- 相關(guān)推薦
秘書(shū)怎樣當好領(lǐng)導的大參謀
秘書(shū)具有參謀職責，應發(fā)揮參謀作用。秘書(shū)做好參謀工作，有利于提高領(lǐng)導力與秘書(shū)工作成效，也有利于自我發(fā)展，意義和作用都不可輕視。問(wèn)題的關(guān)鍵在于，要當好領(lǐng)導者的大參謀。下面小編帶著(zhù)大家一起來(lái)了解一下秘書(shū)怎樣當好領(lǐng)導的大參謀吧！
秘書(shū)怎樣當好領(lǐng)導的大參謀
當好大參謀不容易，要解決好能參善謀的問(wèn)題，也就是要做到敢參謀、能參謀、肯參謀、善參謀，又能參謀成事。為此，要緊緊抓住參謀、善謀、設謀、用謀等重要問(wèn)題，并從實(shí)際出發(fā)認真解決好。
一、參謀
首先要想當參謀。參謀，原意是參與謀劃，既是一種職責，也是一種角色。主謀與參謀是主輔關(guān)系，是謀事方向相同，但處于不同地位，負有不同責任的兩種角色。當大參謀的前提，是要有濃厚的參謀意識，強烈的參謀愿望。在相當一部分秘書(shū)人員中，并沒(méi)有這種明確的意向。當好大參謀，必須不斷提高對秘書(shū)參謀重要性的認識，努力增強參謀意識。當好大參謀，很重要的一個(gè)問(wèn)題是能更好地履行秘書(shū)工作職責，展示自己的才干，提高工作層次，幫助領(lǐng)導者更好地加強領(lǐng)導工作，促進(jìn)事業(yè)和領(lǐng)導者、秘書(shū)人員自身的良好發(fā)展。要把當好大參謀作為秘書(shū)人員的重要工作和義不容辭的責任，在實(shí)踐中努力強化秘書(shū)參謀的責任感與自覺(jué)性。
同時(shí)要能當參謀。秘書(shū)人員不僅要有良好的參謀愿望，也要有過(guò)硬的參謀本領(lǐng)。沒(méi)有較強的參謀能力，參謀愿望只能是一種參謀意識，不會(huì )形成參謀行為，更不會(huì )有好的參謀成果。做好參謀工作，秘書(shū)人員一般應具有及時(shí)把握領(lǐng)導者意圖的能力，敏銳捕捉與研究重要信息的能力，善于觀(guān)察、分析與判斷形勢的能力，精于從全局認識與研究問(wèn)題的能力，準確判斷與預測事物發(fā)展趨勢的能力，迅速有效地謀劃對策意見(jiàn)的能力，簡(jiǎn)練正確表達謀略思想與具體方案的能力。這些能力可以隨著(zhù)參謀活動(dòng)的深入不斷提高，參謀能力也有賴(lài)于秘書(shū)人員加強學(xué)習與實(shí)踐參謀理論與方法。
更要勇當參謀。當參謀也需要勇氣，因為參謀過(guò)程中也有風(fēng)險。比如參謀不當會(huì )有損失，參謀有力但不為領(lǐng)導者欣賞甚至遭受訓斥，或引起他人嫉妒排擠。這些風(fēng)險從而使不少秘書(shū)人員抱著(zhù)多一事不如少一事的想法，對秘書(shū)參謀采取回避態(tài)度。參謀工作受挫時(shí)，需要解放思想，消除顧慮，放開(kāi)手腳，敢想敢為。當好大參謀，不能“明哲保身，退避三舍”。有些與領(lǐng)導者意見(jiàn)相左的謀略可能更有價(jià)值，更能引起重視。即使領(lǐng)導者出于某種考慮不采納自己的意見(jiàn)，也不要緊。畢竟領(lǐng)導者有自己的頭腦、思想與思路，不能強求，更不能強加于人。要相信領(lǐng)導，尊重領(lǐng)導，更要尊重實(shí)際，尊重真理，尊重歷史，堅信歷史將證明參謀意見(jiàn)正確、合理與否，增強秘書(shū)參謀的勇氣，把秘書(shū)參謀工作進(jìn)行到底。秘書(shū)參謀確有一定風(fēng)險，要志在當好大參謀，不僅要有奉獻精神，還要有一點(diǎn)兒冒險精神，該參謀時(shí)不能猶豫不決，錯失良機，使一些好主意胎死腹中。不要把參謀工作看得很神秘，要將秘書(shū)工作與參謀工作有機結合起來(lái)，使一些重要的參謀工作寓于秘書(shū)工作之中。比如在起草文件或領(lǐng)導講稿時(shí)，就可以充分發(fā)揮參謀作用，為領(lǐng)導者籌劃有重要價(jià)值的思想、思路、政策、措施、對策、建議等參謀意見(jiàn)。在其他方面，以及在督查、調研、信息、辦文、辦會(huì )、協(xié)調和組織領(lǐng)導活動(dòng)中，都可以有效地開(kāi)展秘書(shū)參謀工作。
也要勤當參謀。參謀時(shí)機短暫，參謀機遇稍縱即逝，應勤于思，敏于行。參謀謀略成熟一件奉獻一件，不能十年磨一劍，貪圖一鳴驚人�？偸且话l(fā)，便會(huì )錯失良機。要抓住領(lǐng)導者的一時(shí)需要或長(cháng)遠打算，大小主意一起出，及時(shí)為領(lǐng)導者提供意見(jiàn)與建議。要利用最佳時(shí)機，急事急辦，避免空留遺憾。
