值,如默認情況下用量為1。他們這么設計,本意是好的。因為如果用量確實(shí)為1的話(huà),就可以減少用戶(hù)輸入的工作量,從而提高用戶(hù)輸入的效率。但是這里存在著(zhù)一種安全隱患。如果設置了默認值的話(huà),用戶(hù)很容易在這里出錯誤,如忘記輸了,而系統自動(dòng)采用了默認值。故建議,除非企業(yè)絕大部分材料的用量都是1,否則的話(huà),最好不要在這個(gè)物料清單的用量上設置默認值。如果不設置默認值,而用戶(hù)又沒(méi)有輸入數據的話(huà),則在保存時(shí)系統會(huì )提示錯誤信息。這也是提高物料清單準確性很重要的一個(gè)手段。

  3、物料清單的審核

  物料清單一般輸入完畢后或者更改后都需要進(jìn)行審核。也就是說(shuō),只有審核后的物料清單才能夠被其他用戶(hù)使用。在實(shí)際開(kāi)發(fā)中,有不少開(kāi)發(fā)人員會(huì )忽視這一點(diǎn)。如現在物料清單中某個(gè)零件的用量發(fā)生了變化或者新增加了一個(gè)零件之后,物料清單的狀態(tài)沒(méi)有自動(dòng)變?yōu)椴豢捎。這也會(huì )帶來(lái)一定的安全隱患。如現在上面100520這個(gè)零件,其用量變?yōu)榱?0。不過(guò)更改后這個(gè)數據還沒(méi)有經(jīng)過(guò)確認。在采購計劃中就根據這個(gè)新的數據生成了采購計劃。而以后如果更改者發(fā)現這是自己的筆誤,再將數據改回去。那么后面一系列的數據都會(huì )出現錯誤。為此,在設計物料清單時(shí),應在這里設置一個(gè)開(kāi)關(guān)。只要用戶(hù)在物料清單中更改了數據(包括數量的變化與零件的變化),就會(huì )亮“紅燈”。在其他模塊中暫時(shí)不能夠利用這個(gè)物料清單。只有用戶(hù)重新審核后,才會(huì )亮“綠燈”。即用戶(hù)可以重新使用這個(gè)物料清單。這么設計,可以在最大程度上降低用戶(hù)的誤操作。

  二、查詢(xún)界面的設計

  對于財務(wù)部門(mén)來(lái)說(shuō),他們可能希望看到某個(gè)零件到價(jià)格;對于采購部門(mén)來(lái)說(shuō),他們希望看到供應商的相關(guān)信息;對于倉庫來(lái)說(shuō),他們希望知道這里原材料的類(lèi)別,如哪些是零件、包裝材料、輔助材料等等。這些信息在物料清單的輸入界面中都沒(méi)有反應出來(lái)。用戶(hù)如果需要了解這些信息,必須回到產(chǎn)品界面去查詢(xún)具體的信息。顯然這不利于企業(yè)員工的工作?傊庥休斎虢缑,對于用戶(hù)的實(shí)際價(jià)值并不是很大。在設計這個(gè)物料清單時(shí),主要注意如下內容:

  1、用量的顯示

  這里的用量并不是以數量的形式顯示,而是以分數的形式顯示。這主要是為了便于用戶(hù)的閱讀。如對于包裝材料,如一個(gè)紙箱。在一個(gè)紙箱里可能會(huì )裝有三個(gè)產(chǎn)品,那么其用量就是0.33333。這不便于用戶(hù)的閱讀。他們更習慣與用1/3來(lái)表示這個(gè)用量。而且這還有一個(gè)好處,就是在運算的時(shí)候,不會(huì )出現誤差。如現在總共有30個(gè)產(chǎn)品,那么需要多少數量的紙箱呢?如果按照0.3333來(lái)計算的話(huà),那么就需要9.9999個(gè)紙箱。這中間就會(huì )有誤差,需要用戶(hù)盡心手工修改。相反,如果使用1/3的話(huà),那么計算出來(lái)的數量就是10個(gè)。不過(guò)這里需要提醒各位讀者的是,現在大部分數據庫中都是不支持分數的表示的。為此在這里可能需要采用一個(gè)折中的方式,即需要使用兩個(gè)字段來(lái)代表分子與分母。

