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word文檔處理技巧六則解讀
作為 Office 套件的核心程序， Word 提供了許多易于使用的文檔創(chuàng )建工具，同時(shí)也提供了豐富的功能集供創(chuàng )建復雜的文檔使用。哪怕只使用 Word 應用一點(diǎn)文本格式化操作或圖片處理，也可以使簡(jiǎn)單的文檔變得比只使用純文本更具吸引力。下面請看小編分享的word文檔處理技巧五則解讀，希望對你有幫助。
1、處理Word文檔的命令和技巧
用標題分割內容
創(chuàng )建大型Word文檔時(shí)，最好用標題把包含不同主題的頁(yè)面分割開(kāi)來(lái)。使用標題方便閱讀者分層次閱讀文檔，使得他們能夠很容易地找到各個(gè)主題。
要格式化標題，最簡(jiǎn)單的方法是使用樣式，比如默認標題樣式"標題1"、"標題2"等。用樣式格式化標題時(shí)，你可以很容易地得到文檔內容目錄。
要把樣式應用到標題，請先用鼠標選中標題文字，然后從"格式"工具條的"樣式"下拉列表框選擇樣式。如果你找不到自己想要的樣式，點(diǎn)擊樣式下拉列表的時(shí)候按住"Shift鍵"就可以顯示出完整的樣式清單。如果要把文字格式轉化成三種主要的標題樣式——"標題1"、"標題2"、"標題3"的話(huà)，你可直接使用鍵盤(pán)快捷方式，它們分別是："Ctrl+Alt+1"、"Ctrl+Alt+2"、"Ctrl+Alt+3"。
用默認樣式格式化標題的優(yōu)點(diǎn)之一在于它有生成內容目錄的能力。要生成內容目錄，你只需把光標移到要插入目錄的位置(通常是文檔開(kāi)頭)，然后選擇菜單"插入/索引和目錄"，選擇"目錄"選項卡，點(diǎn)擊"確定"按鈕。Word將自動(dòng)在光標所在位置插入一個(gè)目錄。
用結構圖快速導航
用樣式格式化文檔標題的另外一個(gè)優(yōu)點(diǎn)在于，我們可以方便地利用文檔結構圖進(jìn)行快速導航。要查看文檔結構圖，請選擇菜單"視圖/文檔結構圖"，此時(shí)屏幕的左邊就會(huì )顯示出文檔的標題列表。點(diǎn)擊這個(gè)列表中的任意一個(gè)標題，文檔主編輯區就會(huì )自動(dòng)轉到該標題所在位置。
如果你使用的是Word 2000，大型文檔既可以用內容目錄導航，也可以用文檔結構圖導航。內容目錄中的每一項都是指向文檔中相應標題的超級鏈接，點(diǎn)擊任意一項你就可以轉到文檔的相應部分。要快速返回文檔的開(kāi)頭，你只要按下"Ctrl+Home"鍵即可。
導航大型文檔的另外一種方法是使用"編輯"菜單的"查找"功能查找特定的文字。例如，假設你要查找文檔中介紹"購機選擇"的那一部分，你可以直接搜索"購機選擇"這幾個(gè)字。倘若文檔中這幾個(gè)字出現次數不是很多，在"查找和替換"對話(huà)框中你可以點(diǎn)擊"查找"以及"查找下一次"按鈕查找單詞的下一次匹配，找到正確的位置之后點(diǎn)擊"取消"按鈕即可。
為圖形加上題注
當你在文檔中加入圖形和圖表時(shí)，不要忘了對它們進(jìn)行編號并加上說(shuō)明。在Word中，為圖形加上題注是很方便的：先選中圖形，然后選擇菜單"插入/題注"，在對話(huà)框中輸入對圖形的說(shuō)明，最后點(diǎn)擊"確定"，Word將自動(dòng)對圖形進(jìn)行編號并加上說(shuō)明。如果你以后在這個(gè)圖形之前加上了其他圖形，或者刪除了這個(gè)圖形之前的圖形，則Word將自動(dòng)修改圖形編號。
