Excel填充技巧指導

　　自定義序列

　　因為在表格中填入數據時(shí)，常有如連續的月份、星期幾、第幾季度，或“甲、乙、丙、丁……”等等，這些數據按一定的順序排列得十分規則，故而Excel中已把它們定義成了一些序列，在我們“自動(dòng)填充”時(shí)，這些序列就自動(dòng)地填充到指定的單元格區域中。

　　如Excel中將一星期中的每一天的名字定義成了一個(gè)序列：Sun、Mon、Tue、Wed、Thu、Fri、Sat。當在起始單元格填有“Sun”時(shí)，則可利用自動(dòng)填充功能在預填充區域的單元格中按順序循環(huán)填入Sun、Mon、Tue、Wed、Thu、Fri、Sat、 Sun……

　　“星期”序列之外Excel還定義了哪些序列呢？通過(guò)菜單“工具/選項…”打開(kāi)“選項”對話(huà)框，選擇“自定義序列”標簽，你就會(huì )發(fā)現它們。

　　其實(shí)，你也可以根據自己的需要，建立自己的“自定義序列”，如“部門(mén)A、部門(mén)B、部門(mén)C、部門(mén)D……”。方法是：

　　1. 用“工具/選項”菜單命令，打開(kāi)“選項”對話(huà)框；

　　2. 切換到“自定義序列”標簽，在“自定義序列”列表框中單擊“新序列”，再在“輸入序列”列表框中輸入新的序列，如“部門(mén)A、部門(mén)B、部門(mén)C、部門(mén)D……”。每輸完序列中的一項，都要按一次Enter鍵。

　　3. 單擊“添加”按鈕，新序列就出現在“自定義序列”列表框中了。

　　4. 單擊“確定”按鈕，關(guān)閉“選項”對話(huà)框。

　　之后，只要在單元格輸入序列中的某一項，如“部門(mén)A”，則“部門(mén)B、部門(mén)C、部門(mén)D……”等其它項目就可以用自動(dòng)填充來(lái)輸入了。

　　“序列”對話(huà)框的使用

　　在用菜單法進(jìn)行自動(dòng)填充時(shí)，打開(kāi)過(guò)“序列”對話(huà)框。除用其中的“自動(dòng)填充”選項達到前面提到的填充效果外，還可以應用其他選項來(lái)填充數字、日期的特殊序列。

　　1. 比如，想在一個(gè)“列”的區域中填入1、3、5、7……的等差序列。方法是：

　�。�1）在起始單元格中輸入數值1；

　�。�2）選定包括起始單元格在內的欲填充序列的同一列單元格區域；

　�。�3）用“編輯/填充/序列…”打開(kāi)“序列”對話(huà)框；

　�。�4）在“序列產(chǎn)生在”選項中選擇“列”，在“類(lèi)型”選項中選擇“等差數列”，“步長(cháng)”設定為2；

　�。�5）單擊“確定”，則在選定的區域就填好一個(gè)1、3、5、7……的等差序列。

　　2. 如果，想填充有關(guān)年份遞增的日期序列，如1980-3-15、1982-3-15、1984-3-15、1986-3-15……，方法是：

　�。�1）在起始單元格中輸入日期1980-3-15；

　�。�2）選定包括起始單元格在內的欲填充序列的同一列單元格區域；

　�。�3）用“編輯/填充/序列…”打開(kāi)“序列”對話(huà)框；

　�。�4）在“序列產(chǎn)生在”選項中選擇“列”，在“類(lèi)型”選項中選擇“日期”；

　�。�5）這時(shí)“日期單位”選項可用了，選擇“年”；

　�。�6）“步長(cháng)”設定為2；

　�。�7）單擊“確定”，則在選定的區域就填好了一個(gè)想要的日期序列。

　　用類(lèi)似的方法，可填充年份遞減的日期序列，還可填充月份、日期遞增（減）的日期序列。

　　用鼠標右鍵拖拽“填充柄”進(jìn)行填充

　　前面說(shuō)過(guò)，用鼠標左鍵拖拽“填充柄”可以進(jìn)行自動(dòng)填充。其實(shí)用鼠標右鍵拖拽“填充柄”也可以進(jìn)行填充，當然填充形式更多樣。方法是，填好起始單元格數據，用鼠標指向填充柄，按下鼠標右鍵在同一行（或同一列中）進(jìn)行向左、向右（或向上、向下）拖拽到預定單元格后，松開(kāi)右鍵，這時(shí)會(huì )彈出一個(gè)快捷菜單。

