行政文員工作說(shuō)明書(shū)
一、基本資料
崗位名稱(chēng)：行政文員
定員標準： 一人
崗位編碼：
直接上級：綜合部經(jīng)理
分析日期：
二、崗位職責
(一)概述
協(xié)助行政經(jīng)理完成公司行政事務(wù)性工作及部門(mén)內部日常事務(wù)工作。
(二)工作職責
1、負責做好計算機打字、復印等行政工作。
2、負責公司辦公設備的管理，計算機、傳真機、簽字長(cháng)途電話(huà)、復印機的具體使用和登 記，名片印制等工作。
3、負責公司郵件和報刊的收取、分發(fā)工作。做好公司宣傳專(zhuān)欄的組稿。
4、負責公司電話(huà)小總機的接線(xiàn)工作。對來(lái)往電話(huà)駁接準確及進(jìn)、聲音清晰、態(tài)度和藹，恰當使用禮貌用語(yǔ);對未能聯(lián)絡(luò )上的記錄在案并及時(shí)轉告;對緊急電話(huà)設法接通，未通者速報行政部經(jīng)理處理。
5、負責低值易耗辦公用品的發(fā)放、使用登記和離職時(shí)的繳回。
6、負責各類(lèi)辦公用品倉庫保管，每月清點(diǎn)，年終盤(pán)存統計，做到入庫有驗收、出庫有手續，保證帳實(shí) 相符。
7、按標準定額，做好添購辦公用品的計劃編制和申購手續工作，做到既不脫檔又是不長(cháng)期積存。
7、完成各項勤雜、采購工作。
9、負責公司辦公場(chǎng)所的室內外綠化、盆景狀況的檢查監督，保證舒適良好的工作氛圍。
10、責下班時(shí)對整個(gè)辦公區的巡視，查看門(mén)窗、水機電源、電腦電源等 、關(guān)閉情況并做記錄。
11、做好會(huì )議紀要。
(三)其他職責
完成領(lǐng)導交辦的其他臨時(shí)工作
三、監督及崗位關(guān)系
(一)所受監督和所施監督
1、所受監督：直接受綜合部經(jīng)理的監督指導。
2、所施監督：無(wú)
(二)與其他崗位關(guān)系
1、內部聯(lián)系：本崗位與行政文員及企劃專(zhuān)員有業(yè)務(wù)上的協(xié)調和配合關(guān)系。
2、外部聯(lián)系：本崗位與銷(xiāo)售部、財務(wù)部、維修部及總經(jīng)理辦公室有業(yè)務(wù)上的合作關(guān)系。
工作內容：
1、負責做好計算機打字、復印等行政工作。
2、負責公司辦公設備的管理，計算機、傳真機、簽字長(cháng)途電話(huà)、復印機的具體使用和登 記，名片印制等工作。
3、負責公司郵件和報刊的收取、分發(fā)工作。做好公司宣傳專(zhuān)欄的組稿。
4、負責公司電話(huà)小總機的接線(xiàn)工作。對來(lái)往電話(huà)駁接準確及進(jìn)、聲音清晰、態(tài)度和藹，恰當使用禮貌用語(yǔ);對未能聯(lián)絡(luò )上的記錄在案并及時(shí)轉告;對緊急電話(huà)設法接通，未通者速報行政部經(jīng)理處理。
5、負責低值易耗辦公用品的發(fā)放、使用登記和離職時(shí)的`繳回。
6、負責各類(lèi)辦公用品倉庫保管，每月清點(diǎn)，年終盤(pán)存統計，做到入庫有驗收、出庫有手續，保證帳實(shí) 相符。
7、按標準定額，做好添購辦公用品的計劃編制和申購手續工作，做到既不脫檔又是不長(cháng)期積存。
7、完成各項勤雜、采購工作。
9、負責公司辦公場(chǎng)所的室內外綠化、盆景狀況的檢查監督，保證舒適良好的工作氛圍。
10、責下班時(shí)對整個(gè)辦公區的巡視，查看門(mén)窗、水機電源、電腦電源等 、關(guān)閉情況并做記錄。
11、做好會(huì )議紀要。
工作要求：
1、確保各項工作的及時(shí)及準確完成。
2、保管好各種設備及材料。
3、對于物品的購買(mǎi)及發(fā)放要嚴格按照公司的規定進(jìn)行。
4、購置物品的經(jīng)費預算要合理，購置價(jià)格要保持在市場(chǎng)的平均水平。
5、能密切配合其他同事的工作，同時(shí)很好的完成領(lǐng)導交代的各項工作。
6、會(huì )議記錄要符合記錄規范，突出重點(diǎn)，并做好存檔。
7、會(huì )議安排要合理，并能及時(shí)通知與會(huì )人員。
四、崗位權限
1、要求部門(mén)主管配合的權力
2、監督各項辦公用品使用的權力
3、對工作所需物品提出購置意見(jiàn)的權力
4對企業(yè)的發(fā)展提出合理化意見(jiàn)的權力
五、勞動(dòng)條件和環(huán)境
本崗位屬于較輕體力勞動(dòng)，室內辦公結合外部出差進(jìn)行，工作環(huán)境溫、濕度適中，無(wú)噪音、粉塵污染，照明條件良好。
六、工作時(shí)間
本崗位實(shí)行每周四十小時(shí)標準工時(shí)制，每天9：30—17：30，中間12：00—13：00就餐并休息。每周有兩天休息時(shí)間可自由選擇休息時(shí)間，但要服從公司調度及部門(mén)經(jīng)理安排。
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