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excel職場(chǎng)的必備的函數
如果我們把工作職場(chǎng)也當作一個(gè)Excel水平的競技場(chǎng)，大家覺(jué)得憑借自己已經(jīng)掌握的這些函數卡牌可以站上哪一級呢?有沒(méi)有哪些函數或者函數的組合是在某個(gè)層級上的必備之選呢?那么接下來(lái)的時(shí)間呢，小編就來(lái)為大家描繪一下職場(chǎng)當中的Excel水平層級劃分，同時(shí)呢根據各個(gè)層級為大家推薦一些最有必要了解和掌握的函數和公式技巧。
1級競技場(chǎng)
我們首先看到的是1級競技場(chǎng)，也就是最初級的水平。在這個(gè)層級當中的需求呢，通常是一些最基本的統計需求，例如求和、統計個(gè)數、求平均值、最大值、最小值等等;有時(shí)候還需要在統計的基礎上對結果的精度做一些調整，例如四舍五入并保留幾位小數，或者直接保留整數結果等等。
那么在這里需要用到的就是跟這些統計需求相關(guān)的函數，比如SUM求和函數和COUNT/COUNTA計數函數，就是使用頻率很高的函數，就好像哥布林兩兄弟一樣。
這幾個(gè)函數都非常簡(jiǎn)單易用，掌握這些函數幾乎不需要具備什么背景知識或技巧，使用Excel的自動(dòng)求和功能甚至可以幫你自動(dòng)生成這些函數公式。
這里唯一需要提醒的，就是要注意COUNT函數和COUNTA函數的區別。這兩個(gè)函數都是用來(lái)統計個(gè)數，但前者的統計對象只有數值，而后者會(huì )把其他類(lèi)型的數據單元格也包含其中，只要不是空白單元格，就都會(huì )統計進(jìn)去。
COUNT函數和COUNTA函數的區別
例如上面這張圖當中，同樣都是對7個(gè)單元格進(jìn)行統計，但COUNT函數的眼里只有那三個(gè)數字，剩下的幾個(gè)名字都被忽略了;而COUNTA函數就把包含數字和名字的這幾個(gè)單元格一股腦兒統計在內，只把空白單元格排除在外。COUNTA函數名稱(chēng)當中的字母A可以看作是英文“All”全部、所有的意思。
2級競技場(chǎng)
接下來(lái)進(jìn)入2級競技場(chǎng)。從這一級開(kāi)始，才算是真正踏上函數公式的道路了。在這里，你需要了解一些有關(guān)于函數參數的知識，學(xué)會(huì )讀懂函數的語(yǔ)法(沒(méi)錯，函數公式就像遣詞造句一樣，也有語(yǔ)法規則)，了解每個(gè)參數的具體含義是什么，以及參數的不同設置會(huì )對結果產(chǎn)生什么樣的影響�！ �
在這一級別當中，你需要掌握一些簡(jiǎn)單的文本處理公式技巧;
了解和掌握多個(gè)函數嵌套組合的使用方法，函數就像卡牌，組合起來(lái)使用才更具威力;
學(xué)會(huì )使用IF函數進(jìn)行一些簡(jiǎn)單的邏輯判斷;
除了獲取最大值和最小值之外，還會(huì )使用LARGE或SMALL函數提取任意排名中的數據;
除此之外，如果需要進(jìn)行排班、抽簽等涉及公平性、隨機性方面的事務(wù)，你還有必要了解一下隨機函數RAND。
野豬騎士是游戲中很多人喜歡使用的一張卡牌，進(jìn)攻非常犀利。類(lèi)似的，在對文本字符串進(jìn)行拆分處理的一些問(wèn)題當中，LEFT、MID和RIGHT這幾個(gè)函數也是出場(chǎng)頻率最高的函數，簡(jiǎn)單而實(shí)用。但在一些現實(shí)工作當中，各種情況復雜多變，光靠前面這三個(gè)函數往往無(wú)法做到靈活處理，還需要搭配LEN函數、FIND函數等一些函數來(lái)進(jìn)行配合使用。這就好比野豬同樣也需要搭配閃電或冰凍法術(shù)來(lái)使用一樣。
來(lái)舉兩個(gè)例子。
文本處理案例一