二、善謀
秘書(shū)參謀，不僅要講究科學(xué)性，也要講究藝術(shù)性。在秘書(shū)參謀藝術(shù)中，很重要的一點(diǎn)是，審時(shí)度勢，知人善參。秘書(shū)人員作為謀者，領(lǐng)導者作為問(wèn)謀者，其間的關(guān)系非常重要。不論國內國外，領(lǐng)導層中不乏將人際關(guān)系置于感情之中理智之上的人。為什么有些好建議得不到采納，而一些壞主意能得到賞識并貫徹實(shí)施，特別是與領(lǐng)導者意圖相悖的計策也能過(guò)關(guān)，主要是這些領(lǐng)導者過(guò)于相信自己與參謀人員的關(guān)系，或為了維護政治利益上的一致性。這就給人一個(gè)啟示：當好參謀，必須改善并進(jìn)一步密切同領(lǐng)導的工作和個(gè)人關(guān)系。不然，領(lǐng)導者對你不信任，任你的謀略貴如金玉，領(lǐng)導者連看也不想看，聽(tīng)也不想聽(tīng)，再好的意見(jiàn)也會(huì )被當垃圾處理掉。
參謀工作也有規律，也講規矩。不懂規律，不顧規矩，就要自食其果。聞一多先生在《誰(shuí)為領(lǐng)袖謀劃?》一書(shū)中指出：“領(lǐng)袖不會(huì )寬恕表現出了獨立性格的謀士謀劃�！鳖I(lǐng)袖尚且如此，何況其他領(lǐng)導者。為什么對有個(gè)性的參謀者不寬容，因為這樣會(huì )影響到領(lǐng)導者的權威與形象。如果秘書(shū)人員不適應領(lǐng)導者，盡管忠誠但不善于為領(lǐng)導者參謀，就很難當好大參謀。有些領(lǐng)導者往往過(guò)高估計自己的見(jiàn)識與能力，再加上周?chē)恍┤讼古醭裟_，更使得其飄飄然。有些領(lǐng)導者喜歡賣(mài)弄一些與眾不同的思路，又需要秘書(shū)參謀們把他的思想整理出來(lái)，傳達他的意圖，宣傳他的精神。這時(shí)，秘書(shū)參謀已經(jīng)沒(méi)有實(shí)質(zhì)性意義了，但仍可為領(lǐng)導者分憂(yōu)。尤其是參謀意見(jiàn)與領(lǐng)導意見(jiàn)不同時(shí)，應深思熟慮，搞清楚領(lǐng)導者意見(jiàn)的背景，覺(jué)得確有幾分把握再參謀，切不可輕言。
所謂善參，簡(jiǎn)單說(shuō)就是參而有度，謀而有效，也就是以適當的謀略，在適當的場(chǎng)合，利用適當的時(shí)機，以適當的表達，提供適當的對策，達到適當的參謀目的。為此，要換位思考，站在領(lǐng)導者的高度與角度，開(kāi)展秘書(shū)參謀工作。善于琢磨領(lǐng)導者的需要，善于謀劃秘書(shū)參謀意見(jiàn)，善于捕捉參謀時(shí)機，善于將參謀意見(jiàn)轉化為領(lǐng)導決策。要堅持“六要六不要”：一要參謀為公，不為己謀，要有純正的參謀動(dòng)機，真正為領(lǐng)導者與領(lǐng)導工作參謀;二要力盡職責，不要失職，積極主動(dòng)地當好大參謀;三要尊重領(lǐng)導，不要爭論，力爭達成共識;四要理解領(lǐng)導，不要將個(gè)人意見(jiàn)強加于人，允許領(lǐng)導不理解不采納參謀意見(jiàn);五要堅持到位，不要越位，在領(lǐng)導者認可的情況下才可實(shí)施;六要保持良好心態(tài)，不要偏激與情緒化，要全面公正、正確合理地進(jìn)行秘書(shū)參謀工作。
三、設謀
設謀，就是設計謀略。設謀是秘書(shū)參謀的中心環(huán)節。不設謀，無(wú)計可出，無(wú)謀可參，更無(wú)謀可用，參謀就成了空談。
什么是謀略?屠春友先生在其專(zhuān)著(zhù)《謀略概論》中指出：“所謂謀略，是人們充分調動(dòng)自己的優(yōu)點(diǎn)和一切有利于自己的因素，利用各種思維方法，形成一種旨在達到某種目的的思維過(guò)程�！痹趯�(shí)踐中，謀略既可作為一種思維過(guò)程去理解，也可作為一種結果去認識。
