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基本的辦公自動(dòng)化
隨著(zhù)社會(huì )的發(fā)展，科技越來(lái)越發(fā)達，未來(lái)減輕大家工作，許多辦公都出現了辦公自動(dòng)化，什么是辦公自動(dòng)化，下面跟著(zhù)小編一起來(lái)了解一下吧！
定義：
辦公自動(dòng)化（Office Automation，簡(jiǎn)稱(chēng)OA）是將現代化辦公和計算機技術(shù)結合起來(lái)的一種新型的辦公方式。辦公自動(dòng)化沒(méi)有統一的定義，凡是在傳統的辦公室中采用各種新技術(shù)、新機器、新設備從事辦公業(yè)務(wù)，都屬于辦公自動(dòng)化的領(lǐng)域。通過(guò)實(shí)現辦公自動(dòng)化，或者說(shuō)實(shí)現數字化辦公，可以?xún)?yōu)化現有的管理組織結構，調整管理體制，在提高效率的基礎上，增加協(xié)同辦公能力，強化決策的一致性 。
基本概念
辦公自動(dòng)化（office Automation，OA）是在設備、通信逐步實(shí)現自動(dòng)化的基礎上，通過(guò)管理信息系統（Management Information System，MIS）的發(fā)展而興起的一門(mén)綜合性技術(shù)。它是將計算機網(wǎng)絡(luò )與現代化辦公相結合的一種新型辦公方式，它不僅可以實(shí)現辦公事務(wù)的自動(dòng)化處理，而且可以極大地提高個(gè)人或者群體辦公事務(wù)的工作效率，為企業(yè)或部門(mén)機關(guān)的管理與決策提供科學(xué)的依據。在辦公自動(dòng)化管理領(lǐng)域，如果說(shuō)硬件技術(shù)是其環(huán)境保障，則軟件技術(shù)就是辦公自動(dòng)化各項功能得以順利實(shí)現的靈魂所在。自20世紀70年代，從單機處理開(kāi)始，例如，采用微型機處理文字，進(jìn)而完成文件歸檔、記錄指示、電話(huà)自動(dòng)記錄等任務(wù)。20世紀80年代后進(jìn)入辦公自動(dòng)化的快速發(fā)展期，在辦公室中普遍采用計算機作為高一級的管理工具，如信息檢索、輔助決策等，出現辦公設備和計算機、通信等互連構成的計算機網(wǎng)絡(luò )系統，利用網(wǎng)絡(luò )集成技術(shù)，人對辦公信息的處理能力出現質(zhì)的飛躍，辦公自動(dòng)化成為智能建筑的一個(gè)主要標志。
目前，辦公自動(dòng)化系統成為包括計算機、通信、聲像識別、數值計算及管理等多種技術(shù)的一個(gè)綜合系統。計算機技術(shù)、通信技術(shù)、系統科學(xué)和行為科學(xué)被視為辦公自動(dòng)化的四項支撐，工作站( Work Station)和局域網(wǎng)絡(luò )(Local Area Network)成了辦公自動(dòng)化的兩大支柱。
1. 辦公自動(dòng)化是什么?它包括哪些層次?
(1)辦公自動(dòng)化：辦公自動(dòng)化就是將計算機技術(shù)、通信技術(shù)、系統科學(xué)及行為科學(xué)應用于傳統的數據處理難以處理的數量龐大且結構不明確的、包括非數值型信息的辦公事務(wù)處理的一項綜合技術(shù)。它能不斷使人的辦公業(yè)務(wù)活動(dòng)物化于人以外的各種設備中，并由這些設備與辦公室人員構成服務(wù)于某種目標的人——機信息處理系統，以達到提高工作質(zhì)量、工作效率的目的 。
(2)三個(gè)層次：
—事務(wù)處理型
最基本的應用，包括文字處理、個(gè)人日程安排、行文辦理、函件處理、文檔資料管理、編輯排版、電子報表、人事管理、工資管理，以及其它事務(wù)處理。
– 管理控制型
包含事務(wù)處理型。該層次的OA主要是MIS，它利用各業(yè)務(wù)管理環(huán)節提供的基礎數據，提煉出有用的管理信息，把握業(yè)務(wù)進(jìn)程，降低經(jīng)營(yíng)風(fēng)險，提高經(jīng)營(yíng)效率。
– 輔助決策型
最上層的應用，它以事務(wù)處理型和管理控制型辦公系統的大量數據為基礎，同時(shí)又以其自有的決策模型為支持。該層次的OA主要是決策支持系統
2. 辦公自動(dòng)化的未來(lái)發(fā)展將體現哪些特點(diǎn)?
