秘書(shū)工作的特點(diǎn)與性質(zhì)
辦公室文秘一職，是一個(gè)單位、機關(guān)、系統承上啟下、聯(lián)系內外、溝通左右的重要橋梁，充分發(fā)揮好文秘人員的輔助協(xié)調和決策參謀作用，有利于推動(dòng)各項工作不斷向前發(fā)展。以下是小編整理的秘書(shū)工作的特點(diǎn)與性質(zhì)，希望能夠幫助到大家。
秘書(shū)工作的特點(diǎn)與性質(zhì)
一、需要當機立斷處理的事情多
這天上午十點(diǎn)左右，李總正在主持一個(gè)小型會(huì )議，聽(tīng)取有關(guān)部門(mén)關(guān)于工廠(chǎng)污水處理設備運行情況的匯報。這時(shí)秘書(shū)小王接到李總的一個(gè)老朋友打來(lái)的電話(huà)，對方要求找李總接電話(huà)。按有關(guān)規定，公司領(lǐng)導人在開(kāi)會(huì )時(shí)原則上不得接電話(huà)，但是，如果小王機械地拒絕對方，則有可能鑄成大錯，因為說(shuō)不定李總因為想了解某種信息而早就在等對方的電話(huà)。因此，在這種情況下，秘書(shū)應該悄悄告訴李總，聽(tīng)聽(tīng)他有什么吩咐。所以，秘書(shū)在平時(shí)就應注意熟悉上司的工作內容、社交范圍等各種情況。俗話(huà)說(shuō)留心留學(xué)問(wèn)。如果你對上司的工作非法了解，即使遇到這種突然的情況，你也能馬上判斷出來(lái)應如何應付，不至于措手不及。
二、工作的內容變化快
秘書(shū)工作的內容不僅繁雜而且變化快。比如按原定的日程安排，秘書(shū)小鋼今天下午2點(diǎn)應陪上司馬總去天成公司拜訪(fǎng)王總，落實(shí)明年銷(xiāo)售代理問(wèn)題，可就在1點(diǎn)半，天成公司王總的秘書(shū)小程來(lái)電話(huà)，說(shuō)王總今天下午有急事要出門(mén)，希望將原定的時(shí)間改到明天上午9點(diǎn)半。如果推到明天上午9點(diǎn)半，那么，原定馬總明天去省城跟大地廣告公司談廣告的時(shí)間就得改期，那么，什么時(shí)候再約大地廣告公司……面對這種多米諾骨牌效應，小鋼又要重新與各方聯(lián)系協(xié)商，及時(shí)調整馬總的工作日程；調整之后，又要盡快通知有關(guān)部門(mén)，如馬總的司機。
三、一心幾用的時(shí)候多
秘書(shū)工作不僅繁雜多變，而且常常必須同時(shí)處理好幾項工作。這天，秘書(shū)于雪正在座位上準備給剛剛出差回來(lái)的趙總報銷(xiāo)差旅費，趙總來(lái)電話(huà)讓她趕緊給他去送一份資料；剛剛把資料找出來(lái)，前臺又來(lái)電話(huà)說(shuō)有一位客人找……哪些工作應該優(yōu)先處理，哪些事情可以暫緩，如果秘書(shū)分不清它們之間的輕重緩急，則有可能撿了芝麻丟了西瓜。
四、忙閑不一的情況多
秘書(shū)經(jīng)常是忙碌的，但并不總是忙碌的，如遇到上司長(cháng)期出差或學(xué)習等情況，秘書(shū)就顯得比較清閑了。忙的時(shí)候相當忙，閑的時(shí)候也相當閑，這是秘書(shū)工作的另一個(gè)特征。
秘書(shū)工作的特點(diǎn)與性質(zhì)
1、輔助性：輔助性是相對于主導性而言的。在任何機關(guān)單位中，領(lǐng)導總是處于主導地位，秘書(shū)部門(mén)或秘書(shū)總是處于從屬地位。領(lǐng)導的職能是決策和宏觀(guān)管理，而秘書(shū)部門(mén)的職能則是在決策和管理中給領(lǐng)導當助手和參謀，提供輔助。秘書(shū)工作的內容很龐雜，但其中任何一項工作，都是為領(lǐng)導活動(dòng)提供直接或間接服務(wù)。沒(méi)有領(lǐng)導就沒(méi)有秘書(shū)，沒(méi)有領(lǐng)導的決策和管理活動(dòng)，也就不需要秘書(shū)工作。
