辦公自動(dòng)化word小技巧

　　辦公自動(dòng)化中的word是大家最常用的軟件了吧，那么就由小編帶來(lái)word的幾個(gè)小技巧。

　　1.頁(yè)面設置快速進(jìn)行調整

　　問(wèn)：要對 Word 進(jìn)行頁(yè)面調整，通常大家采用的方法是選擇“文件→頁(yè)面設置”選項的方法進(jìn)行，請問(wèn)有沒(méi)有更快速方便的方法呢?

　　答：有，如果要進(jìn)行“頁(yè)面設置”，只需用鼠標左鍵雙擊標尺上沒(méi)有刻度的部分就可以打開(kāi)頁(yè)面設置窗口。

　　2.Word 中巧選文本內容

　　問(wèn)：在 Word 文件中進(jìn)行編輯操作時(shí)，經(jīng)常需選定部分文件內容或全部?jì)热葸M(jìn)行處理，請問(wèn)有沒(méi)有快捷的方法進(jìn)行選定?

　　答：在 Word 中要選中文件內容時(shí)，有一些快捷的操作方法，掌握好它們可以大大提高你的工作效率。下面為大家介紹這幾種用得較多的方法：

　　( 1 )字或詞的選�。�

　　將指針移到要選的字或詞后，雙擊鼠標左鍵即可選定。

　　( 2 )任意連續的文字選�。�

　　將指針移到要選取的文字首或末，再按住鼠標左鍵不放往后或往前拖動(dòng)，直至選中全部要選擇的文字后松開(kāi)鼠標左鍵即可。如果采用鍵盤(pán)上“ Shift ”鍵配合鼠標左鍵進(jìn)行選擇，可這樣進(jìn)行：將光標移到要選取的文字首(或末)，再按住“ Shift ”鍵不放，然后將鼠標指針移到要選取的文字末(或首)并單擊，此時(shí)也可快速選中這段連續的文字。

　　( 3 )一行文字的選�。�

　　將指針移到該行的行首，在光標指針變成向右的箭頭時(shí)，單擊鼠標左鍵即可;

　　( 4 )一段文字的選�。�

　　將指針移到該段第一行的行首，同樣在光標指針變成向右的箭頭時(shí)，雙擊鼠標左鍵即可。

　　( 5 )整個(gè)文件內容的選�。�

　　把指針移到該文件中任一行首(在指針變成向右的箭頭時(shí))，快速單擊鼠標左鍵三次便可選中整個(gè)文件內容(也可利用組合鍵“ Ctrl+A ”快速選定)。

　　另外在平時(shí)使用中，還有幾個(gè)特別的快捷鍵可以加快選�。�

　　Shift+Home ：使光標處選至該行開(kāi)頭處。

　　Shift+End ：從光標處選至該行結尾處。

　　Ctrl+Shift+Home ：從光標處選至文件開(kāi)頭處。

　　Ctrl+Shift+End ：從光標處選至文件結尾處。

　　Shift+ 移動(dòng)光標：逐字逐行地選中文本(用于一邊看一邊選取文本)。

　　Shift+Alt+ 鼠標左鍵單擊：可選中原光標所在位置至后鼠標左鍵單擊光標位置的矩形區域。

　　小提示：在選取時(shí)還可利用“ F8 ”鍵來(lái)進(jìn)行快速選取。具體操作方法是：先按“ F8 ”鍵激活系統內置的“擴展選取”模式(窗體狀態(tài)欄的“擴展”會(huì )由灰變成黑色)，然后按“ F8 ”鍵便可選擇光標位置后的一個(gè)字符，若再按一次“ F8 ”鍵則可選擇光標所在位置的整行字符，再按一次便可選擇光標所在的整段字符，再按一次選擇整篇文章。如果結合其他鍵還可實(shí)現更多功能，如，與方向鍵配合使用可靈活選擇文本內容;而與編輯鍵(光標鍵上面的那些鍵)配合使用，則可更方便地進(jìn)行選取，如按下“ Home ”鍵或“ End ”鍵，則能選擇當前光標所在行以光標為界的前半行或后半行。如果按住“ Ctrl ”鍵再按下這兩個(gè)鍵，則選擇以當前光標所作位置為分界點(diǎn)的整篇文章的前半部分和后半部分。如果按“ PageUp ”鍵或“ PageDown ”鍵，則是按上、下頁(yè)選擇文本。在使用完并要取消擴展模式時(shí)，只需按一下“ Esc ”鍵即可。

　　3.Word 中合并文件

　　問(wèn)：在編輯文件時(shí)，若要將另一篇文件內容全部合并到該新文件中，除了采用打開(kāi)原文件對內容進(jìn)行復制，然后再轉入新文件進(jìn)行粘貼外還有沒(méi)有其他更好的方法呢?

　　答：如果要合并另一個(gè)文件，有一個(gè)更好的方法進(jìn)行。

　　( 1 )打開(kāi)要合并的一篇文件，然后在菜單欄選擇“工具→比較并合并文件”選項。

　　( 2 )選擇需要合并的另一篇文件，并在窗口右邊的“合并”中選擇“合并到該文件”項即可。通過(guò)這兩步操作后，這兩篇文件就會(huì )合并在一起，同時(shí)若要合并多個(gè)文件，則可按此方法依次進(jìn)行。

　　4.快速定位光標

　　問(wèn)：在文件編輯中，經(jīng)常需要把光標移到某個(gè)位置，如果能夠快速進(jìn)行移動(dòng)，那肯定會(huì )節省很多時(shí)間，提高工作效率，請問(wèn)怎樣進(jìn)行快速定位呢?

