大型會(huì )務(wù)工作接待活動(dòng)安排
了解和踐行接待禮儀，對于做好接待工作具有極其重要的意義。下面是YJBYS小編為大家搜集的大型會(huì )務(wù)工作接待活動(dòng)安排，供大家參考，歡迎大家借鑒。
大型會(huì )務(wù)工作接待活動(dòng)安排
(一)會(huì )前工作
(1)安排議題。各級黨政機關(guān)的例會(huì )、辦公會(huì )都有議題。議題的安排工作有三種情況：一是領(lǐng)導確定題目，由會(huì )務(wù)工作人員向有關(guān)部門(mén)收集議題材料;二是領(lǐng)導已簽批了很多議題，由會(huì )務(wù)工作人員根據輕重緩急提出安排建議供領(lǐng)導審定;三是由會(huì )務(wù)工作人員根據一個(gè)時(shí)期的中心工作，主動(dòng)向有關(guān)方面詢(xún)問(wèn)、收集議題，然后報領(lǐng)導審定。
為了保證會(huì )議的質(zhì)量和效率，凡是提交會(huì )議討論的議題，事先要做好充分的準備工作，否則不能列為議題。如各級政府常務(wù)會(huì )、辦公會(huì )的議題，會(huì )務(wù)工作人員應審查是否具備以下幾個(gè)條件：
凡涉及到幾個(gè)部門(mén)的，提交前主辦單位應與有關(guān)部門(mén)會(huì )商，盡量取得一致意見(jiàn)，不一致的，要書(shū)面說(shuō)明情況，并提出傾向性的意見(jiàn)。
屬于工程建設、引進(jìn)項目和技術(shù)措施等問(wèn)題，必須請有關(guān)部門(mén)組織專(zhuān)家進(jìn)行認真論證，擬定可行性方案。
屬于工作匯報，要有簡(jiǎn)要的匯報提綱。匯報內容要開(kāi)門(mén)見(jiàn)山，突出重點(diǎn)，言簡(jiǎn)意賅，最多不超過(guò)2000字。
屬于政府規范性文件，事前必須提交市政府法制辦審核。
議題確定后，要根據每個(gè)議題參會(huì )人數將相關(guān)材料打印一定份數，在會(huì )前分送與會(huì )人員閱讀，以便準備意見(jiàn)。
(2)制定會(huì )議方案。一般日常辦公會(huì )不需要制定方案。組織內容和形式比較復雜或規模比較大的會(huì )議必須制定文字方案。
基本內容概括起來(lái)有：組織會(huì )議的指導思想。會(huì )議名稱(chēng)(會(huì )標)、會(huì )議時(shí)間和期限、會(huì )議地點(diǎn)、參會(huì )人員范圍、會(huì )議日程、會(huì )議議程、會(huì )議入場(chǎng)證件的印制和分發(fā)、會(huì )場(chǎng)布置要求、主席臺的設置及人員名單、會(huì )議的組織領(lǐng)導及其分工、安全保衛、后勤服務(wù)工作的安排、新聞報道。各種代表大會(huì )的方案中還應包括選舉投票方案;各種表彰大會(huì )的方案中應增加組織發(fā)獎和領(lǐng)獎的內容;各種典禮的方案中要有一定的典禮儀式內容;有的會(huì )議需要舉行集體攝影活動(dòng)的，方案中亦應加以安排。
(3)制發(fā)會(huì )議通知。會(huì )議通知內容必須具備以下幾個(gè)要素， 即會(huì )名、會(huì )議時(shí)間和期限、地點(diǎn)、會(huì )議主要內容、參加會(huì )議人員范圍、入場(chǎng)憑證和籌辦會(huì )議的聯(lián)系單位、電話(huà)。會(huì )議的食宿、交通工具、需攜帶的文件和其它特殊要求，應視需要寫(xiě)入通知。會(huì )議通知發(fā)出后，還應跟蹤落實(shí)，用電話(huà)與參加會(huì )議單位或人員聯(lián)系，了解對方是否接到通知，能否如期出席，以作出相應的安排。