如果你想要在文檔內部引用圖形的題注，你首先必須把題注轉換成圖文框。然后，把光標移到需要插入題注引用的地方，選擇菜單"插入/交叉引用"，從"引用類(lèi)型"列表，選擇"圖表"，從"引用內容"列表選擇你想要的引用類(lèi)型，在"引用哪一個(gè)題注"中選擇正確的題注，最后點(diǎn)擊"插入"按鈕�，F在文檔中插入了對指定圖形題注的引用。如果由于圖形的前面加上或者刪除了其他圖形而導致圖形編號改變，文檔將自動(dòng)地進(jìn)行相應的更新。
2、Word2000的六項重要設置
一.度量單位
word中的度量單位有厘米、毫米、磅(1厘米約等于28.35磅)、英寸和十二點(diǎn)活字(1個(gè)十二點(diǎn)活字等于12磅)五種�？稍�"工具→選項"的"常規"選項卡上選定使用哪一種度量單位。
"度量單位"下拉列表框的下面還有一個(gè)"使用字符單位"復選框，如果將其選中，無(wú)論選定了哪種度量單位，視圖標尺上的刻度值是"字符";"格式"→"段落"對話(huà)框的"縮進(jìn)和間距"選項卡上"縮進(jìn)"以"字符"來(lái)度量，"段前"、"段后"以"行"來(lái)度量。
二.取消word97不支持的功能
在"工具→選項"的"保存"選項卡上有一個(gè)"取消word97不支持的功能"的復選框。
一旦選中該復選框，就無(wú)法使用word97不支持的功能，如在表格單元格中插入表格的功能。具體表現為：當光標移入表格單元格中后，"表格→插入"選單下的"插入表格"命令以及表格工具欄上"插入表格"按鈕無(wú)法使用。
三.即點(diǎn)即輸
在"工具→選項"的"編輯"選項卡上有一個(gè)"即點(diǎn)即輸"選項區，共有兩項設置，即"啟用‘即點(diǎn)即輸'"復選框和"默認段落樣式"下拉列表框。需使用即點(diǎn)即輸功能，則應選中"啟用‘即點(diǎn)即輸'"復選框，然后在"默認段落樣式"下拉列表框中選定所需的段落樣式(缺省值為"正文")。
四.嵌入truetype字體
當文檔中包含某些特殊字體(一般電腦上不安裝的字體)，如office2000所帶的繁體字———mingliu，為了能在其它未裝特殊字體的電腦上能正常打開(kāi)該文檔，可在文檔中嵌入truetype字體。方法是：將"工具→選項"的"保存"選項卡上的"嵌入truetype字體"復選框選中。
由于一個(gè)truetype字體文件的長(cháng)度，小則數兆，大則十多兆，所以嵌入truetype字體后，文檔長(cháng)度一般將增至數十兆，給編輯、使用帶來(lái)極大不便。如果再選中"只嵌入所用字符"復選框，則文檔的長(cháng)度不會(huì )增大很多，但在其它電腦上不能編輯文檔中特殊字體部分的內容。
五.首行縮進(jìn)
是否選用首行縮進(jìn)功能，可在"段落"→"縮進(jìn)和間距"→"特殊格式"下拉列表框中設定。如果不選用，則必須將"工具→自動(dòng)更正"的"鍵入時(shí)自動(dòng)套用格式"和"自動(dòng)套用格式"選項卡上的"首行縮進(jìn)"復選框取消。
如果選用首行縮進(jìn)功能，則選中"工具"→"選項"對話(huà)框"常規"選項卡上的"使用字符單位"復選框。這樣"首行縮進(jìn)"的距離值就以字符來(lái)度量，從而省略每次改變字體大小后，重新設定"度量值"的工作。
六.文檔網(wǎng)格
在"文件→頁(yè)面設置→文檔網(wǎng)格"選項卡上有四種選擇，即："無(wú)網(wǎng)格"、"只指定行網(wǎng)格"(默認)、"指定行網(wǎng)格和字符網(wǎng)格"和"文字對齊字符網(wǎng)格"。用戶(hù)可以根據編輯文檔的類(lèi)型，選用其中的某一種。
