辦公室文員禮儀常識

　　辦公文員代表著(zhù)公司的形象，是公司的重要組成部分。下面是小編為大家搜集整理出來(lái)的有關(guān)于辦公室文員禮儀常識，希望可以幫助到大家！

　　辦公室文員崗位職責：

　　1、負責綜合部日常事務(wù)性工作;負責中心各種文稿的打印、發(fā)送，負責中心文件材料的領(lǐng)取;

　　2、認真貫徹執行黨和國家各項法規、政策及中心各項規章制度;

　　3、負責辦理各類(lèi)文件的收發(fā)、登記、閱簽、清退、整理、歸檔、保密工作;

　　4、負責辦公室的日常管理工作，負責受理投訴和來(lái)訪(fǎng)接待、收發(fā)傳真、考勤登記、接聽(tīng)電話(huà)等工作;

　　5、負責中心會(huì )議的籌備、會(huì )議通知的擬寫(xiě)、下發(fā)工作，負責會(huì )議記錄和文字材料的整理。

　　6、負責收集和撰寫(xiě)有關(guān)信息，及時(shí)向領(lǐng)導提供信息參考和建設意見(jiàn)。提請領(lǐng)導應盡快辦理的有關(guān)工作;

　　7、負責人事、勞資、倉庫管理等工作。

　　8、完成領(lǐng)導交辦的其它工作。

　　辦公室文員禮儀常識：

　　一、儀態(tài)儀表禮儀

　　1、著(zhù)裝

　　團隊活動(dòng)要求隊員統一著(zhù)裝，顯示良好的團隊精神。

　　2、站姿

　　抬頭，頸挺直，下頜微收，雙肩放松，兩腿并攏立直，腳尖分開(kāi)呈“V”字狀。身體重量平均分布在兩條腿上。雙手交搭貼于腹部，挺胸、收腹。給人以挺拔向上、莊重大方、精力充沛的印象。

　　3、行姿

　　行走時(shí)步履應自然、輕盈、敏捷、穩健。上身正直，眼平視，挺胸收腹立腰，重心前傾，雙肩平穩，不宜左顧右盼，左右搖晃。集體行動(dòng)時(shí)，不得喧笑打鬧。

　　4、坐姿

　　入坐時(shí)要輕穩，走到座位前，轉身后退，輕穩坐下。女子裙裝入座時(shí)，應將裙向前收攏一下再坐下。腰背挺直，兩臂自然彎曲放在膝上，雙腿并攏。起立時(shí)，右腳向后收半步而后站立。

　　5、蹲姿

　　1、女士下蹲不要翹臀，上身直，略低頭，雙腿靠緊，曲膝下蹲，起身時(shí)應保持原樣，特別穿短裙下蹲時(shí)更不要翹臀。

　　2、對男士沒(méi)有像對女士那樣嚴格的要求，但也應注意動(dòng)作的優(yōu)雅。

　　二、見(jiàn)面禮儀

　　1、握手

　　通常年長(cháng)(尊)者先伸手后，另一方及時(shí)呼應。來(lái)訪(fǎng)時(shí)、主人先伸手以表示歡迎。告辭時(shí)，待客人先伸手后，主人再相握。握手的力度以不握疼對方的手為限度。初次見(jiàn)面時(shí)，時(shí)間一般控制在3秒鐘內。

　　2、介紹

　　介紹時(shí)應把身份、地位較為低的一方介紹給相對而言身份、地位較為尊貴的一方。介紹時(shí)陳述的時(shí)間宜短不宜長(cháng)，內容宜簡(jiǎn)不宜繁。同時(shí)避免給任何一方厚此薄彼的感覺(jué)。