　　點(diǎn)擊相應菜單，可完成相關(guān)操作。如點(diǎn)擊“復制單元格”，可在鼠標拖拽的范圍內，用起始單元格數據復制填充。

　　其它幾個(gè)菜單項

　　當鼠標指向菜單“編輯/填充”時(shí)，

　　其子菜單中除有“序列…”外，還有“向下填充”、“向右填充”、“向上填充”和“向左填充”幾個(gè)菜單項。它們的作用都是以復制的形式填充選定的單元格區域。

　　現舉例來(lái)說(shuō)明“向右填充”的作用，其它菜單項作用類(lèi)似。以B2作為起始單元格，在其中輸入一個(gè)日期2004-3-15，再從B2向右選定含有若干個(gè)單元格的區域，用菜單命令“編輯/填充/向右填充”，則所選區域單元格的數據皆為2004-3-15。

　　幾個(gè)特別的填充操作

　　有幾個(gè)特別的填充操作，不妨試試，看看有什么效果：

　　1. 在同列（行）兩相鄰單元格中，分別輸入兩數值型數據。同時(shí)選中它們，并以之為起始點(diǎn)，用鼠標左鍵拖拽填充柄向上或下（在行中為向右、向左）拖拽填充，這時(shí)也會(huì )有等差序列出現。此法對日期型、時(shí)間型、含數字的字符型和自定義序列中的數據均有產(chǎn)生等差序列的效果。

　　2. 在用鼠標左鍵拖拽填充柄進(jìn)行填充時(shí)，同時(shí)按住鍵盤(pán)上的Ctrl鍵。你會(huì )發(fā)現不同類(lèi)型的數據會(huì )有不同的填充效果，請注意區分。

　　——自動(dòng)填充

　　自動(dòng)填充是直接利用現有單元格數據對其附近的單元格或單元格區域進(jìn)行數據的智能填充�？梢杂貌藛畏绞胶褪髽送献�填充柄的方式進(jìn)行。

　　1. 菜單方式

　�。�1）在欲進(jìn)行自動(dòng)填充的起始單元格鍵入數據，并選中包括起始單元格在內的單元格區域（行或列）。

　�。�2）用菜單：“編輯/填充/序列…”，彈出“序列”對話(huà)框。

　�。�3）欲橫向自動(dòng)填充序列，在“序列產(chǎn)生在”欄選中“行”選項；否則選中“列”選項按鈕。

　�。�4）在“類(lèi)型”選項中選擇“自動(dòng)填充”；

　�。�5）單擊“確定”按鈕。

　　2. 用鼠標拖拽填充柄方式

　　鼠標拖拽填充柄方式是最簡(jiǎn)單方便的自動(dòng)填充方式。填充柄是位于選定單元格或區域的右下角的小黑塊。

　�。�1）在起始單元格中鍵入數據并選中該單元格。

　�。�2）將鼠標指針指向填充柄（選定區域右下角的黑色小方塊），指針變成黑十字形狀。

　�。�3）按下鼠標左鍵向欲填充的方向（列中為上下，行中為左右）拖拽，至滿(mǎn)足需要的區域為止。

　　3. 自動(dòng)填充小結：

　�。�1）若起始數據為日期型，則填充的效果是日期按天數遞增或遞減，如2004-3-14、2004-3-15、2004-3-16……；

　�。�2）若起始數據為時(shí)間型，則填充的效果是單元格的時(shí)間型數據按小時(shí)數遞增或遞減，如3:34、4:34、5:34……；

　�。�3）若起始數據為已定義的“自定義序列”中的數據，則填充的效果是按自定義的特殊序列中的順序循環(huán)填入（有關(guān)“自定義序列”后敘）；

　�。�4）若起始數據為含有阿拉伯數字的字符型數據，則填充的效果是字符復制，而其中的數字遞增或遞減，如第1名、第2名、第3名……；如abc1、abc2、abc3……；再如2df9、2df10、2df11……（注：若含有幾個(gè)被分開(kāi)的數字，則最右邊的數字發(fā)生遞增或遞減）；

　�。�5）若起始數據為數值型、邏輯型或其它不含有數字的字符型數據，則填充的效果是復制起始單元格的數據；

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