關(guān)于會(huì )議的紀要
開(kāi)會(huì )，好像是人類(lèi)的本能之一，古代的皇帝每天“有事上奏，無(wú)事退朝”；非洲食人族抓到一個(gè)白人準備煮來(lái)吃了，也要圍著(zhù)大鍋跳一圈舞開(kāi)個(gè)會(huì )熱身一下。不知從什么開(kāi)始，開(kāi)會(huì )成了我們工作的一部分，沒(méi)有哪個(gè)寫(xiě)字樓不配備meeting room。我現在工作的H公司，一層樓有十幾個(gè)會(huì )議室，要book會(huì )議室要通過(guò)電子流還老也訂不上。我們部門(mén)文員MM每天早上7點(diǎn)鐘就要來(lái)填電子流訂會(huì )議室，但是有招數更狠，找海外同事利用時(shí)差，剛過(guò)零點(diǎn)就把會(huì )議室資源給占了。
會(huì )開(kāi)多了，會(huì )議紀要就多，而且一份會(huì )議紀要經(jīng)常都廣發(fā)眾人，搞得像新聞通稿一樣。6月的一天，我們部門(mén)和幾個(gè)相關(guān)部門(mén)開(kāi)了一個(gè)會(huì )，后來(lái)會(huì )議紀要也發(fā)給我了。
從紀要上看，開(kāi)了三小時(shí)，在某個(gè)項目的方案選擇上，與會(huì )各方給出了如下意見(jiàn)：
關(guān)鍵議題：關(guān)鍵業(yè)務(wù)用戶(hù)對XXX項目的方案A和B的態(tài)度：
我們部門(mén)的小李：主觀(guān)上堅持方案A，但是考慮到目前XXX系統的現實(shí)狀況，保留地接受方案B。
我們部門(mén)的小周：主觀(guān)上傾向方案A，但同時(shí)認為方案B可行。
Y部門(mén)的小雷：認為在當前各方面準備度都不成熟的情況下，建議采用方案B比較穩妥，但最終意見(jiàn)與我們部門(mén)保持一致。
Z部門(mén)的小高：需要會(huì )后與Z部門(mén)的另一同事討論，再作決定。
W部門(mén)的小劉：傾向于方案B，同時(shí)建議參考V部門(mén)的同事小�。ó斕鞗](méi)有參加會(huì )議）的意見(jiàn)。
綜合以上意見(jiàn)，關(guān)鍵用戶(hù)主觀(guān)傾向方案A，但考慮到業(yè)務(wù)現狀與業(yè)務(wù)準備不成熟，推薦方案B。
三個(gè)小時(shí)的會(huì )議，需要決策的關(guān)鍵議題得到一個(gè)磨菱兩可的結論，此結論等于還是沒(méi)有結論。
在H公司，很多干部和員工都為會(huì )議所累。首先是會(huì )議的數量多，我們部門(mén)尤其會(huì )多，被冗長(cháng)會(huì )議占用的時(shí)間，往往要通過(guò)加班補上，來(lái)完成其它例行的工作。其次基本上所有的會(huì )議時(shí)間段都預定為2小時(shí)，有的其實(shí)1小時(shí)就能講完，也強行預定了2小時(shí)。第三是會(huì )議紀要滿(mǎn)天飛，似乎只有依靠會(huì )議紀要，工作才能開(kāi)展下去。第四是一次會(huì )議形成的結論往往不如人意，還需要后續再討論，而后續討論出的結論，往往已經(jīng)和前面的會(huì )議紀要大相徑庭。第五就是會(huì )議只有召集人，沒(méi)有主持人，會(huì )開(kāi)得沒(méi)有章法。
還有一大特色，就是來(lái)自不同部門(mén)的與會(huì )者從不互相介紹，一上來(lái)就開(kāi)盲會(huì )，有的人我都一起開(kāi)過(guò)幾次會(huì )了，還不知道他叫什么名字。