　　3、致意

　　表示問(wèn)候之意。通常在各種場(chǎng)合用舉手、點(diǎn)頭、欠身、脫帽等方式向相識的人打招呼。

　　三、談話(huà)禮儀

　　人際交往中應隨時(shí)注意使用禮貌用語(yǔ)，是談話(huà)中的基本要求。

　　1、問(wèn)候

　　根據彼此的關(guān)系問(wèn)候“您好!”、“你好”、“早上好”、“晚安”等，初次相識可說(shuō)“您好，見(jiàn)到您很高興”。

　　2、道歉

　　做了不應該做的事，應及時(shí)道歉“對不起，實(shí)在抱歉”、“真過(guò)意不去”、“真是失禮了”�；蛘呤遣唤�(jīng)意打擾別人應說(shuō)：“對不起，打擾了”、“對不起，打斷一下”等。

　　3、應答

　　“您不必客氣”、“沒(méi)關(guān)系，這是我應該做的”、“照顧不周，請多指正”。

　　4、慰問(wèn)

　　“您辛苦了”、“讓您受累了”、“給你們添麻煩了

　　四、迎送接待禮儀

　　1、接站

　　對遠道而來(lái)的客人，要做好接站工作，掌握客人到達的時(shí)間，保證提前迎候，接站時(shí)，準備迎客牌，并在客人到達時(shí)高舉，以便客人辨認。

　　2、會(huì )面

　　客人到達，應主動(dòng)迎接，熱情打招呼。如果是長(cháng)者或身體不太好的應上前挽扶，客人手中提有重物應主動(dòng)接過(guò)來(lái)。

　　3、入室

　　陪客者應走在客人的左邊，或走在主陪人員和客人的身后，到達會(huì )客室門(mén)口，應打開(kāi)門(mén)，讓客人先進(jìn)，并把客人介紹給在場(chǎng)的有關(guān)人員。

　　4、送客

　　按照接待時(shí)的規格對等送別。離開(kāi)時(shí)，應與客人熱情話(huà)別。

　　五、表情儀態(tài)

　　表情是人的思想感情和內在情緒的外露。臉部則是人體中最能傳情達意的部位，可以表現出喜、怒、哀、樂(lè )、憂(yōu)、思等各種復雜的思想感情。應該運用好表情來(lái)傳達信息。

　　1、待人熱情誠懇，不獻媚討好，不擠眉弄眼，不卑不亢。

　　2、興高采烈而不欣喜若狂，不大呼小叫、手舞足蹈。

　　3、表示厭惡時(shí)也不要傷別人的面子，避免臉色難看。

　　4、遇到煩惱、氣憤之事，不忙于動(dòng)怒悲傷，應控制情緒，讓自己平靜下來(lái)。

　　5、冷若冰霜的表情相當于拒人千里之外，應通過(guò)發(fā)自?xún)刃牡年P(guān)心和熱情來(lái)促成雙方的溝通與合作。

　　6、善于運用微笑，微笑能使人的關(guān)系融洽，矛盾緩解。

　　六、手勢儀態(tài)

　　手是體態(tài)語(yǔ)中最重要的傳播媒介。如：招手、揮手、擺手、握手等都表示不同的意義。人在緊張、興奮、焦急時(shí)，手都會(huì )有意無(wú)意的表現著(zhù)。作為儀態(tài)的重要組成部分，手勢應該正確地使用。

　　1、談話(huà)時(shí)，手勢不宜過(guò)多，動(dòng)作不宜過(guò)大，更不能手舞足蹈。傳達信息時(shí)，手應保持靜態(tài)，給人穩重之感。

　　2、拍拍打打、推推搡搡，撫摸對方或勾肩搭背，依偎在別人的身體上等形為，會(huì )讓別人反感，也是不符合禮儀的行為。

　　3、不能用食指指點(diǎn)別人，更不要用姆指指自己。說(shuō)到自己時(shí)，可以把手掌放在胸口上;說(shuō)到別人時(shí)，一般應用掌心向上，手指并攏伸展開(kāi)進(jìn)行表示。

　　七、遞接物品

　　1、盡量用雙手遞接物品，以表示對對方的尊重。

　　2、遞尖銳或有危險的物品，盡量把尖部、危險部位朝向自己，把安全的一面遞給他人

　　八、辦公室拜訪(fǎng)禮節

　　1、先預約，然后以準確的時(shí)間拜訪(fǎng)。

　　2、出訪(fǎng)前修飾自身的儀表儀容。

　　3、無(wú)論門(mén)是開(kāi)的還是關(guān)的，都應輕聲敲門(mén)，經(jīng)允許方可進(jìn)入。

　　4、問(wèn)候及自我介紹：進(jìn)門(mén)后應該說(shuō)“您好”、“各位好”或者點(diǎn)頭致意，進(jìn)行自我介紹并向接待人遞名片，請求與安排會(huì )見(jiàn)者見(jiàn)面。

