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秘書(shū)商務(wù)禮儀知識

時(shí)間:2024-09-24 13:31:21 商務(wù)禮儀 我要投稿
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秘書(shū)商務(wù)禮儀知識

  一、電話(huà)的基本禮儀

秘書(shū)商務(wù)禮儀知識

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  當我們打電話(huà)給某單位,若一接通,就能聽(tīng)到對方親切、優(yōu)美的招呼聲,心 里一定會(huì )很愉快,使雙方對話(huà)能順利展開(kāi),對該單位有了較好的印象。在電話(huà)中只要稍微注意一下自己的行為就會(huì )給對方留下完全不同的印象。同樣說(shuō):“你好,這里是XX公司”。但聲音清晰、悅耳、吐字清脆,給對方留下好的印象,對方對其所在單位也會(huì )有好印象。因此要記住,接電話(huà)時(shí),應有“我代表單位形象”的 意識。

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  打電話(huà)時(shí)我們要保持良好的心情,這樣即使對方看不見(jiàn)你,但是從歡快的語(yǔ) 調中也會(huì )被你感染,給對方留下極佳的印象,由于面部表情會(huì )影響聲音的變化, 所以即使在電話(huà)中,也要抱著(zhù)“對方看著(zhù)我”的心態(tài)去應對。

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  打電話(huà)過(guò)程中絕對不能吸煙、喝茶、吃零食,即使是懶散的姿勢對方也能夠 “聽(tīng)”得出來(lái)。如果你打電話(huà)的時(shí)候,彎著(zhù)腰躺在椅子上,對方聽(tīng)你的聲音就是懶散的,無(wú)精打采的,若坐姿端正,所發(fā)出的聲音也會(huì )親切悅耳,充滿(mǎn)活力。因此打電話(huà)時(shí),即使看不見(jiàn)對方,也要當作對方就在眼前,盡可能注意自己的姿勢。

 。ㄋ模┭杆贉蚀_的接聽(tīng)

  現代工作人員業(yè)務(wù)繁忙,桌上往往會(huì )有兩三部電話(huà),聽(tīng)到電話(huà)鈴聲,應準確 迅速地拿起聽(tīng)筒,最好在三聲之內接聽(tīng)。電話(huà)鈴聲響一聲大約 3秒種,若長(cháng)時(shí)間無(wú)人接電話(huà),或讓對方久等是很不禮貌的,對方在等待時(shí)心里會(huì )十分急躁,你的 單位會(huì )給他留下不好的印象。即便電話(huà)離自己很遠,聽(tīng)到電話(huà)鈴聲后,附近沒(méi)有其他人,我們應該用最快的速度拿起聽(tīng)筒,這樣的態(tài)度是每個(gè)人都應該擁有的, 這樣的習慣是每個(gè)辦公室工作人員都應該養成的。如果電話(huà)鈴響了五聲才拿起話(huà)筒,應該先向對方道歉,若電話(huà)響了許久,接起電話(huà)只是“喂”了一聲,對方會(huì ) 十分不滿(mǎn),會(huì )給對方留下惡劣的印象。

 。ㄎ澹┱J真清楚的記錄

  隨時(shí)牢記5WIH技巧,所謂5W1H是指① When何時(shí)② Who何人③ Where何地 ④ What何事⑤ Why為什么⑥ HOW如何進(jìn)行。在工作中這些資料都是十分重要的。對打電話(huà),接電話(huà)具有相同的重要性。電話(huà)記錄既要簡(jiǎn)潔又要完備,有賴(lài)于 5WIH技巧。

 。┝私鈦(lái)電話(huà)的目的

  上班時(shí)間打來(lái)的電話(huà)幾乎都與工作有關(guān),公司的每個(gè)電話(huà)都十分重要,不可 敷衍,即使對方要找的人不在,切忌只說(shuō)“不在”就把電話(huà)掛了。接電話(huà)時(shí)也要盡可能問(wèn)清事由,避免誤事。我們首先應了解對方來(lái)電的目的,如自己無(wú)法處理,也應認真記錄下來(lái),委婉地探求對方來(lái)電目的,就可不誤事而且贏(yíng)得對方的好感。

 。ㄆ撸⿸祀娫(huà)前的禮貌

  要結束電話(huà)交談時(shí),一般應當由打電話(huà)的一方提出,然后彼此客氣地道別, 說(shuō)一聲“再見(jiàn)”,再掛電話(huà),不可只管自己講完就掛斷電話(huà)。

  隨著(zhù)科學(xué)技術(shù)的發(fā)展和人們生活水平的提高,電話(huà)的普及率越來(lái)越高,人離 不開(kāi)電話(huà),每天要接、打大量的電話(huà)?雌饋(lái)打電話(huà)很容易,對著(zhù)話(huà)筒同對方交 談,覺(jué)得和當面交談一樣簡(jiǎn)單,其實(shí)不然,打電話(huà)大有講究,可以說(shuō)是一門(mén)學(xué)問(wèn)、 一門(mén)藝術(shù)。

  二、使工作順利的電話(huà)術(shù)

 。ㄒ唬┻t到、請假由自己打電話(huà);

 。ǘ┩獬鲛k事,隨時(shí)與單位聯(lián)系;

 。ㄈ┩獬鲛k事應告知去處及電話(huà);

 。ㄋ模┭诱`拜訪(fǎng)時(shí)間應事先與對方聯(lián)絡(luò );

 。ㄎ澹┯脗髡鏅C傳送文件后,以電話(huà)聯(lián)絡(luò );

 。┩录抑须娫(huà)不要輕易告訴別人;

 。ㄆ撸┙栌脛e家單位電話(huà)應注意 一般借用別家單位電話(huà),一般不要超過(guò)十分鐘。遇特殊情況,非得長(cháng)時(shí)間接 打電話(huà)時(shí),應先征求對方的同意和諒解。

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