什么是辦公自動(dòng)化

　　辦公室自動(dòng)化是近年隨著(zhù)計算機科學(xué)發(fā)展而提出來(lái)的新概念。

　　辦公室自動(dòng)化英文原稱(chēng)Office Automation，縮寫(xiě)為 OA。辦公室自動(dòng)化系統一般指實(shí)現辦公室內事務(wù)性業(yè)務(wù)的自動(dòng)化，而辦公自動(dòng)化則包括更廣泛的意義，即包括網(wǎng)絡(luò )化的大規模信息處理系統。

　　辦公自動(dòng)化沒(méi)有統一的定義，凡是在傳統的辦公室中采用各種新技術(shù)、新機器、新設備從事辦公業(yè)務(wù)，都屬于辦公自動(dòng)化的領(lǐng)域。

　　通常辦公室的業(yè)務(wù)，主要是進(jìn)行大量文件的處理，起草文件、通知、各種業(yè)務(wù)文本，接受外來(lái)文件存檔，查詢(xún)本部門(mén)文件和外來(lái)文件，產(chǎn)生文件復件等等。所以，采用計算機文字處理技術(shù)生產(chǎn)各種文檔，存儲各種文檔，采用其它先進(jìn)設備，如復印機、傳真機等復制、傳遞文檔，或者采用計算機網(wǎng)絡(luò )技術(shù)傳遞文檔，是辦公室自動(dòng)化的基本特征。

　　辦公室是各行業(yè)工作的領(lǐng)導進(jìn)行決策的場(chǎng)所。領(lǐng)導機關(guān)做出決策，發(fā)布指示，除了文檔上的往來(lái)之外，更深層的工作，實(shí)際上是信息的收集、存儲、檢索、處理、分析，從而做出決策，并將決策作為信息傳向下級機構或合作單位，或業(yè)務(wù)關(guān)聯(lián)單位。

　　OA(辦公自動(dòng)化)技術(shù)分為三個(gè)不同的層次：第一個(gè)層次只限于單機或簡(jiǎn)單的小型局域網(wǎng)上的文字處理、電子表格、數據庫等輔助工具的應用，一般稱(chēng)之為事務(wù)型辦公自動(dòng)化系統。

　　隨著(zhù)三大核心支柱技術(shù)：網(wǎng)絡(luò )通訊技術(shù)、計算機技術(shù)和數據庫技術(shù)的成熟，世界上的OA已進(jìn)入到新的層次，在新的層次中系統有四個(gè)新的特點(diǎn)：

　　(1)集成化。軟硬件及網(wǎng)絡(luò )產(chǎn)品的集成，人與系統的集成，單一辦公系統同社會(huì )公眾信息系統的集成，組成了“無(wú)縫集成”的開(kāi)放式系統。

　　(2)智能化。面向日常事務(wù)處理，輔助人們完成智能性勞動(dòng)，如：漢字識別，對公文內容的理解和深層處理，輔助決策及處理意外等。

　　(3)多媒體化。包括對數字、文字、圖像、聲音和動(dòng)畫(huà)的綜合處理。

　　(4)運用電子數據交換(EDI)。通過(guò)數據通訊網(wǎng)，在計算機間進(jìn)行交換和自動(dòng)化處理。這個(gè)層次包括信息管理型OA系統和決策型OA系統。

　　辦公事務(wù)OA中，最為普遍的應用有文字處理、電子排版、電子表格處理、文件收發(fā)登錄、電子文檔管理、辦公日程管理、人事管理、財務(wù)統計、報表處理、個(gè)人數據庫等。這些常用的辦公事務(wù)處理的應用可作成應用軟件包，包內的不同應用程序之間可以互相調用或共享數據，以便提高辦公事務(wù)處理的效率。這種辦公事務(wù)處理軟件包應具有通用性，以便擴大應用范圍，提高其利用價(jià)值。