秘書(shū)部門(mén)沒(méi)有獨立于領(lǐng)導工作需要以外的工作任務(wù)。秘書(shū)工作對于領(lǐng)導工作的服從性是任何其他工作不可比的，因此可以說(shuō)輔助性是秘書(shū)工作特有的也是最主要的性質(zhì)。秘書(shū)工作的輔助性要求秘書(shū)人員擺正秘書(shū)和領(lǐng)導的關(guān)系，任何情況下都不能越權行事。只有領(lǐng)導才有決策權和指揮權，秘書(shū)只能給領(lǐng)導當參謀和助手，提供輔助性服務(wù)，不能代替領(lǐng)導決斷和指揮。
當秘書(shū)與領(lǐng)導在某些問(wèn)題上有不同看法時(shí)，秘書(shū)在工作上不能按自己的意愿自行其事，只能按照領(lǐng)導的授權和旨意去辦文、辦會(huì )、辦事。秘書(shū)無(wú)論是辦理常規業(yè)務(wù)，還是完成領(lǐng)導直接交辦的事項，都必須準確領(lǐng)會(huì )領(lǐng)導的意圖，遇事多請示，多匯報，這樣才能當好領(lǐng)導的參謀和助手。
2、綜合性：秘書(shū)工作的綜合性首先是由領(lǐng)導工作的綜合性決定的，任何機關(guān)單位的領(lǐng)導，總是對一個(gè)地區一個(gè)單位一個(gè)部門(mén)的全面工作負責，因而領(lǐng)導工作都是綜合性的。秘書(shū)工作是直接為領(lǐng)導工作服務(wù)的，秘書(shū)工作必須與領(lǐng)導工作高度配合，凡是領(lǐng)導工作所涉及的范圍，秘書(shū)工作也必然要涉及，這就決定了秘書(shū)工作也是一項綜合性的工作。其次，秘書(shū)工作的綜合性是由秘書(shū)部門(mén)在機關(guān)中的分工決定的。領(lǐng)導機關(guān)中的秘書(shū)部門(mén)和各職能部門(mén)的作用是不同的，職能部門(mén)的業(yè)務(wù)比較單一，所謂各司其職，各負其責，而秘書(shū)部門(mén)則是一個(gè)綜合性的辦事機構，它雖然并不分管某一方面的具體業(yè)務(wù)，卻要和各職能部門(mén)發(fā)生經(jīng)常的聯(lián)系，因為作為綜合性的辦事機構，它要綜合處理來(lái)自各部門(mén)各方面的信息，要了解各部門(mén)、各個(gè)方面的工作情況，要綜合協(xié)調各部門(mén)各方面的關(guān)系，還要處理機關(guān)的許多行政雜務(wù)，包括一些臨時(shí)性、突發(fā)性而又不屬于哪個(gè)職能部門(mén)管的事務(wù)。
秘書(shū)工作的綜合性對秘書(shū)提出兩方面的要求：
第一，秘書(shū)工作人員應該具備 較廣的知識面和多方面的技能，因為在綜合處理各種事務(wù)時(shí)，必然要運用多方面的知識和技能，秘書(shū)不僅在文字處理上應該是專(zhuān)家，還應該是一個(gè)具備多種知識和技能的“通才”。
第二，秘書(shū)要善于從領(lǐng)導的角度觀(guān)察問(wèn)題、考慮問(wèn)題，心中要有全局，要對整個(gè)機關(guān)的總體情況做到心中有數，因此，秘書(shū)雖然不必精通各職能部門(mén)的業(yè)務(wù)，但應該熟悉各職能部門(mén)的工作內容和特點(diǎn)，這樣才能更好地為領(lǐng)導和機關(guān)工作提供綜合服務(wù)。
3、政策性，秘書(shū)部門(mén)的大多數工作都關(guān)系到黨和國家的方針政策。例如，秘書(shū)經(jīng)常為領(lǐng)導起草文件，這些文件的內容必須符合黨和國家的方針政策；作為秘書(shū)經(jīng)常性的工作之一的調查研究，其目的主要是為制定政策作準備，或者為貫徹執行政策收集反饋信息；許多文件本身就是發(fā)布政策或解釋政策的，因此文書(shū)處理往往是為貫徹政策精神服務(wù)；信訪(fǎng)工作必須嚴格按政策辦事，而信訪(fǎng)工作中收集到的許多重要信息又是領(lǐng)導制定政策和調整政策的重要依據；
