公文寫(xiě)作快速成文技巧介紹

　　公文是實(shí)用文，是為解決現實(shí)工作中的實(shí)際問(wèn)題，處理具體事務(wù)而撰寫(xiě)的。而問(wèn)題的解決、事務(wù)的處理又必須在一定的時(shí)間內進(jìn)行，因此，公文寫(xiě)作有嚴格的時(shí)限要求，其價(jià)值和作用很大程度上就體現在時(shí)效性上。有的公文在領(lǐng)導研究決定后就需要立即起草成文，交付使用；有的則要求在工作過(guò)程中制作，與工作同步進(jìn)行，工作結束，公文也要完成。所以，公文寫(xiě)作任務(wù)常常來(lái)得急，要求處理也快，這就要求公文寫(xiě)作者要掌握快速成文技巧，爭取一稿成功。

　　以往人們對公文快速寫(xiě)作大都局限于從結構模式方面進(jìn)行研究，視角狹窄，成果較為粗淺。本文試圖從更為廣闊的視角進(jìn)行審視、研究，力求厘清影響公文快速寫(xiě)作的相關(guān)因素，并在公文寫(xiě)作思路和結構模式的聯(lián)系方面提出自己的見(jiàn)解。

　　一、留心搜集資料，善于參考借用

　　資料的積累、儲備是快寫(xiě)的基礎。如果平時(shí)沒(méi)有各種寫(xiě)作資料的充足積累和儲備，遇到公文應急寫(xiě)作就難免會(huì )有“無(wú)米下鍋”的尷尬。所以，作為經(jīng)常性的公文撰稿人員在平時(shí)工作中就應有意識地注意搜集和積累相關(guān)資料，做搜集資料的有心人，有備而無(wú)患。平時(shí)要留心各種事情，“眼觀(guān)六路，耳聽(tīng)八方”，凡是與公文寫(xiě)作有關(guān)的事情和問(wèn)題都要想一想。記下來(lái)。工作中經(jīng)手的各種文件、會(huì )議記錄、報表、總結、計劃、報刊等文字資料都要注意保存，不要隨意丟棄。這樣日積月累，就能搜集到許多有用的資料。然后對資料進(jìn)行分類(lèi)整理，建立適于自己使用的資料庫，一旦有了寫(xiě)作任務(wù)，馬上就能派上大用場(chǎng)。有些資料需要根據新的寫(xiě)作語(yǔ)境進(jìn)行概括、重組，有的資料則可以直接取而用之。另外，舊資料還可以幫助、啟發(fā)寫(xiě)作者疏通寫(xiě)作思路，安排結構布局和進(jìn)行語(yǔ)言表述。

　　當然，公文寫(xiě)作只靠平時(shí)積累的資料是不夠的，還應該輔之以寫(xiě)時(shí)搜集。但平時(shí)積累是基礎、是保障，沒(méi)有平時(shí)積累，公文快寫(xiě)是行不通的。

　　二、明確行文目的，確立公文主旨

　　行文目的，即公文的制發(fā)意圖。公文應實(shí)際工作的需要而制發(fā)，是為解決現實(shí)問(wèn)題，為“做事”而寫(xiě)的，有明確的目的性。行文目的是公文寫(xiě)作的動(dòng)力因素，表現在文本中就形成了公文的主旨，它決定和制約著(zhù)公文寫(xiě)作的方方面面，是公文快速生成的第一要素。因此，公文寫(xiě)作之初，首先第一步工作就是要明確行文目的，確立公文主旨，弄清楚為什么要寫(xiě)這篇公文?寫(xiě)給誰(shuí)?寫(xiě)這篇公文究竟是要做什么事?只有明確了這三個(gè)問(wèn)題，才好下筆行文。這三個(gè)問(wèn)題的答案就是行文目的和公文主旨的具體內涵。如果主旨含糊、目的不明確就倉促行文，結果不是寫(xiě)不下去就是“下筆千言，離題萬(wàn)里”，欲速而不達。

　　公文寫(xiě)作大多都是領(lǐng)導授意，文秘人員執筆，領(lǐng)導意圖是形成公文主旨的原創(chuàng )因素。因此“明確行文目的，確立公文主旨”，就要善于領(lǐng)會(huì )領(lǐng)導意圖。領(lǐng)導在布置寫(xiě)作任務(wù)時(shí)，要認真聆聽(tīng)，最好能邊聽(tīng)邊記，有不明確的問(wèn)題要當場(chǎng)請教，要善于領(lǐng)會(huì )和把握領(lǐng)導講話(huà)的重點(diǎn)、要點(diǎn)，以便順利形成主旨。此外，確立公文主旨還要結合實(shí)際情況和需要，迅速摸清這項工作或活動(dòng)的背景、內容、要求和重點(diǎn)，以及它與現階段中心工作的關(guān)系等相關(guān)情況，對工作全局做到心中有數。這樣，吃透上下兩頭，在領(lǐng)導意圖和實(shí)際工作需要的結合點(diǎn)上動(dòng)腦筋，確立的主旨才會(huì )有較強的針對性和實(shí)用性。