編輯普通文檔時(shí)，宜選擇"無(wú)網(wǎng)格"。這樣能使文檔中所有段落樣式文字的實(shí)際行間距均與其樣式中的規定一致。
編輯圖文混排的長(cháng)文檔時(shí)，則應選擇"指定行網(wǎng)格和字符網(wǎng)格"。否則重新打開(kāi)文檔時(shí)，會(huì )出現圖件不在原處的情況。
3、利用Word 2000閱讀電子文檔
時(shí)下隨著(zhù)大量免費電子郵件雜志的涌現，中文讀書(shū)軟件逐漸流行起來(lái)，如ReadBook、e-book之類(lèi)。這些讀書(shū)軟件有一個(gè)普遍的共同點(diǎn)：就是支持多種格式的文檔，并且可以自由設定自動(dòng)滾屏以方便閱讀。其實(shí)Word 2000比起這些軟件來(lái)毫不遜色，現在讓我們看一看如何把Word 2000變成一款"讀書(shū)軟件"。
第一步：打開(kāi)將要閱讀的文檔，選擇[工具]菜單中的[選項]命令，然后單擊[常規]標簽，在"常規選項"中將"藍底白字"選上。這樣做利于消除眼睛疲勞，事實(shí)上許多讀書(shū)軟件也是這么做的，如ReadBook。
第二步：?jiǎn)螕鬧視圖]菜單中的[網(wǎng)絡(luò )線(xiàn)]命令，這時(shí)屏幕上便出現等間距的坐標線(xiàn)，這樣做的目的是為了便于閱讀。
第三步：選擇[工具]菜單中的[自定義]命令，在彈出的[自定義]對話(huà)框中單擊[命令]標簽，在"類(lèi)別"一欄中選擇"所有命令"并用鼠標在"命令"一欄中將"AutoScroll"拖至工具欄中任一位置，這時(shí)出工具欄上便會(huì )出現"自動(dòng)滾動(dòng)"快捷按鈕，只需點(diǎn)擊一下，鼠標便會(huì )在屏幕右側的垂直滾動(dòng)條中變成一上一下的兩個(gè)"▲"和"▼"。
向上輕移鼠標，便可實(shí)現自動(dòng)向上卷屏;同理，向下移動(dòng)便可實(shí)現自動(dòng)向下卷屏。離垂直滾動(dòng)條頂端或底端越近，卷屏速度越快;離滾動(dòng)條中點(diǎn)越近，速度越慢。你所要做的就是控制好速度，然后就可以慢慢讀文章了，悠哉樂(lè )哉!讀到精彩之處，想要停下來(lái)細看怎么辦?沒(méi)關(guān)系，隨便點(diǎn)一下鼠標就會(huì )停下來(lái)，要繼續則再次按下該快捷按鈕即可。今天讀不完，可以選擇[插入]菜單中的[書(shū)簽]命令做個(gè)書(shū)簽，保存起來(lái)留作下次讀書(shū)時(shí)備用。
怎么樣，這款"讀書(shū)軟件"還夠格的吧?事實(shí)上我寧愿用Word 2000來(lái)讀書(shū)，不僅因為它的實(shí)質(zhì)性功能一點(diǎn)兒都不比專(zhuān)業(yè)的讀書(shū)軟件差，還因為它所支持的文檔格式相對于平常的讀書(shū)軟件要多得多，而且如果文檔中含有圖片或背景音樂(lè )，Word 2000照樣支持，平常的讀書(shū)軟件則顯得無(wú)能為力。使用Word 2000的另一大理由是它還支持BIG5碼。
4、巧用格式刷快速設置段落和文字格式
在WORD的常用工具欄中有一個(gè)"格式刷"按鈕，它的功能就是將某一段落和文字的排版格式復制給另一段落和文字。因此通過(guò)格式刷可以實(shí)現以某一段落或某幾個(gè)文字的排版格式為藍本，將其它段落或文字均設置成此格式。方法是：對于段落，先將光標停在源段落(藍本)，然后點(diǎn)格式刷按鈕，此時(shí)鼠標指針變成一把小刷子，這時(shí)只需將刷子在目標段落上單擊一下，目標段落格式便與源段落格式變成一致;對于文字，先將源文字標記成塊，然后點(diǎn)格式刷按鈕，此時(shí)鼠標指針變成一把刷子，這時(shí)只需將目標文字標記成塊，則目標文字的格式與源文字變成一致。但這樣每次只能刷一次，若在點(diǎn)"格式刷"按鈕時(shí)雙擊，使其處于被按下的狀態(tài)，則可以接連刷若干次，(要取消格式光標時(shí)，只需按ESC鍵或再次單擊"格式刷"按鈕)這對于要將多個(gè)格式比較復雜、位置比較分散的段落或文字的格式設成一致時(shí)，效率很高，免去了重復為每一個(gè)對象設置格式的麻煩。另外有興趣的朋友可鉆研一下"樣式"，利用它也可省去不少重復的操作。
