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秘書(shū)怎樣做好會(huì )務(wù)工作
會(huì )議作為人們聚眾議事、溝通交流、集納信息、優(yōu)化決策的一種通用形式，一直被機關(guān)、企事業(yè)單位所廣泛利用。秘書(shū)怎樣做好會(huì )務(wù)工作呢？下面是小編分享的技巧，一起來(lái)看一下吧。
一、會(huì )務(wù)工作內容
會(huì )務(wù)工作的繁簡(jiǎn)，與會(huì )議的規定、內容、級別有一定的關(guān)系，一般來(lái)說(shuō)，會(huì )議越大，規格越高，會(huì )務(wù)工作的內容也就越多，做好會(huì )務(wù)工作的難度也就越大。對于有些小型會(huì )議，僅僅發(fā)個(gè)通知，確定時(shí)間、地點(diǎn)，做個(gè)記錄就行，會(huì )務(wù)工作非常簡(jiǎn)單。但對于領(lǐng)導層的某些決策會(huì )議，人數雖少，卻十分重要，必須做好精心準備;大型和特大型會(huì )議，由于會(huì )務(wù)工作的內容較為繁雜，需要由專(zhuān)門(mén)成立的會(huì )務(wù)組來(lái)組織、籌備。本文主要就一般的中型以上會(huì )議秘書(shū)人員怎樣做好會(huì )務(wù)工作加以闡述，從會(huì )前、會(huì )中、會(huì )后三個(gè)階段分別進(jìn)行論述。
(一)會(huì )前超前籌措，精心準備�！胺彩骂A則立，不預則廢�！比魏螘�(huì )議不管是大，是小，是長(cháng)，是短，均須有目標，有計劃，有分析，有論證，準備工作必須充分。甚至可以說(shuō)，會(huì )務(wù)工作的成敗，很大程度上取決于會(huì )議的前期準備工作細化程度。具體應做好以下幾方面的工作：
1 了解掌握相關(guān)信息，協(xié)助領(lǐng)導做好會(huì )議議題的確定。議題或由領(lǐng)導提出，或由秘書(shū)人員收集，但必須把握住一個(gè)原則，就是一定要弄清領(lǐng)導開(kāi)會(huì )的真正意圖，通過(guò)開(kāi)會(huì )要解決什么問(wèn)題，達到什么目的。對收集到的議題要不斷進(jìn)行篩選，反復送交領(lǐng)導審核，必要時(shí)還要準備一些預備議題，以便見(jiàn)縫插針，同時(shí)盡可能避免把不成熟的議題帶到會(huì )議上去。
2 做好會(huì )議的經(jīng)費預算工作。包括占場(chǎng)費、租金費、用品費、設備費、培訓費、資料費、住宿費、交通費等預算。制定會(huì )議經(jīng)費預算應本著(zhù)勤儉辦會(huì )、節約辦會(huì )的原則，盡量降低會(huì )議的成本，另一方面也要有一定的彈性，注意留有余地。如果把一個(gè)只有幾十個(gè)人參加的工作會(huì )議預算經(jīng)費支出為10萬(wàn)元，那就是一次失敗的會(huì )議費用預算。
3 做好會(huì )議議程、日程的制定。會(huì )議議程是對會(huì )議主要內容所做的順序排列，應當簡(jiǎn)明概略，切不可拖沓冗長(cháng)。會(huì )議日程是會(huì )議議程在時(shí)間上的具體安排，一般采用表格式，將會(huì )議議程的各項分別固定在會(huì )議期間每天的上午、下午及晚上三個(gè)單元，使與會(huì )者一目了然，反之，就會(huì )讓與會(huì )者之間互相打聽(tīng)，誰(shuí)也沒(méi)有一個(gè)準確的說(shuō)法。舉例來(lái)說(shuō)：
2月18日 預備會(huì )議
2月19日 正式會(huì )議
2月20日 會(huì )議結束