從謀略是一種結果的角度分析，謀略是多層次的。一種思想、一個(gè)意見(jiàn)、一套方案、一項政策、一條建議、一件提案、一種措施等，都是謀略的具體體現。一項好的謀略，應該有可靠的根據，要有明確的目標任務(wù)，要有正確的思路，要有科學(xué)精細的分析，要有切實(shí)可行的意見(jiàn)。同時(shí)具備三個(gè)特點(diǎn)：一是簡(jiǎn)單明確，讓領(lǐng)導者看時(shí)一目了然，讓領(lǐng)導者聽(tīng)時(shí)一清二楚;二是全面準確，反映問(wèn)題、研究問(wèn)題、處理問(wèn)題考慮周全，不顧此失彼，而且判斷問(wèn)題準確，提出的對策正確;三是實(shí)用可行，提出的對策意見(jiàn)具有較強的實(shí)用價(jià)值和可操作性，既簡(jiǎn)便易行，且行之有效。
設謀，要堅持秘書(shū)參謀道德，不出餿主意，不提歪點(diǎn)子。不能像項羽的高參陳平出主意讓劉邦放虎歸山那樣，給領(lǐng)導幫倒忙。要端正思想態(tài)度，堅持“不謀私利，不為己謀”的政治方向，處處從領(lǐng)導關(guān)注的大局出發(fā)，從領(lǐng)導的整體與長(cháng)遠利益著(zhù)眼，從領(lǐng)導的立場(chǎng)切入，從領(lǐng)導當前急需解決的重大問(wèn)題著(zhù)手，認真謀劃，精心策劃，首先保證心正術(shù)正主意正。有些秘書(shū)人員，借與領(lǐng)導者的特殊關(guān)系，從自身利益出發(fā)，為領(lǐng)導提供陰謀詭計，雖一時(shí)得逞，但終究紙里包不住火，最終會(huì )搬起石頭砸了自己的腳。
一個(gè)良好的大謀略，必須是創(chuàng )新的結果，必須是對領(lǐng)導者大政方針或重大事項有重大作用。但是，這種又好又重大的謀略不是頭腦中現成的，可以一下子提出來(lái)的。謀劃可能會(huì )靈機一動(dòng)，但不能靠心血來(lái)潮，靠拍腦門(mén)子主觀(guān)臆斷，必須把握大局、熟悉全局、知己知彼、全面考慮、反復醞釀、比較利害、用心策劃。
設計謀略，必須有堅實(shí)的信息基礎，需要掌握情況，提出對領(lǐng)導有用的文字方案，或明確的口頭意見(jiàn)。要掌握第一手信息，主要措施是加強調查研究。謀略的調查研究是經(jīng)常性的，體現在時(shí)時(shí)處處。一些蛛絲馬跡，都可能是一種大的傾向的先期表現，都必須時(shí)時(shí)留心，處處用心，見(jiàn)微知著(zhù)。預測未來(lái)是謀劃的重要手段。學(xué)會(huì )預測，成功地運用預測，把握未來(lái)場(chǎng)景，是創(chuàng )新謀略的必由之路。周恩來(lái)的軍事秘書(shū)雷英夫具有較高的預測本領(lǐng)。他對美國侵略朝鮮，以及美軍將在仁川登陸等預測得都很準確，受到中央領(lǐng)導的肯定。他之所以能做到這一點(diǎn)，主要是對美軍主帥麥克阿瑟和朝鮮半島的軍事地理進(jìn)行了詳盡的分析研究，按照科學(xué)的規律進(jìn)行了總結概括，才有如此的真知灼見(jiàn)。
四、用謀
用謀，就是運用謀略，主要是指落實(shí)決策。謀為用而設，再好的謀略如被束之高閣，也沒(méi)有任何用處。謀略的價(jià)值在于可行有效，意義在于落到實(shí)處。用謀是實(shí)現參謀目的的最后階段，尤為講究實(shí)效。真正的秘書(shū)參謀效果全在于應用和落實(shí)到底，而且用謀也是檢驗謀略是否符合實(shí)際的唯一途徑。
領(lǐng)導工作的一種藝術(shù)表明，只要有可能，往往是誰(shuí)出主意，就責成誰(shuí)去辦。一方面，由于出謀劃策者對所出主意的背景、價(jià)值、目的、目標、方法、步驟都認識得更深刻，將謀略付諸實(shí)施的信念更堅定，更容易把事情辦好;另一方面，出謀劃策者有盡快得到預期效果的強烈愿望，對于抓好落實(shí)有很大的積極性。尼克松總統能抓住戰略問(wèn)題的實(shí)質(zhì)，果斷決策，但對于貫徹落實(shí)的執行細節不感興趣，而這些工作主要靠基辛格博士去辦。所以，形成了尼克松抓大機遇，由基辛格博士設計利用機遇的方案，并貫徹落實(shí)的高層行政格局。這樣一個(gè)領(lǐng)導與參謀助手相得益彰的格局，應是最佳的工作格局。
秘書(shū)人員能否用謀，也就是能否既參又辦，是一種現實(shí)的考驗，也是一種綜合能力的體現。用謀，一方面，能檢驗計策的正確性與可靠性、可行性、有效性;另一方面，也能檢驗參謀動(dòng)機。如果出了不好的主意，一般是不敢冒險去落實(shí)的，因為陰謀詭計不敢見(jiàn)天日。在用謀過(guò)程中，會(huì )遇到一些難以預料或難以想象的困難，要隨機應變，有時(shí)還要在領(lǐng)導同意下，及時(shí)修正與完善決策，保證落實(shí)效果。一旦情況發(fā)生重大變化，原定謀略已不適宜，要及時(shí)請示上級予以放棄，或采取補救措施。
