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無(wú)紙辦公自動(dòng)化
在黨和國家號召構建節約型社會(huì )、和諧社會(huì )，倡導綠色環(huán)保的今天，我們對于紙張的浪費和由于對已經(jīng)普及的計算機、網(wǎng)絡(luò )利用率低的原因而造成的紙張無(wú)必要使用的情況應該有所行動(dòng)。
在文秘這個(gè)崗位上的一年多時(shí)間里，在日常收發(fā)文件的過(guò)程中接受著(zhù)紙張無(wú)必要的浪費實(shí)施，對于這種現狀分管領(lǐng)導及部門(mén)領(lǐng)導也都看在眼里，急在心里，所以今天我想把自己對于無(wú)紙化辦公的一點(diǎn)不成熟想法彈出來(lái)，看是否符合本單位的實(shí)施前提。從而為綠色環(huán)保作出一點(diǎn)貢獻。
一、背景
隨著(zhù)現代通信技術(shù)的快速發(fā)展，局域網(wǎng)絡(luò )系統被廣泛應用于日常工作中。它在提高工作效率的同時(shí)，有效地壓縮了辦公成本，好處顯而易見(jiàn)。因此，倡導“無(wú)紙化辦公”模式是加快現代行政事業(yè)單位發(fā)展的重要步驟。
所謂“無(wú)紙化辦公”，顧名思義就是指利用現代化的網(wǎng)絡(luò )技術(shù)進(jìn)行辦公，主要傳媒工具是計算機等現代化辦公工具，可以實(shí)現不用紙張和筆進(jìn)行各種業(yè)務(wù)及事務(wù)的處理。它的最終目的是規范辦公流程、提高辦事效率。我們說(shuō)任何一項系統的上線(xiàn)都應該代表著(zhù)合理、簡(jiǎn)便、安全的作業(yè)方式或方法。“無(wú)紙化辦公”的第一作用就應該是提高生產(chǎn)效率，達到避免浪費，降低辦公成本的目的。
當今中國經(jīng)濟正在走轉變發(fā)展方式之路，從外延式向內涵式轉變。因此，深刻理解“無(wú)紙化辦公”的真正內涵，從而建立起發(fā)展科學(xué)化、辦公規范化、服務(wù)標準化、管理節約化的新“四化”行政辦公顯得尤為重要。
二、具體實(shí)施
我處現在收到的主要上級來(lái)文單位：市交通運輸局和省運管局基本可以做到了電制版的傳送，故是否有望跟主要的上級主管部門(mén)進(jìn)行銜接和協(xié)調將來(lái)文方式改變?yōu)殡娮影�。如有部分的重要文件需要紙質(zhì)存檔，在有電子版的情況下，也十分簡(jiǎn)便，打印存檔便可。而公文的傳閱及辦理均可通過(guò)網(wǎng)絡(luò )實(shí)現�？蓪㈩I(lǐng)導在傳統的紙質(zhì)文件上的批示、簽署信息引入到辦公自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò )系統當中。通過(guò)對文件傳閱、審批流程的定義，便可在網(wǎng)絡(luò )中對文件進(jìn)行親筆圈閱、批注和簽名，從而使不同用戶(hù)可對所傳閱討論的文件發(fā)表各自的意見(jiàn)、相互交流并進(jìn)行最終的定稿及簽署，對文件進(jìn)行的親筆圈注、簽名信息均可被保存，并可進(jìn)行打印輸出。只要會(huì )寫(xiě)字，不需要學(xué)習繁瑣的鍵盤(pán)輸入方法，就和日常在紙上辦公時(shí)批閱、簽署文檔一樣，就能方便地使用含有電子筆跡技術(shù)的辦公自動(dòng)化系統，從而大大減少了培訓工作量，這對最終用戶(hù)和開(kāi)發(fā)商都有利。