上例的這個(gè)會(huì )議日程安排表制定得就不算很成功，因為它違反了會(huì )議日程的制定方針(應把與與會(huì )者有關(guān)的需配合的事項準確無(wú)誤地事先告之)，所以在制定會(huì )議議程、日程的安排上，一定要做到明確、具體、準確、無(wú)誤。
4 做好與會(huì )人員范圍的確定及會(huì )議通知的發(fā)送。注意何種規格檔次的會(huì )議由何種層次與何種身份的人參加。據我所知，現在社會(huì )上有些單位辦會(huì )，動(dòng)不動(dòng)請上一堆“名人”，根本不按會(huì )議的實(shí)際需要確定與會(huì )人員。這樣做，除了給會(huì )議的主辦單位與會(huì )議的組織者增加會(huì )務(wù)工作負擔外，什么作用也達不到。擬定與會(huì )人員名單，應根據會(huì )議的實(shí)際需要，做到應參加者不漏，不應參加者不請，盡量避免以上情況的發(fā)生。在發(fā)送會(huì )議通知時(shí)，一定要注意其準確性，把會(huì )議的時(shí)間、地點(diǎn)、對象及注意事項預先打在一張通知單上，按單通知至相關(guān)單位與個(gè)人，秘書(shū)同時(shí)需記錄下接收此會(huì )議通知的具體人員，確保信息傳遞到位。
5 做好會(huì )議文件的準備。會(huì )議文件的準備工作也是會(huì )前工作的一項重要內容。包括兩方面內容，一是會(huì )議文件尤其是會(huì )議的報告稿、領(lǐng)導人的講話(huà)稿等主旨文件的起草工作一定要提前做好準備。為達到這一要求，秘書(shū)人員必須做到有快手備用，并能熬夜突擊。二是會(huì )議文件的印制及復制工作，復制的文件一定要做到標準化、規范化，同時(shí)在復印前一天對復印設備的功能進(jìn)行確認，避免越是緊急，越是有重要的文件需要印，機器越是出毛病的情況發(fā)生。
6 做好會(huì )場(chǎng)布置。主要包括會(huì )場(chǎng)的布置工作及會(huì )議用品的準備工作。會(huì )場(chǎng)的布置，主席臺的設置，座次的安排以及為烘托渲染氣氛所做的裝飾都要依會(huì )議的性質(zhì)及會(huì )議的要求而定。會(huì )場(chǎng)用品的準備一般包括會(huì )議的必備用品(文具用品、桌椅、臺布、茶具及擴音、照明、通訊設備)的準備及會(huì )議的特殊用品的準備。專(zhuān)業(yè)性的特殊的會(huì )議還需準備特定的會(huì )場(chǎng)用品。如選舉會(huì )議所需的投票箱、選票，表彰會(huì )所需的獎品及領(lǐng)獎時(shí)的音樂(lè );專(zhuān)業(yè)性會(huì )議所需的幻燈機、投影儀;談判性會(huì )議需準備的簽字筆。這些必備用品及會(huì )議的特殊用品都要提前送到會(huì )場(chǎng)，且要一一檢查過(guò)確保好用，有效。
7 做好會(huì )議行政事務(wù)性準備工作。主要包括做好與會(huì )人員的迎送、交通、食宿、后勤保障、醫療、參觀(guān)訪(fǎng)問(wèn)、文化生活等安排，這些行政事務(wù)性工作要打好提前量，并一一細化，責任落實(shí)到人，每個(gè)人都把分內的工作做好，會(huì )議的質(zhì)量就有了保證。
8 做好會(huì )議服務(wù)人員的培訓工作。會(huì )務(wù)工作的成功與否與會(huì )議會(huì )務(wù)人員的服務(wù)質(zhì)量有直接的關(guān)系。訓練有素的稱(chēng)職的秘書(shū)服務(wù)人員應做到儀表舉止端莊得體;用語(yǔ)禮貌謙和;態(tài)度熱情大方，善于辦事，恪盡職守。不難想象，一個(gè)沒(méi)有經(jīng)過(guò)訓練、不分場(chǎng)合，把持無(wú)度，舉手投足依個(gè)性所為的會(huì )議服務(wù)人員，怎能把會(huì )議籌劃、組織、服務(wù)得到位?