創(chuàng )新是秘書(shū)參謀的靈魂。不僅設謀是創(chuàng )新過(guò)程，用謀也是創(chuàng )新過(guò)程，因此都需要創(chuàng )造性地開(kāi)展工作。在用謀過(guò)程中，要注意發(fā)現新情況，開(kāi)拓新思路，探索新途徑，解決新問(wèn)題，開(kāi)創(chuàng )新局面。其中核心是與時(shí)俱進(jìn)，把既定謀略與新形勢和各方面的新要求緊密結合起來(lái)，不斷完善與改進(jìn)決策，進(jìn)一步提高實(shí)際效果。
用謀切忌意氣用事和感情用事，不管是不是自己的主意，只要是領(lǐng)導定了的，都要認真落實(shí)。不論領(lǐng)導對你有何看法，也不論關(guān)系密切與否，只要組織決定、領(lǐng)導合理要求，都要把事情辦好。積極用謀，這是組織原則問(wèn)題，也是組織紀律要求，能夠反映一個(gè)人的政治素質(zhì)與工作能力。在這個(gè)重大問(wèn)題上，絕對不能含糊。
當好秘書(shū)的10條守則
1、有些事要想到領(lǐng)導前邊
雖然你要聽(tīng)領(lǐng)導布置工作，但有些事情，秘書(shū)要想在領(lǐng)導前邊，當好領(lǐng)導參謀。這樣做，領(lǐng)導才會(huì )感到你是一個(gè)好秘書(shū)。
2、領(lǐng)導布置的工作要提前交卷
如寫(xiě)材料、搞調查等，一定爭取按領(lǐng)導要求提前一點(diǎn)完成，對于按照要求完不成的任務(wù)，要提前向領(lǐng)導打招呼，使領(lǐng)導早有安排，免得被動(dòng)。
3、注意保密工作
秘書(shū)和在領(lǐng)導身邊工作的職員，知道好多機密事情，有的事要比其他群眾早一些時(shí)候知道，一定注意保密，不能為了顯示自己的優(yōu)越，隨意亂說(shuō)。泄密的秘書(shū)是不稱(chēng)職的，而且會(huì )給領(lǐng)導添麻煩的。
4、負責做領(lǐng)導與他人的溝通工作
當領(lǐng)導與另外領(lǐng)導或其他人發(fā)生矛盾時(shí)，做秘書(shū)工作的不能在領(lǐng)導面前火上加油，而要做領(lǐng)導的思想工作，使其消氣，并為領(lǐng)導向他人溝通，使矛盾盡快消除，別人會(huì )以為秘書(shū)的行動(dòng)是受他的領(lǐng)導指使的。
5、平時(shí)多給領(lǐng)導提供資料
領(lǐng)導比較忙，有一些材料顧不上看，秘書(shū)就要將有關(guān)資料及時(shí)提供給領(lǐng)導，這會(huì )對他的決策有參考價(jià)值。
6、善于聽(tīng)取領(lǐng)導意見(jiàn)
對領(lǐng)導的批評或要求，要認真聽(tīng)取，不要因小事而同領(lǐng)導翻臉。有不同意見(jiàn)，可慢慢與領(lǐng)導溝通。
7、不要輕易在領(lǐng)導面前告別人的狀
輕易告別人的狀，影響領(lǐng)導對他人的看法，如果看錯了人，領(lǐng)導會(huì )從內心埋怨秘書(shū)。最好，只同領(lǐng)導談某些工作，不做那種議論是非的事。
8、不向領(lǐng)導提過(guò)高的有利于自己的要求
比如機關(guān)要分房子，秘書(shū)已經(jīng)有了不錯的住房，還想要一套。這樣的事會(huì )使領(lǐng)導為難的。如果辦不成，以后領(lǐng)導會(huì )過(guò)敏地認為你不滿(mǎn)意了，即便辦成，影響也不好。
9、多到群眾中去
聽(tīng)聽(tīng)群眾對一些事情的議論和看法，以便提供給領(lǐng)導。秘書(shū)做到及時(shí)反映群眾要求，可以使領(lǐng)導辦事不脫離群眾，群眾也會(huì )對秘書(shū)反映群眾情緒的作法極為滿(mǎn)意。
10、要關(guān)心領(lǐng)導的生活
經(jīng)常在領(lǐng)導身旁工作，對領(lǐng)導的飲食、作息時(shí)間、身體健康多進(jìn)行關(guān)懷照顧，既體現了關(guān)心領(lǐng)導，又反映了同事之情。
秘書(shū)必備的品質(zhì)
一、認真
