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做秘書(shū)的注意事項
文秘是指經(jīng)過(guò)學(xué)習，掌握公關(guān)與文秘專(zhuān)業(yè)的基本理論與基本知識，熟悉現代文書(shū)學(xué)、秘書(shū)學(xué)的原理和方法、具有較強的寫(xiě)作能力、能熟練地從事文書(shū)、秘書(shū)事務(wù)工作，能進(jìn)行文章寫(xiě)作、文學(xué)編輯和新聞寫(xiě)作、有較強的公關(guān)能力、并從事信息宣傳、文秘服務(wù)、日常辦公管理及公共關(guān)系等工作的人才。以下是小編整理的做秘書(shū)的注意事項，歡迎大家分享。
做秘書(shū)的注意事項
一、要在領(lǐng)導的視線(xiàn)范圍內，不要讓領(lǐng)導在需要時(shí)看不到秘書(shū)。注意觀(guān)察領(lǐng)導的眼神、手勢地，在大場(chǎng)合要反應靈敏，行動(dòng)迅捷。
二、落落大方，不卑不亢，可以點(diǎn)頭，不要哈腰。做到熱情有度，穩健為本。太過(guò)于熱情，有時(shí)會(huì )損害領(lǐng)導形象。
三、要掌握分寸。如領(lǐng)導上主席臺不需要攙扶，否則別人以為領(lǐng)導身體不好或者太年邁、給本校領(lǐng)導特別是自己人開(kāi)車(chē)門(mén)不需要用手遮擋，遞茶送水經(jīng)先賓后主。
四、要做到心中有數。比如跟誰(shuí)做什么事情，對象是什么，程序是什么，內容是什么，不能一問(wèn)三不知，適當的地方要給領(lǐng)導提個(gè)醒。比如領(lǐng)導的發(fā)言稿件等有關(guān)材料要隨時(shí)準備一份，對領(lǐng)導活動(dòng)的位置要事先了解情況。
五、要注重儀表，大方得體。
不好的秘書(shū)的表現：
一、喧賓奪主，愛(ài)插話(huà);
二、勉強安排領(lǐng)導：比如搶著(zhù)幫助領(lǐng)導拎包;安排座位;
三、熱情過(guò)度;愛(ài)跟領(lǐng)導爭論，以顯學(xué)識;
四、愛(ài)自作主張;
五、不了解情況，不積極主動(dòng)，被動(dòng)應付;
六、領(lǐng)導交待事情忘了，辦完的事情不反饋，沒(méi)交待的事情反而自作主張給辦了;
七、報喜不報憂(yōu);
八、評論領(lǐng)導;
九、口風(fēng)不嚴;
十、窺視心理強;
十一、有太強烈的優(yōu)越感和神秘感。
陪同領(lǐng)導注意事項
一、陪同領(lǐng)導外出注意事項
1、與領(lǐng)導充分溝通，了解出差目的、必備物品、外出工作內容和需要接見(jiàn)的對象，并根據工作內容和接見(jiàn)對象準備相關(guān)的文件、資料和禮品，攜帶的證件、甚至相機等等，安排好領(lǐng)導的行程。
2、如果是開(kāi)會(huì )，就應準備開(kāi)會(huì )需要的資料，自己應先學(xué)習有關(guān)會(huì )議的內容。以便能在開(kāi)會(huì )時(shí)做好會(huì )議的記錄。
3、如果是走訪(fǎng)或談判，就應當先做好對走訪(fǎng)或談判對象的一些調查和了解。
4、了解本次外出活動(dòng)的任務(wù)、目的及領(lǐng)導對一些重要問(wèn)題的基本看法，以便按領(lǐng)導意圖及時(shí)提供服務(wù)，避免因不解其意而手足無(wú)措甚至幫倒忙的情況發(fā)生。
5、與所去之地的有關(guān)單位事先聯(lián)系，提供前往人員名單(包括姓名、性別、民族、職務(wù)等)，說(shuō)明此行目的和行程計劃等。
6、如果自己開(kāi)車(chē)，則要提前通知司機準備好車(chē)輛，帶好差旅費用、換洗衣物及常用藥品等。
7、時(shí)間觀(guān)念要強。隨員在征求領(lǐng)導意見(jiàn)后，要與司機等隨行人員約定好出發(fā)時(shí)間及行車(chē)路線(xiàn);外出中的所有活動(dòng)，隨員都要提前做好準備，按時(shí)召集其他隨行人員等候領(lǐng)導，不能讓領(lǐng)導等其他人。
