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如何成功策劃商務(wù)洽談會(huì )
引導語(yǔ)：商務(wù)禮儀是人們在商務(wù)活動(dòng)中，用以維護企業(yè)形象或個(gè)人形象，對交往對象表示尊重和友好的行為規范和慣例。下面是yjbys小編為你帶來(lái)的如何成功策劃商務(wù)洽談會(huì )，希望對大家有所幫助。
一、如何成功舉辦商務(wù)洽談會(huì )?
1.洽談地點(diǎn)
根據商務(wù)洽談舉行的地點(diǎn)的不同，可以將它分為客座洽談、主座洽談、客主座輪流洽談以及第三地點(diǎn)洽談。
客座洽談，即在洽談對手所在地進(jìn)行的洽談。主座洽談，即在我方所在地進(jìn)行的洽談�？椭髯喠髑⒄�，即在洽談雙方所在地輪流進(jìn)行的洽談。第三地點(diǎn)洽談，即在不屬于洽談雙方任何一方的地點(diǎn)所進(jìn)行的洽談。
以上四種洽談會(huì )地點(diǎn)的確定，應通過(guò)各方協(xié)商而定。倘若我方擔任東道主，出面安排洽談，一定要在各方面打好禮儀這張“王牌”。
2.禮多人不怪
人們常說(shuō)：“禮多人不怪”，其實(shí)在洽談會(huì )中，又何嘗不是如此呢?!在洽談會(huì )的臺前幕后，恰如其分地運用禮儀，迎送、款等、照顧對手，都可以贏(yíng)得信賴(lài)，獲得理解與尊重。在這個(gè)意義上，完全可以說(shuō)在洽談會(huì )上主隨客便，主應客求，與以“禮”服務(wù)實(shí)際上是一回事。
在洽談會(huì )上，如果我方身為東道主，那么不僅應當布置好洽談廳的環(huán)境，預備好相關(guān)的用品，而且應當特別重視禮儀性很強的座次問(wèn)題。
3.座次問(wèn)題
只有在某些小規模洽談會(huì )或預備性洽談會(huì )的進(jìn)行過(guò)程中，座次問(wèn)題才可以不必拘泥。在舉行正式洽談會(huì )時(shí)，則對它不能不予以重視。因為它既是洽談?wù)邔σ幏兜淖鹬�，也是洽談�(wù)呓o予對手的禮遇。
舉行雙邊洽談時(shí)，應使用長(cháng)桌子或橢圓形桌子。賓主應分坐于桌子兩側。若桌子橫放，則面對正門(mén)的一方為上，應屬于客方;肯對正門(mén)的一方為下，應屬主方。若桌子豎放，則應以進(jìn)門(mén)的方向為準，右側為上，屬于客方;左側為下，屬于主方。
在進(jìn)行洽談時(shí)，各方的主談人員應在自己的一方居中而坐。其余人員則應遵循右高左低的原則，依照職位的高低自近而遠地分別在主談人員的兩側變坐。假如需要譯員，則應安排其就座于僅次主談人員的位置，即主談人員之右。
舉行多邊洽談時(shí)，為了避免失禮，按照國際慣例，一般均以圓桌為洽談桌來(lái)舉行“圓桌會(huì )議”。這樣一來(lái)，尊卑的界限就被淡化了。即便如此，在具體就座時(shí)，依舊講究有關(guān)各方的與會(huì )人員盡量同時(shí)入場(chǎng)，同時(shí)就座。至少，主方人員也不應在客方人員之前就座。
4.洽談過(guò)程
在洽談的一般過(guò)程中，雙方人員的態(tài)度、心理、方式、手法等等，無(wú)不對洽談構成重大的影響。
商務(wù)禮儀規定，商界人士在參加洽談會(huì )時(shí)，首先要更新意識，樹(shù)立正確的指導思想，并且以此來(lái)指導自己的洽談表現。這就是所謂洽談的方針。談判方針的核心，依舊是一如既往地要求洽談?wù)咴谇f嚴肅穆、劍拔弩張地洽談會(huì )上，以禮待人，尊重別人，理解別人。具體來(lái)說(shuō)，它又分為以下三點(diǎn)：
洽談的第一點(diǎn)方針，是要禮敬對手。禮敬對手，就是要求洽談?wù)咴谇⒄剷?huì )的整個(gè)過(guò)程中，要排除一切干擾，始終如一地對自己的洽談對手講究禮貌，時(shí)時(shí)、處處、事事表現得對對方不失真誠的敬意。
在洽談過(guò)程上，不管發(fā)生了什么情況，都始終堅持禮敬對手，無(wú)疑能給對方留下良好的印象，而且在今后的進(jìn)一步商務(wù)交往中，還能發(fā)揮潛移默化的功效，即所謂“你敬我一尺，我敬你一丈”。
調查結果表明，在洽談會(huì )中，能夠面帶微笑、態(tài)度友好、語(yǔ)言文明禮貌、舉止彬彬有禮的人，有助于消除對手的反感、漠視和抵觸心理。在洽談桌上，保持“紳士風(fēng)度”或“淑女風(fēng)范”，有助于贏(yíng)得對手的尊重與好感。
二、如何成功策劃和營(yíng)銷(xiāo)企業(yè)會(huì )議?