第一個(gè)例子，有B列這樣一列文本，每個(gè)單元格的內容是兩個(gè)站點(diǎn)的名稱(chēng)，需要將其中的兩個(gè)名稱(chēng)分別提取出來(lái)，生成C列和D列這樣的結果。這里由于每個(gè)站點(diǎn)名稱(chēng)的長(cháng)度都不盡相同，如果單純使用LEFT或RIGHT函數很難找到一個(gè)統一的第二參數一次性得到全部對象的提取結果。
因此更科學(xué)高效的方案是利用每?jì)蓚�(gè)站點(diǎn)名稱(chēng)當中出現的標志性字符“至”，比如“新天地至南京西路”中間的“至”、“上海圖書(shū)館至靜安寺”中間的“至”，利用這個(gè)字的分隔性作用，借助FIND函數來(lái)找到這個(gè)字的所在位置，再根據這個(gè)位置進(jìn)行一些調整，這樣就能夠確定LEFT或RIGHT函數所需要的第二參數的具體取值了。我們來(lái)看一下下面這張圖：
先通過(guò)FIND函數先查找“至”字所在的位置，將這個(gè)位置減去1，就是左側站點(diǎn)名稱(chēng)的長(cháng)度;類(lèi)似的，如果將整個(gè)字符串的長(cháng)度減去“至”的位置，就可以確定右側站點(diǎn)名稱(chēng)的長(cháng)度。有了這兩個(gè)長(cháng)度結果，最后再使用LEFT和RIGHT函數就可以分別提取出左側站點(diǎn)和右側站點(diǎn)的名稱(chēng)了。
所以最終的解決方案可以是下面圖中這個(gè)樣子的，C列使用第12行中所顯示的公式，D列的公式顯示在第13行當中：
再來(lái)看第二個(gè)例子：
文本處理案例二
第二個(gè)例子，B列當中有中文和英文數字混排的字符串，比較有規律的地方在于中文字符都在左側，而字母和數字都出現在右側，沒(méi)有相互混雜的情況，現在需要把這兩部分分別提取出來(lái)，生成C列和D列這樣的結果。這個(gè)問(wèn)題應該如何處理呢?
需要說(shuō)明的是，到目前為止，Excel當中還沒(méi)有能夠自動(dòng)識別中文還是英文的這樣一個(gè)函數，但是中文字符和英文字符以及數字之間，存在一個(gè)比較隱蔽的差異，就是中文字符都是全角字符，每個(gè)字符包含兩個(gè)字節;而普通的英文數字都是半角字符，每個(gè)字符只包含一個(gè)字節。利用這個(gè)特性，我們可以使用LEN函數和LENB函數分別測量出目標字符串中的字符個(gè)數和字節個(gè)數，兩者對比產(chǎn)生的差異，就可以反映出其中中文字符的個(gè)數了。
具體的原理可以看一下下面這張圖：
使用LENB函數可以獲取整個(gè)字符串當中所包含的字節數，比如圖上的這些A就代表了字節;而使用LEN函數可以獲取整個(gè)字符串當中的字符個(gè)數，這張圖上的這些B就代表了字符;可以很明顯的看出來(lái)，每個(gè)漢字會(huì )多出一個(gè)A，因此A的總數量會(huì )比B的數量多出4個(gè)，也就是其中漢字的個(gè)數。所以，漢字的個(gè)數就等于字節數減去字符數。
所以最終的解決方案可以是上面圖中的這個(gè)樣子，通過(guò)LENB和LEN函數分別獲取字符串中的字節個(gè)數和字符個(gè)數，通過(guò)兩者的差值得到漢字個(gè)數，再用LEFT函數將其提取出來(lái);另一方面，英文和數字的個(gè)數就等于總字符個(gè)數減去漢字個(gè)數，做一下數學(xué)換算可以知道實(shí)際就等價(jià)于兩倍的字符個(gè)數減去字節個(gè)數，獲取到這個(gè)結果以后就可以使用RIGHT函數提取出右邊的這些字母和數字，這樣就能實(shí)現中英文的分離處理了。
所以通過(guò)上面的兩個(gè)例子，我們可以了解到對于一些復雜的字符串處理問(wèn)題，通常都需要多種不同功能的文本處理函數一起協(xié)同工作、配合使用，才能有效的達到目的。
3級競技場(chǎng)
