會(huì )議禮儀大全
各種主題的會(huì )議對禮儀的要求不一樣，學(xué)術(shù)性會(huì )議、政府性質(zhì)會(huì )議要求模特的著(zhù)裝比較素雅，不能搶了專(zhuān)家及政府要員的形象，而銷(xiāo)售類(lèi)會(huì )展則需要模特為企業(yè)及產(chǎn)品錦上添花，盡量著(zhù)裝鮮艷，與企業(yè)或產(chǎn)品的品質(zhì)形象要求一致。下面是小編精心整理的會(huì )議禮儀大全歡迎大家借鑒與參考，希望對大家有所幫助。
案例
小劉的公司應邀參加一個(gè)研討會(huì )，該次研討會(huì )邀請了很多商界知名人士以及新聞界人士參加。老總特別安排小劉和他一道去參加，同時(shí)也讓小劉見(jiàn)識見(jiàn)識大場(chǎng)面。
小劉早上睡過(guò)了頭，等他趕到，會(huì )議已經(jīng)進(jìn)行了二十分鐘。他急急忙忙推開(kāi)了會(huì )議室的門(mén)，“吱”的一聲脆響，他一下子成了會(huì )場(chǎng)上的焦點(diǎn)。剛坐下不到五分鐘，肅靜的會(huì )場(chǎng)上又響起了搖籃曲，是誰(shuí)在播放音樂(lè )？原來(lái)是小劉的手機響了！這下子，小劉可成了全會(huì )場(chǎng)的名星……
沒(méi)過(guò)多久，聽(tīng)說(shuō)小劉已經(jīng)另謀高就了。
不管是參加自己?jiǎn)挝贿�是其他單位的會(huì )議，都必須遵守會(huì )議禮儀。因為在這種高度聚焦的場(chǎng)合，稍有不慎，便會(huì )嚴重有損自己和單位的形象。
我們介紹一下最常用的三種會(huì )議禮儀：工作會(huì )議禮儀、洽談會(huì )禮儀、茶話(huà)會(huì )禮儀。
一.工作會(huì )議禮儀
工作會(huì )議禮儀的對象主要是本單位、本行業(yè)或本系統的人員。我們介紹會(huì )議紀律、端正會(huì )風(fēng)兩個(gè)方面。
1.會(huì )議紀律要求
如果有工作裝，應該穿著(zhù)工作裝。比規定開(kāi)會(huì )時(shí)間早到五分鐘左右到會(huì )場(chǎng)，而不要是開(kāi)會(huì )時(shí)間到了，才不緊不慢地進(jìn)會(huì )場(chǎng)，而對別人造成影響。
開(kāi)會(huì )期間，應該表現出一副認真聽(tīng)講的姿態(tài)。開(kāi)會(huì )也算是在工作，認真聽(tīng)講的姿態(tài)不僅表現你的工作態(tài)度，也是對正在發(fā)言者的尊重。
那種趴著(zhù)、倚靠、打哈欠、胡亂涂畫(huà)、低頭睡覺(jué)、接打電話(huà)、來(lái)回走動(dòng)以及和鄰座交頭接耳的行為，是非常不禮貌的。
在每個(gè)人的發(fā)言結束的時(shí)候，應該鼓掌以示對他講話(huà)的肯定和支持。
2.端正會(huì )風(fēng)
我們要明確的是，工作會(huì )議僅是工作過(guò)程中的一個(gè)環(huán)節，所以有必要克服開(kāi)會(huì )過(guò)多、過(guò)長(cháng)的形式主義作風(fēng)。
如果會(huì )風(fēng)不正，不僅誤事，還會(huì )養成辦事拖拉、工作效率低下的不良習慣。我們不妨從控制會(huì )議、改進(jìn)會(huì )風(fēng)兩方面入手。
控制會(huì )議，就是對于會(huì )議的數量、規模、經(jīng)費、時(shí)間、地點(diǎn)，都要做出明確的規定。制定有關(guān)會(huì )議的審批、經(jīng)費使用額度、管理權限的條例，并由職務(wù)較高的專(zhuān)人嚴格監督執行。