  2、供應商字段的設計

  有可能一個(gè)零件有多個(gè)供應商。此時(shí)在這里該如何顯示呢?是顯示全部供應商的信息還是顯示一個(gè)特定供應商的信息呢?這是需要考慮的一個(gè)問(wèn)題。如果顯示多個(gè)供應商,又有兩種具體的方式。一是一個(gè)供應商一行。這有一個(gè)不好的地方。如果一個(gè)零件有5個(gè)供應商,那么在這里就會(huì )顯示5行。如此可能就會(huì )引起用戶(hù)的誤解,因為這個(gè)產(chǎn)品中有5個(gè)相同的零件。所以這種方法就被咔嚓掉了。還有一種方式就是列倒轉的方式。就是將多個(gè)供應商的信息顯示在一行中。這種方式在技術(shù)上是可行的。但是在實(shí)際工作中也沒(méi)有多大的意義。這里推薦的方式是,根據某個(gè)特定的規則來(lái)顯示供應商。如一個(gè)零件雖然可能有多個(gè)供應商,但是企業(yè)往往會(huì )指定一個(gè)為當前的供應商。在后續采購或者計算材料成本的時(shí)候,默認采用的都是這個(gè)供應商的相關(guān)信息。那么在這個(gè)物料清單中,就可以顯示這個(gè)當前供應商的信息,而不用顯示所有供應商的內容。這可能更加的合理。

  3、價(jià)格的問(wèn)題

  在物料清單查詢(xún)中,還會(huì )帶出價(jià)格與單項成本等內容,F在的問(wèn)題是,如果一個(gè)產(chǎn)品中有多個(gè)零件構成,而他們采購的幣種不同,又該如何處理呢?這里也有兩種處理方式。一是在帶出價(jià)格的同時(shí)也帶出其采購的幣種。這可以讓用戶(hù)一目了然的看到其采購使用的是什么幣種。不過(guò)這有一個(gè)缺陷,即如果員工需要統計材料成本的話(huà),還需要手工轉換為本位幣進(jìn)行核算。還有一種方式就是在查詢(xún)時(shí)就根據特定的匯率來(lái)進(jìn)行折算。也就是說(shuō)在這個(gè)界面中顯示的單項成本都是用本位幣來(lái)計量的。這么操作也有一個(gè)缺陷,就是折算率如何來(lái)確定。是根據當前的即時(shí)匯率折算還是根據期初匯率折算呢?一般情況下,這可以根據系統的設置中得到這個(gè)信息。

  4、原材料的種類(lèi)問(wèn)題

  大部分生產(chǎn)企業(yè),都會(huì )將原材料分為零件、包裝材料、輔助材料等等。然后根據材料的種類(lèi)不同,分別將其放置在不同的倉庫。為了便于用戶(hù)的查詢(xún),在這個(gè)界面中最好將原材料的類(lèi)別也顯示出來(lái)。另外,在計算材料成本的時(shí)候,有可能也需要統計包裝材料的成本、零件的成本以及各自在成本中所占的比率等等。此時(shí)也需要用到這個(gè)界面。

  拓展:ERP系統在企業(yè)管理中的作用

  1、ERP能夠解決多變的市場(chǎng)與均衡生產(chǎn)之間的矛盾:

