�。ㄒ�)電話(huà)鈴聲一響，應盡快去接，最好是在想三聲后接起，接電話(huà)應先自報家門(mén)，“您好，這里是X X公司×X部，請問(wèn)找哪位?”;詢(xún)問(wèn)時(shí)應注意在適當的時(shí)候，根據對方的反應再委婉詢(xún)問(wèn)。一定不能用很生硬的語(yǔ)氣說(shuō)：“他不在”、“打錯了”、“沒(méi)這人”、“不知道”等語(yǔ)言。電話(huà)用語(yǔ)應文明、禮貌，態(tài)度應熱情、謙和、誠懇，語(yǔ)調應平和、音量要適中。這樣，對方就會(huì )對你乃至你的公司留下好印象。

　　(二)仔細傾聽(tīng)對方的講話(huà)，把耳朵貼進(jìn)話(huà)筒。為了表示你在專(zhuān)心聆聽(tīng)，并且已經(jīng)理解，你還要不時(shí)地稱(chēng)“對”道“是”。以顯示你給對方的積極的反饋。最好準備好紙和筆放在旁邊，重要的內容應簡(jiǎn)明扼要地記錄下來(lái)，同時(shí)，對著(zhù)聽(tīng)筒重復對方的話(huà)，以檢驗是否理解得正確，如時(shí)間、地點(diǎn)、聯(lián)系事宜、需解決的問(wèn)題等。

　　(三)電話(huà)交談完畢時(shí)，應盡量讓對方結束對話(huà)，若確需要自己來(lái)結束，應解釋、致歉。通話(huà)完畢后，應等對方放下話(huà)筒后，再輕輕地放下電話(huà)，以示尊重。

　　(四)選擇適當的時(shí)間。一般的公務(wù)電話(huà)最好避開(kāi)臨近下班的時(shí)間，因為這時(shí)打電話(huà)，對方往往急于下班，很可能得不到滿(mǎn)意的答復。公務(wù)電話(huà)應盡量打到對方辦公室，若確有必要往對方家里打時(shí)，應注意避開(kāi)吃飯或睡覺(jué)時(shí)間。

　　(五)首先通報自己的姓名、身份。必要時(shí)，應詢(xún)問(wèn)對方是否方便，在對方方便的情況下再開(kāi)始交談。

　　(六)在電話(huà)上談生意，時(shí)問(wèn)觀(guān)念要強，要珍惜每分鐘交談的效果。更要注意聲音的大小，以使對方聽(tīng)得清楚，這是很關(guān)鍵的。

　　(七)如果要把對方的話(huà)做成備忘錄，最好是一邊重復對方的話(huà)，一邊做記錄，最后把記錄重復一遍，請對方確認。當然，電話(huà)的用語(yǔ)要謙虛恭敬。

　　(八)接到和自己業(yè)務(wù)不相關(guān)而又必須當場(chǎng)給予答復的電話(huà)，除非自己確實(shí)有完整的咨料.否則.決不可信口開(kāi)河，妄做決定。與其信口開(kāi)河以抓住客人，不如據實(shí)回答以保公司的信譽(yù)。

　　(九)不要在外面打電話(huà)做聯(lián)絡(luò )。萬(wàn)一真的有必要，通電話(huà)時(shí)應該避免讓對方聽(tīng)到背景聲音，例如咖啡店的音樂(lè )。另外，在沒(méi)有聯(lián)絡(luò )到對方時(shí)，要采取主動(dòng)再聯(lián)絡(luò )的方法，而不要請接電話(huà)者留話(huà)要對方打電話(huà)過(guò)來(lái)。

　　此外，文員作為公司的職員，在使用電話(huà)時(shí)務(wù)必注意以下幾點(diǎn)禁忌：

　　1.不要在公司打私人電話(huà);

　　2.少打長(cháng)話(huà)。

　　辦公室文員其他禮儀

　　一、儀態(tài)儀表禮儀

　　1、著(zhù)裝:團隊活動(dòng)要求隊員統一著(zhù)裝，顯示良好的團隊精神。

　　2、站姿抬頭，頸挺直，下頜微收，雙肩放松，兩腿并攏立直，腳尖分開(kāi)呈“V”字狀。身體重量平均分布在兩條腿上。雙手交搭貼于腹部，挺胸、收腹。給人以挺拔向上、莊重大方、精力充沛的印象。

　　3、行姿行走時(shí)步履應自然、輕盈、敏捷、穩健。上身正直，眼平視，挺胸收腹立腰，重心前傾，雙肩平穩，不宜左顧右盼，左右搖晃。集體行動(dòng)時(shí)，不得喧笑打鬧。

　　4、坐姿入坐時(shí)要輕穩，走到座位前，轉身后退，輕穩坐下。女子裙裝入座時(shí)，應將裙向前收攏一下再坐下。腰背挺直，兩臂自然彎曲放在膝上，雙腿并攏。起立時(shí)，右腳向后收半步而后站立。

　　二、見(jiàn)面禮儀

　　1、握手通常年長(cháng)(尊)者先伸手后，另一方及時(shí)呼應。來(lái)訪(fǎng)時(shí)、主人先伸手以表示歡迎。告辭時(shí)，待客人先伸手后，主人再相握。握手的力度以不握疼對方的手為限度。初次見(jiàn)面時(shí)，時(shí)間一般控制在3秒鐘內。

　　2、介紹介紹時(shí)應把身份、地位較為低的一方介紹給相對而言身份、地位較為尊貴的一方。介紹時(shí)陳述的時(shí)間宜短不宜長(cháng)，內容宜簡(jiǎn)不宜繁。同時(shí)避免給任何一方厚此薄彼的感覺(jué)。

　　3、致意 表示問(wèn)候之意。通常在各種場(chǎng)合用舉手、點(diǎn)頭、欠身、脫帽等方式向相識的人打招呼。

　　三、談話(huà)禮儀

　　人際交往中應隨時(shí)注意使用禮貌用語(yǔ)，是談話(huà)中的基本要求。

　　1、問(wèn)候 根據彼此的關(guān)系問(wèn)候“您好!”、“你好”、“早上好”、“晚安”等，初次相識可說(shuō)“您好，見(jiàn)到您很高興”。

　　2、道歉 做了不應該做的事，應及時(shí)道歉“對不起，實(shí)在抱歉”、“真過(guò)意不去”、“真是失禮了”�；蛘呤遣唤�(jīng)意打擾別人應說(shuō)：“對不起，打擾了”、“對不起，打斷一下”等。

　　3、應答“您不必客氣”、“沒(méi)關(guān)系，這是我應該做的”、“照顧不周，請多指正”。

　　4、慰問(wèn)“您辛苦了”、“讓您受累了”、“給你們添麻煩了

　　四、迎送接待禮儀

　　1、接站對遠道而來(lái)的客人，要做好接站工作，掌握客人到達的時(shí)間，保證提前迎候，接站時(shí)，準備迎客牌，并在客人到達時(shí)高舉，以便客人辨認。

　　2、會(huì )面客人到達，應主動(dòng)迎接，熱情打招呼。如果是長(cháng)者或身體不太好的應上前挽扶，客人手中提有重物應主動(dòng)接過(guò)來(lái)。

　　3、入室陪客者應走在客人的左邊，或走在主陪人員和客人的身后，到達會(huì )客室門(mén)口，應打開(kāi)門(mén)，讓客人先進(jìn)，并把客人介紹給在場(chǎng)的有關(guān)人員。

　　4、送客按照接待時(shí)的規格對等送別。離開(kāi)時(shí)，應與客人熱情話(huà)別。