且不說(shuō)職業(yè)秘書(shū)，就是一般的白領(lǐng)，在工作中也要“認真”，可以說(shuō)，做到“認真”二字對于秘書(shū)來(lái)說(shuō)是最起碼的要求，但是，從另一個(gè)意義上來(lái)說(shuō)這也是很困難的。特別是對于年輕的秘書(shū)來(lái)說(shuō)，誰(shuí)沒(méi)有個(gè)小愛(ài)好，想自在一點(diǎn)呢？比如，與朋友在電話(huà)里聊天是一件很愜意的事，但是，無(wú)論哪個(gè)公司都不會(huì )允許秘書(shū)有這種享受及類(lèi)似的行為。作為職業(yè)秘書(shū)，不僅要遵守單位的規章制度，而且還要比一般工作人員做得更好，因為你在領(lǐng)導身邊工作，他們對你的要求自然更嚴，標準更高；他們不可能容忍你工作毛手毛腳、大大咧咧或辦事拖拖拉拉。
二、誠實(shí)
所謂誠實(shí)，就是說(shuō)老實(shí)話(huà)，辦老實(shí)事，做老實(shí)人。當然，作為白領(lǐng)都需要誠實(shí)，但對于秘書(shū)來(lái)說(shuō)這一點(diǎn)尤其重要，因為不管經(jīng)驗多么豐富，秘書(shū)在繁雜忙亂的工作中多少會(huì )出這樣或那樣的差錯。出了錯，馬上道歉，這就是誠實(shí)。比如，一個(gè)港商希望與自己的上司見(jiàn)面，他在電話(huà)里說(shuō)“下午14點(diǎn)來(lái)拜訪(fǎng)”，你卻聽(tīng)成“下午4點(diǎn)來(lái)拜訪(fǎng)”，結果出現失約，造成誤會(huì )。工作中出現了差錯之后，就應當實(shí)事求是地向上司認錯，而不是掩蓋事實(shí)，或者往他人身上推以逃避自己的責任。有些秘書(shū)不誠實(shí)，為了自己或自己朋友的私利，故意隱瞞事實(shí)的真相，不實(shí)及時(shí)地向上司匯報，從而給上司的決策造成失誤。所以，對于秘書(shū)來(lái)說(shuō)，誠實(shí)是最重要的人品，只有用誠實(shí)才能換取上司和同事的信任。
三、謙遜
與其他部門(mén)的人相比，秘書(shū)的確有一種“近水樓臺先得月”的優(yōu)勢，可以容易得到各種信息，聽(tīng)到各種機密，這是秘書(shū)工作本身決定的。比如這天上午，公司開(kāi)董事會(huì )討論人事問(wèn)題，秘書(shū)到會(huì )議室為與會(huì )者添了好幾次茶，這樣她就自然而然地知道了一些人事變動(dòng)的事；又比如，總經(jīng)理明天上午出差，下午讓秘書(shū)分別通知趙錢(qián)孫李四位部門(mén)經(jīng)理來(lái)交待工作，其中他與李經(jīng)理談得最長(cháng)，一直到下班還沒(méi)有結束，這意味著(zhù)什么？秘書(shū)當然能明白其中的微妙之處。正是由于秘書(shū)容易得到這種“上層信息”，往往會(huì )引起一些人的羨慕或忌妒。如果秘書(shū)自己也產(chǎn)生這種優(yōu)越感，那就會(huì )在無(wú)形之中破壞自己與其他部門(mén)人的關(guān)系。
如果秘書(shū)沒(méi)有謙遜的品質(zhì)的話(huà)，職務(wù)上的優(yōu)越感就會(huì )讓她滋生出驕橫跋扈的毛病，比如把上司的職權當成是自己的職權，誰(shuí)要是不買(mǎi)自己的賬，就假公濟私，想方設法結對方穿小鞋；即使你不是一個(gè)頤指氣使的人，但總會(huì )有人看在你上司的份上向你獻殷勤，如果不具備謙遜的品質(zhì)，你也會(huì )慢慢地把自己的尾巴翹起來(lái)。因此，為了搞好與各方面的關(guān)系，秘書(shū)無(wú)論何時(shí)何地都要把自己當做公司的普通一員，絕對不允許自己滋生出“超人”的感覺(jué)。
四、合群
秘書(shū)部門(mén)是一個(gè)單位的神經(jīng)中樞，從收集信息到給領(lǐng)導安排工作日程，幾乎秘書(shū)的每項工作都需要各部門(mén)的協(xié)助配合。如果一個(gè)秘書(shū)不合群，不是離群索居，就是孤芳自賞，那她就很難有親和力，公司里的同事就會(huì )對她敬而遠之；如果這樣，那她不僅得不到各部門(mén)的支持，反而有可能到處有人給她使絆，讓她寸步難行。
五、寬厚
秘書(shū)應該性情溫和，待人友好。因為部門(mén)利益、價(jià)值觀(guān)念等方面的原因，同事之間對一些具體問(wèn)題的看法上出現分歧是正常的。因此，當你在工作中遇到難以溝通的時(shí)候，應習慣換位思考，從對方的角度看問(wèn)題，理解對方。不管雙方的分歧如何大，你首先要在人格上尊重對方，不是以權勢壓人，強迫對方接受自己的意見(jiàn)；如果對方不接受，就找機會(huì )刁難人家，給對方穿小鞋。
六、自信
