秘書(shū)使用電話(huà)的注意事項

　　隨著(zhù)信息技術(shù)的發(fā)展和工作節奏的加快，電話(huà)在機關(guān)工作中的作用越來(lái)越顯得重要。正確使用電話(huà)是一門(mén)基本功，也是一門(mén)藝術(shù)。使用電話(huà)應注意以下幾點(diǎn)：

　　(一)接聽(tīng)要仔細，記錄要認真。

　　對來(lái)自直接首長(cháng)和上下級以及地方有關(guān)部門(mén)的電話(huà)，首先要問(wèn)清單位、姓名和職務(wù)，連同電話(huà)內容一一記清。對重要內容記完后應主動(dòng)要求對方復述，進(jìn)行校對，防止錯傳漏辦。有時(shí)因對方地方口音重、講話(huà)快、聲音小，有的內容聽(tīng)不清楚，要不厭其問(wèn)，不要因為是上級和首長(cháng)不好意思問(wèn)、不敢問(wèn)，一定要把主要內容搞清楚，以免造成工作失誤。

　　(二)態(tài)度要和藹，語(yǔ)言要文明。

　　電話(huà)是語(yǔ)言交流工具，只能聽(tīng)其聲，不能觀(guān)其形，態(tài)度和不和藹、語(yǔ)言文不文明非常重要。有的同志給上級和領(lǐng)導打電話(huà)畢恭畢敬，可給下級打電話(huà)卻盛氣凌人、拖腔拉調、哼哼哈哈。這樣既不利于工作交流，又不利于情感交流，應提倡文明用語(yǔ)。如“您好!請問(wèn)貴姓?”、“您找哪一位?”、“您怎么稱(chēng)呼?”、“您是哪一位?”、“請稍等”、“還有什么要請示的?”、“請問(wèn)聽(tīng)清楚沒(méi)有?”等等。打完電話(huà)，要說(shuō)聲“再見(jiàn)”，等對方放下電話(huà)，你再放，以示尊敬。

　　(三)處理要及時(shí)，辦理要到位。

　　處理電話(huà)內容，要以對工作高度負責的態(tài)度，認真嚴肅的對待，絕不能馬虎行事。要按照程序及時(shí)辦理，該傳到哪級的就傳到哪級，該呈報哪級領(lǐng)導處理的呈報哪級處理，切不可自作主張、擅自處理，或疏漏遺忘、壓而不報。

　　常見(jiàn)的處理辦法有四種：

　�、倬o急重要電話(huà)及時(shí)辦。任務(wù)緊急、時(shí)間緊迫、事關(guān)全局的電話(huà)，要以最快的速度，拿出處理的意見(jiàn)和建議，迅速向領(lǐng)導報告，待領(lǐng)導指示和答復后，抓緊組織落實(shí)。②一般性電話(huà)抓緊辦。內容不是很重要、時(shí)間不是很緊迫的電話(huà)，也要當天向領(lǐng)導匯報，實(shí)在來(lái)不及的可在第二天的交班會(huì )上提出。③業(yè)務(wù)性電話(huà)積極辦。屬于本科(股)的工作積極主動(dòng)辦理，屬于其他科(股)的工作，及時(shí)轉交，不能事不關(guān)己、高高掛起。這種電話(huà)多在值班時(shí)容易接到。④講話(huà)內容要保密�，F在外線(xiàn)電話(huà)和無(wú)線(xiàn)電話(huà)多了，隨時(shí)都有被人監聽(tīng)的可能。

　　據統計，目前美國在全球設有1200多個(gè)小型監聽(tīng)站，60多個(gè)大型信息控制中心，空中有十幾顆偵察衛星，加上偵察飛機和監聽(tīng)船只，全球95%以上的通信信號被美國所監聽(tīng)。所以在使用電話(huà)和手機聯(lián)系工作時(shí)一定要強化保密意識，特別重要和機密的事情只要不是太急的不要用外線(xiàn)電話(huà)和手機請示報告，遇到緊急情況，也要用代號代稱(chēng)聯(lián)系。

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