　　三、了解公文種類(lèi)，選擇適用文種

　　公文是一個(gè)文章大家族，種類(lèi)很多。我國現行法定公文主要分“黨”、“政”兩大類(lèi)，黨的機關(guān)公文有14種，國家行政機關(guān)公文有13種。不同文種功能各異，適用范圍也不同，因此選用文種也是公文寫(xiě)作首先需要解決的一個(gè)問(wèn)題。只有選對了適用的文種，才能最大限度地發(fā)揮公文的效用。有人比喻：“選錯了文種，等于搭錯了車(chē)”，要想達到行文目的，無(wú)異于南轅北轍。因此，選用文種一定要慎重，不可馬虎。

　　如何正確選用文種？限于篇幅，筆者不能展開(kāi)細述。概括講，就是要了解、熟悉公文種類(lèi)，作者只有具備相應的文體知識，熟悉不同文種的功用特點(diǎn)，才能根據行文需要正確選用文種。而了解、熟悉公文種類(lèi)的功用特點(diǎn)和適用范圍，最權威的依據就是兩個(gè)公文法規性文件：XX年8月24日發(fā)布，XX年1月1日起施行的《國家行政機關(guān)公文處理辦法》和1996年5月3日發(fā)布的《中國共產(chǎn)黨機關(guān)公文處理條例》。另外，有一些特點(diǎn)、功能相近，適用范圍不太好區分的容易混淆的文種，使用時(shí)要格外注意，不要用錯。如公告、通告和通知，獎懲性決定與表彰批評性通報，報告與請示，請示與請批函，批復與批準函，報告與意見(jiàn)等。如何區分這些容易混淆的文種，另有專(zhuān)家學(xué)者撰文專(zhuān)論，此不贅述。

　　四、遵循思維規律，理清寫(xiě)作思路

　　快速寫(xiě)作要求作者要有清晰的寫(xiě)作思路(套路)，主要寫(xiě)什么內容，分幾個(gè)步驟、層次，如何開(kāi)頭和結尾？?都要成竹在胸。

　　公文程式化特點(diǎn)明顯，同一文種、類(lèi)型公文的寫(xiě)作思路大體是一致的，它們都遵循共同的思維程序和規律，給公文快速寫(xiě)作在構思環(huán)節奠定了基礎，這就是人們所謂公文寫(xiě)作思維模式的功用。如祈使類(lèi)公文的目的和作用是告知受文者：發(fā)文者欲做某事，并要求受文者有所行動(dòng)(幫助、執行、遵從)，所以其寫(xiě)作思路就是：為什么做做什么怎么做。如命令、決定、大部分的通告、通知以及請示、批復、函、意見(jiàn)等祈使類(lèi)公文都可以運用這種方法構思。而告知類(lèi)公文的目的和作用則只是讓受文者知曉某事，并不要求有所行動(dòng)，所以寫(xiě)作思路就是：為什么做是什么怎么樣。如公告、一部分通告、通知以及通報、報告等告知類(lèi)公文可以運用此法構思。絕大多數公文的寫(xiě)作思路都可以分成這樣前后相互關(guān)聯(lián)的三個(gè)步驟，有人稱(chēng)之為“三段思維法”。當然，這只是就大類(lèi)而言，如果具體到某一文種或某一文種小的類(lèi)型，寫(xiě)作思路還可以劃分得更細一些。如事故報告的寫(xiě)作思路可以分成四步：(1)情況介紹：概述事故發(fā)生的時(shí)間、地點(diǎn)、嚴重后果以及事后的善后處理隋況；(2)分析原因：分析事故發(fā)生的直接原因和深層原因；(3)吸取教訓，采取防范措施；(4)對事故主要責任者的處理。

　　熟悉和掌握各類(lèi)公文寫(xiě)作的思維模式，遵循邏輯思維規律，就能迅速理清公文寫(xiě)作思路，達到迅速構思、快速寫(xiě)作的目的。

　　五、掌握結構模式，迅速判斷套用

　　文章結構是作者思路的書(shū)面物化形式，公文作者的寫(xiě)作思路反映在文本結構中就形成了公文的層次安排。如上述“三段思維法”表現在公文結構中就形成了公文的三個(gè)大的層次(部分)，一般公文寫(xiě)作教科書(shū)將其概括為：緣由事項要求(或結語(yǔ))，這就是公文內容的邏輯結構模式。它是對各公文文種結構特點(diǎn)的概括和總結，適用于許多文種的寫(xiě)作，可作為公文結構的基礎范本參考、借鑒、套用。這三部分的常見(jiàn)寫(xiě)法如下：