接下來(lái)進(jìn)入到3級競技場(chǎng)，到了這一層級，就有必要掌握一些有關(guān)于日期時(shí)間數據的處理方法了。在工作當中很多數據都是跟日期相關(guān)的，比如每天的進(jìn)銷(xiāo)存數據、每天每個(gè)時(shí)刻的用戶(hù)訪(fǎng)問(wèn)數據、項目計劃的時(shí)間安排等等，要對這類(lèi)數據進(jìn)行有效處理分析，就有必要了解日期的相關(guān)背景知識。其中包括日期和數值之間的轉換關(guān)系、日期的規范化處理以及日期相關(guān)的運算方法等等�！ �
其實(shí)，在Excel當中，日期的實(shí)質(zhì)就是從1900年1月1日這天開(kāi)始每天累計遞增的一個(gè)數字，了解了這個(gè)本質(zhì)特性之后，日期的常規運算都可以轉化成數學(xué)上簡(jiǎn)單的算術(shù)運算。要處理一些更復雜的日期換算呢就需要用到圖上所顯示的這些常用的日期函數了，但這些日期函數在使用上也都算不上復雜，只有一些簡(jiǎn)單的參數設置。
YEAR/MONTH/DAY函數可以從日期當中分別拆分出年/月/日信息;
TODAY和NOW函數可以自動(dòng)獲取系統當前的日期和時(shí)間，可以用于建立一些具備到期提醒功能的自動(dòng)化模型;WEEKDAY和WEEKNUM可以處理與星期相關(guān)的問(wèn)題;
而WORKDAY和NETWORKDAYS函數則主要進(jìn)行跟工作日有關(guān)的運算。
這里我選擇了一些有時(shí)間限制的游戲卡牌作為他們的象征。
其中值得特別一提的是WORKDAY函數，它可以用來(lái)推算若干個(gè)工作日以后的具體日期，在一些項目管理的場(chǎng)景中應用較多。在常規的用法當中，這個(gè)函數對工作日的定義就是一周當中排除掉周六和周日以后的其他幾天。比如下面圖中所顯示的這個(gè)例子：
工作日計算案例
2016年4月25日之后的第10個(gè)工作日的日期，使用WORKDAY函數得到的結果是2016年5月9日，實(shí)際上就是把這段日期當中所包含的四個(gè)周六和周日都排除在外了，可以看一下下面這張圖的示意：
但是除了常規的周六周日之外，有時(shí)候也會(huì )有一些法定假日不能算在工作日之內，比如今年的五一節，除了30號和1號之外，五月二號禮拜一也是安排為假日。在這種情況下，如何可以把法定假日也排除在外，正確的推算工作日日期呢?
在這種情況下就可以利用WORKDAY函數隱含的第三個(gè)參數，來(lái)為函數指定一些需要特殊處理的非周末假期。具體操作方法是將這些非周末假期羅列在表格當中，然后使用WORKDAY函數時(shí)將第三參數引用這個(gè)羅列了假期的單元格區域，就可以正確計算了。具體公式可以看下面這張圖。與此類(lèi)似，NETWORKDAYS函數也可以在計算工作日天數時(shí)排除一些特定的假期。
下面這張圖就示意了定義過(guò)特殊假期以后，WORKDAY函數的實(shí)際運算方式：
從這個(gè)案例當中，可以了解到，有些函數會(huì )包含一些比較隱蔽的參數，這些參數在平常函數的使用中可以不參與不出現，所以往往容易被人忽略，但有一些時(shí)候這些參數卻能起到非常重要的作用，除了上面提到的WORKDAY、NETWORKDAYS函數之外，類(lèi)似的情況還有RANK函數的第3個(gè)參數、FIND函數的第3個(gè)參數、SUBSTITUTE函數的第4個(gè)參數等等。
下面圖片當中簡(jiǎn)單羅列了這些需要注意的函數：
包含可忽略參數的函數
圖上這些函數當中都包含了比較隱蔽的參數，這些參數平時(shí)可以忽略掉，也就是不去使用，但是不應該忽視他們的作用，說(shuō)不定什么時(shí)候就用得上了。
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