5、利用矩形區域塊(列塊)完成一些特殊功能
在WORD中要將文字、段落標記成塊，可能大多數用戶(hù)已經(jīng)很熟練，可還有一個(gè)有用功能未必大家都知道，那就是標記矩形區域塊，方法是：先按ALT鍵不放，然后按住鼠標左鍵在文檔區內畫(huà)一個(gè)矩形區域，即可標記一個(gè)矩形塊。然后對這個(gè)塊可像其它塊一樣進(jìn)行各種塊操作。這種方式在文檔內容需要以列塊方式操作時(shí)很有用。例如當文檔內容中含有多個(gè)列數據(但又不宜采用表格)，需要對各列進(jìn)行移動(dòng)、復制或改變列的間距等操作時(shí)。
6、Word2000中樣式的使用
Word提供了多種可供選擇的樣式。但是有時(shí)你可能需要創(chuàng )建新的樣式，或者更改所需的外觀(guān)。在創(chuàng )建新樣式時(shí)，你可以指定是否將它應用到段落或字符中。另外，為樣式指定一個(gè)描述其結果的簡(jiǎn)短、描述性名稱(chēng)，可以使你和其他人在使用該樣式時(shí)能夠回想起其結果。要更改樣式，你可以調整已有樣式的格式設置。
(1).創(chuàng )建新樣式
�、龠x定要將其格式保存為樣式的文本。
�、趩螕�"格式"菜單,單擊"樣式"，然后單擊新建。
�、坻I入簡(jiǎn)短的、描述性名稱(chēng)。
�、軉螕�"樣式類(lèi)型"下拉箭頭，然后單擊"段落"，在樣式中包括所選文本的行距和頁(yè)邊距，或者單擊"字符"，在樣式中只包括格式，例如字體、字號和粗體。
�、輪螕�"后續段落樣式"下拉箭頭，然后單擊要在使用了該新樣式的段落后將應用的樣式名稱(chēng)。
�、迒螕�"添至模板"復選框，將新樣式保護到當前模板中。
�、邌螕�"確定"。
�、鄦螕�"應用"或"關(guān)閉"。
瀏覽不同的樣式列表。
在查看樣式對話(huà)框中的樣式列表時(shí)，你可以選擇要查看的樣式類(lèi)型：正在使用的樣式，所有樣式和用戶(hù)定義的樣式。在樣式列表框中顯示的樣式將基于所選的選項。
(2).更改老樣式
�、賳螕�"格式"菜單,然后單擊"樣式"。
�、趩螕粢牡臉邮�。
�、蹎螕�"更改"。
�、軉螕舾袷�，然后單擊要更改的格式類(lèi)型。
a、要更改字符"格式",例如字體類(lèi)型和粗體,你可以單擊字體。
b、要更改行距和縮進(jìn)，你可以單擊段落。
�、葸x擇所需的格式選項，然后單擊確定。
�、迿z查預覽框，預覽樣式描述。進(jìn)行所需的格式更改。
�、邌螕�"確定"。
�、鄦螕�"應用"或"關(guān)閉"。
提示：
使用樣式節省時(shí)間。
一旦你用樣式設置了文檔格式，你就可以快速?lài)L試使用不同的外觀(guān)。更改每個(gè)樣式，然后查看自動(dòng)更改的帶有該樣式的所有文本。
拓展閱讀
使用Word模板的技巧
1．創(chuàng )建模板
Word2003為用戶(hù)提供了許多預先設計的模板，用戶(hù)還可以根據需要自行創(chuàng )建新模板。下面將講解利用文檔創(chuàng )建模板的方法。利用文檔創(chuàng )建模板是指打開(kāi)一個(gè)已有的Word文檔，在對其進(jìn)行編輯修改后，將其另存為一個(gè)模板文件，具體操作如下：
