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對外文書(shū)使用的要求
格式 使用對外文書(shū)首先要注意格式，不要用錯。如外長(cháng)和外交代表使用正式照會(huì )，不要用普通照會(huì )的格式，非外交代表機構使用對外函件，不要用照會(huì )格式等等。
人稱(chēng)
人稱(chēng)要與文書(shū)格式相適應。正式照會(huì )、外交函件、電報均是以簽署人的口氣用第一人稱(chēng)寫(xiě)成。在正式照會(huì )中，一般不用“我們”一詞，普通照會(huì )一般以單位名義用第三人稱(chēng)寫(xiě)成，稱(chēng)對方亦用第三人稱(chēng)，不可用“貴方”或“貴館”等措詞，而是重提受照機關(guān)的名稱(chēng)。以機構名義書(shū)寫(xiě)的對外函件亦用第三人稱(chēng)。
另外，簽署者與受文者要相適應，即人對人、單位對單位。如：正式照會(huì )是人對人，普通照會(huì )是單位對單位。在個(gè)人對個(gè)人的外交文書(shū)中講究身份對等，如元首對元首，總理對總理，外長(cháng)對外長(cháng)。但也有特殊情況，如大使作為國家的全權代表可對外長(cháng)、總理、元首，而代辦一般只對外長(cháng)。其他的對外函件可根據實(shí)際情況書(shū)寫(xiě)。
客套用語(yǔ)
客套用語(yǔ)要與格式相適應。如普通照會(huì )開(kāi)頭的“×××向×××致意”這一客套用語(yǔ)不能用作個(gè)人函件中的開(kāi)頭語(yǔ)，非外交機關(guān)發(fā)的對外文書(shū)也不用這一套語(yǔ)，照會(huì )結尾的致敬語(yǔ)使用時(shí)要注意與雙方的身份、關(guān)系和場(chǎng)合相適應。如，致代辦處的文書(shū)一般用“順致敬意”或“順致崇高的敬意”；給外交部和大使館的文書(shū)則一般用“順致崇高的敬意”。事務(wù)性的文書(shū)，亦用“順致崇高的敬意”。
致敬語(yǔ)不能自成一頁(yè)，應緊跟正文后另起一段。
稱(chēng)呼
文書(shū)抬頭即受文人的職銜、姓名等要全稱(chēng)，文中第一出現職銜、姓名也要全稱(chēng)。第二次出現則可用簡(jiǎn)稱(chēng)。
國名
文書(shū)信封和文中的抬頭的國名等均用全稱(chēng)。文中第一次出現時(shí)用全稱(chēng)，以后可用簡(jiǎn)稱(chēng)。但有些國家由于情況特殊，如朝鮮民主主義共和國國名則須用全稱(chēng)。
有些國家由于發(fā)生革命、政變或其他原因，國名可能改變，須隨時(shí)注意，不要寫(xiě)錯。
譯文
對外文書(shū)一般以本國文字為正本。但為了使收件人能夠確切理解文件的實(shí)質(zhì)內容，往往附有收件國文字或通用的第三國文字的譯文。在本國向外國常駐代表機關(guān)發(fā)送事務(wù)性函件，也可僅用本國文字，不附譯文。較為重要的文書(shū)則附以譯文為好（有的國家譯文本上注有“非正式譯文“字樣）。各國套語(yǔ)用法以及行文格式與中文不同，翻譯時(shí)應注意，要符合各種文字的用法。一般函電也可用接受?chē)淖只蛲ㄓ梦淖謺?shū)寫(xiě)。
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