以上所列的是會(huì )前準備階段八個(gè)方面非常重要的工作，只有同時(shí)做好這八個(gè)方面的工作，會(huì )前工作的準備才可稱(chēng)之為充分，也只有做好這些，才能保證會(huì )議進(jìn)行階段及會(huì )后階段工作順利進(jìn)行。
(二)會(huì )中協(xié)調控制，做好管理保證。主要應做好以下四方面的工作。
1 做好會(huì )議的報到、簽到工作。會(huì )議的簽到用品，會(huì )議簽到時(shí)發(fā)放的材料一定要準備充足并提前送到會(huì )場(chǎng)，放到指定位置，擺設好，同時(shí)禮貌熱情地接待與會(huì )人員，并設專(zhuān)人引導與會(huì )人員做好簽到。 2 做好會(huì )議文件用品的發(fā)放及會(huì )場(chǎng)各種設備的操作工作。會(huì )議期間分發(fā)的文件主要是會(huì )前未發(fā)的文件及會(huì )中新產(chǎn)生的簡(jiǎn)報類(lèi)文件。把會(huì )議用品及會(huì )議所需文具準備充足。秘書(shū)還要熟練使用操作會(huì )場(chǎng)內的音響、燈光及通風(fēng)設備、必要的安全設施的操作，并能夠保證在設備發(fā)生故障時(shí)，第一時(shí)間到達，以確保會(huì )議的理想效果。同時(shí)隨時(shí)保證主席臺及會(huì )場(chǎng)人員茶水飲料的充足。
3 做好會(huì )議記錄工作。秘書(shū)人員在做好與會(huì )人員簽到、發(fā)放完會(huì )議材料后，要做好會(huì )議記錄，學(xué)過(guò)速記的可用速記，在做好用文字原始記錄的同時(shí)，最好用錄音筆或錄相設備做好實(shí)況記錄。一是便于會(huì )后紀要的整理，二也是為了存檔的需要。
4 做好會(huì )場(chǎng)外與會(huì )人員的食宿安排工作。盡管食宿安排工作在會(huì )前已安排就緒，但仍不免有一些與會(huì )者提出與會(huì )人員預料不到的要求及建議，作為會(huì )務(wù)工作的組織服務(wù)者，應盡量考慮給以滿(mǎn)足與解決。
5 做好會(huì )場(chǎng)內外的保衛與保密工作。包括協(xié)助服務(wù)人員做好入場(chǎng)的驗證監票工作;會(huì )場(chǎng)秩序的維護工作：會(huì )場(chǎng)內的安全保衛工作;會(huì )議材料的保密工作。
會(huì )中階段秘書(shū)做好會(huì )務(wù)工作的關(guān)鍵在于協(xié)助與控制。
(三)會(huì )后及時(shí)總結與反饋。會(huì )議結束并不意味著(zhù)會(huì )務(wù)工作的終結，還要做好會(huì )議重要文件的清退、會(huì )議資料的收集，會(huì )議紀要的整理及會(huì )后的反饋、立卷歸檔工作。會(huì )議結束后，根據保密原則，該收回的文件盡快收回，該匯總的要及時(shí)匯總。結合搜集的會(huì )議前前后后產(chǎn)生的有關(guān)文字、聲像材料全部進(jìn)行分類(lèi)后進(jìn)行歸檔。會(huì )后反饋工作雖然是在會(huì )后進(jìn)行，但它卻是會(huì )議善后工作的一項重要內容，是整個(gè)會(huì )務(wù)工作的一個(gè)重要的組成部分，因為它能夠直接反映出會(huì )議效果的好壞以及會(huì )議的主旨精神是否能夠落到實(shí)處。
綜上所述，盡管會(huì )務(wù)工作的會(huì )前、會(huì )中、會(huì )后階段的會(huì )務(wù)內容各不相同，但它們之間是相互關(guān)聯(lián)、相輔相成的關(guān)系，一個(gè)環(huán)節出現了問(wèn)題，就要影響到下一環(huán)節甚至整個(gè)會(huì )議，只有對會(huì )務(wù)工作中的各個(gè)環(huán)節統一安排、統一部署，才能保證會(huì )議的高質(zhì)量、高效率及會(huì )議的圓滿(mǎn)成功。