改進(jìn)會(huì )風(fēng)。會(huì )風(fēng)能夠反映出一個(gè)單位及其領(lǐng)導的工作作風(fēng)。如果會(huì )議過(guò)多，會(huì )期過(guò)長(cháng)，講究排場(chǎng)氣勢，都是不良風(fēng)氣。改進(jìn)會(huì )風(fēng)，就需要：
摒棄形式主義。有具體、明確的內容再組織會(huì )議，開(kāi)會(huì )必須解決具體問(wèn)題。
嚴格限制會(huì )議。必須在會(huì )議總量上加以限制。限制會(huì )議總量對于杜絕會(huì )山會(huì )海、提高會(huì )議效率非常有用。
那么怎樣提高會(huì )議效率呢？
一是改進(jìn)會(huì )議方式。對于一般性會(huì )議，可以召開(kāi)無(wú)會(huì )場(chǎng)會(huì )議，比如運用現代通訊設備：電視、廣播、電話(huà)、互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行開(kāi)會(huì )，可以大幅度節約會(huì )議成本。
二是集中主題。一次會(huì )議上不管安排幾項會(huì )議內容，都要使會(huì )議主題明確，這樣既方便討論，又方便執行。
三是壓縮內容。應圍繞會(huì )議主題，刪掉那些可有可無(wú)的內容。
四是限定時(shí)間。對于會(huì )議的起止時(shí)間、發(fā)言時(shí)間、討論時(shí)間，事先都要明確規定，并且嚴格執行。
五是領(lǐng)導示范。會(huì )風(fēng)的端正，領(lǐng)導的示范是必須的。和自己無(wú)關(guān)的會(huì )議，不應該參加；準時(shí)參加會(huì )議，并嚴格遵守會(huì )議禮儀；提倡無(wú)會(huì )場(chǎng)會(huì )議；帶頭控制發(fā)言時(shí)間等。
二.洽談會(huì )禮儀
洽談會(huì )是重要的商務(wù)活動(dòng)。一個(gè)成功的洽談會(huì )，是既要講謀略，更要講禮儀的。
1.洽談會(huì )的禮儀性準備。安排或準備洽談會(huì )時(shí)，應當注重自己的儀表，預備好洽談的場(chǎng)所、布置好洽談的座次，并且以此來(lái)顯示對于洽談的鄭重其事和對于洽談對象的尊重。
洽談會(huì )是單位和單位之間的交往，所以應該表現的是敬業(yè)、職業(yè)、干練、效率的形象。在儀表上，要有嚴格的要求。如男士不準蓬頭垢面，不準留胡子或留大鬢角。女士應選擇端莊、素雅的發(fā)型，化淡妝。摩登或超前的發(fā)型、染彩色頭發(fā)、化艷妝或使用香氣濃烈的化妝品，都不可以。
由于洽談會(huì )關(guān)系大局，所以在這種場(chǎng)合，應該穿著(zhù)正統、簡(jiǎn)約、高雅、規范的最正式的禮儀服裝。男士應穿深色三件套西裝和白襯衫、打素色或條紋式領(lǐng)帶、配深色襪子和黑色系帶皮鞋。女士要穿深色西裝套裙和白襯衫，配肉色長(cháng)統或連褲式絲襪和黑色高跟、半高跟皮鞋。
2.洽談會(huì )的座次安排
如果擔任東道主安排洽談，一定要在各方面利用好禮儀這張“王牌”。在洽談會(huì )的臺前幕后，恰如其分地運用禮儀，迎送、款待、照顧對手，都可以贏(yíng)得信賴(lài)，獲得理解、尊重。
在洽談會(huì )上，不僅應當布置好洽談廳的環(huán)境，預備好相關(guān)的用品，而且應當特別重視禮儀性很強的座次問(wèn)題。