8、要保持通訊聯(lián)系。在陪同領(lǐng)導外出時(shí)，一定要與領(lǐng)導及同行人員時(shí)刻保持聯(lián)系。因為在外出活動(dòng)中，情況隨時(shí)都可能發(fā)生變化。因此，隨員哪怕是短時(shí)間的單獨行動(dòng)也要與領(lǐng)導及同行人員保持聯(lián)絡(luò )的暢通。
9、入住賓館后，要讓同行者之間互相知曉對方所住的房間，要及時(shí)將同行者所住房號、內部電話(huà)撥法提供給領(lǐng)導，以便及時(shí)聯(lián)絡(luò )。
二、陪同領(lǐng)導外出應注意的禮儀
1、乘車(chē)行走
(1)陪同領(lǐng)導行走時(shí)，隨員應在領(lǐng)導后側半步位置跟從。(2)讓領(lǐng)導和客人先上車(chē)，自己后上。
(3)要主動(dòng)打開(kāi)車(chē)門(mén)，并以手示意，待領(lǐng)導和客人坐穩后再關(guān)門(mén)。一般車(chē)的右門(mén)為上、為先、為尊，所以應先開(kāi)右門(mén)，關(guān)門(mén)時(shí)切忌用力過(guò)猛。
(4)注意乘車(chē)座位。一般是右為上，左為下。如果領(lǐng)導有坐副駕駛的習慣則另當別論。在到達目的地后，隨員要提前下車(chē)為領(lǐng)導開(kāi)啟車(chē)門(mén)。陪同客人時(shí)，要坐在客人的左邊。
(5)乘電梯應遵循“先出后入”的規則，陪同領(lǐng)導乘坐電梯，若無(wú)人操作，隨行者應先進(jìn)后出，一邊操縱電梯，若有人操作，隨行者應后進(jìn)先出。
2、見(jiàn)面介紹、握手、交換名片
(1)如果走訪(fǎng)客戶(hù)，應先把客戶(hù)介紹給領(lǐng)導，如果對方領(lǐng)導是女士，則應先把領(lǐng)導介紹給對方。
(2)如果拜訪(fǎng)，如果對方身份較高，應先把領(lǐng)導介紹給對方。
(3)和對方的距離合適時(shí)才可伸出手。
(4)握手的力度要適宜，不可太緊，也不可顯得太隨意。
(5)握手時(shí)雙眼要正視對方，面露笑容。
(6)男士與女士握手時(shí)，要待女士伸出手后方可伸手，握手時(shí)間不要過(guò)長(cháng)。
(7)與對方領(lǐng)導握手，以其職位由高到低為序。
(8)交換名片時(shí)要雙手接遞，并說(shuō)謝謝。接到對方名片時(shí)，不要立即收起，要先觀(guān)看，以示尊重。
3、就坐
(1)參加會(huì )議時(shí)，除大型會(huì )議按桌牌就座外，一般要選擇既非主要位置有別于與被陪同領(lǐng)導聯(lián)絡(luò )的位置就座;如果是圓桌會(huì )議，是坐在桌前還是后排，則視與會(huì )人員的具體情況而定。
(2)就餐時(shí)，要分清主位、客位，把客位中主要位置讓給領(lǐng)導，且要等雙方主要領(lǐng)導就座后再入座;要注意安排好司機等通行的其他人員，因為接待方不可能認識所有來(lái)客。容易造成遺漏。
(3)會(huì )見(jiàn)時(shí)，主賓、主人席安排在面對正門(mén)位置，領(lǐng)導如果作為主賓座位應在主人右側，隨行人員則按職務(wù)高低在領(lǐng)導一側就座。主方的陪見(jiàn)人在主人左側按職務(wù)高低就座。
(4)會(huì )談時(shí)，雙邊會(huì )談常用長(cháng)方形或橢圓形桌子，賓主相對而坐，以正門(mén)為準，主人在背門(mén)一側，領(lǐng)導如果作為主賓應面向正門(mén)居中。如會(huì )談桌一端向正門(mén)，則以入門(mén)的方向為準，右為客方，左為主方。多邊會(huì )談，座位則按主辦方安排座位就坐。
4、言談要得當
(1)商務(wù)活動(dòng)要講普通話(huà)，聲音自然、清晰，音量、語(yǔ)速適中。
(2)語(yǔ)言文明，不講粗話(huà)。使用“您好、請稍候、麻煩您、抱歉、對不起、沒(méi)關(guān)系、謝謝、再見(jiàn)”等禮貌用語(yǔ)。