秘書(shū)工作的一個(gè)特點(diǎn)就是突發(fā)性事件多。比如，老總約好一個(gè)重要的客戶(hù)下午三點(diǎn)鐘見(jiàn)面，可是他在兩點(diǎn)半的時(shí)候沒(méi)跟任何人打招呼，就一個(gè)人開(kāi)車(chē)出去了�？蛻�(hù)馬上就要到了，秘書(shū)應該怎么辦？找辦公室主任也找不著(zhù)。面對這種情況，秘書(shū)應該情緒穩定，緩急有序。因此，秘書(shū)必須有高度的自信，否則局面無(wú)法收拾。當然，秘書(shū)的自信一般不會(huì )掛在嘴上，也很少顯在臉上，他們的自信多是化作了行動(dòng)；秘書(shū)辦事謹慎，這并不表明膽怯；為人寬容，但不是懦弱的表現。事實(shí)上，秘書(shū)只有自信才能贏(yíng)得上司的信賴(lài)，秘書(shū)憑借自信而成功的比例遠遠高于依賴(lài)聰明而成功的比例。
七、慎密
秘書(shū)在工作中必須慎密周到，養成做事留有余地的習慣。比如，秘書(shū)于雪的上司明天下午要去山東泰安出差，但在中午他還要在燕京飯店宴請一個(gè)東北來(lái)的客戶(hù)。上司與客戶(hù)吃完午飯馬上就去北京站，乘火車(chē)在下午七點(diǎn)之前趕到公司在泰安的辦事處，晚上宴請當地幾個(gè)重要客戶(hù)。
于雪對上司的日程是這樣準備的：要在下午七點(diǎn)之前到達泰安，就必須下午兩點(diǎn)半之前上火車(chē)，因為從北京到泰安快車(chē)大約需要4個(gè)小時(shí)，再加上從泰安火車(chē)站到辦事處約半個(gè)小時(shí)；如果與東北的客戶(hù)吃飯預定花一個(gè)半小時(shí)，加上從燕京飯店到北京站和提前上車(chē)需要一個(gè)小時(shí)，那么，只需要在十二點(diǎn)開(kāi)始進(jìn)餐就行。根據這種反推法，于雪安排司機十一點(diǎn)半從公司送上司到燕京飯店(半個(gè)小時(shí)足夠)，并訂了下午二點(diǎn)半的火車(chē)票，通知泰安辦事處的人下午六點(diǎn)半接站。
但是，第二天意想不到的事發(fā)生了：上司與客人吃飯時(shí)一聊天就把時(shí)間忘了，直到兩點(diǎn)鐘才從飯店出來(lái)。他一看手表，說(shuō)忘記了時(shí)間，問(wèn)在飯店外等候的司機，去泰安下一趟火車(chē)最早是幾點(diǎn)，；司機說(shuō)不清楚，上司有些不耐煩，于是司機馬上打電話(huà)問(wèn)于雪。沒(méi)過(guò)一分鐘，于雪就用短信將今下午北京站路過(guò)泰安的所有火車(chē)的開(kāi)車(chē)時(shí)間發(fā)了過(guò)來(lái)，因為于雪預計到了這種情況可能出現，提前做好了準備。當時(shí)上司很驚訝，但也很滿(mǎn)意。
作為秘書(shū)，就應該辦事慎密，能將工作中可能出現的各種意外狀況考慮在內了。不過(guò)，在日常工作中出現小瓊面對的這種意外情況并不多，你準備好幾十次列車(chē)時(shí)刻表也許只有一兩次能用得上，所以，有些秘書(shū)可能會(huì )認為這么做是做無(wú)用功，但是，像小瓊面對的這種情況在什么時(shí)候發(fā)生誰(shuí)也不知道，所以，對于秘書(shū)來(lái)說(shuō)，那種認為以前沒(méi)有發(fā)生過(guò)、以后也決不會(huì )發(fā)生的想法是不負責任的。如果辦事慎密，留有余地，結果往往會(huì )出乎你自己的意料。如果你養成了這么一種辦事習慣，上司和同事就會(huì )對你有另一種看法：你是一種辦事穩重，可以值得信賴(lài)的人！
八、有上進(jìn)心
一個(gè)優(yōu)秀的秘書(shū)會(huì )腳踏實(shí)地，追求上進(jìn)。這種上進(jìn)心表現在兩個(gè)方面，一是自我學(xué)習能力強。她會(huì )經(jīng)常了解時(shí)事政治的最新動(dòng)態(tài)，并對宏觀(guān)經(jīng)濟的走向有較深的把握，因此，她會(huì )經(jīng)常上網(wǎng)，并注意收集電視、報刊雜志等媒體上的各種信息，彌補自己知識上的不足或迎接新的工作的挑戰。
在另一方面，她會(huì )注意自我完善。人們在自我完善過(guò)程中，不僅能更客觀(guān)地看待自己，也能更加深刻而又敏銳地了解世界和看透人心。因此，自我完善的過(guò)程實(shí)際上也是塑造自己品格的過(guò)程。但是，自我完善并不限于增加學(xué)問(wèn)，比如，聽(tīng)聽(tīng)京劇，看看美術(shù)作品，這些都是豐富自己內心世界的手段，也是自我完善的方式。
秘書(shū)禮儀注意事項