座次問(wèn)題在舉行正式洽談會(huì )時(shí)，必須予以重視。只有小規模洽談會(huì )或預備性洽談會(huì )，才可以不用講究。
舉行雙邊洽談時(shí)，應使用長(cháng)桌或橢圓形桌子，賓主應分坐在桌子兩側。桌子橫放的話(huà)，應面對正門(mén)的一方為上，屬于客方。桌子豎放的話(huà)，以進(jìn)門(mén)的方向為準，右側為上，屬于客方
在進(jìn)行洽談時(shí)，各方的主談人員在自己一方居中而坐。其余人員則應遵循右高左低的原則，依照職位的高低自近而遠地分別在主談人員的兩側就坐。如果有翻譯，可以安排就坐在主談人員的右邊
舉行多邊洽談時(shí)，為了避免失禮，按照國際慣例，一般要以圓桌為洽談桌來(lái)舉行“圓桌會(huì )議”。這樣一來(lái)，尊卑的界限就被淡化了。即便如此，在具體就坐時(shí)，仍然講究各方的與會(huì )人員盡量同時(shí)入場(chǎng)，同時(shí)就坐。最起碼主方人員不要在客方人員之前就坐。
3.洽談的三大方針
洽談過(guò)程中，雙方人員的態(tài)度、心理、方式、手法等，都對洽談構成重大的影響。
一是要依法辦事
洽談?wù)咚M(jìn)行的一切活動(dòng)，都必須依照國家的法律辦事，才能確保既得利益。
二是要禮敬于人
要求洽談?wù)咴谇⒄剷?huì )的整個(gè)進(jìn)程中，時(shí)時(shí)、處處、事事表現得對對方不失真誠的敬意。而且在今后的進(jìn)一步商務(wù)交往中，還能發(fā)揮潛移默化“你敬我一尺，我敬你一丈”的功效。
三是要互利互惠、平等協(xié)調
洽談是一種合作或為合作而進(jìn)行的準備。所以圓滿(mǎn)的結局，應當是洽談的所有參與方，都取得一定的成功，獲得更大的利益。如果把商務(wù)洽談視之為“一次性買(mǎi)賣(mài)”，主張贏(yíng)得越多越好，爭取以自己的大獲全勝和對手的徹底失敗，來(lái)作為洽談會(huì )的最終結果，必將危及己方與對方的進(jìn)一步合作。而且，也會(huì )“贏(yíng)得”不好的商譽(yù)。
三.茶話(huà)會(huì )禮儀
和其他類(lèi)型的商務(wù)性會(huì )議相比，茶話(huà)會(huì )是社交色彩最濃的一種。
1.茶話(huà)會(huì )目的
它是為了聯(lián)絡(luò )老朋友、結交新朋友的具有對外聯(lián)絡(luò )和招待性質(zhì)的社交性集會(huì )。參加者可以不拘形式地自由發(fā)言為主，并且備有茶點(diǎn)。茶話(huà)會(huì )一般不排座次，起碼座次安排不會(huì )過(guò)于明顯�？梢宰杂苫顒�(dòng)，與會(huì )者不用簽到。
2.茶話(huà)會(huì )的舉辦
茶話(huà)會(huì )禮儀，具體內容主要涉及會(huì )議的主題、來(lái)賓邀請、時(shí)間地點(diǎn)的選擇、茶點(diǎn)的準備、座次的安排、會(huì )議的議程、發(fā)言等七個(gè)方面。
第一，茶話(huà)會(huì )的主題，可以分為三類(lèi)，即聯(lián)誼、娛樂(lè )、專(zhuān)題。
以聯(lián)誼為主題的茶話(huà)會(huì )，我們見(jiàn)得最多；以?shī)蕵?lè )為主題的茶話(huà)會(huì )，為了活躍氣氛，而安排一些文娛節目，并以此作為茶話(huà)會(huì )的主要內容，以現場(chǎng)的自由參加與即興表演為主；專(zhuān)題茶話(huà)會(huì )，是在某個(gè)特定的時(shí)刻，或為某些專(zhuān)門(mén)問(wèn)題而召開(kāi)的茶話(huà)會(huì )，以聽(tīng)取某些專(zhuān)業(yè)人士的見(jiàn)解，或是和某些與本單位有特定關(guān)系的人士進(jìn)行對話(huà)。