(3)在陪同領(lǐng)導外出時(shí)，說(shuō)話(huà)非常重要，什么時(shí)候該說(shuō)，什么時(shí)候不該說(shuō)，該說(shuō)時(shí)怎么說(shuō)都有講究。不該說(shuō)時(shí)說(shuō)了會(huì )失禮，該說(shuō)時(shí)不說(shuō)會(huì )誤事。
(4)當客戶(hù)對本單位、具體情況詢(xún)問(wèn)時(shí)要及時(shí)為領(lǐng)導當好助手，作出補充，不能越俎代皰。
(5)在領(lǐng)導與客戶(hù)談話(huà)時(shí)，可以根據具體情況插話(huà)，但一點(diǎn)要恰到好處，言之有物，大方得體。
5、與領(lǐng)導的配合
(1)如果客戶(hù)與領(lǐng)導是有直接的關(guān)系。作為隨從應該站在輔助的地位，和客戶(hù)初次見(jiàn)面時(shí)應該親切地寒暄，并且作適當的自我介紹，第一次就要給對方留下一個(gè)印象。在整個(gè)談話(huà)過(guò)程中，要不卑不亢，給人以良好的感覺(jué)。當客戶(hù)和領(lǐng)導談話(huà)時(shí)，應該細心地傾聽(tīng)。如果對方有問(wèn)題問(wèn)你，需要直接或間接地征詢(xún)領(lǐng)導的意見(jiàn)，然后給對方以滿(mǎn)意的回答。談判過(guò)程中，如果領(lǐng)導和客戶(hù)在某個(gè)方面爭論得比較激烈，要適時(shí)地從中打圓場(chǎng)。在商談結束時(shí)，無(wú)論成交還是不成交，都不要被當時(shí)的氣氛所影響，應盡賓主之儀，親切地道別，不要讓對方有這樣的評價(jià)：“這個(gè)公司的人怎么一點(diǎn)禮貌都不懂�！被蚴牵骸斑@個(gè)公司領(lǐng)導還不錯，可用人不太精明，怎么選了這么不懂禮貌的隨從�！�
(2)如果是請領(lǐng)導訪(fǎng)問(wèn)自己所熟悉的客戶(hù)。首先注意不要“越位”，應該將自己立于領(lǐng)導和客戶(hù)之間的中間人立場(chǎng)，使領(lǐng)導有許多講話(huà)的機會(huì )。在領(lǐng)導與客戶(hù)商談時(shí)，應該注意領(lǐng)導的談判技巧和應對方式，并且要充分掌握氣氛。氣氛過(guò)“熱”時(shí)，適當地“降溫”;氣氛過(guò)“冷”時(shí)，不時(shí)地“加溫”，解除尷尬，不失為中間人的身份。商談最終是為了本公司的利益。因此，不要太顯露地為本公司出力。當領(lǐng)導談判時(shí)進(jìn)一步向對方提問(wèn)時(shí)，可以若無(wú)其事地推動(dòng);當認為領(lǐng)導談判的內容不當或有必要進(jìn)行更正時(shí)，應該很在默契地助領(lǐng)導一臂之力。在陪同領(lǐng)導訪(fǎng)問(wèn)客戶(hù)時(shí)，配合他們，尊重他們，不僅能增進(jìn)上下級的關(guān)系，在客戶(hù)眼中看來(lái)，則是認為你是一個(gè)應對得體的好“幕僚”，從而提高公司的信譽(yù)。
(3)陪同領(lǐng)導調研時(shí)，應對所調研的課題有所了解和思考，在領(lǐng)導發(fā)問(wèn)后對不清楚的地方一定要問(wèn)清楚、弄明白、記準確。
(4)陪同領(lǐng)導赴宴時(shí)，要把握好說(shuō)話(huà)的時(shí)機和分寸，不能搶話(huà)說(shuō)、隨意說(shuō)，既不能無(wú)原則地、過(guò)分的恭維主客雙方的領(lǐng)導，也不能目無(wú)領(lǐng)導、唯我獨尊。
6、舉止得體
(1)隨員的舉手投足都應與自己的身份、所處場(chǎng)合相協(xié)調。在外活動(dòng)時(shí)應坐有坐相、站有站相、走有走相。
(2)如果是開(kāi)會(huì )，在進(jìn)入會(huì )場(chǎng)時(shí)應主動(dòng)把手機調到振動(dòng)檔位，無(wú)論是參加會(huì )議還是隨領(lǐng)導小范圍談話(huà)，接電話(huà)時(shí)都要離開(kāi)現場(chǎng)。
(3)隨領(lǐng)導參加重要會(huì )議或作講話(huà)時(shí)，如無(wú)極特殊情況一般不能打攪領(lǐng)導;如確需及時(shí)向領(lǐng)導匯報要盡量壓低聲音，減少影響面和影響程度。
7、衣著(zhù)、發(fā)式等儀表儀容