(4)布置會(huì )場(chǎng)。會(huì )場(chǎng)布置要根據會(huì )議內容需要而定�？偟脑瓌t是講究氣氛、方便開(kāi)會(huì )。
會(huì )場(chǎng)氣氛。慶祝、歡迎會(huì )，會(huì )場(chǎng)布置要反映出熱烈的氣氛;履行法定程序的會(huì )場(chǎng)要布置得莊嚴;座談會(huì )會(huì )場(chǎng)要顯得氣氛和諧;工作會(huì )、報告會(huì )會(huì )場(chǎng)布置要簡(jiǎn)單樸實(shí)。
主席臺的設置。一般來(lái)講，各種代表大會(huì )和其它大型會(huì )議會(huì )場(chǎng)設主席臺，與代表席成面對面的形式。一般工作會(huì )議不設主席臺。設主席臺和組織大會(huì )發(fā)言的會(huì )議需設講臺，講臺面向代表席。
座位的擺放形式。要根據會(huì )議內容和人數以及會(huì )場(chǎng)容量而定。常見(jiàn)的擺法，以作報告、大會(huì )發(fā)言為主的會(huì )議，一般擺為長(cháng)方形，代表席面對主席臺或講臺;以討論問(wèn)題為主的會(huì )場(chǎng)應擺為方形、園形、蹄形，使與會(huì )人員面面相對，不明顯區分主次，以方便視聽(tīng)，形成民主氣氛。
會(huì )場(chǎng)布置還包括會(huì )場(chǎng)四周裝飾性布置，如會(huì )標、標語(yǔ)口號的內容、字體和橫幅顏色的選擇，畫(huà)像、旗幟的懸掛，花卉的擺法等。此外，會(huì )場(chǎng)的音響、照明、溫度和通風(fēng)、衛生、茶水杯盤(pán)等設施的配備，以及錄音錄相設備的裝置，都要根據條件一一安排。主席臺名次的排列和桌簽的放置、話(huà)筒的擺設等，也是會(huì )場(chǎng)布置中的重要工作。主席臺座次，以上主席臺人員的職務(wù)(或社會(huì )地位、聲望)高低排列，最高的排在主席臺第一排的正中間，其余按高低順序，以正中間座位為點(diǎn)，面向會(huì )場(chǎng)，依左為上、右為下的原則排列。若有幾排座次，其它各排的排位可靈活掌握。座位上要擺放桌簽，座次須報領(lǐng)導審定(排法見(jiàn)后)。
(5)做好會(huì )議接待的各項準備工作，包括聯(lián)系住宿館所，分配房間，安排就餐，車(chē)輛編號，指定停車(chē)地點(diǎn)，設置醫療點(diǎn)，根據與會(huì )人員到達的時(shí)間和地點(diǎn)安排車(chē)輛迎接等。
(6)搞好會(huì )前檢查。 會(huì )前檢查分召開(kāi)籌備碰頭會(huì )和現場(chǎng)檢查兩種形式，主要是根據會(huì )議預案逐項檢查落實(shí)，發(fā)現問(wèn)題，及時(shí)采取措施予以解決。重要或大型會(huì )議活動(dòng)，必要時(shí)還應就某個(gè)環(huán)節或局部進(jìn)行演習。
(二)會(huì )間工作
(1)組織簽到。組織好會(huì )議簽到，可以及時(shí)了解到會(huì )人員情況，準確統計到會(huì )人數。一般是由會(huì )務(wù)工作人員事先準備好簽到簿或簽到表，參加會(huì )議人員進(jìn)入會(huì )場(chǎng)時(shí)在上面簽署自己的姓名，有的還要填寫(xiě)單位和職務(wù)，同時(shí)還要領(lǐng)取相關(guān)會(huì )議材料。
(2)做好聯(lián)絡(luò )、協(xié)調工作。一是要及時(shí)掌握會(huì )議動(dòng)態(tài)，收集會(huì )議反映，供會(huì )議主持人或會(huì )議工作負責人分析、研究用;二是要安排會(huì )議值班，保證會(huì )議各項聯(lián)絡(luò )不中斷;三是對會(huì )間發(fā)生臨時(shí)變動(dòng)，如調整日程、議程、議題，增加會(huì )議人員，其它特殊情況和臨時(shí)動(dòng)議，會(huì )務(wù)工作人員要根據情況，積極采取應急措施，做好臨時(shí)調度工作。