　　5、初次見(jiàn)面要自我介紹，并主動(dòng)提及會(huì )面事宜，說(shuō)明來(lái)意。

　　6、謝座后，應有必要的寒喧，然后切入正題。

　　7、談話(huà)內容簡(jiǎn)單明了，時(shí)間不易過(guò)長(cháng)，以免影響他人工作。

　　8、恰到好處地告辭。

　　九、用餐禮儀

　　1、用餐前，服務(wù)員送上的熱濕毛巾作為擦嘴角、雙手用的，用它擦臉、脖子等都是失禮的。

　　2、用餐時(shí)，用餐巾紙擦餐具，是對主人不尊重的表現。

　　3、喝湯時(shí)，中餐放下筷子，西餐放下刀叉，用湯匙喝，不要把碗端起來(lái)喝。

　　4、餐中不能邊說(shuō)邊用筷子指指點(diǎn)點(diǎn)或亂翻菜肴。

　　5、用餐或喝湯時(shí)應閉嘴咀嚼。不要發(fā)出咀嚼、喝湯的聲音。

　　6、吃到骨、刺時(shí)，不要直接外吐，應用餐巾或手掩口，取出放在骨碟里。

　　7、剔牙應以手遮口，用牙簽剔齒縫，不能把方便筷弄斷剔牙。

　　8、餐桌上放著(zhù)盛玫瑰花或檸檬片的小杯水，是用手取食物前，蘸洗手指用的，切忌當作飲料喝掉。

　　9、如果不會(huì )喝酒的客人，當主人或服務(wù)員為其斟酒時(shí)，應用手指輕敲酒杯邊緣以示謝絕，不能將酒杯倒置。

　　10、強行勸酒或把喝在嘴里的酒再吐出來(lái)，都是失態(tài)無(wú)禮的表現。

　　十、電話(huà)禮儀

　　電話(huà)已成了人們生活、交往不可缺少的組成部分。人們在利用現代通訊工具時(shí)，應注意以下幾點(diǎn)內容：

　　1、無(wú)論打電話(huà)還是接電話(huà)都應使用禮貌用語(yǔ)。

　　2、選擇適當時(shí)間通話(huà)。無(wú)緊急情況，應在白天8點(diǎn)以后(假日9點(diǎn)以后)，夜間22點(diǎn)以前通話(huà)，免得打擾他人休息。

　　3、通話(huà)內容應事先想好，盡量簡(jiǎn)單扼要。吐字清晰，音量適中，重點(diǎn)內容應重復，必要時(shí)應記錄下來(lái)。

　　4、如果打錯電話(huà)應向對方道歉，如果接到錯誤的電話(huà)應向對方耐心解釋。

　　5、接聽(tīng)他人電話(huà)時(shí)，無(wú)論是找人或轉告事宜的，都應及時(shí)、認真去做。

　　6、不要用辦公室電話(huà)辦私事、嘮私嗑，長(cháng)時(shí)間占用電話(huà)。

　　7、打移動(dòng)電話(huà)要注意周?chē)�環(huán)境和場(chǎng)合，聲音不要太大，避免防礙他人。

　　8、請愛(ài)護磁卡電話(huà)，按操作規程打接電話(huà)，放置話(huà)筒。

　　9、不要隨意借用別人的手機打電話(huà)或打長(cháng)途電話(huà)。

　　10、閱覽室、劇場(chǎng)、音樂(lè )廳、會(huì )議室、法庭、課堂等場(chǎng)合不宜用手機通話(huà)，以免干擾別人。

　　十一、尋呼禮儀

　　尋呼能使人快捷地得到信息，溝通聯(lián)絡(luò )，加深感情。同時(shí)也呼喚著(zhù)“尋呼”的文明與秩序。注意使用尋呼機的禮儀要求，才能更好地享受“尋呼”給我們帶來(lái)的方便。

