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精細化管理心得及收獲
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辦公室是為集團公司各部門(mén)提供管理服務(wù)等多項職能的綜合性部門(mén)，是集團公司管理、日常服務(wù)和輔助決策的中樞，起著(zhù)承上啟下、綜合協(xié)調、參謀助手、督促檢查和服務(wù)保障作用。精細化的綜合管理水平，是整個(gè)組織的潤滑劑，關(guān)系到各項工作是否能夠全面落實(shí)，以及各部門(mén)和人員之間是否能夠有效協(xié)調、長(cháng)遠發(fā)展。本文從辦公室精細化管理的實(shí)踐出發(fā)，結合管理學(xué)理論，探討推進(jìn)辦公室精細化管理的有效途徑。
一、辦公室工作的主要特征
(一)樞紐部門(mén)
溝通工作是辦公室的一項主要工作。很多時(shí)候需要將信息歸集，經(jīng)過(guò)加工后再有指向性的向其他組織或部門(mén)傳遞。對外，辦公室是一個(gè)組織的窗口，負責來(lái)訪(fǎng)接待、上傳下達;對內，是一個(gè)協(xié)調器，負責統一協(xié)調組織內部各個(gè)部門(mén)之間、領(lǐng)導之間的工作。作為一個(gè)樞紐部門(mén)，辦公室需要在多層次、跨部門(mén)之間進(jìn)行溝通往來(lái)，從而提升組織的工作效率。
(二)督辦部門(mén)
辦公室承擔著(zhù)組織內部的公文處理、政務(wù)信息、機要保密等工作，通過(guò)這些工作，建立與各個(gè)部門(mén)的信息往來(lái)。辦公室通過(guò)對收發(fā)文的集中管理，對各項工作進(jìn)度進(jìn)行管控，進(jìn)而發(fā)揮督辦作用，可以有效推動(dòng)各項工作順利落實(shí)。
(三)服務(wù)部門(mén)
辦公室負責組織內部后勤保障管理工作，大到辦公場(chǎng)所，小到筆墨紙硯，任何一個(gè)環(huán)節出了疏漏都會(huì )影響工作正常開(kāi)展，工作中突發(fā)事件多，面對的情況復雜。做好服務(wù)工作，可以保證組織內各項工作順利開(kāi)展。
(四)參謀部門(mén)
辦公室需要為組織內部領(lǐng)導提供信息參考和決策建議。需要為領(lǐng)導安排日程，要在關(guān)鍵節點(diǎn)提醒領(lǐng)導，要站在領(lǐng)導的層面，以領(lǐng)導的視覺(jué)去深入了解工作，充當決策助手的角色。從而幫助領(lǐng)導做出科學(xué)的決策。
二、精細化管理的必要性
(一)推進(jìn)精細化管理是辦公室工作的客觀(guān)要求
現階段辦公室的管理領(lǐng)域越來(lái)越寬、承擔的任務(wù)越來(lái)越重，職能范圍由傳統的以文、秘、檔為主向綜合性轉變，涵蓋信訪(fǎng)接待、票務(wù)管理、公文管理、綜印章管理、車(chē)輛管理、重要會(huì )議活動(dòng)組織、對外聯(lián)絡(luò )、綜合協(xié)調、工作督辦、行政事務(wù)、行政后勤等，一些臨時(shí)任務(wù)和突發(fā)事件也大都需要辦公室來(lái)牽頭承擔、協(xié)調落實(shí)。
在工作領(lǐng)域不斷拓寬的同時(shí)，辦公室人員卻在不斷精簡(jiǎn)，出現了“一人多職”、“一崗多能”的要求，這就使辦公室人員忙于大量事務(wù)性工作，影響對工作細節的關(guān)注，表現為工作略顯粗放、不夠嚴謹，如常用“差不多”、“大概”、“基本上”等模糊概念;部分制度設計欠精細、細節流程不明晰、執行不到位等。
精細化作為現代工業(yè)化時(shí)代的一個(gè)管理概念，最早是由日本的企業(yè)在20世紀50年代提出的。企業(yè)管理是對企業(yè)中“人”和“事”的管理，精細化管理是對“人”和“事”的精準、精確、細致、細化的管理，即把企業(yè)中的“事”精細化，培養職業(yè)化的“人”，編寫(xiě)精細化制度，用制度、流程、信息系統將“人”“事”結合，做到事事有人負責，事事完成的情況有人檢查，事事完成的步驟、結果有據可查、有章可循。因辦公室的特殊地位和職能，所以客觀(guān)上要求不斷推進(jìn)管理創(chuàng )新，切實(shí)提升精細化管理水平。
(二)精細化管理是適應新形勢、新要求的迫切需要
隨著(zhù)集團公司對外業(yè)務(wù)不斷延伸和深入，社會(huì )矛盾日益突出，不確定因素和風(fēng)險因素增加，使得集團公司內外環(huán)境發(fā)生了很大的變化，這就要求辦公室必須時(shí)刻保持高度的政治敏感性和具備及時(shí)應對復雜局面的能力。新的形勢對辦公室工作提出了極具挑戰性的新要求，管理不到位就有可能忙于應付、漏洞百出，甚至造成重大損失和惡劣影響。