第二，主辦單位在籌辦茶話(huà)會(huì )時(shí)，必須圍繞主題，來(lái)邀請來(lái)賓，尤其是確定好主要的與會(huì )者。
來(lái)賓可以是本單位的顧問(wèn)、社會(huì )知名人士、合作伙伴等各方面人士。
茶話(huà)會(huì )的來(lái)賓名單一經(jīng)確定，應立即以請柬的形式向對方提出正式邀請。按慣例，茶話(huà)會(huì )的請柬應在半個(gè)月之前被送達或寄達被邀請者，被邀請者可以不必答復。
第三，時(shí)間、空間的具體選擇。
這是茶話(huà)會(huì )要取得成功的重要條件。辭舊迎新、周年慶典、重大決策前后、遭遇危難挫折的時(shí)候，都是召開(kāi)茶話(huà)會(huì )的良機。
根據慣例，舉行茶話(huà)會(huì )的最佳時(shí)間是下午四點(diǎn)鐘左右。有些時(shí)候，也可以安排在上午十點(diǎn)鐘左右。在具體進(jìn)行操作時(shí)，也不用墨守成規，應該以與會(huì )者特別是主要與會(huì )者的方便與否以及當地人的生活習慣為準。茶話(huà)會(huì )往往是可長(cháng)可短的，關(guān)鍵是要看現場(chǎng)有多少人發(fā)言，發(fā)言是否踴躍。如果把時(shí)間限制在一個(gè)小時(shí)到兩個(gè)小時(shí)之內，它的效果往往會(huì )更好一些。
適合舉行茶話(huà)會(huì )的場(chǎng)地主要有：一是主辦單位的會(huì )議廳。二是賓館的多功能廳。三是主辦單位負責人的私家客廳。四是主辦單位負責人的私家庭院或露天花園。五是包場(chǎng)高檔的營(yíng)業(yè)性茶樓或茶室。餐廳、歌廳、酒吧等地方，不合適舉辦茶話(huà)會(huì )。
第四，茶點(diǎn)的準備。茶話(huà)會(huì )不上主食，不安排品酒，只提供茶點(diǎn)。茶話(huà)會(huì )是重“說(shuō)”不重“吃”的，沒(méi)必要在吃的方面過(guò)多下功夫。
在茶話(huà)會(huì )上，為與會(huì )者所提供的茶點(diǎn)，應當被定位為配角。我們在進(jìn)行準備時(shí)要注意的是：
對于用來(lái)待客的茶葉、茶具，務(wù)必要精心準備。應盡量挑選上品，不要濫竽充數。還要注意照顧與會(huì )者的不同口味。比方說(shuō)是綠茶、花茶還是紅茶。
最好選用陶瓷茶具，并且講究茶杯、茶碗、茶壺成套。
除主要供應茶水外，在茶話(huà)會(huì )上還可以為與會(huì )者略備一些點(diǎn)心、水果或是地方風(fēng)味小吃。需要注意的是，在茶話(huà)會(huì )上向與會(huì )者所供應的點(diǎn)心、水果或地方風(fēng)味小吃，品種要適合、數量要充足，并要方便拿，同時(shí)還要配上擦手巾。
按慣例，在茶話(huà)會(huì )舉行后不必再聚餐。
第五，座次的安排
從總體上來(lái)講，在安排與會(huì )者的具體座次時(shí)，必須和茶話(huà)會(huì )的主題相適應。
安排茶話(huà)會(huì )與會(huì )者具體座次的時(shí)候，可以采取下面的辦法：
一是環(huán)繞式。就是不設立主席臺，把座椅、沙發(fā)、茶幾擺放在會(huì )場(chǎng)的四周，不明確座次的具體尊卑，而聽(tīng)任與會(huì )者在入場(chǎng)后自由就坐。這一安排座次的方式，與茶話(huà)會(huì )的主題最相符，也最流行。