會(huì )議的價(jià)值，在于與會(huì )各方達成一致，形成決議，好的會(huì )議紀要對接下來(lái)的工作開(kāi)展起到很大的作用。我剛畢業(yè)那一年，不管和誰(shuí)開(kāi)會(huì )我都是資歷最淺的，所以我都是記會(huì )議紀要的（meeting minutes）。起頭要記錄一些基本信息：Time，Venue，Attendee，Purpose或者Theme，然后是每一個(gè)Subject。在H 公司的會(huì )議紀要還有一欄審批人，以防記紀要的人描述不準確。每個(gè)Subject都要有明確的結論，如果有不同意見(jiàn)的要寫(xiě)明各方的觀(guān)點(diǎn)，最后形成 conclusion，如果有需要follow up的要寫(xiě)明誰(shuí)是owner，deadline是什么時(shí)候，暫時(shí)決定不了的事項要注明TBD（to be decided）或者to be finalized。所有能夠量化的時(shí)間，數據，金額，費用預算，都應該記錄下來(lái)成為依據。
會(huì )議一定要有一個(gè)主持人，掌握會(huì )議的時(shí)間進(jìn)度、發(fā)言的質(zhì)量（有的人滔滔不絕離題萬(wàn)丈，其他人也不便打斷，主持人去stop最合適）、議題的順序（如果一個(gè)議題已經(jīng)討論充分了，主持人應當及時(shí)進(jìn)入下一個(gè)議題，以防有人還在那里發(fā)散思維）。如果會(huì )議上有之前不互相認識的，要讓大家自我介紹，最好是用5分鐘時(shí)間ice breaker一下；有時(shí)候需要頭腦風(fēng)暴（brain storm）的，主持人還要調動(dòng)一下氣氛，因為中國人總是擔心說(shuō)錯話(huà)，有好的想法也習慣性藏起來(lái)。
在B公司開(kāi)的會(huì )，所有的開(kāi)場(chǎng)白都是一樣的，就是先講會(huì )議室周邊的走火通道。在中信18樓，只要有一個(gè)與會(huì )者日常不是在中信辦公的，就要統一講一遍逃生通道。到了外面的酒店，或者其它office開(kāi)會(huì )，一開(kāi)始也是要強調萬(wàn)一發(fā)生突發(fā)事件如何通過(guò)最快速最安全的路線(xiàn)逃生。而我有時(shí)候從公司的A區到我不熟悉的B區或者J區培訓中心，得花好幾分鐘才能找到會(huì )議室。如果是發(fā)生火災到處濃煙密布肯定一抓瞎。到不熟悉的地方開(kāi)會(huì )，或者參加任何集體活動(dòng)，一定要先留意周?chē)由ǖ�，看看過(guò)道的頭頂，會(huì )有一個(gè)小人在跑的標牌，如果電源斷了這個(gè)標牌也會(huì )亮著(zhù)綠光，這也是B公司教給我的最好習慣之一。
會(huì )議的最后，通常還有有個(gè)5-10分鐘的環(huán)節稱(chēng)為re-cap。H公司的一個(gè)規矩我覺(jué)得是很好的，就是要求大家把椅子都放好，桌面不可留下紙張、紙杯，投影儀要關(guān)閉，白板擦干凈防止泄密。這些在B公司沒(méi)有做要求，所以會(huì )議室經(jīng)常留下用過(guò)的一次性紙杯和廢紙張等著(zhù)清潔阿姨去收拾。
我開(kāi)過(guò)的最?lèi)芤獾囊粋�(gè)會(huì )，是到B公司的倫敦總部。夏日的午后，在辦公樓旁邊的小花園里，撐著(zhù)大陽(yáng)傘，凳子都是彩色塑料的，桌子也是又矮又圓的，每個(gè)人還拿了一杯冰摩卡咖啡。一個(gè)30分鐘的溝通會(huì )，身心皆愉快。
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