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優(yōu)化時(shí)間管理的六個(gè)方面
古人云：“人生天地間，若白駒過(guò)隙，忽然而已。”富蘭克林有句名言：“你熱愛(ài)生命嗎?那么別浪費時(shí)間，因為時(shí)間是組成生命的材料。
一、未雨綢繆，強化原動(dòng)力
魯迅說(shuō)過(guò)：“‘一勞永逸’的話(huà)，有是有的，而‘一勞永逸’的事卻極少。”工作任務(wù)的完成、工作成效的凸顯絕非一日之功，我們要時(shí)時(shí)刻刻為取得更好的成效而努力，這需要我們平時(shí)注重積累。如果我們對領(lǐng)導交辦的工作兩眼抓瞎，毫無(wú)頭緒，效率無(wú)論如何不會(huì )高。“凡事預則立，不預則廢”，臺上一分鐘，臺下十年功，倘若做好平時(shí)的各項準備工作，隨時(shí)保持點(diǎn)火起飛的狀態(tài)，做到領(lǐng)導未謀我已有所思，領(lǐng)導未聞我已有所知，領(lǐng)導未示我已有所行，那么工作即使鋪天蓋地而來(lái)，我們也能安之若素、應付裕如，因為我們心中“有底”。我們要拋掉八小時(shí)以外不談工作甚至不聽(tīng)工作的壞毛病，眼觀(guān)六路，耳聽(tīng)八方，對工作方面的東西多聽(tīng)一些，多琢磨一下，對近期可能會(huì )研究的問(wèn)題、擬開(kāi)展的工作搜集相應的資料，了解過(guò)去的做法，學(xué)習外界的經(jīng)驗，掌握最新的動(dòng)態(tài)，建立自己的數據庫，時(shí)刻保持臨戰的清醒與警覺(jué)，努力做到“召之能來(lái)，來(lái)之能戰，戰之能勝”。劉墉說(shuō)過(guò)，“最精彩的鏡頭，往往不是臨時(shí)舉起相機對焦所能抓拍到的”，所以要善于時(shí)時(shí)“調焦”;只有平時(shí)多準備，任務(wù)下達時(shí)“猝然臨之而不驚”，行動(dòng)起來(lái)像無(wú)需預熱的豪車(chē)氣缸，“加速度”才會(huì )飛快。
二、時(shí)刻備忘，強化記憶力
一些時(shí)候，我們似乎慢下來(lái)、停下來(lái)，開(kāi)始享受工作中難得的清閑，喝咖啡、看雜志、聊家常，這是最危險的時(shí)刻，看似治平無(wú)事，其實(shí)有不測之憂(yōu)，由于記憶力的局限，很可能我們忘了一兩件領(lǐng)導交待的工作，等到紅了櫻桃、綠了芭蕉，領(lǐng)導問(wèn)起，才驚呼“忘啦”，于是不得不加班補上。在緊張的工作中，如果再接手新的任務(wù)，一方面由于已經(jīng)全身心投入工作，對新的信息關(guān)注就會(huì )不夠，另一方面，心理上對新的任務(wù)會(huì )產(chǎn)生抵觸情緒，很難留下深刻印象，很容易造成遺忘。我們對自己的記憶力不要太過(guò)自信，“好記性不如爛筆頭”，對于領(lǐng)導交待的每項工作都要做好詳細記錄，作為工作時(shí)的指導，可以讓我們事半功倍，同時(shí)可以有效防止遺忘。對于特別重要的工作，我們可以在手機和電腦上設置提醒，多管齊下，確保不遺忘、不誤事。對于各種工作，我們可以列成清單，長(cháng)長(cháng)的事務(wù)清單可以給我們一定的壓力，敦促我們節約時(shí)間、加緊工作;我們還可以實(shí)行“銷(xiāo)號”制度，辦完一件，劃掉一件，直到清單上的事務(wù)為“零”。
