了解合同管理制度

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　　合同管理制度

　　第一章 總則

　　第一條 為依法經(jīng)營(yíng)管理，規范市場(chǎng)競爭行為，樹(shù)立依法為本，維護當事人合法權益，根據《中華人民共和國合同法》、《安徽省合同監督條例》及有關(guān)法律、行政法規及規章規定，特制定《守合同重信用單位合同管理規范化制度》。企業(yè)對外簽定的各類(lèi)合同一律適用本制度。

　　第二條 合同管理的總目標：機構網(wǎng)絡(luò )化、制度系列化、行為規范化、經(jīng)營(yíng)管理和合同管理一體化。

　　第三條 合同管理是企業(yè)管理的一項重要內容，搞好合同管理，對于公司經(jīng)濟活動(dòng)的開(kāi)展和經(jīng)濟利益的維護，都有積極的作用。各級部門(mén)經(jīng)理、法人委托人以及其他有關(guān)人員，都必須嚴格遵守、切實(shí)執行本制度。各有關(guān)部門(mén)必須互相配合，共同努力，做好以“守合同重信用”為核心的合同管理工作。

　　第二章 合同的簽定制度

　　第四條 簽定合同，必須遵守國家的法律、法規及公司有關(guān)規定。

　　第五條 對外簽定合同，除法定代表人外，必須是持有法人委托書(shū)的法人委托人。法人委托人必須對本企業(yè)負責，對本職工作負責，在授權范圍內行使簽約權。超越代理權限和非法委托人均無(wú)對外簽約權。

　　第六條 建立合同信用評價(jià)體系，簽約人在簽定合同之前，必須認真了解對方當事人的資信情況。包括：簽約方是否具有法人資格、有無(wú)經(jīng)營(yíng)權、有無(wú)履約能力及其信用情況;堅持對合作伙伴資信調查制度，著(zhù)重了解企業(yè)(單位)年檢等級。守重等級，合同信用、稅務(wù)信用，收發(fā)貨(款)情況，進(jìn)行企業(yè)信用綜合評估，減少交易風(fēng)險;防止上當受騙，防止簽訂無(wú)效合同，確保所簽合同有效、有利。

　　第七條 簽定合同，必須貫徹“平等互利、協(xié)商一致、等價(jià)有償”的原則和效益原則。

　　第八條 簽定合同，如涉及公司內部其他單位的，應事先在內部進(jìn)行協(xié)商，相互協(xié)調，然后簽約。

　　第九條 合同除及時(shí)清結者，應當采用書(shū)面形式。應當采用國家和省指定的示范文本，企業(yè)確實(shí)需要可以參照示范文本制定合同文本，但不得含有損害當事人利益的格式條款，對企業(yè)單位自制的合同文本必須認真審查，防止“霸王條款”以及“合同陷阱”。

　　第十條 合同對方當事人權利、義務(wù)的規定必須明確、具體，文字表達要清楚、準確。對方在合同中每一項應負擔的義務(wù)均應與違約責任相對應。

　　合同內容應審查的主要問(wèn)題是：

　　1、部首部分，注意寫(xiě)明雙方的全稱(chēng)、簽約時(shí)間和地點(diǎn)。

　　2、正文部分，注意：產(chǎn)品名稱(chēng)應具體寫(xiě)明牌號、商標、生產(chǎn)廠(chǎng)家、型號、規格、等級、花色、是否成套產(chǎn)品等;技術(shù)質(zhì)量要求明確、具體;數量要明確計量單位、計量方法、正負尾差、合理稱(chēng)差及自然損耗率等;運輸方式及運費負責應具體明確;交(提)貨期限、地點(diǎn)及驗收方法應明確;價(jià)金必須執行現行的國家定價(jià)、市場(chǎng)調節價(jià);違約責任有法定違約金的按規定寫(xiě)明，法律沒(méi)規定或規定不具體的，應具體寫(xiě)明約定的違約金數額、比例及計算方法。

　　3、結尾部分雙方都必須使用合格的印章——公章或合同專(zhuān)用章，不得使用財務(wù)章、部門(mén)章或業(yè)務(wù)章等不合格印章，注明合同有效期限。