信息、督查、協(xié)調、會(huì )務(wù)等項工也都是為了輔助領(lǐng)導制定政策和貫徹執行政策。不僅黨政機關(guān)的秘書(shū)工作具有政策性，企事業(yè)單位包括三資企業(yè)、民營(yíng)企業(yè)的秘書(shū)工作也都具有政策性，因為企業(yè)行為必須符合政府制定的政策，企業(yè)秘書(shū)為領(lǐng)導出謀獻策就必須熟悉國家的相關(guān)政策，如金融政策、拆遷征地政策等等。國家法律制度和企業(yè)內部制度（如獎懲制度）可以說(shuō)是廣義的政策，因此秘書(shū)工作具有政策性是沒(méi)有任何例外的。秘書(shū)工作的政策性要求秘書(shū)具有較高的理論水平和政策水平，熟悉國家法律、法規，正確理解執政黨和政府的各項方針政策。
4、機要性：機要就是“機密而重要”，其意義偏于機密。因為機密的事項都是重要的，而重要的事項不一定是機密，因此“機要性”與“機密性”、“保密性”是同義詞。秘書(shū)的工作內容決定了秘書(shū)能夠比其他工作人員了解到更多重要的秘密事項，因此秘書(shū)工作的機要性程度遠遠高于其他部門(mén)。
秘書(shū)工作的機要性要求秘書(shū)人員具有高度的責任感、嚴格的紀律性和牢固的保密觀(guān)念，秘書(shū)對自己所知曉的秘密事項必須做到守口如瓶。有人認為，只有黨政機關(guān)的秘書(shū)工作才有保密的要求，一般企事業(yè)單位無(wú)密可保，這是一種糊涂觀(guān)念，因為任何企事業(yè)單位（哪怕是一個(gè)小企業(yè)、一所小學(xué)校），領(lǐng)導在決策和管理活動(dòng)中都會(huì )有一些暫時(shí)不宜公布的事項，如果提前泄露出去，就會(huì )使工作陷于被動(dòng)，給領(lǐng)導工作造成損失。因此，保守機密是對各類(lèi)機關(guān)單位秘書(shū)工作的一項普遍要求，沒(méi)有任何例外。
5、事務(wù)性：秘書(shū)部門(mén)大多數工作是一些很具體的工作，秘書(shū)部門(mén)每天都要處理大量繁重而又瑣碎的事務(wù)。除了隨從、接待、通信、值班、機關(guān)事務(wù)管理等項明顯屬于事務(wù)性工作外，其他具有政務(wù)性和業(yè)務(wù)性的工作實(shí)際上也包含有大量具體事務(wù)。例如，準確的信息是領(lǐng)導科學(xué)決策和有效管理的依據，因而信息工作是一項政務(wù)性工作，但是，信息的收集、篩選、輸出、貯存等等基本環(huán)節，又無(wú)疑是非常具體的事務(wù)。
再如，文書(shū)處理是一項需要專(zhuān)門(mén)技能的常規業(yè)務(wù)性工作，而文書(shū)工作中許多程序也是非常具體的事務(wù)，諸如公文的繕印、校對、用印、分發(fā)、簽收、登記、保管等，完全是一些瑣碎的事務(wù)。
秘書(shū)工作的事務(wù)性是由秘書(shū)工作的輔助性和秘書(shū)部門(mén)的從屬地位決定的。秘書(shū)的助手作用主要是通過(guò)辦理大量的具體事務(wù)來(lái)實(shí)現的，因為領(lǐng)導的決策管理活動(dòng)中必然有大量的事務(wù)性工作，這些事務(wù)必須由秘書(shū)來(lái)處理，領(lǐng)導才能集中精力考慮決策和指揮大事。秘書(shū)工作人員應該充分認識事務(wù)性工作的意義，樂(lè )于承擔繁重瑣碎的事務(wù)，為領(lǐng)導的決策和管理提供良好的條件。
如何成為一名優(yōu)秀的文秘工作者
一、在態(tài)度上必須做到“三個(gè)強”，分別是執行力強、責任心強、事業(yè)心強，這是做好文秘工作的重要基礎。
其一，執行力要強。無(wú)論哪一項工作，執行力應該始終放在第一位，更何況是辦公室文秘。不同領(lǐng)導有著(zhù)不同工作風(fēng)格，有的慢條斯理，有的雷厲風(fēng)行。無(wú)論哪種類(lèi)型，作為文秘人員，首先是要去適應領(lǐng)導風(fēng)格，再去適應工作強度。這就要求文秘人員具備高度的執行力，在接受任務(wù)后，第一時(shí)間能把領(lǐng)導的命令和想法變成行動(dòng)，再把行動(dòng)轉為成果。換句話(huà)說(shuō)，把上級的決策部署貫徹執行下去，是開(kāi)展好文秘工作的首環(huán)。