(1)著(zhù)裝應整齊潔凈，衣冠端正，莊重大方。
a. 男士不能穿背心、短褲、拖鞋，不能戴戒指;重要的商務(wù)活動(dòng)要穿西服、打領(lǐng)帶或穿其他正裝;著(zhù)裝時(shí)要扣好鈕扣，不得敞開(kāi)外衣，卷起褲腳、衣袖，領(lǐng)帶須系正，皮鞋要光亮。
b. 女士要穿職業(yè)套裝，鞋跟高低適中，襪口不得露在裙角或褲角之外。
(2)從事商務(wù)活動(dòng)前，隨行人員必須整理一次儀表，包括著(zhù)裝、儀容。
(3)與人交往熱情、友好，不卑不亢。在公眾場(chǎng)合應避免雙手叉腰、交叉胸前、插入衣褲兜內。撓頭、抓癢、挖、摳鼻孔;避免哼唱歌曲、吹口哨、跺腳、說(shuō)笑、喧嘩; 隨地吐痰、亂丟雜物;避免面對人咳嗽、打噴嚏等不良舉止。
(4)在禁止吸煙場(chǎng)所不吸煙。在外單位吸煙時(shí)，必須先征求主人同意。
8、適時(shí)“進(jìn)”與“退”
(1)在陪同領(lǐng)導外出參加會(huì )議、會(huì )談時(shí)，要確定自己是否應該在場(chǎng)，如不需參加時(shí)，則應要弄清自己應在駐地還是在場(chǎng)外等候。
(2)如屬領(lǐng)導的小范圍談話(huà)，要根據實(shí)際情況及時(shí)作出判斷自己是否需要回避。一般來(lái)說(shuō)，領(lǐng)導在會(huì )后或賓館住地等的小范圍談話(huà)，特別是遇到老朋友、老同學(xué)時(shí)，可能要說(shuō)一些不宜公開(kāi)的話(huà)和知心話(huà)，這時(shí)隨員者就應該禮貌的為領(lǐng)導沏上茶水，作一些簡(jiǎn)單的服務(wù)性工作后適時(shí)退出。有時(shí)本來(lái)是研究探討某個(gè)問(wèn)題，自己應當在場(chǎng)，但當領(lǐng)導們說(shuō)起一個(gè)自己不應了解的話(huà)題時(shí)，也應有意識的退出一會(huì )兒，估計此話(huà)題已說(shuō)完再返回。
9、守口如瓶在陪同領(lǐng)導外出期間，領(lǐng)導與隨行者之間談?wù)摰脑?huà)題和與其他人員之間談話(huà)的內容，除領(lǐng)導明確表示讓自己傳達的之外，其它內容決不可隨意透露，即使是餐桌上領(lǐng)導的玩笑話(huà)也不應隨便向外人提及。因為領(lǐng)導所說(shuō)的每一句話(huà)都是在某一特定環(huán)境下說(shuō)的。離開(kāi)了這個(gè)前提，就可能產(chǎn)生歧義，如果再傳就會(huì )走樣，給工作帶來(lái)影響。
10、會(huì )見(jiàn)和會(huì )談
(1)作為隨員應在會(huì )談與會(huì )見(jiàn)前要做好充分的準備工作。要掌握會(huì )談人姓名、職務(wù)、會(huì )談時(shí)間、地點(diǎn)、會(huì )談順序安排及有關(guān)事項。
(2)如對方到領(lǐng)導下榻處拜訪(fǎng)，則應以主人身份安排對方作為客人就座。
(3)領(lǐng)導與對方會(huì )見(jiàn)(會(huì )談)結束后，隨員應陪同領(lǐng)導送對方至車(chē)前或門(mén)口握別。
11、宴請客人
(1)根據宴請的性質(zhì)、目的、主賓的身份確定宴請規格、范圍、時(shí)間、地點(diǎn)。
(2)宴席前賓客到達時(shí)，隨員應陪同領(lǐng)導到門(mén)口迎接。
(3)按先女賓后男賓、先主賓后一般來(lái)賓的順序，引賓客進(jìn)入餐廳。
(4)宴請要考慮主賓的飲食習慣、民族、地區、身體狀況及其他特殊要求。
(5)桌次的高低以離主桌位置的遠近而定，右高、左低、近高、遠低。
(6)同一餐桌上席位的高低，以離主人的遠近而定。
(7)通常對門(mén)口或居中的桌是主桌，主桌對門(mén)口或居中的位置是主人位置。
(8)一般情況下，第一主人的右邊是第一主賓。
(9)宴席中，以領(lǐng)導與第一主賓交談為主，隨員不要主動(dòng)提話(huà)題，不要隨便插斷領(lǐng)導與第一主賓的交談。
(10)宴會(huì )中要文明敬酒、理智飲酒，正式場(chǎng)合只喝本人酒量的1/3。文明進(jìn)餐，不發(fā)出不雅聲響。