　　第十一條 簽定合同，除合同履行地在我方住所所在地外，簽約時(shí)力爭協(xié)議合同由我方所在人民法院管轄或選擇——仲裁機構仲裁。

　　第十二條 簽定合同應以現貨為主，并堅持以銷(xiāo)定進(jìn)原則;付款盡可能采用托收承付，簽訂合同應以現款為主，不準賒銷(xiāo);確需賒銷(xiāo)或代銷(xiāo)的，由公司負責人審批。

　　第十三條 任何人對外簽訂合同，都必須以維護本公司合法權益和提高經(jīng)濟效益為宗旨，決不允許在簽定合同時(shí)假公濟私、損公肥私、謀取私利，給公司造成經(jīng)濟損失，依法追究刑事責任。

　　第三章 合同的評審與批準制度

　　第十四條 合同正式簽定前，必須按規定上報領(lǐng)導審查批準后，方能正式簽訂。

　　第十五條 合同審批權限如下：

　　1、公司對外簽訂的合同，除按規定必須上報公司審查批準者外，并報公司總經(jīng)理或由總經(jīng)理指定授權委托人審批。

　　2、法律部門(mén)負責對下列合同進(jìn)行審查;董事會(huì )、總經(jīng)理委托審查的合同;內容復雜、較難掌握，各企業(yè)要求提供法律幫助的合同。法律部主要負責審查合同條款、內容的合法性、嚴密性、可行性，提出意見(jiàn)供決策部門(mén)參考。

　　第十六條 合同評審的要點(diǎn)是：

　　1、合同的合法性。包括：當事人有無(wú)簽訂、履行該合同的權利能力和行為能力;合同內容是否符合國家法律、政策和本《制度》規定;權利、義務(wù)是否平等;訂約程序是否符合法律規定。

　　2、合同的嚴密性。包括：合同應具備的條款是否齊全;當事人雙方的權利、義務(wù)是否具體、明確;文字表述是否確切無(wú)誤。

　　3、合同的真實(shí)性。包括對方履行合同的意愿是否誠懇，意思表示是否真實(shí)、一致。

　　4、合同的可行性。包括：當事人雙方特別是對方是否具備履行合同的能力、條件;預計取得的經(jīng)濟效益和可能承擔的風(fēng)險;合同非正常履行時(shí)可能受到的經(jīng)濟損失。

　　第十七條 根據法律規定或實(shí)際需要，合同還應當或可以呈報上級主管機關(guān)批準、備案。

　　第十八條 合同審批程序如下：

　　1、申報。各企業(yè)的法人委托人在授權范圍內對外簽定合同，應事先填寫(xiě)“合同簽約申報表”(一式二份)，、報本企業(yè)領(lǐng)導審查批準。(凡先經(jīng)領(lǐng)導口頭同意簽約的，簽約后需補辦手續)。需報總經(jīng)理、董事長(cháng)審批的，應當由該企業(yè)領(lǐng)導簽署意見(jiàn)，隨合同初稿及有關(guān)資料、附件等，一并上報。

　　2、審核。送審的合同，應按本《制度》規定的審批權限，由主管人員或有關(guān)人員認真審閱，必要時(shí)可進(jìn)行調查研究，最后作出：批準、不批準;通知申報單位補報材料或進(jìn)一步談判(應提出談判的具體要求和注意事項)。

　　主管人員在“申報表”上批寫(xiě)意見(jiàn)后，“申報表”一份及合同初稿留底，另一份“申報表”連同其他材料發(fā)還申報單位，由承辦人按批準的意見(jiàn)辦理。

　　上述審批程序一般為1至2天，特殊情況，經(jīng)批準或授權的可不受審批程序的約束。

　　第四章 合同的履行制度

　　第十九條 合同依法成立，即具有法律約束力。一切與合同有關(guān)的部門(mén)、人員都必須本著(zhù)“守合同、重信用”的原則，嚴格執行合同所規定的義務(wù)，確保合同的實(shí)際履行的全面履行。