領(lǐng)導辦公可以與工作的各環(huán)節緊密結合，動(dòng)態(tài)電子簽名認證保證了領(lǐng)導簽名內容的不可更改性和來(lái)源的真實(shí)性�？梢岳脛�(dòng)態(tài)電子簽名認證可以實(shí)現可靠的身份確認功效，比傳統鍵盤(pán)密碼更安全、更有效。用動(dòng)態(tài)簽名認證來(lái)替代傳統密碼口令驗證，極大增加系統中信息的安全性，而且使用更加方便，更加容易。
含有電子筆跡技術(shù)的辦公自動(dòng)化系統可以大大減少重復勞動(dòng)，它可以使各個(gè)部門(mén)、各個(gè)環(huán)節的單獨處理工作串聯(lián)起來(lái)，同時(shí)也能處理流程上多環(huán)節的任務(wù)�？梢苑奖氵M(jìn)行各個(gè)環(huán)節的審核、批復、簽字，同時(shí)也可以進(jìn)行不同環(huán)節批復的查詢(xún)。不僅解決了傳統辦公的效率低下和紙張浪費狀況，而且也解決了因領(lǐng)導無(wú)法使用煩瑣的現代辦公自動(dòng)化系統而閑置的信息化投資。
那么厚重的文件，占用巨大空間的文檔室逐步都可以濃縮在電腦和移動(dòng)硬盤(pán)里，不知環(huán)保還可以為單位節省空間和資源。對于安全性的考慮我們可以將文件多備份幾份便可。至于購置移動(dòng)硬盤(pán)的成本肯定低于每年大量的紙張使用和浪費而付出的代價(jià)。
三、無(wú)紙化辦公的效果
無(wú)紙化辦公實(shí)現了工作流、信息流和知識流的整合管理，提供了一個(gè)科學(xué)、開(kāi)放、先進(jìn)的信息化辦公平臺，實(shí)現辦公自動(dòng)化，并進(jìn)行遠程辦公或在外辦公，改善工作進(jìn)度方便工作者。
無(wú)紙化辦公將人從繁瑣、無(wú)序、低端的工作中解放出來(lái)，從事核心事務(wù)，整體提高了單位辦事效率和對信息的可控性，降低辦公成本，提高執行力，使管理趨于完善。通過(guò)信息化建設，開(kāi)展電子商務(wù)、電子政務(wù)，其具體效果有四個(gè)方面:
(一)整合資源
通過(guò)網(wǎng)絡(luò )技術(shù)將單位的人力資源、知識資源、經(jīng)驗資源、硬件資源、制度資源、文化資源等集成在一個(gè)平臺上進(jìn)行管理使用，實(shí)現各種資源的互相促進(jìn)和增值，形成正規、科學(xué)、開(kāi)放的單位的制度和文化，保持單位旺盛的生命力，保證單位健康持續發(fā)展。
(二)加快信息流通
領(lǐng)導層下達的文件、通知、任務(wù)可以在幾秒鐘內同時(shí)傳達到相關(guān)人員，無(wú)任何中間環(huán)節。所有工作人員的意見(jiàn)和建議都可以暢通無(wú)阻的直接反饋到最高領(lǐng)導層，便于及時(shí)發(fā)現問(wèn)題、改進(jìn)過(guò)程和發(fā)現人才。工作人員們能夠在網(wǎng)上輕松、直接、公平的發(fā)言、交流，建立融洽的團隊關(guān)系和單位文化。 規范辦公流程
建立起一個(gè)緊密、協(xié)調、可靠、簡(jiǎn)單的管理機制，讓單位充滿(mǎn)活力，促進(jìn)單位持續發(fā)展，使工作人員責任明確，權限分明，具體事務(wù)落實(shí)到人，查有所依，杜絕推脫、扯皮現象。徹底消除信息傳遞中的阻塞、延誤、失真，保證正確、及時(shí)的反應。
提高辦事效率
有效協(xié)調多部門(mén)之間的協(xié)同工作問(wèn)題，實(shí)現高效協(xié)作辦公，領(lǐng)導層能夠方便的隨時(shí)查看分配過(guò)的任務(wù)數量、領(lǐng)取人及其進(jìn)度情況，跟蹤監督，提高執行效率和力度。
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