二是散座式。散座式排位，常見(jiàn)于在室外舉行的茶話(huà)會(huì )。它的座椅、沙發(fā)、茶幾四處自由地組合，甚至可由與會(huì )者根據個(gè)人要求而隨意安置。這樣就容易創(chuàng )造出一種寬松、愜意的社交環(huán)境。
三是圓桌式。圓桌式排位，指的是在會(huì )場(chǎng)上擺放圓桌，請與會(huì )者在周?chē)杂删妥�。圓桌式排位又分下面兩種形式：一是適合人數較少的，僅在會(huì )場(chǎng)中央安放一張大型的橢圓形會(huì )議桌，而請全體與會(huì )者在周?chē)妥�。二是在�?huì )場(chǎng)上安放數張圓桌，請與會(huì )者自由組合。
四是主席式。在茶話(huà)會(huì )上，這種排位是指在會(huì )場(chǎng)上，主持人、主人和主賓被有意識地安排在一起就坐，并且按照常規就坐。
第六，茶話(huà)會(huì )的基本議程
第一項：主持人宣布茶話(huà)會(huì )開(kāi)始。宣布開(kāi)始前，主持人要請與會(huì )者各就各位。宣布開(kāi)始后，主持人可對主要與會(huì )者略加介紹。
第二項：主辦單位的主要負責人講話(huà)。他的講話(huà)應以闡明這次茶話(huà)會(huì )的主題為中心內容，還可以代表主辦單位，對全體與會(huì )者表示歡迎和感謝，并且懇請大家一如既往的理解和支持。
第三項：與會(huì )者發(fā)言。這些發(fā)言在任何情況下都是茶話(huà)會(huì )的重心。為了確保與會(huì )者在發(fā)言中直言不諱，暢所欲言，通常，主辦單位事先不對發(fā)言者進(jìn)行指定和排序，也不限制發(fā)言的具體時(shí)間，而是提倡與會(huì )者自由地進(jìn)行即興式的發(fā)言。一個(gè)人還可以多次發(fā)言，來(lái)不斷補充、完善自己的見(jiàn)解、主張。
第四項：主持人總結。主持人略作總結后，可以宣布茶話(huà)會(huì )結束。
第七，茶話(huà)會(huì )的發(fā)言
現場(chǎng)發(fā)言在茶話(huà)會(huì )上舉足輕重。茶話(huà)會(huì )假如沒(méi)有人踴躍發(fā)言，或者是與會(huì )者的發(fā)言嚴重脫題，都會(huì )導致茶話(huà)會(huì )的最終失敗。
茶話(huà)會(huì )上，主持人更重要的作用是在現場(chǎng)上審時(shí)度勢，因勢利導地引導與會(huì )者的發(fā)言，并且控制會(huì )議的全局。大家爭相發(fā)言時(shí)，主持人決定先后。沒(méi)有人發(fā)言時(shí)，主持人引出新的話(huà)題；或者懇請某位人士發(fā)言。會(huì )場(chǎng)發(fā)生爭執時(shí)，主持人要出面勸阻。在每位與會(huì )者發(fā)言前，主持人可以對發(fā)言者略作介紹。發(fā)言的前后，主持人要帶頭鼓掌致意。
與會(huì )者茶話(huà)會(huì )的發(fā)言以及表現等，必須得體。在要求發(fā)言時(shí)，可以舉手示意，但也要注意謙讓?zhuān)灰獱帗專(zhuān)徊还茏约河惺裁锤咭?jiàn)，都不要打斷別人的發(fā)言�？隙ǔ煽�(jì)時(shí)，要力戒阿諛?lè )畛�。提出批評時(shí)，不能諷刺挖苦。切忌當場(chǎng)表示不滿(mǎn)，甚至私下里進(jìn)行人身攻擊。
會(huì )議禮儀人員要求
會(huì )議準備
現代化的會(huì )議離不開(kāi)各種輔助器材，在召開(kāi)會(huì )議之前，就應該把各種輔助器材準備妥當。
桌椅、名牌、茶水