1）打開(kāi)需要的文檔，對其格式進(jìn)行設置。
2）選擇【文件】→【另存為】命令，打開(kāi)【另存為】對話(huà)框。
3）在【保存位置】下拉列表框中選擇用來(lái)保存模板的文件夾，在【文件名】文本框中輸入模板的名稱(chēng)，在【保存類(lèi)型】下拉列表框中選擇【文檔模板】選項。
4）單擊按鈕。
2．修改模板
直接將模板文件打開(kāi)，對其中的格式進(jìn)行修改后保存，即可完成對模板的修改。修改模板后，會(huì )影響根據該模板創(chuàng )建的新文檔，但不影響基于此模板的原有文檔。
3．套用模板
要想套用模板創(chuàng )建文檔，其操作步驟如下：
1）選擇【文件】→【新建】命令，打開(kāi)【新建文檔】任務(wù)窗格，在【模板】欄中單擊【本機上的模板】鏈接，打開(kāi)【模板】對話(huà)框。
2）如果自行創(chuàng )建的模板保存在Word默認指定的文件夾下，則在【模板】對話(huà)框的【常規】選項卡下將會(huì )看到這些模板選項。
3）在其他選項卡下還有很多模板選項，選擇需要的模板后單擊按鈕即可套用該模板創(chuàng )建文檔。
【模板】對話(huà)框
云計算之后的OA系統將會(huì )如何發(fā)展？
云計算作為未來(lái)互聯(lián)網(wǎng)、IT應用的標準模型，已經(jīng)上升到國家戰略的層面，各地政府紛紛出資構建云計算中心，而在應用為王的時(shí)代，OA即將成為云計算的核心應用，伴隨著(zhù)OA市場(chǎng)的需求剛性化，OA即將進(jìn)入云計算時(shí)代。
那么云計算之后的OA系統，對提高OA項目成功率，是否會(huì )有幫助呢?這要我們從云的模型去進(jìn)行分析。
云概念的提出，其本質(zhì)是資源的分布部署和協(xié)同應用，云計算落地要求后臺處理能力、調動(dòng)能力達到相當水平，要有足夠成熟的應用模式，足夠配合云端驚醒應用的能力，也就是說(shuō)云的價(jià)值更多的是體現在后臺處理能力上，因此與我們在調研中講到的，影響OA成功率的原因關(guān)系并不是很大，也就是說(shuō)，云計算后，OA項目成功率依然堪憂(yōu)。
當然，云計算也分公有云和私有云兩種模式。鑒于安全需要和可管控性需要，未來(lái)OA主流模式應該向私有云靠攏。早在4年前，九思軟件已經(jīng)在云技術(shù)上有了實(shí)質(zhì)的儲備和創(chuàng )新，比如在服務(wù)器資源、應用程序資源的分布部署技術(shù)、負載均衡技術(shù)和多線(xiàn)程應用技術(shù)上的突破，使得OA系統可以支持大量用戶(hù)數的、超大并發(fā)應用的應用場(chǎng)景。其iThink產(chǎn)品在基于3G基礎上的MAS應用、SAAS應用、云計算等各種新型信息化模式上具有良好的適應性。
私有云的典型客戶(hù)案例，如焦煤集團作為資產(chǎn)1000億、擁有17.6萬(wàn)員工的國資委一級集團公司，在部署大型應用的時(shí)候，采用的就是私有云技術(shù)，通過(guò)負載均衡保障系統在大并發(fā)、大信息量的情況下，性能依然穩定、訪(fǎng)問(wèn)速度快捷。私有云是未來(lái)大集團應用OA的主要模式，公有云會(huì )成為中小企業(yè)應用OA的選擇之一，長(cháng)期來(lái)看，產(chǎn)業(yè)鏈的協(xié)同應用需求將會(huì )前景廣闊。
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