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秘書(shū)做好會(huì )議記錄的技巧和注意事項
任何一次成功的會(huì )議，都缺少不了秘書(shū)的創(chuàng )造性和服務(wù)性勞動(dòng)。僅圍繞會(huì )議議題，秘書(shū)人員做好會(huì )議記錄，就要付出許多的精力和汗水。因此，本文對秘書(shū)人員做好會(huì )議記錄中的技巧和注意事項作一探討，從一個(gè)側面來(lái)認識秘書(shū)在會(huì )議中的職責。
一、會(huì )前記錄準備
選好記錄人員是做好記錄的關(guān)鍵。記錄人員需要有良好的素質(zhì)，要有認真負責的態(tài)度，具備秘書(shū)工作知識，掌握基本技能，如果能學(xué)會(huì )速記就更好。同時(shí)也需要實(shí)際訓練，提高記錄速度。會(huì )議一般要有相對固定的記錄人員。專(zhuān)人負責，可以熟悉出席人員，了解會(huì )議有關(guān)內容，熟練掌握記錄基本方法。如果是臨時(shí)指派的人員，會(huì )務(wù)工作負責人就必須向其交代清楚記錄要求，必要時(shí)會(huì )前做些適當的輔導。
記錄人員要準備好記錄工具。一要準備足夠的鋼筆、鉛筆、筆記本和用于會(huì )議記錄的紙張。會(huì )議記錄可采用統一制發(fā)的會(huì )議記錄本或記錄紙，使用灌注有黑色、藍黑色墨水的鋼筆。若用圓珠筆，也必須是經(jīng)國家檔案局鑒定的，這種圓珠筆芯上標有“DA”(檔案的拼音字頭)標記。二要準備錄音機等現代記錄工具作為手工記錄的補充。使用錄音機時(shí)要備有足夠的磁帶，重要的會(huì )議要有錄音，從而使整理會(huì )議記錄時(shí)“有據可依”，定期召開(kāi)的會(huì )議一般不錄音。但記錄人員不能迷信錄音機，不能凡會(huì )錄音，而當場(chǎng)不手工記錄，指望會(huì )議結束后根據錄音來(lái)整理。其實(shí)會(huì )后根據錄音整理，往往要花費會(huì )上好幾倍的時(shí)間，記錄速度慢，不易把握重點(diǎn)。要提倡會(huì )后將書(shū)面會(huì )議記錄對照錄音校對，保證記錄準確無(wú)誤。還可選擇筆記本電腦、電子記事本等工具來(lái)記錄會(huì )議信息。
記錄人員在開(kāi)會(huì )前要提前到達會(huì )場(chǎng)，并落實(shí)好用作會(huì )議記錄的位置。安排記錄席位時(shí)要注意盡可能靠近主持人和發(fā)言人，或擴音設備旁，便于準確清晰地聆聽(tīng)他們講話(huà)內容。從某種程序上談，記錄人員比一般與會(huì )人員更為重要，安排記錄席位要充分考慮其工作的便利性。
二、會(huì )間記錄服務(wù)
會(huì )議記錄是會(huì )議內容和過(guò)程的真實(shí)憑證。一份完整、簡(jiǎn)潔、條理清楚的會(huì )議記錄可以作為今后回顧已討論過(guò)的事務(wù)查閱參考的憑證。記錄必須體現會(huì )議的實(shí)際進(jìn)程、會(huì )議的主要情況、發(fā)言的主要內容和意見(jiàn)，必須記錄完整，不能遺漏。要清楚而簡(jiǎn)潔地記載會(huì )議進(jìn)程，不要與詳細報告或載錄混淆起來(lái)。記錄應做到條理清楚，內容表述要準確真實(shí)，不要含糊，更不能有任何內容錯誤。記錄人員應當有高度的責任心，以嚴肅認真的態(tài)度忠實(shí)記錄發(fā)言人的原意，重要的意思應記原話(huà)，不得任意取舍增刪。
會(huì )議記錄一般使用統一標準的記錄本，應該記錄的內容大體有：會(huì )議名稱(chēng)，包括會(huì )議的全稱(chēng)及屆次;時(shí)間，會(huì )議起止的具體時(shí)間;會(huì )議地點(diǎn);到會(huì )人，包括出席人、列席人、主持人;缺席人，包括缺席人姓名及缺席原因;記錄人;會(huì )議議題;討論經(jīng)過(guò);議決事項等。記錄一般采用筆錄方式，或用錄音等會(huì )后整理的方式。從記錄的詳細程度來(lái)看，記錄可采用詳錄和摘錄兩種方式。重要會(huì )議需要詳細記錄，要求做到“有言必錄”，包括發(fā)言中的插話(huà)。這種記錄除了要用速記方法外，還可借助錄音器材。日常會(huì )議通常采用摘要記錄的方法，選擇那些與會(huì )議主題相關(guān)的內容進(jìn)行記錄。這種方法要舍棄一些內容，記錄主要精神。詳錄和摘錄這兩種方法有時(shí)需要結合起來(lái)運用，即使摘錄，重要發(fā)言、議決事項也需要詳錄。