　　1、與尋呼小姐通話(huà)時(shí)，要使用文明禮貌用語(yǔ)，語(yǔ)言簡(jiǎn)明扼要，吐字清晰。

　　2、收到呼叫時(shí)，如果條件允許應盡快回話(huà)，如身邊有人正在談話(huà)時(shí)應說(shuō)：“對不起，我打個(gè)電話(huà)，很快就回來(lái)�！�

　　3、在特定場(chǎng)所應關(guān)閉尋呼機，待離去時(shí)再開(kāi)機。

　　4、不要利用尋呼機傳呼一些不健康的內容或開(kāi)玩笑。

　　5、不要利用不法行為盜取別人尋呼密碼加以鎖定。

　　十二 、辦公行為禮儀

　　辦公室是機關(guān)、企業(yè)、事業(yè)單位文化的“窗口”，辦公室工作人員的一舉一動(dòng)都代表著(zhù)所在單位的整體形象。所以辦公室的工作人員必須下一番功夫規范自己的行為。

　　1、愛(ài)祖國、愛(ài)人民、全心全意地為人民服務(wù)，努力干好本職工作，忠誠黨的事業(yè)。

　　2、提高政治修養，多看黨報黨刊，正確地理解和掌握黨的方針政策，嚴格遵守，帶頭執行，維護國家和集體的利益。

　　3、增強職業(yè)道德和法制觀(guān)念。不利用職權之便謀私利、搞特權，不搞非法活動(dòng)和交易，應該做到“心底無(wú)私天地寬”。

　　4、擺正領(lǐng)導與被領(lǐng)導的關(guān)系，不“越位”、不“越權”。講究工作方式、方法和藝術(shù);能夠正確地對待批評和表?yè)P，并能合理地提出可行性建議或意見(jiàn)。

　　5、尊重長(cháng)者，愛(ài)護青年，不以職務(wù)待人，應該一視同仁，上不恭下不貶，不搞小團體，不互相拆臺搬弄是非。

　　6、團結協(xié)作，注意整體形象�；ハ嗬斫�、寬容、謙恭、隨和、真誠、友好，互相勉勵，公平競爭。

　　7、工作態(tài)度嚴謹，工作作風(fēng)扎實(shí)，講究工作質(zhì)量和效率。非工作關(guān)系不要溜、走、串、閑聊、亂侃;杜絕工作中在辦公室打牌、打麻將、酗酒。

　　8、講究禮貌和禮節。辦公樓內做到三輕：走路輕、說(shuō)話(huà)輕、敲門(mén)開(kāi)門(mén)輕;互相養成問(wèn)好、道別的習慣;接人待客，熱情禮貌要適度，應恰到好處地運用示意、起身、欠身、讓座、倒水等規范動(dòng)作。

　　9、提高個(gè)人綜合素質(zhì)，遇事勇于承擔責任，不糾纏個(gè)人利益和私人恩怨。把精力主要用于工作上，刻苦鉆研業(yè)務(wù)、銳意創(chuàng )新進(jìn)取，不斷開(kāi)拓工作新局面。

　　10、保守國家機密，嚴格要求并規范自己。

　　儀表儀容的基本要求：

　　衣著(zhù)是人們審美的重要方面，俗話(huà)說(shuō)"三分模樣、七分衣裝"。每個(gè)員工穿著(zhù)公司提供的統一制服，它代表的企業(yè)形象本身就是禮貌的表現。各個(gè)部門(mén)的制服樣式不同，它是標志員工所在不同工作崗位的服裝，是我們工作的特殊需要。

