淺談會(huì )議接待禮儀要點(diǎn)
了解和踐行接待禮儀，對于做好接待工作具有極其重要的意義。下面有YJBYS小編整理的淺談會(huì )議接待禮儀，歡迎閱讀!
一、會(huì )議接待：禮儀水平的綜合展示
會(huì )議接待是接待部門(mén)的一項經(jīng)常性的工作，為會(huì )議成功舉辦提供必要的物質(zhì)條件和服務(wù)保障。
會(huì )議接待具有綜合性的特點(diǎn)。從禮賓服務(wù)到食宿安排、車(chē)輛保障、醫護防疫、安全警衛，從會(huì )場(chǎng)布置、接送站到招待晚宴設計、內外聯(lián)絡(luò )，等等，也是一個(gè)系統工程。大型會(huì )議，特別是各類(lèi)慶典、經(jīng)貿交流等大型節會(huì )，來(lái)賓數量多、層次高，服務(wù)保障職能尤其繁重，涉及方方面面。會(huì )議接待的綜合性，決定了會(huì )議接待禮儀展示的綜合性。會(huì )議接待是否成功，不僅需要精心組織，周密安排，而且要求參與會(huì )議接待的人員具有較高的職業(yè)素質(zhì)和禮儀修養，確保會(huì )議接待過(guò)程的統一、規范、高效、流暢，使各個(gè)環(huán)節、方面，都體現出較高的職業(yè)水準和禮儀水準，通過(guò)優(yōu)質(zhì)服務(wù)、文明服務(wù)，展現接待地的文明禮儀形象。
隨著(zhù)當今社會(huì )經(jīng)濟、文化交流與合作越來(lái)越頻繁，各種會(huì )議活動(dòng)越來(lái)越多，會(huì )議接待得到迅速發(fā)展。接待工作呈市場(chǎng)化、產(chǎn)業(yè)化發(fā)展趨勢、表現為會(huì )展業(yè)的興盛。
二、禮儀貫穿于會(huì )議接待服務(wù)全過(guò)程：標準化與個(gè)性化
會(huì )議接待人員把零差錯、零事故、零投訴作為工作目標。實(shí)現零差錯、零事故、零投訴，也是接待禮儀的要求、表現和確證。
會(huì )議接待禮儀貫穿于會(huì )議接待服務(wù)全過(guò)程、各個(gè)方面和各個(gè)環(huán)節。接待禮儀的基礎是接待服務(wù)標準化。由于會(huì )議接待來(lái)賓數量多，來(lái)賓構成復雜，通常會(huì )采取對口對應接待和多場(chǎng)地接待，以及變數比較大，因此，統一接待流程和標準，切實(shí)做到接待服務(wù)標準化、規范化，具有極為重要的意義。服務(wù)提供是否標準，是指服務(wù)技術(shù)技能、動(dòng)作和程序是否到位，以及服務(wù)的效率、熟練性和文明程度。制定標準的出發(fā)點(diǎn)在于對客服務(wù)中做到規范，而目標則在于最大限度地滿(mǎn)足來(lái)賓需求，實(shí)現來(lái)賓滿(mǎn)意。
目前，通常存在的問(wèn)題是：在服務(wù)過(guò)程中過(guò)分關(guān)注個(gè)性化，忽視標準化;或標準貫徹不到位，或服務(wù)標準不科學(xué)。從大的范圍說(shuō)，則缺少統一的會(huì )議接待服務(wù)標準。接待服務(wù)標準化，要求所有接待服務(wù)人員熟練掌握職責范圍內的工作流程和標準。明確崗位職責，即自己在工作中應干哪些工作;掌握完成某項工作的工作流程和評價(jià)標準。接待服務(wù)過(guò)程中的任何一個(gè)差錯、失誤，都會(huì )給來(lái)賓帶來(lái)不便。從禮儀角度看，則會(huì )失禮。例如，某個(gè)會(huì )議將來(lái)賓分別安排在甲、乙兩個(gè)賓館。會(huì )議報到那天，甲賓館的接待工作做得很好。但在乙賓館這邊，卻沒(méi)有接待人員迎候、值守，以至來(lái)賓找不到簽到的地方，晚飯時(shí)許多來(lái)賓找不著(zhù)餐廳，引起來(lái)賓不滿(mǎn)。再如，會(huì )議安排到外地參觀(guān)考察，當車(chē)隊走了近100公里，發(fā)現前面修路。此路不通，只好折回，從另一條路去目的地。這一“折騰”，來(lái)賓的心情可想而知。這兩個(gè)事例，至少說(shuō)明我們的工作不細致，也是接待服務(wù)流程和標準貫徹不到位，從而造成失誤、失禮。