　　答：對于一些特殊的位置，可以利用快捷鍵進(jìn)行快速定位。用得較多的幾個(gè)快捷方式如下：

　　Home ：將光標從當前位置移至行首。

　　End ：將光標從當前位置移至行尾。

　　Ctrl+Home ：將光標從當前位置移至文件的行首。

　　Ctrl+End ：將光標從當前位置移至文件結尾處。

　　5.字號快速調整

　　問(wèn)：在 Word 中編輯文字時(shí)，有時(shí)只需將字號縮小或放大 一磅 ，而若再利用鼠標去選取字號將影響工作效率，請問(wèn)有沒(méi)有方法快速完成字號調整?

　　答：可以，利用鍵盤(pán)選擇好需調整的文字后，再在鍵盤(pán)上直接利用“ Ctrl+[ ”組合鍵縮小字號，每按一次將使字號縮小 一磅 ;而利用“ Ctrl+] ”組合鍵可擴大字號，同樣每按一次所選文字將擴大 一磅 。另外也可在選中需調整字體大小的文字后，利用組合鍵“ Ctrl+Shift+> ”來(lái)快速增大文字，而利用“ Ctrl+Shift+< ”快速縮小文字。

　　6.快速對齊段落

　　問(wèn)：在 Word 中要設置段落對齊，通常大家是利用格式工具欄中的對齊方式進(jìn)行，請問(wèn)有沒(méi)有更方便快速的方法呢?

　　答：有，可以利用組合鍵來(lái)快速完成，常用的設置方式組合鍵如下：

　　Ctrl+E ：段落居中。

　　Ctrl+L ：左對齊。

　　Ctrl+R ：右對齊。

　　Ctrl+J ：兩端對齊。

　　Ctrl+M ：左側段落縮進(jìn)。

　　Ctrl+Shift+M ：取消左側段落縮進(jìn)。

　　Ctrl+T ：創(chuàng )建懸掛縮進(jìn)效果。

　　Ctrl+Shift+T ：減小懸掛縮進(jìn)量。

　　Ctrl+Q ：刪除段落格式。

　　Ctrl+Shift+D ：分散對齊。

　　7.移動(dòng)光標快速定位

　　問(wèn)：在 Word 中編輯文件時(shí)，經(jīng)常需把光標快速移到前次編輯的位置，而若采用拖動(dòng)滾動(dòng)條的方式非常不便，請問(wèn)有沒(méi)有快捷的方法呢?

　　答：有，可以利用一種組合鍵進(jìn)行快速定位。在需要返回到前次編輯位置時(shí)，可直接在鍵盤(pán)上按組合鍵“ Shift+F 5 ” 。同時(shí)使用該組合鍵還可使光標在最后編輯過(guò)的三個(gè)位置間循環(huán)轉換。

　　8.快速調整 Word 行間距

　　問(wèn)：在編輯調整 Word 文件行距時(shí)，常見(jiàn)一些“高手”不用調出格式來(lái)進(jìn)行設置，請問(wèn)他們是如何完成調整的呢?

　　答：其實(shí)方法非常簡(jiǎn)單，在需要調整 Word 文件中行間距時(shí)，只需先選擇需要更改行間距的文字，再同時(shí)按下“ Ctrl+1 ”組合鍵便可將行間距設置為單倍行距，而按下“ Ctrl+2 ”組合鍵則將行間距設置為雙倍行距，按下“ Ctrl+5 ”組合鍵可將行間距設置為 1.5 倍行距。

　　9.統計 Word 文件中字數

　　問(wèn)：Word 中有一個(gè)非常實(shí)用字數統計功能，如要統計一個(gè)文件中字數，可直接在菜單欄中單擊“工具→字數統計”命令，便可得到一個(gè)詳細的字數統計表，而且還可在文件中選中一部分內容進(jìn)行該部分字數統計，但若要把該文件字數插入到文件中，這樣得到結果后還需進(jìn)行輸入，操作起來(lái)繁瑣，請問(wèn)有沒(méi)有更方便快速的方法呢?

　　答：可以直接把統計字數插入到文件中，具體方法是：

　　( 1 )在菜單欄單擊“插入→域”命令，在對話(huà)框“類(lèi)別”下拉列表中選擇“文件信息”選項。

　　( 2 )再在“類(lèi)別”下拉列表中選擇“ NumWords ”選項，并在右側相應欄設好置域屬性格式及域數字格式，如圖 1-11 所示，最后單擊“確定”按鈕即可。

　　10.選取文件列

　　問(wèn)：在 Word 文件中要選擇行的方法很多，操作起來(lái)也很方便，而如果要對列進(jìn)行操作，請問(wèn)有沒(méi)有方便的方法進(jìn)行選取呢?

　　答：在 Word 文件中，行的操作非常多，而列的操作相對來(lái)說(shuō)要少很多，其實(shí)要選擇列有種好方法輕松完成。首先把指針移到要選取的列首或列尾，然后按住鍵盤(pán)上“ Alt ”鍵，配合鼠標或鍵盤(pán)進(jìn)行選取即可。

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