　　第二十條 合同履行完畢的標準，應以合同條款或法律規定為準。沒(méi)有合同條款或法律規定的，一般應以物資交清，工程竣工并驗收合格、價(jià)款結清、無(wú)遺留交涉手續為準。

　　第二十一條 公司領(lǐng)導及簽約人應隨時(shí)了解、掌握合同的履行情況，發(fā)現對方無(wú)法履行合同義務(wù)時(shí)應當及時(shí)提出先履行、同時(shí)履行和不安抗辯權以及保全措施。

　　第五章 合同的變更、解除制度

　　第二十二條 在合同履行過(guò)程中遇到困難，企業(yè)首先應盡一切努力克服困難，盡力保障合同的履行。

　　如實(shí)際履行或適當履行確有不可克服的困難而需要變更、解除合同時(shí)，應在法律規定或合理期限內與對方當事人進(jìn)行協(xié)商。

　　第二十三條 對方當事人提出變更、解除合同的，應從維護本企業(yè)合法權益出發(fā)，從嚴控制。

　　第二十四條 變更、解除合同，必須符合《合同法》的規定，并應在公司內辦理有關(guān)手續。

　　第二十五條 變更、解除合同的手續，應按審批權限和程序執行。

　　經(jīng)上報主管機關(guān)批準備案的合同，在達成變更、解除協(xié)議前，應報原機關(guān)批準。

　　經(jīng)公正機關(guān)公證的合同，在達成變更、解除協(xié)議后，必須報公證機關(guān)重新公證，才具有法律效力。

　　第二十六條 變更、解除合同，必須采用書(shū)面形式(包括當事人雙方的信件、函電、電傳等)，口頭形式一律無(wú)效。

　　第二十七條 變更、解除合同的協(xié)議在達成或未批準之前，原合同仍然有效，仍應履行。但特殊情況經(jīng)雙方一致同意的例外。

　　第二十八條 因變更、解除合同而使當事人的利益遭受損失的，除法律允許免責的以外，均應承擔相應的責任，但在變更、解除合同的協(xié)議書(shū)中明確規定。

　　第二十九條 以變更、解除合同為名，行以權謀私、假公濟私之實(shí)，損公肥私的，一經(jīng)發(fā)現，公司追究其經(jīng)濟責任。

　　第六章 合同糾紛的處理制度

　　第三十條 合同在履行過(guò)程中如與對方當事人發(fā)生糾紛的，應按《合同法》等有關(guān)法規和本《制度》規定妥善處理。

　　第三十一條 合同糾紛由簽約企業(yè)負責處理。涉及內部幾個(gè)企業(yè)或幾個(gè)部門(mén)的，可以協(xié)商或由公司確定一個(gè)企業(yè)為主負責處理。簽約人對糾紛的處理必須具體負責到底。

　　第三十二條 處理合同糾紛的原理是：

　　1、堅持以事實(shí)為依據，以法律為準繩，法律未規定的，以國家政策或合同條款為準。

　　2、首先以雙方協(xié)商為基本辦法。糾紛發(fā)生后，應及時(shí)與對方當事人友好協(xié)商，在既維護本企業(yè)合法權益，又不侵犯對方合法權益的基礎上，互諒互讓?zhuān)�達成協(xié)議，解決糾紛。

　　3、因對方責任引起的糾紛，應堅持原則，保障我方合法權益不侵犯;因我方責任引起的糾紛，應尊重對方的合法權益，主動(dòng)承擔責任，并盡量采取補救措施，減少我方損失;因雙方責任引起的糾紛，應實(shí)事求是，分清主次，合情合理解決。

　　第三十三條 各企業(yè)在處理糾紛時(shí)，應加強聯(lián)系，及時(shí)通氣，積極主動(dòng)地做好應做的工作，不互相推委、指責，統一意見(jiàn)，統一行動(dòng)，一致對外。

　　第三十四條 法律部處理合同糾紛的范圍是：

　　1、董事會(huì )、總經(jīng)理交辦的;

　　2、經(jīng)各企業(yè)處理解決不了的;