顯然，做好會(huì )中的服務(wù)工作，首先是做好會(huì )前準備工作，尤其是建立和完善接待服務(wù)流程和標準。應根據會(huì )議的要求，組織好目標明確、責任到位、各司其職的服務(wù)工作小組，科學(xué)分工，工作規則、內部(各成員單位、工作小組)職責分工和協(xié)調機制、工作流程和標準，以及工作推進(jìn)時(shí)間表等，科學(xué)策劃和編制各項工作方案以及應急預案，并狠抓落實(shí)，如現場(chǎng)檢查，落實(shí)有關(guān)細節，以及禮賓接待隊伍的培訓等。堅持未雨綢繆，把問(wèn)題想在前，把工作做在前，把矛盾解決在前，增強工作主動(dòng)性和前瞻性。在接待工程中，要堅持統一指揮、統籌協(xié)調，做到相互配合，通力合作，無(wú)縫銜接，關(guān)注細節，實(shí)現服務(wù)標準化、規范化，確保禮賓接待各項工作統一、規范、高效、有序運轉。
接待禮儀一方面通過(guò)服務(wù)標準化體現出來(lái)，一方面通過(guò)服務(wù)個(gè)性化得以展示。對重要賓客實(shí)行一對一“管家式”服務(wù)，及時(shí)了解掌握來(lái)賓的個(gè)性化需求及風(fēng)俗習慣、宗教禁忌、情感愛(ài)好等信息，對餐飲配備、住宿安排、出行保障、醫療保健等事項相應做出個(gè)別安排，讓每一位嘉賓高興而來(lái)、滿(mǎn)意而歸。從我們的服務(wù)現狀看，既存在或更主要的是標準化不到位的問(wèn)題，對差錯、失誤案例作分析，造成差錯、失誤的原因絕大多數集中于接待準備工作不從分、協(xié)調性和應變應急能力差，以及服務(wù)人員技能不過(guò)硬、效率過(guò)低等已經(jīng)被標準化了的方面;但也存在個(gè)性化欠缺的問(wèn)題，主要表現在對來(lái)賓的個(gè)體“個(gè)性”關(guān)注多，對參會(huì )群體的“個(gè)性” 關(guān)注少：對“客體個(gè)性”關(guān)注多，對“主體個(gè)性”關(guān)注少。
實(shí)現“個(gè)性化”服務(wù)，既要強調來(lái)賓個(gè)體“個(gè)性”，還要關(guān)注參會(huì )群體“個(gè)性”。依會(huì )議內容，會(huì )議種類(lèi)繁多，有黨政工作會(huì )議、經(jīng)貿交流、大型慶典、體育賽事、文化交流、等等，分屬不同類(lèi)型，并有特定的主題，從而形成會(huì )議以及參會(huì )群體的“個(gè)性”。由于會(huì )議接待規模大、來(lái)賓數量多，實(shí)行一對一“管家式” 服務(wù)，只能是針對部分重要賓客。因此，把握會(huì )議的特點(diǎn)和與會(huì )群體的“個(gè)性”，提供針對性的接待服務(wù)，統一接待服務(wù)標準，既能降低我們工作的難度，又能增強 “個(gè)性化”服務(wù)的效果。
同時(shí)，既要關(guān)注“客體個(gè)性”，如賓客的個(gè)性化需求、會(huì )議的特點(diǎn)，又要充分發(fā)揮“主體個(gè)性”，即接待方、接待地的個(gè)性，是會(huì )議接待的地方特色和文化特色。
三、熱情與節儉
正確處理熱情周到與勤儉節約的關(guān)系，是接待部門(mén)、接待人員一個(gè)繞不開(kāi)的話(huà)題。
熱情與節儉，從不同的方面揭出禮儀的本質(zhì)特征。熱情，是一種心理特征，一種積極的情緒和情感，它從情感、心理方面揭示了禮儀的心理本質(zhì)和精神特征特征：要求以客為尊，一視同仁，殷勤對客，重視細節，使賓客產(chǎn)生被尊重、被歡迎，舒適、愉悅的體驗，形成和諧、融洽的接待氛圍。