  由于企業(yè)生產(chǎn)能力和其他資源的限制,企業(yè)希望均衡地安排生產(chǎn)是很自然的事情。使用ERP系統來(lái)計劃生產(chǎn)時(shí),要作主生產(chǎn)計劃。通過(guò)這一計劃層次,由主生產(chǎn)計劃員均衡地對產(chǎn)品或最終項目作出生產(chǎn)安排,使得在一段時(shí)間內生產(chǎn)計劃量和市場(chǎng)需求在總量上相匹配,而不追求每個(gè)具體時(shí)刻上均與市場(chǎng)需求相匹配。在這段時(shí)間內,即使需求發(fā)生很大變化,但只要需求總量不變,就可能保持主生產(chǎn)計劃不變。從而,可以得到一份相對穩定和均衡的生產(chǎn)計劃。由于產(chǎn)品或最終項目的主生產(chǎn)計劃是穩定和均衡的,據此所得到的物料需求計劃也將是穩定的和均衡的。從而可以解決以均衡的生產(chǎn)應對多變的市場(chǎng)的問(wèn)題。

  2、ERP使得對客戶(hù)的供貨承諾做得更好:

  ERP系統會(huì )自動(dòng)產(chǎn)生可承諾量數據,專(zhuān)門(mén)用來(lái)支持供貨承諾。根據產(chǎn)銷(xiāo)兩方面的變化,ERP系統還會(huì )隨時(shí)更新對客戶(hù)的可承諾量數據。銷(xiāo)售人員只要根據客戶(hù)訂單把客戶(hù)對某種產(chǎn)品的訂貨量和需求日期錄入ERP系統,就可以得到以下信息:

  1、客戶(hù)需求可否按時(shí)滿(mǎn)足?

  2、如果不能按時(shí)滿(mǎn)足,那么在客戶(hù)需求日期可承諾量是多少?不足的數量何時(shí)可以提供?

  這樣,銷(xiāo)售人員在作出供貨承諾時(shí),就可以做到心中有數,從而可以把對客戶(hù)的供貨承諾做得更好。

  3、ERP能解決既有物料短缺又有庫存積壓的庫存管理難題:

  ERP的核心部分MRP恰好就是為解決這樣的問(wèn)題而發(fā)展起來(lái)的。MRP模擬制造企業(yè)中無(wú)聊計劃與控制的實(shí)際過(guò)程。它要回答并解決4個(gè)問(wèn)題:

  1、要制造什么產(chǎn)品

  2、用什么零部件或原材料來(lái)制造這些產(chǎn)品

  3、手中有什么零部件或原材料

  4、還應當再準備什么零部件或原材料

  這4個(gè)問(wèn)題是制造企業(yè)都要回答和解決的問(wèn)題。他構成制造業(yè)的基本方程。

  4、ERP可以提高質(zhì)量并降低成本:

  通過(guò)ERP系統,人們的工作更有秩序,時(shí)間花在按部就班地執行計劃上,而不是忙于對出乎意料的情況作出緊急反應。在這種情況下,工作士氣提高了,工作質(zhì)量提高了,不出廢品,一次就把工作做好。于是,提高生產(chǎn)率,提高產(chǎn)品質(zhì)量,降低成本和增加利潤都是相伴而來(lái)的事情。

  5、ERP可以改變企業(yè)中的部門(mén)本位觀(guān):

  ERP強調企業(yè)的整體觀(guān),他把生產(chǎn)、財務(wù)、銷(xiāo)售、工程技術(shù)、采購等各個(gè)子系統結合成一個(gè)一體化的系統,各子系統在同一的數據環(huán)境下工作。這樣,ERP就成為整個(gè)企業(yè)的一個(gè)通訊系統。通過(guò)準確和及時(shí)的信息傳遞,把大家的精力集中在同一個(gè)方向上,以工作流程的觀(guān)點(diǎn)和方式來(lái)運營(yíng)和管理企業(yè),而不是把企業(yè)看作一個(gè)個(gè)部門(mén)的組合,從而使得企業(yè)整體合作的意識和作用加強了。每個(gè)部門(mén)可以更好地了解企業(yè)的整體運作機制,更好地了解本部門(mén)以及其他部門(mén)在企業(yè)整體運作中的作用和相互關(guān)系,從而可以改變企業(yè)中的部門(mén)本位觀(guān)。

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