(11)用餐時(shí)不要趴在桌子上，不要大聲喧嘩。
(12)吃中餐時(shí)不整理菜肴，不劃拳，吃過(guò)魚(yú)、雞的骨頭放在盤(pán)子外側。
(13)為別人夾菜要使用公筷。
(14)使用牙簽時(shí)，要用左手遮住口部。
做秘書(shū)要點(diǎn)
一、命令或指示要經(jīng)過(guò)確認
任何工作都是從接受指示展開(kāi)第一步，假如連這個(gè)階段都處理不好，就不能期望有良好的工作表現。這就要求秘書(shū)聆聽(tīng)上司指示工作的時(shí)候，有幾點(diǎn)必須留意：
1、表現士氣高昂的態(tài)度。在接受一項任務(wù)時(shí)抱著(zhù)可有可無(wú)的態(tài)度，往往會(huì )使該過(guò)程流于公式化。相反地，若能表現出積極熱烈的反應，相信上司講解起來(lái)也會(huì )格外賣(mài)力。
2、自始至終專(zhuān)心聆聽(tīng)。不要中途打斷或搶先回答上司的說(shuō)明。即使心中懷有任何疑問(wèn)，也必須等他全部說(shuō)完后再提出。
3、不明白這處務(wù)必問(wèn)清楚。有些事情上司以為你已經(jīng)知道而省略不提，結果問(wèn)題往往就出在這里。因此，假如發(fā)現任何不明白的疑點(diǎn)，都應該鼓起勇氣問(wèn)到清楚為止。
4、確認內容。囫圇吞棗似地接受命令或指示是最冒險的行為，有時(shí)甚至等到完成后提出報告時(shí)，才發(fā)現自己徹尾完全搞錯。所以無(wú)論如何必須養成習慣，在上司說(shuō)完后確認其內容與各項重點(diǎn)。
二、不要忘了上司所交等的事情
有時(shí)候工作一忙，往往把上司交待處理的某件工作忘得一干二凈。此時(shí)，除了規規矩矩向上司道歉外，別無(wú)選擇。若因為一時(shí)提不起勇氣認錯而置之不理，反而會(huì )使事情更加惡化。
道歉時(shí)，若臉上掛著(zhù)虛假的笑臉，或強詞奪理地尋找各種借口，也會(huì )使對方更加惱火，倒不如干脆以謙虛的態(tài)度，坦白這是因為自己一時(shí)不慎而犯下的過(guò)錯。
但是這種情形只許一次，下不為例，假如三番兩次地重蹈覆轍，那么管你如何賠禮，也難以換回上司對你的評價(jià)。
三、辦公室拒絕閑聊
漫無(wú)邊際的閑聊，影響工作和學(xué)習�，F介紹四種表白無(wú)暇閑聊的婉轉方法：
1、啟示法。在自己工作場(chǎng)所的醒目處，寫(xiě)上“閑聊不過(guò)三分鐘”或魯迅的名言：“浪費自己的時(shí)間，等于慢性自殺;浪費別人的時(shí)間，等于謀財害命�！币源擞浭緛�(lái)客，謝絕閑聊。
2、工作法。當發(fā)現聊客朝自己走來(lái)，可立即埋頭工作，或眼睛注視空間，令聊客相信自己正在專(zhuān)心工作，讓其知趣離開(kāi)。
3、冷待法。當聊客打開(kāi)話(huà)匣子，自己保持冷談，只點(diǎn)頭或搖頭不予搭話(huà)，也可作簡(jiǎn)短的回答“是”或“不是”;若聊客仍然口惹懸河，則可起身做些雜務(wù)，令其掃興而去。
4、推遲法。如對方并未閑聊，或自己喜歡與其交談，但當時(shí)確無(wú)時(shí)間接待，可提議推遲在下班后或共同進(jìn)餐時(shí)進(jìn)行交談。
做秘書(shū)交往技巧
秘書(shū)在日常的工作交往當中，應當注意：
1、正確理解上司的指示，積極主動(dòng)與上司溝通。
秘書(shū)每天都要完成上司布置的很多工作，在上司指示工作時(shí)，應當對不清楚的細節加以確認核實(shí)，避免造成溝通上的誤解。有的秘書(shū)不習慣主動(dòng)與上司進(jìn)行溝通，上司布置任務(wù)之后，秘書(shū)立刻按照自己的理解去行動(dòng)，結果卻差強人意。例如，有位經(jīng)理對秘書(shū)說(shuō)：“請把這份文件處理一下”，秘書(shū)二話(huà)不說(shuō)就把文件塞進(jìn)了碎紙機。經(jīng)理大叫起來(lái)：“我是叫你去復印啊!”其實(shí)，秘書(shū)在粉碎文件之前，完全可以先向經(jīng)理核實(shí)：“您的意思是讓我把它粉碎掉嗎?”