　　1、制服保持整齊清潔、紐扣要齊全扣好，不能將衣袖、褲子卷起，女工作人員穿裙子，不可露出襪口，皮鞋要保持光亮。

　　2、注意個(gè)人衛生，包括身體、面部、手部、頭部、口腔的清潔。

　　3、女員工上班要化妝，但不得濃妝艷抹，避免使用過(guò)濃的香水，指甲不能過(guò)長(cháng)，涂指甲油盡量使用淡色，不能戴過(guò)多飾物上班。

　　4、男員工不化妝，頭發(fā)不蓋耳及過(guò)衣領(lǐng)，每天剃須，不留長(cháng)指甲板，在工作時(shí)間不準吸煙，男女均不戴有色眼鏡，剪怪異發(fā)型、染發(fā)。

　　5、必須佩戴工號牌，工號牌應佩戴在左胸處，不得任其歪歪扭扭。

　　6、兩腳腳跟著(zhù)地，腳尖離開(kāi)約45度，腰背挺直，胸膛自然，頸脖伸直，頭微向下，使人看清你的面孔。兩臂自然，不聳肩，身體重心在兩腳中間。在上級面前，不得把手交叉抱在胸前。

　　7、坐下后，應盡量坐端正，把雙腿平行放好，不得傲慢地把腿向前伸或向后伸，或俯視前方，要移動(dòng)椅子的位置時(shí)，應先把椅子放在應放的地方，然后再坐。

　　8、行走應輕而穩。注意昂首挺胸，肩要平、身要直。女子走一字步(雙腳走一條線(xiàn)，不邁大步)，男子行走時(shí)雙腳跟走兩條線(xiàn)，但兩線(xiàn)盡可能靠近，步履可稍大。在地上的橫向距離3厘米左右。走路時(shí)男子不要扭腰，女士不要要臀部，行走時(shí)不可搖頭晃腦、吹口哨、吃零食，不要左顧右盼、手插口袋或打響指。不與他人拉手、摟腰搭背，不奔跑、跳躍。因為需要必須超越客人時(shí)，要禮貌致歉，說(shuō)聲對不起。同時(shí)注意：

　　9、盡量靠右行，不走中間。

　　10、與上級、賓客相遇時(shí)，要點(diǎn)頭示禮致意。

　　11、與上級、賓客同行至門(mén)前時(shí)，應主動(dòng)開(kāi)門(mén)讓他們先行，不能自己搶先而行。

　　12、與上級、賓客上下電梯時(shí)應主動(dòng)開(kāi)門(mén)，讓他們先上或先下。

　　13、引導客人時(shí)，讓客人、上級在自己的右側。上樓梯時(shí)，客人在前，下樓梯時(shí)客人在后。3人同行時(shí)，中間為上賓。在人行道上讓女士走在內側，以便使她們有安全感。

　　14、客人迎面走來(lái)或上下樓梯時(shí)，要主動(dòng)為客人讓路。

　　15.站立時(shí)，自然挺立，眼睛平視，面帶微笑，雙臂自然下垂或在體前交叉。

　　16、坐立時(shí)，上身挺直，雙肩放松，手自然放在雙膝上，不得坐在椅子上前縮后仰，搖腿翹腳。

　　17、行走時(shí)，眼睛前視，肩平身直，雙臂自然下垂擺動(dòng)，男走平行步，女走一字步，不左顧右盼，不得與他人拉手、摟腰搭背。

　　18、在各種場(chǎng)合，見(jiàn)到上級領(lǐng)導或業(yè)戶(hù)都要面帶微笑，主動(dòng)問(wèn)好。

　　19、進(jìn)入上司或業(yè)戶(hù)辦公室前，應先用手輕敲3下，得到同意后再進(jìn)入。進(jìn)入后，不得隨意翻動(dòng)室內物品。

　　20、電梯要先走后進(jìn)，禁止在電梯內大聲喧嘩。

　　21、文明禮貌。做到語(yǔ)言規范，談吐文雅，衣冠整潔，舉止端莊。

　　22、主動(dòng)熱情。以真誠的笑容，主動(dòng)熱情地為業(yè)戶(hù)和顧客服務(wù)，主動(dòng)了解業(yè)戶(hù)和顧客需求，努力為其排憂(yōu)解難。