　　此外，在辦公事務(wù)處理級上可以使用多種OA子系統，如電子出版系統、電子文檔管理系統、智能化的中文檢索系統(如全文檢索系統)、光學(xué)漢字識別系統、漢語(yǔ)語(yǔ)音識別系統等。在公用服務(wù)業(yè)、公司等經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)方面，使用計算機替代人工處理的工作日益增多，如訂票、售票系統，柜臺或窗口系統，銀行業(yè)的儲蓄業(yè)務(wù)系統等。

　　事務(wù)型或業(yè)務(wù)型的OA系統其功能都是處理日常的辦公操作，是直接面向辦公人員的。為了提高辦公效率，改進(jìn)辦公質(zhì)量，適應人們的辦公習慣，要提供良好的辦公操作環(huán)境。

　　信息管理型OA系統是第二個(gè)層次。隨著(zhù)信息利用重要性的不斷增加，在辦公系統中對和本單位的運營(yíng)目標關(guān)系密切的綜合信息的需求日益增加。信息管理型的辦公系統，是把事務(wù)型(或業(yè)務(wù)型)辦公系統和綜合信息(數據庫)緊密結合的一種一體化的辦公信息處理系統。綜合數據庫存放該有關(guān)單位的日常工作所必需的信息。例如，在政府機關(guān)，這些綜合信息包括政策、法令、法規，有關(guān)上級政府和下屬機構的公文、信函等的政務(wù)信息;一些公用服務(wù)事業(yè)單位的綜合數據庫包括和服務(wù)項目有關(guān)的所有綜合信息;公司企業(yè)單位的綜合數據庫包括工商法規、經(jīng)營(yíng)計劃、市場(chǎng)動(dòng)態(tài)、供銷(xiāo)業(yè)務(wù)、庫存統計、用戶(hù)信息等。作為一個(gè)現代化的政府機關(guān)或企、事業(yè)單位，為了優(yōu)化日常的工作，提高辦公效率和質(zhì)量，必須具備供本單位的各個(gè)部門(mén)共享的這一綜合數據庫。這個(gè)數據庫建立在事務(wù)級OA系統基礎之上，構成信息管理型的OA系統。

　　決策支持型OA系統是第三個(gè)層次。它建立在信息管理級OA系統的基礎上。它使用由綜合數據庫系統所提供的信息，針對所需要做出決策的課題，構造或選用決策數字模型，結合有關(guān)內部和外部的條件，由計算機執行決策程序，作出相應的決策。

　　事務(wù)級OA系統、信息管理級OA系統和決策支持級OA系統是廣義的或完整的OA系統構成中的三個(gè)功能層次。三個(gè)功能層次間的相互聯(lián)系可以由程序模塊的調用和計算機數據網(wǎng)絡(luò )通信手段做出。一體化的OA系統的含義是利用現代化的計算機網(wǎng)絡(luò )通信系統把三個(gè)層次的OA系統集成一個(gè)完整的OA系統，使辦公信息的流通更為合理，減少許多不必要的重復輸入信息的環(huán)節，以期提高整個(gè)辦公系統的效率。一體化、網(wǎng)絡(luò )化的OA系統的優(yōu)點(diǎn)是，不僅在本單位內可以使辦公信息的運轉更為緊湊有效，而且也有利于和外界的信息溝通，使信息通信的范圍更廣，能更方便、快捷地建立遠距離的辦公機構間的信息通信，并且有可能融入世界范圍內的信息資源共享。

　　事務(wù)級OA系統稱(chēng)之為普通辦公自動(dòng)化系統，而信息管理級OA系統和決策支持級OA系統稱(chēng)之為高級辦公自動(dòng)化系統。

　　例如，市政府辦公機構，實(shí)質(zhì)上經(jīng)常定期或不定期的收集各區、縣政府和其它機構報送的各種文件，然后分檔存放并分別報送給有關(guān)領(lǐng)導者閱讀、處理，然后將批閱后的文件妥善保存，以便以后查閱。領(lǐng)導者研究各種文件之后作出決定，一般采取文件的形式向下級返回處理指示。這一過(guò)程，是一個(gè)典型的辦公過(guò)程。 在這一過(guò)程中，文件本身是信息，其傳送即是信息傳送過(guò)程。但應當注意到，領(lǐng)導在分析決策時(shí)，可能要翻閱、查找許多相關(guān)的資料，參照研究，才能決策，所以相關(guān)的資料查詢(xún)、分析，決策的選擇也屬于信息處理的過(guò)程。

