職場(chǎng)人如何提高說(shuō)話(huà)技巧
學(xué)會(huì )說(shuō)話(huà)的技巧真的那么重要嗎?作為職場(chǎng)人應該會(huì )深有體會(huì )吧，很多時(shí)候我們因回答問(wèn)題含含糊糊而給上司留下了不良印象，因回答問(wèn)題不冷不熱而錯失了發(fā)展友好人際關(guān)系的機會(huì )。在面對問(wèn)題時(shí)，你會(huì )高明地應答嗎?下面應屆畢業(yè)生小編為大家介紹如何提高說(shuō)話(huà)技巧，歡迎閱讀!
只要你奔波于忙碌的職場(chǎng)，每天就會(huì )有一個(gè)共同的“工作”要做——那就是，回答問(wèn)題。
這些問(wèn)題來(lái)自上司、同事、下屬或客戶(hù)。有些人面對問(wèn)題，容易慌亂不堪。
“我喜歡寫(xiě)郵件解答問(wèn)題。這時(shí)候我條理清晰，有理有據，甚至幽默輕松。”
曉晴說(shuō)：“可每周的市場(chǎng)通告會(huì )，面對大家的提問(wèn)，尤其是上司的質(zhì)詢(xún)，我卻總是表現欠佳。往往發(fā)言完，我又會(huì )在心里，一遍遍重新組織語(yǔ)言，回答剛才的問(wèn)題。這時(shí)的我總能自圓其說(shuō)。如果再讓我回答一遍，肯定會(huì )說(shuō)的更好�？僧敃r(shí)就是講得含混不清……真沮喪!”
問(wèn)答是最基本的交流方式，也是職場(chǎng)中感情溝通的重要環(huán)節。一個(gè)失敗的回答不但會(huì )讓你魅力減分，甚至還會(huì )帶來(lái)工作損失。
回答問(wèn)題需要技巧嗎?“當然!”日本溝通學(xué)專(zhuān)家櫻井弘和內山辰美通過(guò)長(cháng)期的研究發(fā)現：“回答問(wèn)題的技巧不是與生俱來(lái)的能力。只有學(xué)習和掌握相關(guān)的技巧，才能讓你成為一個(gè)高明的應答者。”
一、確定提問(wèn)的內容
有些人總是迅速作答，似乎反應敏捷。但很多時(shí)候我們答非所問(wèn)，就是因為沒(méi)有弄清對方的真正意圖。
老板問(wèn)馬佳：“最近工作遇到什么問(wèn)題了嗎?”
馬佳立刻想到昨天把材料送錯了：“很抱歉，昨天的事是這樣的……”
老板一頭霧水：“我只是想了解一下項目的進(jìn)展，看看你會(huì )遇到什么困難……”
確定提問(wèn)的內容是回答的關(guān)鍵。這時(shí)候，反問(wèn)就是一種回答，表明你認真傾聽(tīng)的態(tài)度，“你的.意思是不是……”、“你希望了解的是不是……”這不但讓你有時(shí)間整理思路，而且也能讓對方感覺(jué)你是個(gè)嚴謹而沉著(zhù)的人。否則，一知半解就滔滔不絕，結果很可能是你說(shuō)了半天，卻完全不在點(diǎn)子上。如果老板是個(gè)耐心有限的人，你表現自己的機會(huì )可就不多了。
二、回答要簡(jiǎn)單明確
回答問(wèn)題，尤其是老板的質(zhì)詢(xún)，要特別注意簡(jiǎn)潔明確，揀最重要的說(shuō)。盡量不要使用“好像”、“大概”這樣的詞匯。要命的是，有的人幾乎把這樣的詞匯當作口頭禪了。
老板問(wèn)：“為什么樣品沒(méi)有準時(shí)出來(lái)?”
Candy答：“好像……應當是……前天已經(jīng)和廠(chǎng)家溝通過(guò)了，因為產(chǎn)品從來(lái)沒(méi)有在這么短的工期里趕制出來(lái)，所以……大概比我們預定的時(shí)間稍微遲了一點(diǎn)。”
如果老板默不作聲，不要以為他正豎著(zhù)耳朵聽(tīng)得認真，很可能，他已經(jīng)被這種含糊其詞激怒了。
要做到簡(jiǎn)單明了，有兩個(gè)技巧可以幫忙：一是多用短句;二是先說(shuō)結論再說(shuō)推測。“前天和廠(chǎng)家討論過(guò)。主要有兩點(diǎn)原因：一是樣品的工期;二是確認樣品的標準。工期只有兩周非常緊張，我們事先估計的趕制條件并不充足……”如果Candy這樣說(shuō)，是不是就好多了?
三、具體回答“三點(diǎn)法”
當我們被問(wèn)到一個(gè)問(wèn)題時(shí)，如果能給出具體答案，會(huì )讓對方感到你溝通的態(tài)度更加積極。
同事很認真地向康亮打聽(tīng)，“聽(tīng)說(shuō)你一直在上英語(yǔ)口語(yǔ)課，學(xué)了多少次?效果怎樣?”