2、忌不懂裝懂、硬著(zhù)頭皮亂做。
孔子說(shuō)“知之為知之，不知為不知，是智也”。有位秘書(shū)在工作之前從來(lái)沒(méi)有練習使用過(guò)傳真機，到了新單位之后上司讓她發(fā)一份傳真，結果在發(fā)的時(shí)候將傳真文件放反了，給客戶(hù)發(fā)了好幾次，發(fā)過(guò)去的都是白紙，導致客戶(hù)非常生氣，給工作造成了不小的損失。因此，秘書(shū)應當注重工作交往禮儀的實(shí)際訓練，有不懂的地方，一定要向他人虛心請教，只要自己擺正自己的位置、態(tài)度謙虛有禮，別人一般都會(huì )樂(lè )于指教。
3、正確對待錯誤與批評。
犯了錯誤的時(shí)候，不要怕丟面子，一定要勇于承認錯誤，并當面向他人道歉。遇到批評時(shí)，不要立刻就鬧情緒或哭哭啼啼，正確的做法是立刻檢點(diǎn)自己，“有則改之無(wú)則加勉”，只有認真總結經(jīng)驗才能真正取得進(jìn)步。
4、關(guān)系好不等于沒(méi)禮貌。
一位受大家喜愛(ài)和歡迎的秘書(shū)，一定是在工作場(chǎng)合懂得尊敬他人的秘書(shū)。有的時(shí)候大家一起工作的時(shí)間長(cháng)了，秘書(shū)與同事之間的關(guān)系會(huì )變得很熟悉，這時(shí)候容易犯的錯誤就是言行上過(guò)于隨意。例如，有的秘書(shū)與上司熟了，對上司常常直呼其名，上司一般也不會(huì )介意。但是遇到有上級領(lǐng)導或重要客戶(hù)來(lái)的時(shí)候，秘書(shū)仍然對上司直呼其名，這樣做就會(huì )讓上司非常尷尬，也會(huì )給上級領(lǐng)導或客人留下不好的印象。盡管關(guān)系熟，也不能忘記禮貌。工作場(chǎng)合不要隨意和他人稱(chēng)兄道弟或將上司稱(chēng)呼為“老大”。與他人勾肩搭背、拍拍打打，都是過(guò)于隨意的做法。
5、不要貪圖小便宜。
秘書(shū)在工作中要做到嚴格的“公私分明”，不要貪圖小便宜，否則會(huì )導致單位利益和個(gè)人形象受損。例如，不要用單位的電話(huà)打私人長(cháng)途電話(huà)，不要用單位的信紙寫(xiě)私人信件，不要用單位的紙張復印私人文本等等。與同事之間也要注意“禮尚往來(lái)”，不要隨意向他人借錢(qián)或借錢(qián)給他人，平時(shí)吃工作餐時(shí)，不要隨意讓別人給自己付帳。無(wú)論是對單位還是對他人，都不要白吃白喝，貪圖小便宜。
6、在工作交往當中與異性相處時(shí)，一定要注意分寸。
在工作中，男性和女性是平等的，不要歧視異性。要尊重異性，絕對不可對異性“動(dòng)手動(dòng)腳”或進(jìn)行言語(yǔ)上的騷擾。要盡量避免不必要的身體碰觸，也不要隨意侵犯對方的私人空間。單獨寒暄時(shí)，不要涉及兩性之間的話(huà)題。不要談?wù)摦愋缘纳眢w或對方隱私，也不要送貼身物品(如香水、首飾、內衣等)給異性同事。
7、盡量避免制造人際矛盾。
與他人溝通時(shí)，盡量采取當面溝通的方式。對人有意見(jiàn)或看法時(shí)，可以當面提出、當面探討，不要在背后對他人隨意訴說(shuō)，否則容易將本來(lái)可以擺在桌面上的溝通交流變成“小道消息和謠言滿(mǎn)天飛”，最終最受其害的還是自己，而自己正是那個(gè)“小道消息和謠言的始作俑者”�！昂檬虏怀鲩T(mén)，壞事傳千里”，背后可以說(shuō)別人好話(huà)，但一定不要在背后說(shuō)別人壞話(huà)。
8、要有寬容的心。
秘書(shū)每天可能會(huì )遇到各種各樣的人，當遇到自己不喜歡的人時(shí)，不要隨意給對方貼上“討厭”的標簽。要善于發(fā)現對方優(yōu)點(diǎn)，并向對方的長(cháng)處學(xué)習，在內心里寬容對方，學(xué)會(huì )和各種各樣的人融洽相處。
9、常常感謝他人。
得到他人的幫助，哪怕對方僅僅是給自己倒了一杯水，也要認真地說(shuō)一聲“謝謝”。懂得感恩的人，會(huì )讓他人感到助人的價(jià)值，并且樂(lè )于付出。
10、謹言慎行。
秘書(shū)在工作場(chǎng)所一定要言行謹慎。單位的休息室、洗手間是可以放松的場(chǎng)所，但同時(shí)也是單位的公共場(chǎng)所。在這些地方，常常會(huì )有其他部門(mén)的人或單位以外的人，因此，不要以為在這里可以放松的隨意說(shuō)笑或議論他人。如果被議論的人恰巧在你看不到的地方聽(tīng)到了你的言語(yǔ)，很可能會(huì )對單位的人際關(guān)系造成看不見(jiàn)的影響，嚴重時(shí)還會(huì )造成不可挽回的損失。同樣道理，在單位的電梯或走廊里，也不要隨便“發(fā)言”。在會(huì )議中或會(huì )見(jiàn)客人等正式的場(chǎng)合中，更要注意謹言慎行，不要給他人留下魯莽唐突的印象。