　　開(kāi)頭緣由部分主要說(shuō)明發(fā)文原因、依據、目的，開(kāi)宗明義，概括地交代行文的基本意向或情況，并提起下文，讓讀者知道為什么發(fā)文。這部分寫(xiě)法有一些較固定的模式，常見(jiàn)的有概述式、根據式、目的式、引述式等。中間事項部分圍繞行文的基本意向展開(kāi)內容，敘述情況、分析問(wèn)題、制定決策和解決問(wèn)題的原則、方法和措施，讓讀者明白怎么做。常見(jiàn)寫(xiě)法有段組式、條款式、小標題式等。結尾要求部分提出要求、請求、希望、號召等，常用一些慣用語(yǔ)和請求式、總結式、強調式、呼應式等模式作正文的結束。也有公文不要專(zhuān)門(mén)的結尾，正文寫(xiě)完，自然結束，全文只有兩部分。

　　與上述邏輯結構模式相對應的還有公文的篇章結構模式，也是快速寫(xiě)作所要掌握的。篇章結構模式也稱(chēng)“公文結構的體式布局”、“公文結構的外形體式”，它是深層邏輯結構的要素變化在篇章文字層面的反映。它的任務(wù)是對公文的材料、段落、文字進(jìn)行排列組合，尋求最佳表現形式。常見(jiàn)的公文篇章結構模式有：(1)篇段合一式，(2)撮要分條式，(3)分列小標題式，(4)分塊式，(5)主附件式，(6)條項貫通式，(7)章斷條連式，(8)并列式等。公文結構模式化特點(diǎn)明顯，寫(xiě)作人員只要熟悉、掌握上述常用結構模式，緊急情況下就可以根據具體情況和需要迅速做出判斷，套用某一模式，使文稿快速成型。

　　六、學(xué)會(huì )公文慣用語(yǔ)，方便快捷表述

　　語(yǔ)言是文章的重要構成要素，文章的內容和形式都要靠語(yǔ)言來(lái)表現。文章要想寫(xiě)得快且好，作者一定要有較高的語(yǔ)言表達能力。所以人們常稱(chēng)文學(xué)家、文章高手為“語(yǔ)言大師”。公文是實(shí)用文體，寫(xiě)作時(shí)效性要求比較嚴，寫(xiě)作人員不能像作家搞創(chuàng )作那樣“十年磨一劍”、“吟安一個(gè)字，捻斷數根須”，而是要快速表達，下筆成章。怎樣才能快速表達？除了要多讀勤寫(xiě)，培養公文語(yǔ)感這個(gè)根本方法外，還應該學(xué)習和掌握公文慣用語(yǔ)。公文慣用語(yǔ)是適應公務(wù)活動(dòng)的需要，在長(cháng)期公文寫(xiě)作實(shí)踐中逐漸形成的一套規范化、定型化的公文專(zhuān)用語(yǔ)，它在準確、嚴謹地表述公文內容的同時(shí)，還能增強公文簡(jiǎn)明、莊重的語(yǔ)體風(fēng)格。學(xué)會(huì )運用這些慣用語(yǔ)，就能方便、快捷地進(jìn)行表述，而無(wú)須在語(yǔ)言表述上太費周折。這些慣用語(yǔ)一般多用在公文的開(kāi)頭、過(guò)渡和結尾處。開(kāi)頭的慣用語(yǔ)常見(jiàn)的有“為了……”、“根據……”、“由于……”、“目前(當前)……”、“……收悉”、“經(jīng)……研究”等；過(guò)渡的慣用語(yǔ)有“現通知(通告)如下”、“特作如下決定(規定)”、“擬采取如下措施”、“為此……”、“綜上所述……”等；結尾的慣用語(yǔ)主要有“特此通知(通告)”、“特此批復”、“此復”、“特此函告”、“以上報告，請審閱”、“妥否，請批復”、“請認真貫徹執行”等。

　　公文快速寫(xiě)作是現代社會(huì )發(fā)展的需要，是工作的需要。研究公文寫(xiě)作快速成文的方法、技巧有很重要的現實(shí)意義和推廣價(jià)值。公文快速成文技巧并不是空想臆造的東西，而是在人們長(cháng)期公文寫(xiě)作實(shí)踐經(jīng)驗的基礎上總結出來(lái)的帶有規律性的方法、規則。它能有效地指導人們的公文寫(xiě)作活動(dòng)，提高人們的公文寫(xiě)作能力，使人們能高效、快捷地寫(xiě)好公文。

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