桌椅是最基本的設備，可以根據會(huì )議的需要擺成圓桌型或報告型，如果參加會(huì )議的人數較多，一般應采用報告型，不需要準備座位牌，如果參加會(huì )議的人比較少，一般采用圓桌型，并且要制作座位牌，即名牌，讓與會(huì )人員方便就座。
會(huì )議上的茶水飲料最好用礦泉水，因為每個(gè)人的口味不一樣，有的人喜歡喝茶，有的人喜歡喝飲料，還有的人喜歡喝咖啡，所以如果沒(méi)有特別的要求，礦泉水是最能讓每個(gè)人都接受的選擇。
簽到簿、名冊、會(huì )議議程
簽到簿的作用是幫助了解到會(huì )人員的多少，分別是誰(shuí)，一方面使會(huì )議組織者能夠查明是否有人缺席，另一方面能夠使會(huì )議組織者根據簽到簿安排下一步的工作，比如就餐、住宿等。印刷名冊可以方便會(huì )議的主席和與會(huì )人員盡快地掌握各位參加會(huì )議的人員的相關(guān)資料，加深了解，彼此熟悉。
黑板、白板、筆
在有的場(chǎng)合，與會(huì )人員需要在黑板或者白板上寫(xiě)字或畫(huà)圖，從而說(shuō)明問(wèn)題，雖然現在視聽(tīng)設備發(fā)展得很快，但是傳統的表達方式依然受到很多人的喜愛(ài)，而且在黑板或白板上表述具有即興、方便的特點(diǎn)。此外，粉筆、萬(wàn)能筆、板擦等配套的工具也必不可少。
各種視聽(tīng)器材
現代科技的發(fā)展帶來(lái)了投影儀、幻燈機、錄像機、鐳射指示筆或指示棒等視聽(tīng)設備，給人們提供了極大的方便。在召開(kāi)會(huì )議前，必須先檢查各種設備是否能正常使用，如果要用幻燈機，則需要提前做好幻燈片。錄音機和攝像機能夠把會(huì )議的過(guò)程和內容完整記錄下來(lái)，有時(shí)需要立即把會(huì )議的結論或建議打印出來(lái)，這時(shí)就需要準備一臺小型的影印機或打印機。
資料、樣品
如果會(huì )議屬于業(yè)務(wù)匯報或者產(chǎn)品介紹，那么有關(guān)的資料和樣品是必不可少的。比如在介紹一種新產(chǎn)品時(shí)，單憑口頭泛泛而談是不能給人留下深刻印象的，如果給大家展示一個(gè)具體的樣品，結合樣品一一介紹它的特點(diǎn)和優(yōu)點(diǎn)，那么給大家留下的印象就會(huì )深刻得多。
作為重要會(huì )議的參會(huì )人員，要注意以下幾點(diǎn)：
1.準時(shí)到達，最好提前幾分鐘趕到會(huì )場(chǎng)。
2.會(huì )議正式開(kāi)始之前，向不認識的朋友進(jìn)行自我介紹。
3.認真做筆記。
4.關(guān)閉手機。
5.準備好與會(huì )議議題相關(guān)的有用文件。做到這一點(diǎn)意味著(zhù)你已經(jīng)提前做好了功課。
6.任何時(shí)候都不要打斷別人的發(fā)言，輪到自己時(shí)再表明觀(guān)點(diǎn)。
7.如果你想發(fā)言，向主席舉手示意，等他提示后再開(kāi)始發(fā)表意見(jiàn)。
8.注意自己的姿勢。保持挺胸抬頭，精力集中。稍微流露出心神不寧或疲勞厭倦的情緒，都會(huì )傳達出你的消極態(tài)度，從而將自己置于不利的境地。不要在筆記上亂涂亂畫(huà)，更不可以打瞌睡。事先與臨坐打好招呼，一旦打盹，讓他立即把你叫醒。
9.當別人發(fā)言時(shí)，不要通過(guò)語(yǔ)言、表情、動(dòng)作，或任何其他方式表達出你的不屑。
10.在別人發(fā)言過(guò)程中，如有任何不明白之處，可以請發(fā)言人進(jìn)行解釋?zhuān)灰拇骖檻]。(但要避免頻繁提問(wèn)!)