其二，責任心要強。辦公室工作事無(wú)巨細，但每一項工作卻事關(guān)整個(gè)單位的正常運轉。文秘人員的作用也是如此，在我看來(lái)，這一崗位的職能與單位的領(lǐng)導干部屬于“唇齒”關(guān)系，無(wú)論是領(lǐng)導干部的各種類(lèi)型稿件，還是單位的爭先創(chuàng )優(yōu)材料，亦或是爭取上級部門(mén)、各級黨政機關(guān)和社會(huì )各界支持的文書(shū)，基本上都由文秘人員起草撰寫(xiě)。文秘人員責任心強，才能形成更有利于推進(jìn)工作的文書(shū)，在上行文方面能夠反饋到位，在下行文方面能夠傳達到位；對外，有利于塑造企業(yè)良好形象，對內，有利于促進(jìn)人員愛(ài)企如家。如果文秘人員缺乏責任心，長(cháng)期來(lái)說(shuō)可能會(huì )造成極其惡劣的影響。例如，當前舉國上下都強調要講政治，加強黨的全面領(lǐng)導，國企改革必須在黨的領(lǐng)導下進(jìn)行著(zhù)，如果文秘人員缺乏責任心，敷衍了事導致相關(guān)匯報材料存在紕漏，影響的不只是企業(yè)，還有領(lǐng)導干部；再如，公章管理、文書(shū)收發(fā)、網(wǎng)站運營(yíng)等，如果文秘人員缺乏責任心，勢必會(huì )影響企業(yè)的正常運轉……可以說(shuō)，高度的責任心是文秘人員做好工作的根本。
其三，事業(yè)心要強。無(wú)論是政府機關(guān)還是國有企業(yè)，我們都強調要有干事創(chuàng )業(yè)的激情，然而，有調查指出，在上述的“鐵飯碗”行業(yè)中，很多人都是“當一天和尚撞一天鐘”，究其原因在于工作的“穩”。且不說(shuō)其他崗位，我認為，作為國有企業(yè)文秘人員，應該時(shí)刻保持著(zhù)高度的事業(yè)心。一方面，因為領(lǐng)導高度重視。由于領(lǐng)導需要統籌整個(gè)單位各項工作，協(xié)調各部門(mén)抓好落實(shí)推進(jìn)，導致他們在時(shí)間和精力上難以應付過(guò)來(lái)，高度的事業(yè)心能讓文秘人員在工作中體會(huì )到領(lǐng)導工作上的“難處”，更好地輔助其協(xié)調工作開(kāi)展；另一方面，這是企業(yè)發(fā)展需要。時(shí)下正是經(jīng)濟高質(zhì)量發(fā)展時(shí)期，各類(lèi)支持民營(yíng)企業(yè)、小微企業(yè)發(fā)展的稅收優(yōu)惠政策相繼出臺，黨建工作不斷滲透各行各業(yè)，加之國有企業(yè)改革不斷深入，給國企在人才競爭、市場(chǎng)競爭、政府支持等方面帶來(lái)了挑戰。文秘人員要清楚認識到這個(gè)形勢，多研判、多分析、多提供參考，在事業(yè)上做到與企業(yè)共進(jìn)退，往細方面講，就是要做好“以文輔政”，讓企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)得到社會(huì )各界的更多支持。此外，這是個(gè)人成長(cháng)必備。文秘工作內容是不斷變化的，相應的，個(gè)人能力也要隨之不斷提升。文秘人員不應該滿(mǎn)足于現狀，而是要保持著(zhù)成就事業(yè)的積極心理，當我們每一位文秘人員能夠默默當好“幕后英雄”，幫助領(lǐng)導心和齊順高效推進(jìn)工作、為企業(yè)發(fā)展創(chuàng )造利潤時(shí)，一切物質(zhì)獎勵和精神獎勵，都將是對我們成長(cháng)的認可，也是對我們事業(yè)心的最好饋贈。
二、在方法上必須做到“五個(gè)多”，分別是多關(guān)注、多積累、多走動(dòng)、多謀劃、多溝通，這是做優(yōu)文秘工作的有效渠道。
一是要多關(guān)注。國企的文秘崗位，雖然在辦文、辦事、辦會(huì )三大工作上跟政府機關(guān)的辦公室文秘是異曲同工的，但國企還必須參與市場(chǎng)競爭。因此，優(yōu)秀的文秘人員，要密切關(guān)注所在企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)形勢、同行業(yè)競爭對手的情況、國家政策大方向等等，培養自身在市場(chǎng)行情上的嗅覺(jué)，及時(shí)收集整理信息，定期就某項專(zhuān)題工作進(jìn)行專(zhuān)題調研，并根據企業(yè)發(fā)展目標，作出適應不同經(jīng)濟形勢和工作階段的分析判斷，增強文秘工作的前瞻性。