一、命令或指示要經(jīng)過(guò)確認
任何工作都是從接受指示展開(kāi)第一步，假如連這個(gè)階段都處理不好，就不能期望有良好的工作表現。這就要求秘書(shū)聆聽(tīng)上司指示工作的時(shí)候，有幾點(diǎn)必須留意：
1、表現士氣高昂的態(tài)度。在接受一項任務(wù)時(shí)抱著(zhù)可有可無(wú)的態(tài)度，往往會(huì )使該過(guò)程流于公式化。相反地，若能表現出積極熱烈的反應，相信上司講解起來(lái)也會(huì )格外賣(mài)力。
2、自始至終專(zhuān)心聆聽(tīng)。不要中途打斷或搶先回答上司的說(shuō)明。即使心中懷有任何疑問(wèn)，也必須等他全部說(shuō)完后再提出。
3、不明白這處務(wù)必問(wèn)清楚。有些事情上司以為你已經(jīng)知道而省略不提，結果問(wèn)題往往就出在這里。因此，假如發(fā)現任何不明白的疑點(diǎn)，都應該鼓起勇氣問(wèn)到清楚為止。
4、確認內容。囫圇吞棗似地接受命令或指示是最冒險的行為，有時(shí)甚至等到完成后提出報告時(shí)，才發(fā)現自己徹尾完全搞錯。所以無(wú)論如何必須養成習慣，在上司說(shuō)完后確認其內容與各項重點(diǎn)。
二、不要忘了上司所交等的事情
有時(shí)候工作一忙，往往把上司交待處理的某件工作忘得一干二凈。此時(shí)，除了規規矩矩向上司道歉外，別無(wú)選擇。若因為一時(shí)提不起勇氣認錯而置之不理，反而會(huì )使事情更加惡化。
道歉時(shí)，若臉上掛著(zhù)虛假的笑臉，或強詞奪理地尋找各種借口，也會(huì )使對方更加惱火，倒不如干脆以謙虛的態(tài)度，坦白這是因為自己一時(shí)不慎而犯下的過(guò)錯。
但是這種情形只許一次，下不為例，假如三番兩次地重蹈覆轍，那么管你如何賠禮，也難以換回上司對你的評價(jià)。
三、辦公室拒絕閑聊
漫無(wú)邊際的閑聊，影響工作和學(xué)習�，F介紹四種表白無(wú)暇閑聊的婉轉方法：
1、啟示法。在自己工作場(chǎng)所的醒目處，寫(xiě)上“閑聊不過(guò)三分鐘”或魯迅的名言：“浪費自己的時(shí)間，等于慢性自殺；浪費別人的時(shí)間，等于謀財害命�！币源擞浭緛�(lái)客，謝絕閑聊。
2、工作法。當發(fā)現聊客朝自己走來(lái)，可立即埋頭工作，或眼睛注視空間，令聊客相信自己正在專(zhuān)心工作，讓其知趣離開(kāi)。
3、冷待法。當聊客打開(kāi)話(huà)匣子，自己保持冷談，只點(diǎn)頭或搖頭不予搭話(huà)，也可作簡(jiǎn)短的回答“是”或“不是”；若聊客仍然口惹懸河，則可起身做些雜務(wù)，令其掃興而去。
4、推遲法。如對方并未閑聊，或自己喜歡與其交談，但當時(shí)確無(wú)時(shí)間接待，可提議推遲在下班后或共同進(jìn)餐時(shí)進(jìn)行交談。
秘書(shū)日常工作注意事項
秘書(shū)在日常的工作交往當中，應當注意：
1、正確理解上司的指示，積極主動(dòng)與上司溝通。
秘書(shū)每天都要完成上司布置的很多工作，在上司指示工作時(shí)，應當對不清楚的細節加以確認核實(shí)，避免造成溝通上的誤解。有的秘書(shū)不習慣主動(dòng)與上司進(jìn)行溝通，上司布置任務(wù)之后，秘書(shū)立刻按照自己的理解去行動(dòng)，結果卻差強人意。例如，有位經(jīng)理對秘書(shū)說(shuō)：“請把這份文件處理一下”，秘書(shū)二話(huà)不說(shuō)就把文件塞進(jìn)了碎紙機。經(jīng)理大叫起來(lái)：“我是叫你去復印��！”其實(shí)，秘書(shū)在粉碎文件之前，完全可以先向經(jīng)理核實(shí)：“您的意思是讓我把它粉碎掉嗎？”
2、忌不懂裝懂、硬著(zhù)頭皮亂做。
孔子說(shuō)“知之為知之，不知為不知，是智也”。有位秘書(shū)在工作之前從來(lái)沒(méi)有練習使用過(guò)傳真機，到了新單位之后上司讓她發(fā)一份傳真，結果在發(fā)的時(shí)候將傳真文件放反了，給客戶(hù)發(fā)了好幾次，發(fā)過(guò)去的都是白紙，導致客戶(hù)非常生氣，給工作造成了不小的損失。因此，秘書(shū)應當注重工作交往禮儀的實(shí)際訓練，有不懂的地方，一定要向他人虛心請教，只要自己擺正自己的位置、態(tài)度謙虛有禮，別人一般都會(huì )樂(lè )于指教。
3、正確對待錯誤與批評。