　　例如，北京市東城區政府報來(lái)文件要求某地區蓋一座公共建筑，申請批準，文件傳遞到市政府有關(guān)機構，市有關(guān)領(lǐng)導看到文件后，要去尋找市里有關(guān)規劃蓋樓的文件法規，又需要研究全市的經(jīng)費預算，以及其它許多參考資料，然后研究決定同意或不同意。并以文件或通知的形式把決定這一信息反饋給東城區政府。

　　這個(gè)例子中，信息以文件方式傳遞、處理;領(lǐng)導查閱、參照的有關(guān)法規也是信息，這是數據信息。研究決定過(guò)程，主要是領(lǐng)導者的意志。但是客觀(guān)信息分析，可以做出幾種可選擇的方案。在這個(gè)全過(guò)程中，如果采用計算機處理來(lái)往的文件，可以說(shuō)是初步程度的自動(dòng)化。如可以用計算機查詢(xún)各種資料數據，這是更進(jìn)一步的自動(dòng)化。如果由計算機自動(dòng)分析有關(guān)本事件的資料，自動(dòng)提供若干個(gè)供決策者采用的可能決策，則是更深層次的有人工智能觀(guān)念的辦公自動(dòng)化。

　　再進(jìn)一步分析這個(gè)例子，如果市政府微機辦公系統和市政府法規信息數據庫系統、市政府財務(wù)管理系統是一個(gè)集成化的統一系統，計算機自動(dòng)從有關(guān)系統中尋取機關(guān)資料，這種系統就是辦公自動(dòng)化更高層次的集成化。

　　另外，如果市政府辦公系統和區政府辦公系統是一個(gè)集成的計算機網(wǎng)絡(luò )系統，可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò )傳遞信息，可以遠程處理業(yè)務(wù)，方便工作等，那這就是一個(gè)更進(jìn)一步的網(wǎng)絡(luò )化的辦公室自動(dòng)化系統。

　　所以，辦公室自動(dòng)化系統本身是一個(gè)多層次的系統，在各種層面上，可以說(shuō)實(shí)現了辦公自動(dòng)化的一部分業(yè)務(wù)，而從最初級的自動(dòng)化開(kāi)始，隨著(zhù)采用的技術(shù)不同而逐步構成一個(gè)更高級的自動(dòng)化系統，大大提高工作進(jìn)度。

　　我國專(zhuān)家在第一次全國辦公自動(dòng)化規劃討論會(huì )上提出辦公自動(dòng)化的定義為：利用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，使部分辦公業(yè)務(wù)活動(dòng)物化于人以外的各種現代化辦公設備中，由人與技術(shù)設備構成服務(wù)于某種辦公業(yè)務(wù)目的的人一機信息處理系統。

　　人是系統第一因素，即辦公室主要因素是工作人員，包括各種人員，除了傳統辦公室的角色外，現在又要加部分管理設備的專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員，例如，計算機工程師，其它設備維護人員等。

　　技術(shù)設備，計算機是另一因素。

　　設備中有各種機器，如計算機、復印機、速印機、電話(huà)機、傳真機、網(wǎng)絡(luò )設備、光盤(pán)機等等，這些設備統稱(chēng)為硬設備，或稱(chēng)硬件。而各種信息設備中還需要有管理設備的軟件，例如，計算機的操作系統、網(wǎng)絡(luò )操作系統、文字處理軟件、專(zhuān)項工作程序軟件等等，這些將在其它章節詳述。

　　顯然辦公自動(dòng)化這一人機系統，人，機，缺一不可。而設備方面，硬件及必要軟件都需齊備。 我們也可以認為辦公自動(dòng)化系統是人類(lèi)處理信息的系統，是人類(lèi)進(jìn)入信息時(shí)代后的一種新慨念。

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