(3)作好會(huì )議記錄。會(huì )議記錄真實(shí)地記載了會(huì )議情況，客觀(guān)地反映了會(huì )議內容和進(jìn)程，是日后分析、整理有關(guān)材料，檢查會(huì )議決定事項執行情況的依據和憑證，也是重要的文書(shū)檔案。
(4)寫(xiě)好會(huì )議簡(jiǎn)報。會(huì )議簡(jiǎn)報是在會(huì )議進(jìn)程中，為了反映和交流情況，推動(dòng)會(huì )議的發(fā)展，提高會(huì )議的質(zhì)量而印發(fā)的一種文件。會(huì )議簡(jiǎn)報的寫(xiě)法有兩種，一是報道式寫(xiě)法，即由編寫(xiě)者將情況綜合后，選取有價(jià)值的部分，用新聞報道的形式，反映會(huì )議全局或局部的進(jìn)展情況。二是轉發(fā)式寫(xiě)法，這種會(huì )議簡(jiǎn)報往往用于節錄某代表的發(fā)言、照登某代表意見(jiàn)或倡議。簡(jiǎn)報編寫(xiě)者“轉發(fā)”這些發(fā)言時(shí)，往往加上簡(jiǎn)短的“按語(yǔ)”。
(三)會(huì )后工作
會(huì )議結束后會(huì )務(wù)工作人員主要做好以下幾項工作：
(1)清退文件。會(huì )議確定收回的文件資料， 要及時(shí)組織清退，絕密、機密文件應按有關(guān)規定辦理清退手續。
(2)整理會(huì )議記錄。會(huì )后記錄人員要對會(huì )議的原始記錄稿進(jìn)行整理，重要的會(huì )議還要核對錄音。對會(huì )上沒(méi)有聽(tīng)清記全的地方，要及時(shí)找有關(guān)人員核對查實(shí)。使用
錄音機錄音的`，會(huì )后要及時(shí)翻整。整理的記錄要求內容完整、準確，字跡工整。會(huì )議記錄應使用專(zhuān)用記錄紙或記錄本，整理記錄稿必須使用鋼筆或毛筆，不能使用鉛筆、圓珠筆和其它不合要求的筆。
(3)編寫(xiě)會(huì )議紀要。會(huì )議紀要是在會(huì )后整理中形成的文件， 目的是把會(huì )議的精神、議定事項、作出的決定傳達給群眾或有關(guān)方面，使之貫徹執行。
(四)會(huì )議席位擺法
1、主席臺席位安排
大會(huì )主席臺席位的安排趨向簡(jiǎn)單、明了、便于操作。主席臺要面對觀(guān)眾，居會(huì )場(chǎng)正中。會(huì )議主席臺的排法是采用我國的習慣“以左為大”，如果是單數，第一位領(lǐng)導的席位均應置於主席臺中間位置，他的左邊是第二位領(lǐng)導的席位，右邊是第三位領(lǐng)導的席位，然后分左右依次排列第四位、第五位領(lǐng)導和第六位、第七位領(lǐng)導的席位(如圖一)。如果主席臺的領(lǐng)導是雙數，則采用中間劃線(xiàn)的方法，虛擬出一位領(lǐng)導在正中間，而將第一位領(lǐng)導置于中間虛擬線(xiàn)的左邊，第二位領(lǐng)導排在虛擬線(xiàn)的右邊，然后分左右依次排三、四、五、六位領(lǐng)導的席位。關(guān)鍵是把領(lǐng)導的排列順序搞正確。
2、會(huì )談席位安排
會(huì )談常用長(cháng)方形、橢圓形或圓形桌子，賓主相對而坐，以正門(mén)為準，主人占背門(mén)一側，客人面向正門(mén)，主談人居中。若是外事活動(dòng)譯員安排在主談人右側，坐在排序為第三的席位上，其他人按禮賓順序左右排列。記錄員可安排在后面，如參加會(huì )談人數少，也可安排在會(huì )談桌就座。若雙方人數較多，廳室面積大，要安排擴音器。
多邊會(huì )談，座位可擺成方形、圓形.