三、分清緩急，強化統籌力
培根曾指出：“合理安排時(shí)間，就等于節約時(shí)間。”多項工作任務(wù)如果同時(shí)降臨，我們有時(shí)會(huì )無(wú)所適從，甚至開(kāi)始腹誹，畢竟我們不是超人，這種情況下，在愉快接受工作的同時(shí)，我們可以將手頭現有的工作及其各自進(jìn)展情況向領(lǐng)導詳細匯報，這樣領(lǐng)導很可能就會(huì )對新任務(wù)的時(shí)限和質(zhì)量要求做出相應的調整，我們的壓力就會(huì )相應減輕。另外，我們要牽住“牛鼻子”，學(xué)會(huì )“彈鋼琴”。將最重要的、最緊急的工作排在最前面，將次要的、時(shí)間上可以寬限的工作往后排。一件件依次完成，切不可齊頭并進(jìn)，那樣就會(huì )顧此失彼，左支右絀，反而一件工作都做不好。工作任務(wù)扎堆時(shí)，要心平氣和，事不避難，將其作為考驗自己統籌協(xié)調能力的絕好機遇，“不遇盤(pán)根錯節，何以別利器”?我們一定要冷靜慎重應對，有條不紊地將各種事項處理完畢，這樣會(huì )極大提升自己的工作能力。
四、及時(shí)清零，強化執行力
狄更斯有言：“延宕，是偷光陰的賊。”現階段，民眾對我們工作的時(shí)限要求很強，一項工作我們今天想到，剛做出方案，但外地可能已經(jīng)著(zhù)手實(shí)施了，現代社會(huì )我們等不起、慢不得，明日黃花蝶也愁，不能讓人等得黃花菜都涼了�！墩撜Z(yǔ)》里說(shuō)“子路無(wú)宿諾”，我們要像子路學(xué)習，樹(shù)立“今天再晚也是早，明天再早也是晚”的觀(guān)念，各項工作都往前趕，寧可提前完成相關(guān)工作后留出時(shí)間學(xué)習充電，不要在工作時(shí)限截止前一分鐘才慢慢騰騰完成。我們要為突發(fā)事件預留時(shí)間，一鼓作氣將工作一氣呵成，不要因為工作時(shí)間較寬裕而拖拖拉拉，要打好“提前量”，否則一旦出現身體上的不適或者日程上的變動(dòng)、生活上的變故，我們的工作就會(huì )被延誤，只有盡量提前完成，我們的工作和生活才會(huì )按部就班，不會(huì )被輕易打亂。“不飽食以終日，不棄功于寸陰”，我們要善于利于零碎時(shí)間，古人讀書(shū)不放過(guò)“三上”(馬上、枕上、廁上)、“三余”(冬者歲之余，夜者日之余，陰雨者時(shí)之余)，朱熹“下轎伊始問(wèn)志書(shū)”，魯迅“把別人喝咖啡的工夫用在讀書(shū)上”，達爾文說(shuō)過(guò)：“我歷來(lái)不以為半小時(shí)是微不足道的很小的一段時(shí)間”，居里夫人為了減少會(huì )客時(shí)間，客廳里從來(lái)不擺椅子，茅以升的房間里貼著(zhù)“來(lái)客閑談不得超過(guò)五分鐘”的大字告示，這些成功者都是善于擠時(shí)間的典范，我們不要指望每天都有整段整段的時(shí)間工作，要見(jiàn)縫插針，利用每一分每一秒。
五、遠離誘惑，強化免疫力