11.會(huì )議結束后，向主席致謝，向結識的新朋友友好道別。在日程表中輸入下次開(kāi)會(huì )的時(shí)間，并記下要為下次會(huì )議進(jìn)行準備的項目。
12.向在會(huì )議中作了精彩發(fā)言的同事表示祝賀。
會(huì )議禮儀的重要性
禮儀工作一般包括模特召集、程序分解、簡(jiǎn)單培訓、服裝道具準備、禮儀執行等。值得注意的是禮儀的文化素質(zhì)及外語(yǔ)基本技能考察，而不能簡(jiǎn)單看形體決定是否聘請，另外一點(diǎn)就是禮儀的個(gè)性是否符合工作要求。各種主題的會(huì )議對禮儀的要求不一樣，學(xué)術(shù)性會(huì )議、政府性質(zhì)會(huì )議要求模特的著(zhù)裝比較素雅，不能搶了專(zhuān)家及政府要員的形象，而銷(xiāo)售類(lèi)會(huì )展則需要模特為企業(yè)及產(chǎn)品錦上添花，盡量著(zhù)裝鮮艷，與企業(yè)或產(chǎn)品的品質(zhì)形象要求一致。
(1)擬定會(huì )議主題
會(huì )議的主題，即會(huì )議的指導思想。會(huì )議的形式、內容、任務(wù)、議程、期限、出席人員等，都只有在會(huì )議的主題確定下來(lái)之后，才可以據此一一加以確定。
(2)擬發(fā)會(huì )議通知
它應包括以下六項。
標題，它重點(diǎn)交代會(huì )議名稱(chēng)。
主題與內容，這是對會(huì )議宗旨的介紹。
會(huì )期，應明確會(huì )議的起止時(shí)間。
報到的時(shí)間與地點(diǎn)，對交通路線(xiàn)，特別要交代清楚。
會(huì )議的出席對象，如對象可選派，則應規定具體條件。
會(huì )議要求，它指的是與會(huì )者材料的準備與生活用品的準備，以及差旅費報銷(xiāo)和其他費用問(wèn)題。
(3)起草會(huì )議文件
會(huì )議所用的各項文件材料，均應于會(huì )前準備完成。其中的主要材料，還應做到與會(huì )者人手一份。需要認真準備的會(huì )議文件材料最主要的當數開(kāi)幕詞、閉幕詞和主題報告。
(4)要安排好與會(huì )者的招待工作
對于交通、膳宿、醫療、保衛等方面的具體工作，應精心、妥當地做好準備。
(5)要布置好會(huì )場(chǎng)
不應使其過(guò)大，顯得空曠無(wú)人；也不可使之過(guò)小，弄得擁擠不堪。對必用的音響、照明、空調、投影、攝像設備，事先要認真調試。需用的文具、飲料，亦應預備齊全。
(6)要安排好座次
排列主席臺上的座次，我國目前的慣例是：前排高于后排，中央高于兩側，左座高于右座。凡屬重要會(huì )議，在主席臺上每位就座者身前的桌子上，應先擺放好寫(xiě)有其本人姓名的桌簽。排列聽(tīng)眾席的座次，目前主要有兩種方法。
按指定區域統一就座。
自由就座。
在會(huì )議進(jìn)行階段，會(huì )議的組織準備者要做的主要工作大體上可分為三項。在會(huì )場(chǎng)之外，應安排專(zhuān)人迎送、引導、陪同與會(huì )人員。對與會(huì )的年老體弱者，還須進(jìn)行重點(diǎn)照顧。此外，必要時(shí)還應為與會(huì )者安排一定的文體娛樂(lè )活動(dòng)。在會(huì )場(chǎng)之內，則應當對與會(huì )者有求必應，聞過(guò)即改，盡可能地滿(mǎn)足其一切正當要求。
(7)精心編寫(xiě)會(huì )議簡(jiǎn)報，舉行會(huì )期較長(cháng)的大中型會(huì )議應編寫(xiě)會(huì )議簡(jiǎn)報。
(8)認真做好會(huì )議記錄。
凡重要會(huì )議，不論是全體大會(huì )，還是分組討論，都要進(jìn)行必要的會(huì )議記錄。會(huì )議記錄是由專(zhuān)人負責記錄會(huì )議內容的一種書(shū)面材料。會(huì )議名稱(chēng)、時(shí)間、地點(diǎn)、人員、主持者、記錄在內。
(9)在會(huì )議結束階段，一般的組織準備工作主要有以下三項。
※形成可供傳達的會(huì )議文件。
※處理有關(guān)會(huì )議的文件材料。
※為與會(huì )者的返程提供方便。一般而言，與會(huì )人員在出席會(huì )議時(shí)應當嚴格遵守的會(huì )議紀律主要有以下四項內容。規范著(zhù)裝；嚴守時(shí)間；維護秩序；專(zhuān)心聽(tīng)講。
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