安排各種活動(dòng)的席位時(shí)，要準確掌握時(shí)間、地點(diǎn)、參加人員以及各種要求和情況，必要時(shí)要提前將名單等有關(guān)情況，分門(mén)別類(lèi)打印送交領(lǐng)導閱知。
3、會(huì )見(jiàn)席位安排
會(huì )見(jiàn)通常安排在會(huì )客室。設沙發(fā)座椅，客人坐在主人右邊，譯員、記錄員安排坐在主人和主賓的后面，其他客人按禮賓順序在主賓一側就座，主方陪見(jiàn)人在主人一側就座，座位不夠可在后排加座。
(五)合影時(shí)的排位
在正式場(chǎng)合拍攝的合影，一般應當進(jìn)行排位。在非正式場(chǎng)合拍攝的合影，則既可以排列位次，也可以不排列位次。
如果有必要排列合影參加者的具體位次時(shí)，應首先考慮到是否方便拍攝。與此同時(shí)，還應注意以下幾點(diǎn)：場(chǎng)地的大小，人數的多少，背景的陳設，光線(xiàn)的強弱，合影參加者具體的身份、高矮和胖瘦，方便與否。
在一般情況下，正式合影的總人數宜少不宜多。在合影時(shí)，所有的參與者一般均應站立。在必要之時(shí)，可以安排前排人員就座，后排人員則可在其身后呈梯級狀站立。但是，通常不宜要求合影的參加者以蹲姿參與拍攝。另外，如有必要，可以先期在合影現場(chǎng)擺設便于辨認的名簽，以便參加者準確無(wú)誤地各就各位。
在安排合影的具體排位問(wèn)題時(shí)，關(guān)鍵是要知道內外有別。國內合影時(shí)的排位，一般講究“居前為上”、“居中為上”和“以左為上”。具體來(lái)看，它又有“人數為單”與“人數為雙”的分別。在合影時(shí)，國內的習慣做法通常是主方人員居右，客方人員居左，即“以左為尊”。
在涉外場(chǎng)合合影時(shí)，應遵守國際慣例，講究“以右為尊”，即宜令主人居中，主賓居右，其他雙方人員分主左賓右依次排開(kāi)。簡(jiǎn)而言之，就是講究“以右為上”。
(六)注意事項
1、布置主席臺時(shí)，除追悼會(huì )外不能擺放松柏。
2、為領(lǐng)導戴胸花，一是夏天時(shí)最好是選擇塑料花，避免用鮮花，因為夏天衣服的顏色較淺，鮮花分泌的汁液容易弄臟衣服;二是戴胸花時(shí)盡量選用夾子，避免用別針，因為別針容易弄壞衣服。
3、籌備大型會(huì )議涉及多個(gè)部門(mén)時(shí)，一定要確定牽頭責任單位，并指定總負責人，否則會(huì )使整個(gè)籌辦工作群龍無(wú)首，雜亂無(wú)章。
4、會(huì )議進(jìn)行過(guò)程中，一定要有工作人員在場(chǎng)，負責會(huì )場(chǎng)服務(wù)與協(xié)調，避免出現問(wèn)題時(shí)無(wú)人補救。
5、主席臺、照相、會(huì )談等凡以國內為主，“以左為尊”，宴會(huì )、乘車(chē)、會(huì )見(jiàn)是參照西方禮儀，“以右為尊”。
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