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工作分析：做好培訓的基石
21世紀的今天，一個(gè)組織所做的80%，它的競爭對手也同樣會(huì )做到，因為要完成工作，總需要獲取信息、知識、原材料和技術(shù)，而這些資源對各方都是開(kāi)放的。因此，一個(gè)組織的成功與失敗，就取決于其工作中另外的20%，而這另外的20%完全是人的因素。人才，已成為我們能否永續經(jīng)營(yíng)、保持核心競爭力的關(guān)鍵點(diǎn)，而杰出的人才源于卓越的教育培訓。因此，培訓的重要性已越來(lái)越受到企業(yè)的重視。但是，許多企業(yè)在做培訓工作時(shí)，并沒(méi)有認識到工作分析對培訓工作的基礎性作用。筆者正是從此入手，通過(guò)分析工作分析與培訓之間的密切聯(lián)系，引起企業(yè)在做培訓工作時(shí)對工作分析的重視。
一、工作分析與職務(wù)說(shuō)明書(shū)
工作分析，是指對各種工作的性質(zhì)、任務(wù)、責任、相互關(guān)系以及任職工作人員的知識、技能、條件進(jìn)行系統調查和研究分析，以科學(xué)系統的描述并做出規范化紀錄的過(guò)程。通過(guò)工作分析，我們也可以詳細說(shuō)明各級人員的職責，從而避免工作重疊、勞動(dòng)重復，提高個(gè)人和部門(mén)的工作效率及和諧性。在人事管理及開(kāi)發(fā)的各個(gè)階段，工作分析是一種有效的手段；實(shí)際上，它是人力資源管理部門(mén)的必備工具，當然，對培訓也起著(zhù)不可忽視的作用。
工作分析的最終結果是形成職務(wù)說(shuō)明書(shū)。職務(wù)說(shuō)明書(shū)是用文件形式來(lái)表達工作分析的結果，其基本內容包括工作描述和任職說(shuō)明。工作描述一般用來(lái)表達工作內容、任務(wù)、職責、環(huán)境等，而任職者說(shuō)明則用來(lái)表達任職者所需的資格要求，如技能、學(xué)歷、培訓、經(jīng)驗、體能等。
二、工作分析對培訓的重要性
1、便于培訓需求的確定
工作分析的目的在于了解與績(jì)效問(wèn)題有關(guān)的工作的詳細內容、標準，和達成工作所應具備的知識和技能。工作分析的結果也是將來(lái)設計和編制相關(guān)培訓課程的重要資料來(lái)源。工作分析需要富有工作經(jīng)驗的員工積極參與，以提供完整的工作信息與資料。工作分析依據分析目的的不同可分為兩種：
（1）一般工作分析。一般工作分析的主要目的是使任何人能很快地了解一項工作的性質(zhì)、范圍與內容，并作為進(jìn)一步分析的基礎。
（2）特殊工作分析。特殊工作分析是以工作清單中的每一工作單元為基礎，針對各單元詳細探討并記錄其工作細節、標準和所需的知識技能。
工作分析是培訓需求分析中最繁瑣的一部分，但是，只有對工作進(jìn)行精確的分析并以此為依據，才能指引組織的培訓方向，編制出真正符合企業(yè)績(jì)效和特殊工作環(huán)境的培訓課程來(lái)，強調以完成工作崗位的工作任務(wù)為核心，以員工需要為核心的培訓。
通過(guò)工作分析，最終形成職務(wù)說(shuō)明書(shū)。職務(wù)說(shuō)明書(shū)有簡(jiǎn)繁之別。簡(jiǎn)單的工作說(shuō)明書(shū)只是對崗位職責和任職條件的簡(jiǎn)要描述,由于信息量少,其對培訓工作的指導幫助作用就很有限。詳盡的工作說(shuō)明書(shū)對崗位的上下級關(guān)系、工作的環(huán)境條件、崗位職責,以及任職者的知識技能條件、教育背景、生理心理素質(zhì)等都有詳盡的描述,對培訓工作能發(fā)揮更大的支持促進(jìn)作用。