節儉，是一種與消費相關(guān)的.道德品質(zhì)，在中國文化中，恭儉莊敬曰禮�？鬃诱f(shuō)：“禮，與其奢也，寧儉�！薄抖Y記》云：“恭儉莊敬， 禮教也”。并把勤儉提高到國家治理的高度：“歷覽前賢國與家，成由勤儉破由奢�！睙崆�、樸素，更是我們黨的接待工作的優(yōu)良傳統。在公務(wù)接待中，必須堅持勤儉節約、倡導素樸之美，務(wù)實(shí)節儉、好廉去奢，堅持熱情與節儉的統一。
實(shí)現熱情與接待的統一，要求正確認識接待服務(wù)提供的物質(zhì)性與精神性及其關(guān)系。不能只看到服務(wù)提供的物質(zhì)性，而忽視服務(wù)提供的情感性、精神性，甚至把“熱情”理解為講排場(chǎng)、比闊氣，鋪張浪費。接待服務(wù)，總是要有一定的物質(zhì)提供為載體，以滿(mǎn)足來(lái)賓吃、住、行等的需要。但是，這種物質(zhì)提供，不僅具有實(shí)用性，而且具有表意性。節儉、也是表意的內容。因此，決不是越奢侈越排場(chǎng)越貴重就越禮儀越能表達“熱情”。陜西省委書(shū)記趙樂(lè )際在談到選送“禮品”時(shí)說(shuō)：強調選送有地域特色的小禮品和紀念品，少而精。禮品和紀念品實(shí)際上是一個(gè)心意，表示一下意思。外國人送東西，一件很小的禮物，里三層外三層包裝，外觀(guān)看似很精美，實(shí)際上不值幾個(gè)錢(qián)。所以說(shuō)不一定送貴重的，貴重的從某種意義上說(shuō)就是賄賂(見(jiàn)《接待工作》2001年第一期)當背離了公務(wù)接待的原則、標準時(shí)，其結果是浪費人力物力，加重了財政負擔，造成了公共資源的浪費。而這種“熱情”所釋放出來(lái)的情意內涵，實(shí)際上扭曲了人際關(guān)系、上下級關(guān)系，使人際關(guān)系、上下級關(guān)系庸俗化。從接待禮儀的角度看，實(shí)際上是對來(lái)賓的不敬和失禮。
熱情，首先體現在接待服務(wù)的標準化、規范化之中。在接待標準的范圍內思考問(wèn)題，量力而行，量入為出，精打細算，做到少花錢(qián)、多辦事、辦好事。從目前情況看，缺乏統一的接待標準，以及雖然有標準但落實(shí)不到位，這兩個(gè)問(wèn)題同時(shí)存在。
實(shí)現熱情與節儉的統一，必須充分發(fā)揮主體個(gè)性。接待禮儀，是接待服務(wù)人員的交際姿態(tài)、服務(wù)效率、服務(wù)禮儀、服務(wù)技能以及服務(wù)人員的儀表風(fēng)度所表現出來(lái)的人以及人際關(guān)系的文明程度和美。同時(shí)，要善于利用接待地的特色資源和文化特色，凸顯接待內涵和個(gè)性，不斷創(chuàng )新接待方式，控制不必要的禮儀性、應酬性活動(dòng);從實(shí)際出發(fā)，節儉樸實(shí)，注重實(shí)效，控制活動(dòng)的規模、時(shí)間、參加人數;降低會(huì )議成本。
在接待過(guò)程中，則要注重動(dòng)態(tài)調控。在保證服務(wù)質(zhì)量和正常工作需要的同時(shí)，根據來(lái)賓信息和工作進(jìn)度，對各項后勤保障措施及時(shí)進(jìn)行調整，最大限度地節省經(jīng)費開(kāi)支。嚴格執行“事前申請審批、事后復核報銷(xiāo)”的支出審批制度和資產(chǎn)領(lǐng)用登記制度，嚴格進(jìn)行工作人員分組考核登記，嚴格監控日常性支出，嚴格控制酒店就餐人數、標準，盡最大努力減少一切不必要費用。
把雞肴看成是膳食中表達人情的至高禮節之一。
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