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秘書(shū)日常工作注意事項
隨著(zhù)社會(huì )發(fā)展，辦公室需要處理的事務(wù)工作涉及的范圍越來(lái)越廣，復雜性也越來(lái)越強。面對繁雜的工作，如何處理才能做到得體、得當、得心?秘書(shū)在日常的工作交往當中，應當注意：
1、正確理解上司的指示，積極主動(dòng)與上司溝通。
秘書(shū)每天都要完成上司布置的很多工作，在上司指示工作時(shí)，應當對不清楚的細節加以確認核實(shí)，避免造成溝通上的誤解。有的秘書(shū)不習慣主動(dòng)與上司進(jìn)行溝通，上司布置任務(wù)之后，秘書(shū)立刻按照自己的理解去行動(dòng)，結果卻差強人意。例如，有位經(jīng)理對秘書(shū)說(shuō)：“請把這份文件處理一下”，秘書(shū)二話(huà)不說(shuō)就把文件塞進(jìn)了碎紙機。經(jīng)理大叫起來(lái)：“我是叫你去復印啊!”其實(shí)，秘書(shū)在粉碎文件之前，完全可以先向經(jīng)理核實(shí)：“您的意思是讓我把它粉碎掉嗎?”
2、忌不懂裝懂、硬著(zhù)頭皮亂做。
孔子說(shuō)“知之為知之，不知為不知，是智也”。有位秘書(shū)在工作之前從來(lái)沒(méi)有練習使用過(guò)傳真機，到了新單位之后上司讓她發(fā)一份傳真，結果在發(fā)的時(shí)候將傳真文件放反了，給客戶(hù)發(fā)了好幾次，發(fā)過(guò)去的都是白紙，導致客戶(hù)非常生氣，給工作造成了不小的損失。因此，秘書(shū)應當注重工作交往禮儀的實(shí)際訓練，有不懂的地方，一定要向他人虛心請教，只要自己擺正自己的位置、態(tài)度謙虛有禮，別人一般都會(huì )樂(lè )于指教。
3、正確對待錯誤與批評。
犯了錯誤的時(shí)候，不要怕丟面子，一定要勇于承認錯誤，并當面向他人道歉。遇到批評時(shí)，不要立刻就鬧情緒或哭哭啼啼，正確的做法是立刻檢點(diǎn)自己，“有則改之無(wú)則加勉”，只有認真總結經(jīng)驗才能真正取得進(jìn)步。
4、關(guān)系好不等于沒(méi)禮貌。
一位受大家喜愛(ài)和歡迎的秘書(shū)，一定是在工作場(chǎng)合懂得尊敬他人的秘書(shū)。有的時(shí)候大家一起工作的時(shí)間長(cháng)了，秘書(shū)與同事之間的關(guān)系會(huì )變得很熟悉，這時(shí)候容易犯的錯誤就是言行上過(guò)于隨意。
例如，有的秘書(shū)與上司熟了，對上司常常直呼其名，上司一般也不會(huì )介意。但是遇到有上級領(lǐng)導或重要客戶(hù)來(lái)的時(shí)候，秘書(shū)仍然對上司直呼其名，這樣做就會(huì )讓上司非常尷尬，也會(huì )給上級領(lǐng)導或客人留下不好的印象。盡管關(guān)系熟，也不能忘記禮貌。工作場(chǎng)合不要隨意和他人稱(chēng)兄道弟或將上司稱(chēng)呼為“老大”。與他人勾肩搭背、拍拍打打，都是過(guò)于隨意的做法。
5、不要貪圖小便宜。
秘書(shū)在工作中要做到嚴格的“公私分明”，不要貪圖小便宜，否則會(huì )導致單位利益和個(gè)人形象受損。例如，不要用單位的電話(huà)打私人長(cháng)途電話(huà)，不要用單位的信紙寫(xiě)私人信件，不要用單位的紙張復印私人文本等等。與同事之間也要注意“禮尚往來(lái)”，不要隨意向他人借錢(qián)或借錢(qián)給他人，平時(shí)吃工作餐時(shí)，不要隨意讓別人給自己付帳。無(wú)論是對單位還是對他人，都不要白吃白喝，貪圖小便宜。
6、在工作交往當中與異性相處時(shí)，一定要注意分寸。
在工作中，男性和女性是平等的，不要歧視異性。要尊重異性，絕對不可對異性“動(dòng)手動(dòng)腳”或進(jìn)行言語(yǔ)上的騷擾。要盡量避免不必要的身體碰觸，也不要隨意侵犯對方的私人空間。單獨寒暄時(shí)，不要涉及兩性之間的話(huà)題。不要談?wù)摦愋缘纳眢w或對方隱私，也不要送貼身物品(如香水、首飾、內衣等)給異性同事。
7、盡量避免制造人際矛盾。
與他人溝通時(shí)，盡量采取當面溝通的方式。對人有意見(jiàn)或看法時(shí)，可以當面提出、當面探討，不要在背后對他人隨意訴說(shuō)，否則容易將本來(lái)可以擺在桌面上的溝通交流變成“小道消息和謠言滿(mǎn)天飛”，最終最受其害的還是自己，而自己正是那個(gè)“小道消息和謠言的始作俑者”。“好事不出門(mén)，壞事傳千里”，背后可以說(shuō)別人好話(huà)，但一定不要在背后說(shuō)別人壞話(huà)。
8、要有寬容的心。
秘書(shū)每天可能會(huì )遇到各種各樣的人，當遇到自己不喜歡的人時(shí)，不要隨意給對方貼上“討厭”的標簽。要善于發(fā)現對方優(yōu)點(diǎn)，并向對方的長(cháng)處學(xué)習，在內心里寬容對方，學(xué)會(huì )和各種各樣的人融洽相處。
9、常常感謝他人。
得到他人的幫助，哪怕對方僅僅是給自己倒了一杯水，也要認真地說(shuō)一聲“謝謝”。懂得感恩的人，會(huì )讓他人感到助人的價(jià)值，并且樂(lè )于付出。
10、謹言慎行。
秘書(shū)在工作場(chǎng)所一定要言行謹慎。單位的休息室、洗手間是可以放松的場(chǎng)所，但同時(shí)也是單位的公共場(chǎng)所。在這些地方，常常會(huì )有其他部門(mén)的人或單位以外的人，因此，不要以為在這里可以放松的隨意說(shuō)笑或議論他人。如果被議論的人恰巧在你看不到的地方聽(tīng)到了你的言語(yǔ)，很可能會(huì )對單位的人際關(guān)系造成看不見(jiàn)的影響，嚴重時(shí)還會(huì )造成不可挽回的損失。同樣道理，在單位的電梯或走廊里，也不要隨便“發(fā)言”。在會(huì )議中或會(huì )見(jiàn)客人等正式的場(chǎng)合中，更要注意謹言慎行，不要給他人留下魯莽唐突的印象。
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