秘書(shū)人際關(guān)系的技巧
一是加強感情投資。感情投資，是現代領(lǐng)導工作的重要方法之一，也是秘書(shū)處理人際關(guān)系的有效方法之一。秘書(shū)在人際交往中，應注重感情投資，對交往對象要傾注真摯的情感，通過(guò)感情聯(lián)絡(luò )和感情交往，使對方感受到情感的愉悅，從而建立起良好的人際關(guān)系，推動(dòng)工作的順利進(jìn)行。但應注意的是，感情投資應是在原則、政策的允許中對他人的關(guān)心、信任和工作中的以情感人，以情悅人。
二是注意換位思考。換位思考，即與對象交換位置，站在對方的立場(chǎng)上去思考問(wèn)題。這是理解他人、全面認識問(wèn)題的良好方法，也是秘書(shū)處理人際關(guān)系的良好方法。在人際交往中，由于每個(gè)人的個(gè)性和社會(huì )角色不同，看問(wèn)題難免存在差異。己所不欲，勿施于人。在人際交往中，由于每個(gè)人的個(gè)性和社會(huì )角色有差異，看問(wèn)題的角度就不同，交往中難免發(fā)生沖突和矛盾。秘書(shū)在與人交往中，要學(xué)會(huì )換位思考，設身處地替對方著(zhù)想，將心比心，寬容待人，尋找溝通的最佳方法。這樣，就比較容易理解對方，化解矛盾，與人友好相處，改善人際關(guān)系。
三是堅持求同存異。萬(wàn)事萬(wàn)物都是在對立中有統一，在統一中有對立。求同存異也是影響秘書(shū)人際關(guān)系的主要因素之一。在秘書(shū)的人際交往中，雙方如果在認知上趨同，就容易產(chǎn)生共鳴，容易相互理解、支持與合作；如果認知不統一，就容易產(chǎn)生矛盾，引起雙方的摩擦和糾紛。秘書(shū)在處理人際關(guān)系時(shí)，要正視差異的存在，不應過(guò)分強求一致，要做到求大同、存小異，大事講原則、小事講風(fēng)格。
秘書(shū)處理不同人際關(guān)系的技巧
一是處理好與領(lǐng)導的關(guān)系。秘書(shū)與領(lǐng)導的關(guān)系是秘書(shū)人際關(guān)系中最重要的關(guān)系，從秘書(shū)與領(lǐng)導關(guān)系的特征來(lái)看，它屬于秘書(shū)人際關(guān)系中的首屬關(guān)系。秘書(shū)是領(lǐng)導的參謀助手，是為領(lǐng)導服務(wù)的。領(lǐng)導是一個(gè)機關(guān)單位的決策者和指揮者，對單位負有重大的責任。一般情況下，領(lǐng)導者多數是由一些德才兼備、經(jīng)驗豐富的人來(lái)?yè)蔚�，他們一般具有較高的威信，深受群眾的擁護和支持。秘書(shū)人員要想處理好與領(lǐng)導的關(guān)系，必須首先增強角色意識，樹(shù)立服務(wù)觀(guān)念。
首先要維護領(lǐng)導的威信。一個(gè)秘書(shū)人員在任何情況下都不能故意破壞領(lǐng)導的威信，不能散布有損領(lǐng)導威信的言論。即使領(lǐng)導者在工作中出現了差錯或失誤，也不能亂發(fā)議論，應通過(guò)正當的方式和渠道反映，以求得合理妥善的解決。
其次要尊重領(lǐng)導的職權。秘書(shū)人員是服務(wù)性人員，不是決策者，因此必須按職責規定辦事，不能越職代權，借領(lǐng)導的名義發(fā)號施令。秘書(shū)必須明確自己為領(lǐng)導服務(wù)的界限，克服那種自己的意見(jiàn)未被采納，就委屈失望的心理。在處理一些較重要的事情時(shí)，應該及時(shí)向領(lǐng)導匯報請示，而不能自作主張。
第三要體諒領(lǐng)導的困難，為領(lǐng)導分憂(yōu)。一個(gè)領(lǐng)導者不是全能的，在工作中會(huì )遇到很多困難。秘書(shū)要積極地去幫助領(lǐng)導克服這些困難，多出主意，多提供服務(wù)，盡可能解除領(lǐng)導的后顧之憂(yōu)，真正做到和領(lǐng)導同甘苦、共患難，這樣才有可能和領(lǐng)導密切關(guān)系，建立起深厚的感情。如果一個(gè)秘書(shū)在領(lǐng)導遇到困難時(shí)袖手旁觀(guān)，就會(huì )傷害相互的感情，惡化相互的關(guān)系。這是秘書(shū)人員必須注意的。
第四要提高自身素養，增強辦事能力。秘書(shū)要處理好與領(lǐng)導的關(guān)系，關(guān)鍵在于做好本職工作，提供有效服務(wù)。要誠實(shí)而不弄虛作假、當參謀而不自以為是、公正而不搬弄是非、受批評而不急不怨。