二、會(huì )務(wù)工作技巧
要開(kāi)會(huì )，就會(huì )有會(huì )前、會(huì )中、會(huì )后許許多多的會(huì )務(wù)工作要做。怎樣把這些工作以最短的時(shí)間，花費最少的精力，取得最佳的效果，這就是會(huì )務(wù)工作的技巧。大體可分為以下幾個(gè)方面：
(一)明確目的及作用，認真負責地做好開(kāi)會(huì )前的各項準備工作。
1 首先要知道有哪些會(huì )議，會(huì )議有何作用;其次，要了解會(huì )務(wù)工作的各項要求、任務(wù)、目的及指導思想和做法;對這些有了明白透徹的了解，有助于把握領(lǐng)導的意圖，與領(lǐng)導搞好配合。
2 在會(huì )前議題、議程及大會(huì )人員編組的問(wèn)題上，決定權在領(lǐng)導，秘書(shū)人員只有建議的權利，一旦領(lǐng)導確定下來(lái)，秘書(shū)人員必須嚴格遵守。另外議題除極特殊情況外，應提前兩天，重大會(huì )議應提前10天通知與會(huì )人員。
3 在確定與會(huì )人員名單時(shí)應注意該參加的一定要提及到。但也要考慮到列席人員不可過(guò)多，過(guò)多就會(huì )影響會(huì )議效果：在發(fā)放與會(huì )人員通知時(shí)，尤其應注意對于擬調動(dòng)但尚未調動(dòng)人員的通知一定不要發(fā)錯，一定要附上會(huì )議通知回執，以便安排與會(huì )人員食宿。
4 在布置會(huì )場(chǎng)時(shí)，應本著(zhù)什么性質(zhì)的會(huì )議就應突出什么樣的氣氛的原則，不可千篇一律。在人員座位的安排上，有多少人參加的會(huì )議就擺多少椅子(可以稍多幾把)，因為擺椅子過(guò)多，與會(huì )人員總會(huì )謙虛地往后坐，容易使會(huì )場(chǎng)顯得很分散，也不便于討論問(wèn)題。
5 會(huì )場(chǎng)設施的安裝調試應及早做準備，會(huì )議用品也要提前送到會(huì )場(chǎng)并專(zhuān)人專(zhuān)職。
6 會(huì )議文件的準備工作，要明確內容與范圍，責任具體落實(shí)到人頭，還要有具體的時(shí)間限制，既要有迅速起草文件的秀才，也要有善于接待、應對辦事的組織者。
7 在做好會(huì )議固定工作的同時(shí)，在會(huì )前還要協(xié)調安排好足夠的通訊員、聯(lián)絡(luò )員及服務(wù)人員，以便做好會(huì )議期間的臨時(shí)性工作。但也要考慮服務(wù)人員的比例一定要與出席會(huì )議的人數比例相協(xié)調、適中。這些都是會(huì )前會(huì )務(wù)工作應注意的事項。
(二)會(huì )中要嚴密組織，熱情周到地搞好服務(wù)工作。會(huì )議進(jìn)行到會(huì )中，會(huì )議主持人指揮調度控制會(huì )議的進(jìn)行，秘書(shū)在此階段主要協(xié)助領(lǐng)導指揮控制。除了做好各項管理保證工作外，最主要的是掌握會(huì )議動(dòng)態(tài)與信息，做好會(huì )議記錄與會(huì )議情況的收集工作及會(huì )中的一些臨時(shí)性工作。協(xié)助領(lǐng)導使會(huì )議按事先規劃的軌道進(jìn)行。對于會(huì )議進(jìn)行當中出現的好的苗頭與壞的傾向，都要了如指掌，如出現新的未意料到的情況，則應及時(shí)提出建議和補救措施，并報主管領(lǐng)導。
1 在組織與會(huì )人員簽到時(shí)，要手中備一份與會(huì )人員的名單、聯(lián)系方式及與會(huì )人員的抵離時(shí)間表。