犯了錯誤的時(shí)候，不要怕丟面子，一定要勇于承認錯誤，并當面向他人道歉。遇到批評時(shí)，不要立刻就鬧情緒或哭哭啼啼，正確的做法是立刻檢點(diǎn)自己，“有則改之無(wú)則加勉”，只有認真總結經(jīng)驗才能真正取得進(jìn)步。
4、關(guān)系好不等于沒(méi)禮貌。
一位受大家喜愛(ài)和歡迎的秘書(shū)，一定是在工作場(chǎng)合懂得尊敬他人的秘書(shū)。有的時(shí)候大家一起工作的時(shí)間長(cháng)了，秘書(shū)與同事之間的關(guān)系會(huì )變得很熟悉，這時(shí)候容易犯的錯誤就是言行上過(guò)于隨意。例如，有的秘書(shū)與上司熟了，對上司常常直呼其名，上司一般也不會(huì )介意。但是遇到有上級領(lǐng)導或重要客戶(hù)來(lái)的時(shí)候，秘書(shū)仍然對上司直呼其名，這樣做就會(huì )讓上司非常尷尬，也會(huì )給上級領(lǐng)導或客人留下不好的印象。盡管關(guān)系熟，也不能忘記禮貌。工作場(chǎng)合不要隨意和他人稱(chēng)兄道弟或將上司稱(chēng)呼為“老大”。與他人勾肩搭背、拍拍打打，都是過(guò)于隨意的做法。
5、不要貪圖小便宜。
秘書(shū)在工作中要做到嚴格的“公私分明”，不要貪圖小便宜，否則會(huì )導致單位利益和個(gè)人形象受損。例如，不要用單位的電話(huà)打私人長(cháng)途電話(huà)，不要用單位的信紙寫(xiě)私人信件，不要用單位的紙張復印私人文本等等。與同事之間也要注意“禮尚往來(lái)”，不要隨意向他人借錢(qián)或借錢(qián)給他人，平時(shí)吃工作餐時(shí)，不要隨意讓別人給自己付帳。無(wú)論是對單位還是對他人，都不要白吃白喝，貪圖小便宜。
6、在工作交往當中與異性相處時(shí)，一定要注意分寸。
在工作中，男性和女性是平等的，不要歧視異性。要尊重異性，絕對不可對異性“動(dòng)手動(dòng)腳”或進(jìn)行言語(yǔ)上的騷擾。要盡量避免不必要的身體碰觸，也不要隨意侵犯對方的私人空間。單獨寒暄時(shí)，不要涉及兩性之間的話(huà)題。不要談?wù)摦愋缘纳眢w或對方隱私，也不要送貼身物品（如香水、首飾、內衣等）給異性同事。
7、盡量避免制造人際矛盾。
與他人溝通時(shí)，盡量采取當面溝通的方式。對人有意見(jiàn)或看法時(shí)，可以當面提出、當面探討，不要在背后對他人隨意訴說(shuō)，否則容易將本來(lái)可以擺在桌面上的溝通交流變成“小道消息和謠言滿(mǎn)天飛”，最終最受其害的還是自己，而自己正是那個(gè)“小道消息和謠言的始作俑者”�！昂檬虏怀鲩T(mén)，壞事傳千里”，背后可以說(shuō)別人好話(huà)，但一定不要在背后說(shuō)別人壞話(huà)。
8、要有寬容的心。
秘書(shū)每天可能會(huì )遇到各種各樣的人，當遇到自己不喜歡的人時(shí)，不要隨意給對方貼上“討厭”的標簽。要善于發(fā)現對方優(yōu)點(diǎn)，并向對方的長(cháng)處學(xué)習，在內心里寬容對方，學(xué)會(huì )和各種各樣的人融洽相處。
9、常常感謝他人。
得到他人的幫助，哪怕對方僅僅是給自己倒了一杯水，也要認真地說(shuō)一聲“謝謝”。懂得感恩的人，會(huì )讓他人感到助人的價(jià)值，并且樂(lè )于付出。
10、謹言慎行。
秘書(shū)在工作場(chǎng)所一定要言行謹慎。單位的休息室、洗手間是可以放松的場(chǎng)所，但同時(shí)也是單位的公共場(chǎng)所。在這些地方，常常會(huì )有其他部門(mén)的人或單位以外的人，因此，不要以為在這里可以放松的隨意說(shuō)笑或議論他人。如果被議論的人恰巧在你看不到的地方聽(tīng)到了你的言語(yǔ)，很可能會(huì )對單位的人際關(guān)系造成看不見(jiàn)的影響，嚴重時(shí)還會(huì )造成不可挽回的損失。同樣道理，在單位的電梯或走廊里，也不要隨便“發(fā)言”。在會(huì )議中或會(huì )見(jiàn)客人等正式的場(chǎng)合中，更要注意謹言慎行，不要給他人留下魯莽唐突的印象。
【秘書(shū)怎樣當好領(lǐng)導的大參謀】相關(guān)文章：
怎樣當好領(lǐng)導的秘書(shū)03-21
當好領(lǐng)導秘書(shū)的心得03-21
詳談秘書(shū)的參謀之道03-07
辦公室工作如何當好參謀03-21
當好領(lǐng)導的方法03-19