二是處理好與同事的關(guān)系。秘書(shū)是領(lǐng)導與同事的橋梁。由于秘書(shū)的特殊地位，要處理好與同事的關(guān)系有其復雜性。因此，秘書(shū)人員和同事關(guān)系融洽，需要注意以下幾個(gè)方面。要了解同事，關(guān)心同事。了解同事，這是與同事相處的最起碼的條件。只有真誠關(guān)心同事，才能取得同事間的相互理解、相互信任。要以誠待人。要講究分寸，善于溝通。秘書(shū)常在領(lǐng)導與同事之間起著(zhù)居中協(xié)調及上下意見(jiàn)溝通的作用。當傳達領(lǐng)導的意圖給全體同事時(shí)，稍不留心，言辭過(guò)重，便有發(fā)號施令之嫌。這時(shí)，要注意自己的態(tài)度、語(yǔ)氣。若是傳達不受歡迎的意見(jiàn)給同事時(shí)，應做到能在談笑之間完成。反映同事的意見(jiàn)給領(lǐng)導時(shí)，要深入實(shí)地考察、分析，衡量得失，并如實(shí)反映。
三是處理好與外界的關(guān)系。秘書(shū)在積極處理與組織內部的關(guān)系的同時(shí)，不能忽視與組織外部的關(guān)系。秘書(shū)在處理與外界的關(guān)系時(shí)，要注意以下幾點(diǎn)：首先要注意目的。與外界進(jìn)行交往的時(shí)候，考慮問(wèn)題一定要站在組織或者領(lǐng)導的角度。其次要注意身份。秘書(shū)在涉及外界的人際關(guān)系時(shí)都是工作關(guān)系，而不是個(gè)人間的交往。第三要廣結良緣。這會(huì )使秘書(shū)的形象富有親和力，使秘書(shū)的工作保持通暢的狀態(tài)，提高效能。第四要樹(shù)立形象。在交往中注重塑造和樹(shù)立組織形象，提高所在組織的美譽(yù)度。
秘書(shū)溝通技巧
一、守本分，讓領(lǐng)導放心
1、不要越位
越位包括兩方面，一方面對領(lǐng)導，秘書(shū)不能代領(lǐng)導做決策，凡事要在自己的權力范圍內進(jìn)行；一方面對同事，不要自以為是二把手，同事尊重你，不代表你能對他們發(fā)號施令。
2、不要多言
即便你通過(guò)對領(lǐng)導長(cháng)期的觀(guān)察，知道他下一步可能采取的行動(dòng)，也不要在他宣布最終決定前擅自行動(dòng)。對于公司機密更要做到一問(wèn)三不知，手頭消息多這可不是你炫耀的資本。
3、不要多問(wèn)
這里特別是有關(guān)領(lǐng)導的私人生活，只吩咐你去做，沒(méi)有過(guò)多說(shuō)明的，就不要好奇去問(wèn)。很多領(lǐng)導把家庭生活當作隱私，領(lǐng)導的隱私你探聽(tīng)不得。
二、有眼色，讓領(lǐng)導省心
1、眼里有事
眼里有事是指秘書(shū)不需要領(lǐng)導吩咐就能發(fā)現那些需要自己做的工作，例如領(lǐng)導幾天后要參加某個(gè)會(huì )議，那將與會(huì )議有關(guān)的資料提前準備好就是“我要做”的事。
2、學(xué)會(huì )擋駕
推銷(xiāo)電話(huà)是秘書(shū)需要準確判斷擋駕的。那如果是領(lǐng)導的丈母娘打來(lái)電話(huà)呢？電話(huà)里她怎么也不肯說(shuō)自己是誰(shuí)怎么辦？這需要秘書(shū)日常留心領(lǐng)導的社會(huì )關(guān)系，盡量能從語(yǔ)氣、聲音、電話(huà)號碼等方面來(lái)分辨來(lái)者何人。
三、能忠心，讓領(lǐng)導貼心
1、功高不震主
新領(lǐng)導遇到老秘書(shū)時(shí)，救場(chǎng)幫了領(lǐng)導時(shí)，你怎么擺正自己的位置？記住，作為秘書(shū)，你幫助領(lǐng)導再多都是分內事。為領(lǐng)導處理瑣碎、排憂(yōu)解難正是秘書(shū)職責所在。
2、細心不計較
秘書(shū)瑣事多，細心很重要。但時(shí)間長(cháng)了可能覺(jué)得自己勞苦功高，以至心態(tài)不平衡。這時(shí)秘書(shū)要調整心態(tài)，明白自己的位置，盡量向領(lǐng)導對秘書(shū)工作的標準要求看齊。
3、及時(shí)背黑鍋
股東會(huì )上領(lǐng)導忘帶文件、同事面前領(lǐng)導責怪錯人，發(fā)生這些影響領(lǐng)導形象的事情，你及時(shí)出現當眾向領(lǐng)導認錯背黑鍋，領(lǐng)導當眾人面罵你，背后卻十分感激你。
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