而集團公司科技創(chuàng )新對管理質(zhì)量、管理能力要求的不斷提高，迫切需要引入精細化管理理念，消除這些問(wèn)題帶來(lái)的負面影響。因此只有堅決貫徹新時(shí)期精細化管理理念，遵循現代管理學(xué)規律，秉承“嚴謹細致、精益求精”的工作作風(fēng)，注重細節、扎實(shí)工作，整體管理水平才能不斷提高。
三、精細化管理的前提是標準化建設和優(yōu)化工作流程
現代管理學(xué)認為，科學(xué)化管理有三個(gè)層次：一是規范化，二是精細化，三是個(gè)性化，三者環(huán)環(huán)緊扣、層層遞進(jìn)，缺一不可。
標準化是以管理工作中的規律和實(shí)踐經(jīng)驗為基礎，通過(guò)制定、發(fā)布和實(shí)施標準，對其中的重復性事物和概念進(jìn)行統一和規范，是規范化的進(jìn)一步升華。
精細化管理要求做到、工作和操作流程的統一規范，部門(mén)職能和權責的明晰協(xié)調，這就需要不斷加強標準化建設，建立適合部門(mén)實(shí)際的、切實(shí)可行的標準化體系，通過(guò)制定、優(yōu)化工作流程，將概括性的標準具體化，實(shí)現標準與工作、理論與實(shí)際的有機結合，推進(jìn)辦公室精細化管理。
辦公室在大力推進(jìn)自身標準化建設的同時(shí)，以集團公司、處兩級標準為基礎，結合實(shí)際，加強了規范標準的流程化建設，先后制定、修訂了多項制度規范，理順了工作流程和實(shí)施細則，每個(gè)環(huán)節都有專(zhuān)人負責，流程清晰、環(huán)環(huán)緊扣、層層把關(guān)，在提高效率的同時(shí)，實(shí)現了管理標準和日常工作的結合。
四、精細化管理的核心是保障執行力
制度的生命力在于執行。從一定意義上說(shuō)，執行比制定更為重要、更為緊迫、也更為費力。執行不到位，再健全、再完善的制度也將成為“寫(xiě)在紙上、掛在墻上、說(shuō)在嘴上、停在行動(dòng)上”的擺設。
辦公室緊密?chē)@執行力建設這一核心，開(kāi)展企業(yè)文化建設，有針對性地組織培訓活動(dòng)，同時(shí)嚴格落實(shí)崗位責任制，加強過(guò)程監督，有效保證了各項標準流程的貫徹執行。
(一)堅持“以人為本”營(yíng)造和諧的企業(yè)文化氛圍
管理是一個(gè)互動(dòng)的過(guò)程，涉及多方協(xié)調和統一，需要和諧的企業(yè)文化氛圍。辦公室領(lǐng)導班子深入貫徹落實(shí)科學(xué)發(fā)展觀(guān)，上下齊心，努力營(yíng)造團結協(xié)作、和諧奮進(jìn)、相互尊重、相互支持的核心價(jià)值理念。堅持以工作例會(huì )、個(gè)人談心、集體討論及業(yè)余活動(dòng)等形式，加強員工間的溝通與交流，加深彼此的理解與信任，營(yíng)造出和諧融洽的人際關(guān)系;堅持“以人為本”，尊重員工心理、生理等層面的合理要求，及時(shí)反映并盡努力解決員工在工作、生活中遇到的困難;關(guān)心個(gè)人成長(cháng)，幫助做好職業(yè)生涯設計和規劃，增強職工對集體的認同感與向心力。通過(guò)企業(yè)文化建設，充分調動(dòng)部門(mén)員工工作的積極性和主動(dòng)性，激發(fā)愛(ài)崗敬業(yè)、勇于創(chuàng )新、樂(lè )于奉獻的責任感和使命感，將辦公室打造成一個(gè)團結一致、和諧奮進(jìn)、勇于創(chuàng )新、成就共享、責任共擔的工作集體。
(二)以提升執行力為目標組織培訓
辦公室注重對員工的培訓教育。選派部門(mén)新員工參加新員工培訓，增強對集團公司、辦公室和工作崗位的了解，使他們在明晰管理流程的基礎上，按照規范流程辦事。
辦公室十分重視好的工作方法、工作經(jīng)驗的延續和繼承，鼓勵老員工通過(guò)工作例會(huì )、集體討論和個(gè)人談心等形式，深化與青年員工間的溝通交流，加強對年輕同志進(jìn)行“傳、幫、帶”，盡快提高年輕同志的素質(zhì)和能力。
辦公室還結合部門(mén)職能，開(kāi)展公文處理與公文寫(xiě)作、OA辦公系統培訓等。進(jìn)一步明晰工作范圍、流程和方法，在提升管理和辦事效率的同時(shí)，防止內外部員工之間產(chǎn)生不必要的摩擦和誤會(huì )，維護了和諧的工作氛圍，有效提升了員工對各項規章制度的認知、理解和執行能力。
(三)定崗定責，實(shí)行崗位責任標準化
“定崗”，就是根據辦公室職能和工作流程，科學(xué)設置工作崗位;“定責”，就是明確界定，確定工作流程的銜接節點(diǎn)，做到分工明確、配合協(xié)調。以精細化管理為目標的標準執行，必須建立在崗位責任標準化的基礎上。以票務(wù)管理為例，為了方便職工出行，解決職工簽購票難的問(wèn)題，集團公司成立了票務(wù)中心，涵蓋免票和簽售票功能，辦公室承擔管理監督指導職能。在辦公室的管理和推動(dòng)下，票務(wù)中心
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