　　3、其他應由法律部門(mén)處理的。

　　第三十五條 提請處理合同糾紛的程序是：

　　1、承辦人填寫(xiě)“對外合同糾紛申報表”，按本《制度》的規定報批。

　　2、審批單位可依據情況，在1天內作出由上報單位負責處理;由法律部負責處理。

　　3、法律部對經(jīng)協(xié)商仍無(wú)法解決或認為有必要的合同糾紛，經(jīng)主管領(lǐng)導同意，可提交上級主管機關(guān)、仲裁部門(mén)或人民法院依法處理。

　　第三十六條 合同糾紛的提出，加上由我方與對方當事人協(xié)商處理糾紛的時(shí)間，應在法律規定的時(shí)效內進(jìn)行，并必須考慮有申請仲裁或訴訟的足夠時(shí)間。

　　第三十七條 凡由法律部處理的合同糾紛，有關(guān)企業(yè)必須主動(dòng)提供下列證據材料(原件或影印件);

　　1、合同的文本(包括變更、解除合同的協(xié)議)以及與合同有關(guān)的附件、文書(shū)、電報、圖表郵件、傳真等;

　　2、送貨、提貨、托運、驗收、發(fā)票等有關(guān)憑證;

　　3、貨款的承付、托運憑證，有關(guān)財務(wù)帳目;

　　4、產(chǎn)品的質(zhì)量標準、樣品或鑒定報告;

　　5、有關(guān)違約的證據材料;

　　6、其他與處理糾紛有關(guān)的材料。

　　第三十八條 對于合同糾紛經(jīng)雙方協(xié)商達成一致意見(jiàn)的，應簽定書(shū)面協(xié)議，由雙方代表簽字并加蓋雙方法人公章或合同專(zhuān)用章。

　　第三十九條 各企業(yè)對雙方已經(jīng)簽署的解決合同糾紛的協(xié)議書(shū)，上級主管機關(guān)或仲裁機關(guān)的調解書(shū)、仲裁書(shū)，在正式生效后，應復印若干份，分別送與該糾紛處理及履行有關(guān)的部門(mén)收執，各部門(mén)應由專(zhuān)人負責該文書(shū)的履行。

　　對于對方當事人在規定期限屆滿(mǎn)時(shí)沒(méi)有執行上述文書(shū)中有關(guān)規定的，承辦人應及時(shí)向主管領(lǐng)導和法律部匯報。

