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PDM環(huán)境檔案管理內容解析
PDM環(huán)境下的文件接收是通過(guò)一定的接口集成PDM系統與檔案管理系統，將在科研管理過(guò)程中形成的全文數據歸入檔案管理系統，實(shí)現電子文件的邏輯歸檔。下面是小編為大家分享PDM環(huán)境檔案管理內容解析，歡迎大家閱讀瀏覽。
一、PDM產(chǎn)生的背景及PDM與檔案管理的關(guān)系
在20世紀60、70年代，企業(yè)在其設計和生產(chǎn)過(guò)程中開(kāi)始使用CAD、CAM等技術(shù)，新技術(shù)的應用在促進(jìn)生產(chǎn)力發(fā)展的同時(shí)也帶來(lái)了新的挑戰。對于制造企業(yè)而言，雖然各單位的計算機輔助技術(shù)已經(jīng)目益成熟，但都自成體系，彼此之間缺少有效的信息共享和利用，形成所謂的“信息孤島”;并且隨著(zhù)計算機應用的飛速發(fā)展，隨之而來(lái)的各種數據也急劇膨脹，對企業(yè)的管理形成了巨大壓力。
許多企業(yè)已經(jīng)意識到，實(shí)現信息的有序管理將成為在未來(lái)的競爭中保持領(lǐng)先的關(guān)鍵因素。在這一背景下產(chǎn)生了一項新的管理思想和技術(shù)——-PDM，即以軟件技術(shù)為基礎，以產(chǎn)品為核心，實(shí)現對產(chǎn)品相關(guān)的數據、過(guò)程、資源一體化集成管理的技術(shù)。PDM明確定位為面向制造企業(yè)，以產(chǎn)品為管理的核心，以數據、過(guò)程和資源為管理信息的三大要素。PDM進(jìn)行信息管理的兩條主線(xiàn)是靜態(tài)的產(chǎn)品結構和動(dòng)態(tài)的產(chǎn)品設計流程，所有的信息組織和資源管理都是圍繞產(chǎn)品設計展開(kāi)的。
從產(chǎn)品的角度看：PDM系統幫助組織產(chǎn)品設計，完善產(chǎn)品結構，確保設計、制造所需的大量數據和信息清楚明了，從而構筑一個(gè)信息平臺對產(chǎn)品進(jìn)行支持和維護，保證有競爭力產(chǎn)品的及時(shí)交付。
從過(guò)程管理的角度看：PDM系統管理產(chǎn)品生命周期的整個(gè)過(guò)程，組織協(xié)調諸如開(kāi)發(fā)過(guò)程中設計評審、批準、變更及產(chǎn)品發(fā)布等事件，并最終落實(shí)到工作流和流程管理中。
可以看出，PDM既是電子檔案生成的搖籃，又是檔案管理部門(mén)實(shí)施文件管理的平臺。PDM與檔案管理的內容都包括對產(chǎn)品數據的管理，PDM更側重于文件形成過(guò)程的管理，而檔案管理更著(zhù)重文件形成后，對數據進(jìn)行加工、利用和維護的管理。它們都涉及產(chǎn)品研發(fā)設計的工作流程，但檔案管理的內涵及外延比PDM要廣。從內涵上看，檔案管理的內容除產(chǎn)品數據外，還包括產(chǎn)品以外的所有有價(jià)值的文檔、軟件、音像、音頻及外來(lái)資料，比PDM更為寬泛。
二、PDM環(huán)境下檔案管理與傳統檔案管理的比較
1.文件接收
傳統的檔案管理是由科研工作者親自將所需歸檔的文件移交至檔案室，檔案人員檢查文件的齊套性，簽署是否完整，是否原件等等，檢查合格后，填寫(xiě)移交清單，入庫。PDM環(huán)境下的文件接收是通過(guò)一定的接口集成PDM系統與檔案管理系統，將在科研管理過(guò)程中形成的全文數據歸入檔案管理系統，實(shí)現電子文件的邏輯歸檔。
由于受人為因素影響，以往檔案部門(mén)也會(huì )收到一些不規范的文件資料，如文件名稱(chēng)不規范、不一致，有的用復印件歸檔而不是原件，有的歸檔文件簽署不全，有的文件沒(méi)有齊套，這些問(wèn)題在PDM系統中得到了很好的解決。
由于PDM系統中所創(chuàng )建的每一份文檔都必須選擇文檔種類(lèi)，然后根據標準化部門(mén)擬制的標準化大綱，由PDM系統對已歸檔的文件進(jìn)行齊套性檢查。
若不齊套，則不允許進(jìn)行轉階段、設計評審、產(chǎn)品檢驗等后續操作，因此提高了歸檔文件的齊套性。在PDM系統中，通過(guò)創(chuàng )建統一文檔模板，制定特定簽署流程，有效保障了歸檔文件的規范性和正確性。
2.文件利用