　　23、耐心周到。員工在對業(yè)戶(hù)和顧客的服務(wù)中要耐心周到，問(wèn)多不煩，事多不煩，虛心聽(tīng)取意見(jiàn)，耐心解答問(wèn)題，服務(wù)體貼入微，有求必應，面面俱到，盡善盡美。

　　辦公室文員接電話(huà)禮儀：

　�。ㄒ�)電話(huà)鈴聲一響，應盡快去接，最好是在想三聲后接起，接電話(huà)應先自報家門(mén)，“您好，這里是X X公司×X部，請問(wèn)找哪位?”;詢(xún)問(wèn)時(shí)應注意在適當的時(shí)候，根據對方的反應再委婉詢(xún)問(wèn)。一定不能用很生硬的語(yǔ)氣說(shuō)：“他不在”、“打錯了”、“沒(méi)這人”、“不知道”等語(yǔ)言。電話(huà)用語(yǔ)應文明、禮貌，態(tài)度應熱情、謙和、誠懇，語(yǔ)調應平和、音量要適中。這樣，對方就會(huì )對你乃至你的公司留下好印象。

　　(二)仔細傾聽(tīng)對方的講話(huà)，把耳朵貼進(jìn)話(huà)筒。為了表示你在專(zhuān)心聆聽(tīng)，并且已經(jīng)理解，你還要不時(shí)地稱(chēng)“對”道“是”。以顯示你給對方的積極的反饋。最好準備好紙和筆放在旁邊，重要的內容應簡(jiǎn)明扼要地記錄下來(lái)，同時(shí)，對著(zhù)聽(tīng)筒重復對方的話(huà)，以檢驗是否理解得正確，如時(shí)間、地點(diǎn)、聯(lián)系事宜、需解決的問(wèn)題等。

　　(三)電話(huà)交談完畢時(shí)，應盡量讓對方結束對話(huà)，若確需要自己來(lái)結束，應解釋、致歉。通話(huà)完畢后，應等對方放下話(huà)筒后，再輕輕地放下電話(huà)，以示尊重。

　　(四)選擇適當的時(shí)間。一般的公務(wù)電話(huà)最好避開(kāi)臨近下班的時(shí)間，因為這時(shí)打電話(huà)，對方往往急于下班，很可能得不到滿(mǎn)意的答復。公務(wù)電話(huà)應盡量打到對方辦公室，若確有必要往對方家里打時(shí)，應注意避開(kāi)吃飯或睡覺(jué)時(shí)間。

　　(五)首先通報自己的姓名、身份。必要時(shí)，應詢(xún)問(wèn)對方是否方便，在對方方便的情況下再開(kāi)始交談。

　　(六)在電話(huà)上談生意，時(shí)問(wèn)觀(guān)念要強，要珍惜每分鐘交談的效果。更要注意聲音的大小，以使對方聽(tīng)得清楚，這是很關(guān)鍵的。

　　(七)如果要把對方的話(huà)做成備忘錄，最好是一邊重復對方的話(huà)，一邊做記錄，最后把記錄重復一遍，請對方確認。當然，電話(huà)的用語(yǔ)要謙虛恭敬。

　　(八)接到和自己業(yè)務(wù)不相關(guān)而又必須當場(chǎng)給予答復的電話(huà)，除非自己確實(shí)有完整的咨料.否則.決不可信口開(kāi)河，妄做決定。與其信口開(kāi)河以抓住客人，不如據實(shí)回答以保公司的信譽(yù)。

　　(九)不要在外面打電話(huà)做聯(lián)絡(luò )。萬(wàn)一真的有必要，通電話(huà)時(shí)應該避免讓對方聽(tīng)到背景聲音，例如咖啡店的音樂(lè )。另外，在沒(méi)有聯(lián)絡(luò )到對方時(shí)，要采取主動(dòng)再聯(lián)絡(luò )的方法，而不要請接電話(huà)者留話(huà)要對方打電話(huà)過(guò)來(lái)。

　　此外，文員作為公司的職員，在使用電話(huà)時(shí)務(wù)必注意以下幾點(diǎn)禁忌：

　　1.不要在公司打私人電話(huà);

　　2.少打長(cháng)話(huà)。

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