2 在接待與會(huì )人員時(shí)，態(tài)度一定要禮貌熱情，在證實(shí)報到人員的身份后，再將事先準備好的文件袋發(fā)給與會(huì )人員，還要對報到人員住處的電話(huà)號碼進(jìn)行詳細登記，以備隨時(shí)聯(lián)系。
3 要隨時(shí)掌握報到人數，發(fā)現該報到而未報到的，應抓緊催促，保證在開(kāi)會(huì )之前與會(huì )人員能夠全部按時(shí)到達。
4 會(huì )中發(fā)放文件同樣要做到準確，并注意保密與履行登記手續。另外，作為秘書(shū)人員還應不斷強化自己記人的本領(lǐng)，在可能的條件下熟悉所有可能參加會(huì )議的各級領(lǐng)導同志，這不但對于簽到工作是必要的，而且在會(huì )議進(jìn)行中，對于傳遞文件，做好會(huì )議記錄等都是非常必要的。
5 會(huì )議記錄時(shí)必須真實(shí)、準確、完整。如果會(huì )議記錄記得馬馬虎虎，殘缺不全，會(huì )后連自己都很難看清楚，則無(wú)法整理出一份很好的快報或紀要。會(huì )中各項活動(dòng)的安排，要切身考慮到各位參會(huì )領(lǐng)導的工作任務(wù)，以不增加領(lǐng)導的工作負擔為原則，以上是秘書(shū)在會(huì )中會(huì )務(wù)工作的幾點(diǎn)需要注意的事項。
(三)會(huì )后要妥善處理好一切事宜。在會(huì )后，會(huì )務(wù)工作的主要工作是送別與會(huì )人員，清理會(huì )場(chǎng)，歸還借用物品，結算會(huì )議經(jīng)費等，重點(diǎn)是會(huì )議文件的整理，協(xié)助傳達貫徹會(huì )議精神，把信息及時(shí)反饋給領(lǐng)導。這些工作雖然是在會(huì )后進(jìn)行，但處理的好壞直接關(guān)系到此次會(huì )議的質(zhì)量。
1 做好會(huì )議文件的清退。在會(huì )議結束前開(kāi)具一份應退文件的清單，按單做好收集。
2 在統計到會(huì )人數時(shí)，還要注意不要把原定到會(huì )人數、通知人數、報名人數、報到人數等混淆。
3 在會(huì )后文件的立卷歸檔時(shí)，無(wú)論大會(huì )還是日常的工作會(huì )議，一般每份文件都要保存三份，即一份原稿，兩份打印稿。
另外，秘書(shū)會(huì )務(wù)工作的藝術(shù)還包括以下幾點(diǎn)：在各部分之間分工明確各負其責的同時(shí)，還必須密切協(xié)作，主動(dòng)配合，以利步調一致地進(jìn)行工作;還有大型會(huì )議的工作人員多是來(lái)自各個(gè)不同的部門(mén)，任務(wù)要求各不相同，必須實(shí)行集中統一領(lǐng)導，要有嚴格的組織紀律性，做到一切行動(dòng)聽(tīng)指揮，重大問(wèn)題及時(shí)請示匯報，不得各行其是;還要保證有良好的會(huì )風(fēng)，各項工作都要堅持高標準、嚴要求，各項活動(dòng)的安排，都要想在前面，做到前面。
總之，對于每次會(huì )議的指導思想、目的、任務(wù)一定要明確，不開(kāi)糊涂會(huì );圍繞主題，做好會(huì )議各種文件、方案的準備工作，或會(huì )前發(fā)給與會(huì )者，或根據會(huì )議的要求發(fā)放，不開(kāi)無(wú)準備的會(huì )：再一個(gè)就是領(lǐng)導要加強對會(huì )議的控制與指導，不能放羊跑馬，不著(zhù)邊際地亂跑，而要隨時(shí)掌握情況，及時(shí)研究，適時(shí)決定和總結。
綜上所述，做好會(huì )前、會(huì )中、會(huì )后精心準備與落實(shí)是保證會(huì )議成功的前提，同時(shí)注重會(huì )務(wù)工作的技巧與藝術(shù)性，秘書(shū)人員就一定能夠把會(huì )務(wù)工作組織好。
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