　　第四十條 對當事人逾期不履行已經(jīng)發(fā)生法律效力的調解書(shū)、仲裁書(shū)或判決書(shū)的，由法律部配合各單位向人民法院申請執行。

　　第四十一條 在向人民法院提交申請執行書(shū)之前，有關(guān)單位應認真檢查對方的執行情況，防止差錯。

　　執行中若達成和解協(xié)議的，應制作協(xié)議書(shū)并按協(xié)議書(shū)規定辦理。

　　第四十二條 合同糾紛處理或執行完畢的，應及時(shí)通知有關(guān)單位，并將有關(guān)資料匯總、歸檔，以備查考。

　　第七章 合同的管理制度

　　第四十三條 設立合同管理領(lǐng)導小組(委員會(huì ))主要責任是：

　　1、貫徹執行《合同法》及有關(guān)法律法規，組織有關(guān)人員的學(xué)習和培訓。

　　2、制定合同管理章程、制度，并貫徹實(shí)施。

　　3、負責各類(lèi)合同簽訂、履行、變更、轉讓和終止，并審核企業(yè)對外簽訂的重大合同。

　　4、審查合同，建立合同臺帳和檔案，管理合同文本、合同專(zhuān)用章、《授權委托書(shū)》，進(jìn)行合同統計，做出統計分析。

　　5、決定合同評估、評審、審批、登記、咨詢(xún)事宜;決定格式合同制作、合同鑒證、合同催告、合同撤消事宜;決定合同擔保及抵押等事宜。

　　6、協(xié)調單位內部和外部合同關(guān)系，解決合同問(wèn)題和處理合同糾紛。

　　7、領(lǐng)導開(kāi)展“守合同重信用”活動(dòng)。

　　8、開(kāi)展合同調研活動(dòng)。

　　第四十四條 合同管理員及其職責

　　1、合同管理員應具有一定的文化水平和語(yǔ)言文字能力，具有相應的合同法律、法規知識，懂業(yè)務(wù)，懂管理，工作認真細致。

　　2、合同管理員除搞好自身學(xué)習外，應對相關(guān)業(yè)務(wù)人員進(jìn)行合同知識培訓，實(shí)行持證上崗制度。

　　3、參與合同的會(huì )商、評審。根據委托訂立合同，進(jìn)行變更和解除。

　　4、檢查合同的訂立與履行，辦理合同公證，辦理抵押物登記等。

　　5、管理合同文本、合同專(zhuān)用章3和法人委托書(shū)并按規定使用。登記臺帳，填寫(xiě)統計報表，建立合同檔案。登記、保管與合同有關(guān)的文字、單證材料。

　　6、清理債務(wù)，追討欠款，參與仲裁、訴訟活動(dòng)。

　　7、合同管理員調崗，應認真辦理檔案、資料移交等手續，經(jīng)領(lǐng)導同意后離任。

　　第45條、本公司對合同實(shí)行分級管理、專(zhuān)業(yè)歸口制度，法人委托書(shū)制度，合同專(zhuān)用章制度及基礎管理制度。

　　第四十六條 法人委托制度

　　法人委托人的主要職責是：

　　1、在授權范圍內負責談判、簽訂合同，既不能違章越權，也不能消極推委;

　　2、對所簽訂合同的合法性、完整性和可行性負責;

　　3、對須報請上級領(lǐng)導審批的合同，辦理申報手續，提出本人意見(jiàn)并對本人意見(jiàn)負責;

　　4、對所簽合同的全面履行具體負責，履行中發(fā)現問(wèn)題應立即上報、并積極想辦法解決，對發(fā)生的合同糾紛負責處理好或協(xié)助有關(guān)部門(mén)處理好;

　　5、負責保管好本人所簽訂合同的一切資料;合同履行完畢后應立即將資料上交歸檔。

　　第四十七條 凡具備下列條件的，可以發(fā)給法人委托證書(shū)：

　　1、品格思想好。能自覺(jué)遵守國家的法律政策，遵守公司各項規章制度;能拒腐蝕，不貪污受賄，不假公濟私、損公肥私。

　　2、業(yè)務(wù)工作好。熟悉本職工作，能夠良好地完成本人業(yè)務(wù)工作，并以公司利益為重，擇優(yōu)簽約，嚴格履約，節約資金，增加收益，取得一定成績(jì)，無(wú)遺留問(wèn)題。

　　3、法律意識強。對《合同法》等經(jīng)濟法規認真學(xué)習，初步掌握并能運用有關(guān)法規。

　　第四十八條 公司根據各部門(mén)和下屬公司、企業(yè)的實(shí)際情況，決定法人委托人的設置及數額，具體人選由各單位確定，經(jīng)培訓考核合格后，才能取得法人委托書(shū)，委托人應當在授權范圍本進(jìn)行有效代理。

　　第四十九條 法人委托證書(shū)應妥善保管，防止遺失。一般實(shí)行一事一委托，不準將法人委托書(shū)轉借法人或用作其他證明，否則，要追究相應的責任。

　　第五十條 合同專(zhuān)用章制度。公司及下屬企業(yè)對外簽訂合同所加蓋的印章，除各企業(yè)的公章外，一律使用公司統一編號的合同專(zhuān)用章，其他印章一律不準代替使用。否則，財務(wù)部門(mén)有權拒絕辦理結算手續，由此所引起的責任由有關(guān)人員承擔，還可以予以處罰。

　　第五十一條 合同專(zhuān)用章由公司統一刻制、編號和頒發(fā);嚴禁任何人私自刻制、使用。

　　第五十二條 合同專(zhuān)用章應嚴格按照授權的范圍使用，不準混用、代用或借用。

　　第五十三條 合同專(zhuān)用章應妥善保管，若有遺失，除立即登報聲明作廢外，還要追究有關(guān)人員的經(jīng)濟責任和行政責任。

　　第五十四條 合同檔案管理制度

　　1、合同檔案的管理，應做到規范化、科學(xué)化、統一化。

　　2、建立合同檔案。每一份合同都必須有一個(gè)編號，不得重復或遺漏。每一份合同包括正本、副本及附件，合同文本的簽收記錄，合同分批履行的情況記錄，變更、解除合同的協(xié)議(包括文書(shū)、電傳等)，均應妥善保管。