形成詳盡的職務(wù)說(shuō)明書(shū)，盡管工作量會(huì )比較大,但以筆者的觀(guān)點(diǎn),工作說(shuō)明書(shū)還是應該盡可能詳盡一些。首先：崗位職責描繪得越詳盡、越具體,績(jì)效指標就容易制定,考評過(guò)程也會(huì )更加客觀(guān)公正。同時(shí)客觀(guān)具體的考評指標也會(huì )大大減少考評人和被考評人之間的分歧和爭議,使績(jì)效考評工作更加有效。通過(guò)對在職員工的績(jì)效分析，培訓需求的確定會(huì )更加科學(xué)合理，合理而公平的績(jì)效考核可以顯示員工能力缺陷，在期末績(jì)效考核完成后，反映員工需要改善的計劃，能夠激發(fā)其潛力，因此績(jì)效考核成為確定培訓需求的重要來(lái)源。其次：按照任職者所需要的能力標準（職能標準），對員工的工作能力進(jìn)行比較分析，以確定企業(yè)組織成員在各自崗位上是否稱(chēng)職，進(jìn)而確定企業(yè)培訓的需求結構。
2、有利于培訓計劃的制定
通過(guò)工作分析確定工作要求，明確組織整體的培訓需求的先后順序，有利于在組織內形成整體的培訓體系。培訓者可以此為依據建立適當的指導與培訓內容。這樣培訓所涉及的工作內容和責任才能準確地反映實(shí)際的工作要求，使員工在培訓中學(xué)到的知識技能與未來(lái)的工作實(shí)際應用相一致，從而大大降低人力資源培訓與發(fā)展費用。
工作分析之任職資格說(shuō)明，包括：①教育培訓情況：受教育、培訓程度，教育、培訓經(jīng)歷、學(xué)歷、資格等。②必備知識：對使用的機器設備、材料性能、工藝過(guò)程、操作規程及操作方法、工具的選擇和使用、安全技術(shù)、企業(yè)管理知識等。③經(jīng)驗：完成工作任務(wù)所必須的操作能力和實(shí)際經(jīng)驗。包括：過(guò)去從事同類(lèi)工作的工齡和業(yè)績(jì)等；從事該項工作所需的決策力、創(chuàng )造力、組織力、適應性、注意力、判斷力、智力以及操作熟練程度。④心理素質(zhì),即完成工作要求的職業(yè)性向。包括：體能性向：即任職人應具備的行走、跑步、爬行、跳躍、站立、旋轉、平衡、拉力、推力、視力、聽(tīng)力等；氣質(zhì)性向：即任職人應具備的耐心、細心、沉著(zhù)、勤奮、誠實(shí)、主動(dòng)性、責任感、支配性、情緒穩定性等。工作分析之任職資格說(shuō)明，列出工作所需的責任與任職資格等，在指示培訓工作上有相當大的價(jià)值。同時(shí)有關(guān)工作時(shí)間、環(huán)境特征的分析，都為有效的培訓計劃提供了工作的詳細資料，諸如培訓課程之內容、所需培訓之時(shí)間、培訓人員之甄選等。
3、有利于培訓工作的開(kāi)展
通過(guò)工作分析，可以更好地知道，依據企業(yè)戰略，當前或將來(lái)一段時(shí)間內對企業(yè)發(fā)展起決定或重大作用的工作崗位，該工作本身各項任務(wù)的重要程度。只有對工作進(jìn)行精確的分析并以此為依據，才能使設置的培訓課程真正符合企業(yè)績(jì)效和特殊工作環(huán)境的需要，從而使培訓做到有的放矢，簡(jiǎn)化教育培訓的投入，有效地減少盲目培訓的成本，避免資源浪費。