二是要多積累。實(shí)踐證明，文秘人員對各項業(yè)務(wù)、政策學(xué)習得越透徹，把握得越準確，工作就愈加游刃有余、得心應手。優(yōu)秀的文秘人員，應該樹(shù)立對文字的運用如同調兵遣將般的目標，想用的時(shí)候能信手拈來(lái)，不求七步成詩(shī)、但求七小時(shí)有成果。因此，國企文秘人員要勤懇務(wù)實(shí)，不斷學(xué)習積累，聚焦各級領(lǐng)導講話(huà)精神、黨和政府政策動(dòng)向及所屬上級公司的部署，積累最新遣詞造句，做到用詞精準，不自編生僻詞句，做到政治方向正確，與上級保持一致。但與此同時(shí)，文秘不應該只局限在文字工作上，對企業(yè)的業(yè)務(wù)發(fā)展也應該有所涉獵。因此，堅持自學(xué)、積極參與企業(yè)舉行的業(yè)務(wù)培訓、技能比拼等，積累業(yè)務(wù)知識，既有助于自身綜合能力的成長(cháng)，又能讓自己在文秘領(lǐng)域舉重若輕。
三是要多走動(dòng)。文秘人員不應該“兩耳不聞窗外事，一心只當筆桿子�！眴螒{一通電話(huà)、一份郵件、一口說(shuō)辭，是無(wú)法獲取到最準確的信息素材的，所以，必須要多走動(dòng)。要多陪同領(lǐng)導深入基層調研，多到企業(yè)組織架構下的其他部門(mén)了解業(yè)務(wù)進(jìn)展和工作亮點(diǎn)、成效等，現場(chǎng)學(xué)習領(lǐng)導如何協(xié)調工作開(kāi)展，掌握企業(yè)發(fā)展動(dòng)態(tài)，積極改稿、組稿，挖掘工作亮點(diǎn)，讓企業(yè)工作業(yè)績(jì)呈現在優(yōu)秀的文字素材中。
四是要多謀劃。文秘人員并不是簡(jiǎn)單地做好相關(guān)行政工作即可，而是要站在整個(gè)單位的高度上去看待問(wèn)題，與企業(yè)的領(lǐng)導“不謀而合”。我們知道，領(lǐng)導們經(jīng)歷的風(fēng)雨較多，對于工作的把握可以說(shuō)是胸又大略、高屋建瓴的。而文秘進(jìn)行的工作，實(shí)際上就在為領(lǐng)導決策發(fā)揮參謀輔政作用，讓領(lǐng)導層的工作意圖更好地傳達下去。因此，多謀劃、提前謀劃是優(yōu)秀文秘人員必要的職業(yè)素養，要準確領(lǐng)會(huì )領(lǐng)導的工作意圖，站在領(lǐng)導的角度思考工作。如果領(lǐng)導的想法是正確的，那么工作照做就行；但如果領(lǐng)導出現疏忽或錯誤時(shí)，在不反仆為主的情況下，把自己對問(wèn)題的看法巧妙反映給領(lǐng)導，提出合理性的意見(jiàn)，完善領(lǐng)導決策。
五是要多溝通。國有企業(yè)的綜合辦公室是中心樞紐，文秘人員要發(fā)揮好承上啟下和聯(lián)系內外的作用，就要在溝通協(xié)調上下功夫。橫向上，要積極加強和企業(yè)各部門(mén)的交流，如參加企業(yè)舉行的文體活動(dòng)、黨團建活動(dòng)等，這有利于順利開(kāi)展好相關(guān)工作；縱向上，要加強與領(lǐng)導和上級線(xiàn)條部門(mén)的溝通，及時(shí)反饋本崗位層面解決不了的問(wèn)題，爭取工作上的支持和指導。因此，文秘人員只有積極溝通，才能讓各項工作都有條不紊。
“運籌于帷幄之中，決勝于千里之外�！币蔀橐幻麅�(yōu)秀的國有企業(yè)文秘人員，除必須具備高度的執行力、責任感和事業(yè)心外，還必須具備一定的大局意識和工作技巧，始終從領(lǐng)導的高度出發(fā)，才能發(fā)揮好自身的綜合協(xié)調和輔助決策能力，為領(lǐng)導推動(dòng)企業(yè)在市場(chǎng)競爭中占據一席地位作出貢獻。
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