記錄人員的筆記要流暢，易于理解，同時(shí)不失真，就得掌握記錄的技巧。一“快”，書(shū)寫(xiě)運筆要快。字要寫(xiě)得小一些、輕一點(diǎn)，多寫(xiě)連筆字。二“要”，擇要而記。就記錄一次會(huì )議來(lái)說(shuō)，要圍繞議題，主持人和主要領(lǐng)導同志發(fā)言的中心思想，與會(huì )者的不同意見(jiàn)或有爭議的問(wèn)題，結論性意見(jiàn)、決定或決議等作記錄。就記錄一個(gè)人的發(fā)言來(lái)說(shuō)，要記其發(fā)言要點(diǎn)、主要論據和結論，可以不記論證過(guò)程。就記一句話(huà)來(lái)說(shuō)，要記這句話(huà)的中心詞，修飾語(yǔ)一般可以不記。三“省”，在記錄中正確使用省略法。使用簡(jiǎn)稱(chēng)、簡(jiǎn)化詞語(yǔ)和統稱(chēng)，省略詞語(yǔ)和句中的附加成分。四“代”，較為簡(jiǎn)便的寫(xiě)法代替復雜的寫(xiě)法。如用姓代替全名，筆畫(huà)少易寫(xiě)的同音字代替筆畫(huà)多難寫(xiě)的字，數字和國際通用符號代替文字，漢語(yǔ)拼音代替生詞難字，外語(yǔ)符號代替某些詞匯等。
三、會(huì )后整理完善
會(huì )議紀要內容的來(lái)源是會(huì )議記錄。因此，會(huì )后及時(shí)整理好會(huì )議記錄很重要。由于現場(chǎng)記錄十分緊張，字跡不可能很清晰，而且每個(gè)人都有一套適合自己的現場(chǎng)記錄法，有些常用術(shù)語(yǔ)，當場(chǎng)記錄時(shí)往往簡(jiǎn)化了，不及時(shí)整理，隔時(shí)一久，有些問(wèn)題就搞不清楚了。整理時(shí)，一方面要把簡(jiǎn)化的語(yǔ)句盡可能完善，另一方面要把多余的“這個(gè)”、“那個(gè)”等口頭禪去掉，盡可能做到語(yǔ)言文字規范化，當然不能變動(dòng)原意。對于不清楚不明白空缺的內容，要及時(shí)請教發(fā)言人進(jìn)行完善，或者對照錄音進(jìn)行補充完整。
整理好的會(huì )議記錄，一般都應存檔。有些會(huì )議記錄對會(huì )后的工作至關(guān)重要，對于這類(lèi)會(huì )議應該迅速建立專(zhuān)門(mén)的檔案，除會(huì )議記錄外，與會(huì )者的名單、聯(lián)系地址、會(huì )議的組織情況、下一步編印的會(huì )議紀要和其它有關(guān)資料也應視情況一并存檔。將會(huì )議資料歸檔，不僅便于查找，而且對組織下一次類(lèi)似會(huì )議也有參考價(jià)值。
四、傾聽(tīng)的注意事項
傾聽(tīng)是記錄人員從會(huì )議上吸收信息的主要渠道和方式，是其參加會(huì )議主要任務(wù)。當會(huì )議的忠實(shí)聽(tīng)眾，應該是記錄人員扮好會(huì )議角色的基本要求。
1.耳到心到。要做到“耳到”，無(wú)論遇到自己感不感興趣的話(huà)題，或者發(fā)言者對不對自己的口味，記錄人員都必須調整好自己的心態(tài)，全身心投入聆聽(tīng)。傾聽(tīng)應該是用心聽(tīng)講，專(zhuān)心聽(tīng)取每位與會(huì )者的講話(huà)發(fā)言，領(lǐng)會(huì )講話(huà)內容，思考發(fā)言的內涵，要聽(tīng)出弦外之音。
2.聚精會(huì )神。記錄人員傾聽(tīng)時(shí)要神情專(zhuān)注。專(zhuān)心聽(tīng)取會(huì )議發(fā)言，是對發(fā)言者的尊重，也是會(huì )議的基本紀律。會(huì )場(chǎng)上心不在焉，三心二意，左顧右盼，旁若無(wú)人，只能是自掉身價(jià)，損壞了秘書(shū)人員良好的形象。
3.苦練坐功。學(xué)會(huì )傾聽(tīng)，要學(xué)會(huì )端坐，正所謂“坐有坐相”。記錄人員要有正確的坐姿，在會(huì )議過(guò)程中盡可能自始自終正襟危坐。同時(shí)還要坐得住，不能輕易離席，進(jìn)出會(huì )場(chǎng)，這樣會(huì )中斷記錄內容。不要抽煙，頻繁喝茶，這樣容易打斷記錄思路。
4.排除干擾。記錄人員的手機一般不要關(guān)閉，可將通訊設備設在靜音振動(dòng)狀態(tài)，以備撥打接聽(tīng)與會(huì )議有關(guān)電話(huà)，無(wú)關(guān)電話(huà)一律不接。若自己的鄰座健談，不斷要與自己私下交談，記錄人員要設法婉拒，告知自己在專(zhuān)司記錄，無(wú)暇交流。
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