大多數企業(yè)每年都會(huì )舉行各種形式的、規模大小不一的會(huì )議，但無(wú)論是廠(chǎng)家，還是商家，對于此類(lèi)會(huì )議都已經(jīng)習以為常，因為按照大家的說(shuō)法，這些會(huì )議都是為“會(huì )”而“會(huì )”，形式主義嚴重。但如果在會(huì )議召開(kāi)前，能夠很好地做好策劃和營(yíng)銷(xiāo)工作，那么后期會(huì )議的成功便會(huì )順理成章。
1.有的放矢——主題明確，目的單純
首先應明確會(huì )議主題：如經(jīng)銷(xiāo)商座談會(huì )，即將全國各地的經(jīng)銷(xiāo)商召集過(guò)來(lái)，總結過(guò)去，展望未來(lái);將公司新年度的營(yíng)銷(xiāo)政策介紹給各經(jīng)銷(xiāo)商，取得大家的支持和擁護;通過(guò)共同探討，發(fā)現以前營(yíng)銷(xiāo)過(guò)程中存在的問(wèn)題，預測市場(chǎng)發(fā)展趨勢，提出應對的方案和舉措，促進(jìn)廠(chǎng)商“雙贏(yíng)”。
會(huì )議主題要吻合當前市場(chǎng)實(shí)際需求，應該具有時(shí)尚、新穎、獨特之處。拿經(jīng)銷(xiāo)商座談會(huì )而言，公司可采用一種時(shí)尚做法：如將“品牌締造價(jià)值實(shí)力致勝未來(lái)——公司經(jīng)銷(xiāo)商贏(yíng)銷(xiāo)會(huì )”作為座談會(huì )主題，既能贏(yíng)得公司高層的肯定，還可吸引與會(huì )眾多經(jīng)銷(xiāo)商們的眼球。
會(huì )議目的與主題息息相關(guān)。原則上，一次會(huì )議目的應該盡量單純，只有一個(gè)，最多兩個(gè)。譬如，通過(guò)總結往年銷(xiāo)售業(yè)績(jì)，展望來(lái)年銷(xiāo)售情況，給下面的經(jīng)銷(xiāo)商打氣;發(fā)布營(yíng)銷(xiāo)政策，激勵、刺激經(jīng)銷(xiāo)商，提高經(jīng)銷(xiāo)商經(jīng)營(yíng)自身產(chǎn)品的信心;借助于企業(yè)實(shí)力，提升品牌形象;為某次大型促銷(xiāo)活動(dòng)作鋪墊;新進(jìn)入一個(gè)市場(chǎng)，或新品上市前的宣傳造勢;緊跟市場(chǎng)潮流，借勢熱點(diǎn)焦點(diǎn)，提高知名度和美譽(yù)度等。
主題與目的的明確，就相當于企業(yè)會(huì )議營(yíng)銷(xiāo)是“有的放矢”，不至于偏離主題，重蹈形式主義的覆轍。
當會(huì )議主題和目的明確之后，會(huì )議的形式和針對對象也隨之確定下來(lái)了，這可使后面的籌劃工作有條不紊，按部就班，真正做到“投入小、見(jiàn)效快、收益大、廠(chǎng)商雙贏(yíng)”的目的。
2.機不可失——選準時(shí)機選對地點(diǎn)
選擇一個(gè)合適的時(shí)機對會(huì )議舉辦成功與否具有相當大的作用。在市場(chǎng)上，往往有“先發(fā)制人、后發(fā)制于人”的說(shuō)法，會(huì )議召開(kāi)的時(shí)機必須選擇好，否則，“機不可失，時(shí)不再來(lái)”。
比如經(jīng)銷(xiāo)商座談會(huì )，可將時(shí)間選擇在市場(chǎng)淡季后期，同時(shí)距年底旺季還有一段時(shí)間。選擇這個(gè)時(shí)機，首先是公司營(yíng)銷(xiāo)政策已經(jīng)出爐，新品即將全面上市，經(jīng)銷(xiāo)商可以參觀(guān)到公司的整體實(shí)力和產(chǎn)品陣容;其次，淡季正好是總結去年、展望來(lái)年的好時(shí)機，經(jīng)銷(xiāo)商的業(yè)務(wù)也不是非常多，避開(kāi)繁忙的銷(xiāo)售旺季;再次，在瀕臨年底時(shí)，經(jīng)銷(xiāo)商的心思多放在銷(xiāo)售，回收欠款以及打點(diǎn)各個(gè)上級主管單位和領(lǐng)導。
在選準時(shí)機之外，還要充分考慮到了會(huì )議舉行的時(shí)間和地點(diǎn)。一般來(lái)講，可結合公司實(shí)際情況，將經(jīng)銷(xiāo)商座談會(huì )確定為3天，接待日除外，第1天是參觀(guān)廠(chǎng)房，休息;第2天全天是經(jīng)銷(xiāo)商座談會(huì );第3天則是私下溝通兼游玩。
在會(huì )議舉行的日期方面也要煞費苦心，座談會(huì )舉行的日期選擇最好避開(kāi)雙休日。
在會(huì )議召開(kāi)的地點(diǎn)選擇方面，要通過(guò)實(shí)地考察，提前預訂了一個(gè)風(fēng)景秀麗的別墅山莊，雖然不是很豪華，但溫泉、秀山、綠水，加上四周典型的田園風(fēng)光會(huì )避免片面追求高檔豪華五星級酒店而導致的“費力不討好”的慘痛結局。
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