分析崗位工作標準和崗位工作流程,可以使新員工更快地勝任工作,從而減少培訓工作量。企業(yè)的職工都有在崗的標準和要求（包括知識、技能、工作態(tài)度等）。這些標準和要求是企業(yè)職工上崗的基本標準，若企業(yè)的員工不具備他所要上崗的崗位標準和要求，就應該通過(guò)培訓達到上崗標準。詳盡的任職資格說(shuō)明可以幫助員工清楚地看到自己在哪些方面離崗位要求還有差距、自己要晉升到更高層次的崗位還要在哪些方面進(jìn)一步提高,從而提高員工參加培訓的積極性和主動(dòng)性，促使員工不斷學(xué)習、不斷進(jìn)步。
通過(guò)工作分析，有利于以工作任務(wù)的完成與績(jì)效的提高為目標，衡量培訓效果，不斷地改進(jìn)培訓。使培訓對組織成長(cháng)于成就的貢獻得到認同。
4、有利于培訓轉化
培訓轉化（transfer of training ），即要成功地完成培訓項目，受訓者要有效且持續地將所學(xué)技能運用到工作當中 。大量研究表明同事和管理者對培訓的支持具有十分重要的作用。培訓能否獲得成功的關(guān)鍵在于同事和管理者對培訓活動(dòng)的參與是否抱有正確的態(tài)度，他們是否愿意向受訓者提供有關(guān)如何在工作中有效利用培訓中學(xué)到的知識、技能、行為方式的信息，并為受訓者提供有關(guān)如何在實(shí)際工作當中應用培訓所學(xué)內容的機會(huì )。如果同事或管理者不采取支持的態(tài)度或行為，那么受訓人員將培訓收獲運用到實(shí)際工作中幾乎是不可能的。
在職務(wù)說(shuō)明書(shū)當中，應當清楚地描述崗位關(guān)系，包括崗位之間橫向和縱向的聯(lián)系。首先必須清楚地指出本崗位上下監督的關(guān)系，即所受的監督和所實(shí)施的監督；其次，應說(shuō)明與其它崗位的關(guān)系，即內部崗位之間的橫向聯(lián)系。通過(guò)橫向和縱向上的描述，可以看出本崗位在組織系統中的確切位置。通過(guò)崗位關(guān)系，我們就可以讓管理人員和員工知道，誰(shuí)對自己以及自己對誰(shuí)負有指導培訓的職責，自己與哪些同事之間更應該互相支持幫助，將培訓所學(xué)內容更好地運用到工作當中。
另一方面，通過(guò)崗位關(guān)系圖，在既定的工作架構及內容下，從“縱”方面去整合上工程及下工程的工作，以達到“工作豐富化”：而在既定的工作架構及內容下，從“橫”方面去增加列相關(guān)度較高的不同工作，以達到“工作多樣化”；作為教育培訓規劃及培訓需求調查的基準，以遴選出需要培訓的員工，再依組織之需求及員工個(gè)人能力與興趣，提供培訓發(fā)展之機會(huì )，并作為員工職業(yè)生涯規劃的重要參考資料。培訓工作的最終目的是為企業(yè)的發(fā)展戰略服務(wù)，同時(shí)也要與員工個(gè)人職業(yè)生涯發(fā)展相結合，實(shí)現員工素質(zhì)與企業(yè)經(jīng)營(yíng)戰略的匹配，讓員工在服務(wù)企業(yè)，推動(dòng)企業(yè)戰略目標實(shí)現的同時(shí)，也能按照明確的職業(yè)發(fā)展目標，通過(guò)參加相應層次的培訓，實(shí)現個(gè)人的發(fā)展，獲取個(gè)人成就，實(shí)現企業(yè)和員工的共同發(fā)展。
三、重視工作分析，更好地做好培訓工作
綜上所述，我們可以看出，重視工作分析，不僅對培訓的前期工作有很重要的指導作用，同時(shí)，在培訓工作的實(shí)施及培訓后的效果轉化上，也起著(zhù)不可忽視的作用，因此，必須重視工作分析，才能更好地做好培訓工作。
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