傳統的檔案管理是由科研工作者填寫(xiě)科技文件借閱審批單，并由領(lǐng)導簽字后，親自到檔案室調檔。PDM環(huán)境下的文件利用更加方便、快捷。在新產(chǎn)品開(kāi)發(fā)項目過(guò)程中產(chǎn)生的CAD設計圖紙與BOM、工藝文件、質(zhì)量文件、實(shí)驗文件等在歸檔之前都可以在項目協(xié)同工作區內統一管理，項目組成員也能方便查閱。若產(chǎn)品文件已歸檔，則由設計師或管理者在網(wǎng)上提出利用申請，系統根據文檔的密級選擇不同的審批流程，檔案員根據申請的批準狀況，將文件及時(shí)準確地傳遞給有關(guān)人員，簽審的單據將在系統中分類(lèi)長(cháng)期存放備查。PDM環(huán)境下的文件利用為企業(yè)實(shí)現并行工程提供了信息交流平臺，實(shí)現了本單位的知識共享，提高了知識的利用率，避免了重復勞動(dòng)，縮短了設計研發(fā)周期，提高了設計研發(fā)質(zhì)量。
PDM環(huán)境下的文件利用，數據安全是首要解決的問(wèn)題。PDM采用的是先進(jìn)的圖文檔瀏覽器Jvue架構企業(yè)級文檔瀏覽環(huán)境，采用文件級數據權限，用戶(hù)要瀏覽文件，必須登記認證，進(jìn)行功能權限控制，以及對應文件的瀏覽權限驗證。文件瀏覽完全采用加密數據流瀏覽方式，文件根本就不會(huì )被傳送到瀏覽者的客戶(hù)端，數據流也已經(jīng)不是原文件本身的內容，極大地提高了文檔的安全度。
3.文件更改
傳統的檔案管理是由原文件擬制者根據所改文件的性質(zhì)，填寫(xiě)更改報批表及更改通知單，交至檔案室，由更改員根據更改通知單更改庫房?jì)人性皬椭萍�，并將更改通知單留存，以備查考。PDM環(huán)境下的文件更改，是由設計師在網(wǎng)上擬制更改通知單，經(jīng)審查簽批后，檔案員授權更改人員進(jìn)行更改，更改完成后，生成新的版本。檔案員把舊版本的文件保存到指定文件庫中，同時(shí)把更改的背景信息文件分類(lèi)整理，保存到數據庫中。
PDM系統中當一份文件被檢出進(jìn)行修改時(shí)，系統不允許其他人再對此文件進(jìn)行修改，確保同時(shí)只有一個(gè)人對文件進(jìn)行修改，保證了圖文檔的完整性和一致性。
三、PDM環(huán)境下檔案管理的特點(diǎn)
1.管理對象數字化
PDM環(huán)境下的檔案管理不會(huì )改變檔案的性質(zhì)和內容，科技檔案在PDM環(huán)境下的變化主要表現在其形式載體及人們對其實(shí)體和信息內容的管理和使用方式上。傳統的科技檔案管理的對象以紙質(zhì)載體為主，檔案的載體與內容信息密不可分。而現代科技檔案管理的對象正隨著(zhù)辦公自動(dòng)化及信息技術(shù)的發(fā)展逐漸演變?yōu)?ldquo;機讀檔案”，即存儲于計算機中的集圖形、聲像于一體的多媒體信息。這就意味著(zhù)，科技檔案的實(shí)體管理與內容信息的管理在使用上將趨向分離，科技檔案的實(shí)體將會(huì )從日常的使用中徹底脫身。分離后的科技檔案內容信息將日趨實(shí)用化，而科技檔案的實(shí)體將被作為最原始的也是最終的憑證保存下來(lái)。
2.信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò )化
PDM環(huán)境下的檔案管理改變了傳統管理模式下各類(lèi)信息資源各立門(mén)戶(hù)、分而治之的狀態(tài)，將科技檔案信息管理與文書(shū)、資料、圖書(shū)等信息的管理融為一體，形成一個(gè)包括各種信息資源在內的信息資源系統，實(shí)現資源共享。以往利用者必須到檔案室才能利用，而現在通過(guò)網(wǎng)絡(luò )就可以在辦公室甚至任何場(chǎng)所的終端前對檔案數據庫進(jìn)行實(shí)時(shí)瀏覽訪(fǎng)問(wèn)。利用者不僅可以查閱所需的信息，還可以下載原件，不必再到檔案室閱覽或復制原件。這既節省了利用者的時(shí)間，又提高了利用效率。
3.檔案收集網(wǎng)絡(luò )化
雖然過(guò)去收集科技檔案的業(yè)務(wù)并不復雜，但有時(shí)卻受時(shí)間和地域的限制，收集時(shí)要隨時(shí)催促有關(guān)研究人員，及時(shí)了解課題進(jìn)度，要做到隨時(shí)入庫并不是件容易的事，有時(shí)會(huì )因為有關(guān)人員出差或臨時(shí)不在而一拖再拖，延誤檔案及時(shí)入庫。隨著(zhù)PDM系統的運用，網(wǎng)上電子文件的傳輸被廣泛采用，為收集檔案開(kāi)辟了一條新途徑，檔案部門(mén)可充分利用網(wǎng)絡(luò )隨時(shí)隨地收集，不但省卻了檔案人員和科技人員的時(shí)間，而且也節約了重復復制的經(jīng)費。
PDM系統實(shí)施后，對檔案工作提出了新的要求，檔案工作者應努力學(xué)習PDM系統相關(guān)知識，緊跟時(shí)代的步伐，轉變觀(guān)念，運用新工具，積極探索電子檔案管理中的新問(wèn)題，不斷提高檔案管理的信息化水平，為檔案管理上一個(gè)新臺階貢獻自己的力量。
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