　　3、合同檔案還應當包括：合同文本;合同專(zhuān)用章使用登記;授權委托登記;合同學(xué)習、培訓情況;幫扶情況記錄;守合同重信用情況記錄;合同糾紛卷宗材料等。

　　4、合同檔案實(shí)行微機管理，但必須具有機讀和文字記載相結合。

　　5、合同檔案應裝訂成冊，實(shí)行一份一檔，由專(zhuān)人管理備查。

　　6、查閱合同檔案需經(jīng)過(guò)批準并進(jìn)行登記。

　　第五十五條 合同臺帳制度

　　1、合同臺帳包括合同登記臺帳、合同檢查臺帳、合同統計臺帳、合同法律法規學(xué)習與培訓臺帳、合同專(zhuān)用章使用臺帳、合同文本領(lǐng)用登記臺帳、《授權委托書(shū)》使用登記制度。

　　2、建立合同臺帳，旨在通過(guò)合同管理，管理本單位的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)行為，使決策者了解本企業(yè)的生產(chǎn)、銷(xiāo)售情況。

　　3、合同綜合管理部門(mén)按合同類(lèi)別建立健全合同匯總臺帳，分管單位(部門(mén))應建立健全分類(lèi)臺帳。

　　4、建立合同管理臺帳。各企業(yè)應根據合同的不同種類(lèi)，建立合同的分類(lèi)臺帳和總臺帳。

　　5、每個(gè)企業(yè)必須設一個(gè)總臺帳。其主要內容包括：序號、合同號、經(jīng)手人、簽約日期、合同標的、價(jià)金、對方單位、履行情況及備注等。臺帳應逐日填寫(xiě)，做到準確、及時(shí)、完整。

　　6、填寫(xiě)“合同情況月報表”。各企業(yè)應在每月5日之前將上月月報表填寫(xiě)好后報送總經(jīng)理，同時(shí)抄報計劃財務(wù)部和法律部。

　　第五十六條 合同管理獎懲制度

　　一、凡在合同簽定、審查、履行以及合同規范化管理制度工作中做出下列成績(jì)之一的，對有關(guān)部門(mén)和人員予表?yè)P和獎勵：

　　1、在訂立、審查、履行合同過(guò)程中，工作認真負責，為本單位爭取較大效益、避免或挽回經(jīng)濟損失的;

　　2、在合同管理工作中做出成績(jì)，被有關(guān)部門(mén)評為先進(jìn)的;

　　3、在合同管理工作中，提出合理化建議，為本企業(yè)增進(jìn)較大效益，節約較大資金、避免或挽回經(jīng)濟損失的;

　　4、追討欠款、索賠成功。在合同的仲裁、訴訟中由于自身的工作獲得勝訴的;

　　5、勇于檢舉、揭發(fā)他人利用合同行賄受賄、牟取私利等違法行為的。

　　二、凡具有下列情況之一的部門(mén)和人員，視其情節給予行政處分，經(jīng)濟賠償直至追究刑事責任;

　　1、盲目簽定合同，造成損失的;

　　2、未經(jīng)授權、擅自簽訂、變更或解除合同造成損失的;

　　3、工作不負責任，不按合同規定履行義務(wù)，進(jìn)行驗收、查詢(xún)、反饋信息，導致企業(yè)喪失抗辯權、撤消權、代位權、勝訴權的;

　　4、工作不負責任，對方違約不匯報、不追究、暗中向對方提供內情，收受賄賂，給本企業(yè)造成損失的;

　　5、有締約過(guò)失責任的;訂立無(wú)效合同的;因重大誤解和惡意串通而訂立合同損害國家和集體利益的;嚴重不負責任被欺詐的。

　　二〇〇九年一月十九日

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