在我們沒(méi)有足夠的定力抵御誘惑的時(shí)候，要遠離誘惑。董仲舒早年用功讀書(shū)，“三年不窺園”，為的是讓自己不受外界的干擾和吸引。聞一多先生在西南聯(lián)大時(shí)，除上課外輕易不出門(mén)，甚至不下樓，深居簡(jiǎn)出一心讀書(shū)著(zhù)書(shū)，人送外號“何妨一下樓主人”，寫(xiě)出了大量震撼人心的詩(shī)歌和開(kāi)創(chuàng )性的學(xué)術(shù)著(zhù)作。美國著(zhù)名作家拉爾夫·納德為了保證學(xué)習和工作時(shí)間，他“發(fā)誓不看小說(shuō)，認為那是浪費時(shí)間�？措娪耙彩且粯�，他限制自己一年只看兩部”。工作繁忙時(shí)，我們不要像往常一樣將微信、飛信、QQ同時(shí)開(kāi)啟，不要讓各種游戲、電影軟件充斥我們的ipad(它們還會(huì )不時(shí)發(fā)來(lái)軟件更新的提醒，進(jìn)一步打擾我們的工作)，不要因為怕別人嘲笑“out”而忍不住看新聞、刷微博。要敢于說(shuō)“No”，工作緊張時(shí)我們要果斷地推掉一些應酬，減少一些娛樂(lè )，屏蔽一些信息，關(guān)閉一些程序，對聚會(huì )、約會(huì )、幽會(huì )及時(shí)掛出“免戰牌”，對飯局、酒局、牌局明確宣告“免打擾”，心無(wú)旁騖，全神貫注、聚精會(huì )神于工作，否則工作和玩樂(lè )皆誤，工作大功告成之后才會(huì )玩得舒心愜意，所謂“干就干個(gè)踏實(shí)，玩就玩個(gè)痛快”。
六、防微杜漸，強化忍耐力
莫泊桑曾經(jīng)給我們一條人生的智慧：“世界上不知道有多少能夠建功立業(yè)的人，因為把寶貴的時(shí)間輕輕放過(guò)，以致默默無(wú)聞。”我們的天賦再好，學(xué)習效率再高、工作能力再強，要想取得成就也必須以時(shí)間為保證�？鬃拥牡茏釉子璺浅Ｂ斆�，但他白天睡懶覺(jué)，孔子于是罵他：“朽木不可雕也，糞土之墻不可圬也。”曾國藩也認為“居家以不晏起(即‘不遲起’)為本”，如果有睡懶覺(jué)之類(lèi)的壞習慣，學(xué)習和工作時(shí)間是一定難以保證的。我們一定要強化忍耐力，不要讓自己經(jīng)常享受“睡懶覺(jué)”之類(lèi)的樂(lè )趣，不要讓自己沉湎于打牌喝酒的快樂(lè )，在預設的時(shí)間段內，不要給自己找借口“早退”。譬如我們計劃每天讀書(shū)15分鐘，就不要以“今天有個(gè)重要的約會(huì )”之類(lèi)而將學(xué)習時(shí)間縮短，今天縮短一分鐘，明天可能就會(huì )縮短兩分鐘，久而久之，這個(gè)計劃就會(huì )形同虛設。“千丈之堤，潰于蟻穴”，每個(gè)人都有好逸惡勞的本性，在我們想拋開(kāi)學(xué)習和工作計劃去玩樂(lè )時(shí)，請一定對自己說(shuō)：“堅持!”齊白石每天堅持作畫(huà)，他給自己定的標準是：“不教一日閑過(guò)。”美國最著(zhù)名的專(zhuān)欄作家沃爾特·李普曼還在哈佛大學(xué)讀書(shū)時(shí)就聽(tīng)從了老師的教誨，“為了成為一名好的作家，必須每天寫(xiě)一千字，不管有無(wú)時(shí)間，有無(wú)興趣，甚至有無(wú)內容，都必須寫(xiě)一千字。”“當我們在一條路上徘徊不前時(shí)，我們不得不讓開(kāi)一條大道，讓那些珍惜時(shí)間的人趕到我們前面去”，我們不能只和自己比，認為今天比昨天更努力了，我們要和我們的對手比，兔子必須跑過(guò)老鷹才會(huì )活命，獵豹必須跑過(guò)斑馬才不會(huì )餓肚子，我們只有比別人更刻苦、更惜時(shí)，我們才會(huì )超越同儕，躋身前列。
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