辦公自動(dòng)化未來(lái)發(fā)展將體現以下幾個(gè)特點(diǎn)：
辦公環(huán)境網(wǎng)絡(luò )化、辦公操作無(wú)紙化、辦公服務(wù)無(wú)人化、辦公設備移動(dòng)化、辦公思想協(xié)同化、辦公信息多媒體化、辦公管理知識化。
3. 什么是辦公信息系統?它由哪些要素組成?
(1) 辦公信息系統是以計算機科學(xué)、信息科學(xué)、地理空間科學(xué)、行為科學(xué)和網(wǎng)絡(luò )通信技術(shù)等現代科學(xué)技術(shù)為支撐，以提高專(zhuān)項和綜合業(yè)務(wù)管理水平和輔助決策效果為目的的綜合性人——機信息系統。
(2)辦公信息系統的構成要素牽涉人員、業(yè)務(wù)、機構、制度、設備、環(huán)境等多個(gè)方面，其中最主要的有四個(gè)，分別是：辦公人員、辦公信息、辦公流程和辦公設備。
4.一個(gè)完整的辦公信息系統應該具有哪些功能?
具體來(lái)說(shuō)，一個(gè)完整的辦公信息系統具備下面7個(gè)方面的功能。
(1)建立內部通信平臺
(2)建立信息發(fā)布平臺
(3)實(shí)現工作流程自動(dòng)化
(4)實(shí)現文檔管理自動(dòng)化
(5)實(shí)現輔助辦公自動(dòng)化
(6)促進(jìn)業(yè)務(wù)信息集成
(7)實(shí)現分布式辦公
辦公自動(dòng)化五大特性
易用性
沒(méi)有全面的應用做基礎，一切都是空談。
管理落地必須面向全員，所以，軟件也必須能夠被全員所接受，被全員所喜愛(ài)。如果易用性不強，這個(gè)前提就不存在了，制度落地就只能是空談。而任何軟件都是需要培訓的，不過(guò)上網(wǎng)卻幾乎人人都會(huì )。所以，就支撐制度落地的軟件而言，走網(wǎng)頁(yè)風(fēng)格可能是個(gè)最佳選擇。
健壯性
必須具備超大用戶(hù)、高并發(fā)應用的穩定性。
管理“落地”必須面向全員，所以支撐“落地”的軟件也必須能保證全員應用的穩定性，尤其是針對集團型企業(yè)，軟件必須具備超大用戶(hù)、高并發(fā)應用的穩定性，否則，一旦出問(wèn)題，哪怕是小問(wèn)題，都可能影響到現實(shí)的集團業(yè)務(wù)，從而造成不可估量的損失。
開(kāi)放性
能夠與其它軟件系統完成必要的關(guān)聯(lián)性整合應用。
管理“落地”在現實(shí)管理中滲透到管理的各個(gè)方面，而沒(méi)有哪一套軟件能夠獨立的完成所有方面的管理需求，所以，支撐制度“落地”的軟件必須具備全面而廣泛的整合性，能夠從其它軟件系統中自動(dòng)獲取相關(guān)信息，并完成必要的關(guān)聯(lián)性整合應用。 從技術(shù)上看，采用整合性強的技術(shù)架構（J2EE）作為底層設計對軟件的整合性會(huì )有決定性的幫助。如此，軟件就能預留大量接口，為整合其他系統提供充分的技術(shù)保障。同時(shí)，現實(shí)的整合經(jīng)驗也必不可少，因為整合應用不光涉及到技術(shù)層面，還包括對管理現實(shí)業(yè)務(wù)的理解、整合實(shí)務(wù)技巧、整合項目把控等實(shí)際操作技能要求。
嚴密性
必須同時(shí)實(shí)現信息數據上的大集中與小獨立的和諧統一。
企業(yè)，尤其是集團型企業(yè)，從制度落地的現實(shí)需求來(lái)看，一方面必須有統一的信息平臺，另一方面，又必須給各個(gè)子公司部門(mén)相對獨立的信息空間。所以，軟件不僅要實(shí)現“用戶(hù)、角色和權限”上的三維管控，還必須同時(shí)實(shí)現信息數據上的大集中與小獨立的和諧統一，也就是必須實(shí)現“用戶(hù)、角色、權限+數據”的四維管控。
實(shí)用性
軟件功能必須與管理實(shí)務(wù)緊密結合，否則藥不對癥，反而可能有負作用。而且，還必須能適應企業(yè)管理發(fā)展的要求。
現實(shí)中，企業(yè)一方面需要軟件盡最大可能的滿(mǎn)足現有需求，另一方面，管理本身也是個(gè)不斷發(fā)展的過(guò)程，所以，企業(yè)又需要軟件能夠滿(mǎn)足發(fā)展的需求。面對這個(gè)現實(shí)與發(fā)展間的矛盾，業(yè)界常見(jiàn)的有三種解決模式，項目化、產(chǎn)品化和平臺化。
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