康亮回答：“沒(méi)有多少次，效果一般吧。”
這種回答聽(tīng)起來(lái)沒(méi)什么，但會(huì )令對方感覺(jué)，康亮并不愿在這個(gè)問(wèn)題上更多交流下去。
如果康亮說(shuō)：“去過(guò)8次，每周1次，總共要上24周。我已經(jīng)可以主動(dòng)打電話(huà)和外教簡(jiǎn)單交流了……”回答效果就會(huì )大不一樣了。
不妨試試具體回答問(wèn)題的“三點(diǎn)法”，即：把主要想法歸納為三點(diǎn)。比如年終HR主管請你談?wù)剬习宓脑u價(jià)，你可以從“工作能力”、“領(lǐng)導風(fēng)格”、“人品特點(diǎn)”這三方面來(lái)回答。
“三點(diǎn)法”的好處就是內容不多不少，既能讓你迅速組織起重要內容，同時(shí)還能讓對方容易領(lǐng)會(huì )。“三點(diǎn)法”尤其適用于一些發(fā)散性且尚無(wú)定論的“籠統問(wèn)題”，比如“工作狀況”、“團隊印象”等，你會(huì )發(fā)現它會(huì )讓回答變得具體很多。
四、找到問(wèn)題隱藏的本意
亞藍應聘的時(shí)候，HR承諾試用期3個(gè)月，轉正后工資上調一級�？墒堑�4個(gè)月她拿到的工資卻跟原來(lái)一樣。
亞藍找到主管，又不好直接發(fā)問(wèn)：“我來(lái)公司4個(gè)月了，你對我的工作有什么意見(jiàn)嗎?”
主管爽快地回答：“你做得不錯，進(jìn)步也很快……”
可亞藍的表情還是很不自然。主管雖有所察覺(jué)，但此時(shí)電話(huà)響了，馬上又去處理別的事情。直到兩個(gè)月后她才了解到，原來(lái)是HR的報表出現失誤。
現實(shí)中有很多這樣的情況：由于不擅表達或出于某種顧慮，提問(wèn)者把自己真實(shí)的想法隱藏在問(wèn)題背后。這時(shí)就需要應答者具備高超的溝通技巧，敏銳地領(lǐng)會(huì )提問(wèn)者的本意。做到這一點(diǎn)并非完全不可能，你需要仔細地觀(guān)察提問(wèn)者。
研究表明，言語(yǔ)傳遞的信息只占全部信息的7%，而態(tài)度、表情、動(dòng)作等視覺(jué)信息，卻占到55%以上。所以，要充分利用交談中的非言語(yǔ)信息，因為它總能“更誠實(shí)”地讓你了解對方的意圖。
有時(shí)候，對方的提問(wèn)顯然是隨口一問(wèn)，也似乎并不關(guān)心你答案。比如同事A打完茶水經(jīng)過(guò)你的座位，“看什么書(shū)呢?”一邊問(wèn)，并沒(méi)有放慢腳步。
這樣的問(wèn)題能有什么回答的價(jià)值呢?當然有。如果你和有的人關(guān)系平淡，交流似乎總是停留在客套的問(wèn)候上，你總是感覺(jué)，即使提問(wèn)，對方也并不關(guān)心答案。那么，試試采取一次積極的回答，很可能會(huì )推動(dòng)你們的關(guān)系。“這本書(shū)是上周的打榜暢銷(xiāo)書(shū)，你想看嗎?”通常來(lái)說(shuō)，積極的應答總會(huì )使交流進(jìn)行下去，順暢地拉近彼此的距離。
另外，如果對方先是表明自己的看法，繼而才詢(xún)問(wèn)你的態(tài)度“想問(wèn)你……”、“想跟你商量……”其實(shí)對方的問(wèn)話(huà)中，往往隱含著(zhù)“我的想法不錯吧”這樣的含義，期待得到你的肯定。這時(shí)候，你不妨先積極地回應一句“你的想法有道理”，然后再說(shuō)出你的看法，相信你們的交談會(huì )更加暢快。
平時(shí)的訓練幫到你
總是期待出色的臨場(chǎng)發(fā)揮絕對是錯誤的。做好平日的準備，即使口才最平庸的你，也能成為出色的應答者。
隨時(shí)隨地“即興開(kāi)題”
地鐵里、汽車(chē)上、電梯里……到處都有廣告、招貼，包括經(jīng)濟、、文化、藝術(shù)等各方面內容。每項內容都可以作為臨時(shí)問(wèn)題。向自己“即興開(kāi)題”，然后迅速作答，時(shí)間控制在3分鐘之內。這樣，你就可以隨時(shí)隨地磨煉應答技巧。
充實(shí)你的知識箱
除了看書(shū)學(xué)習，還要在一些日常細節上養成好習慣。比如，不要隨意用“不知道”、“沒(méi)興趣”結束談話(huà)�？梢赃@樣說(shuō)，“你說(shuō)的游戲我不懂，不過(guò)很想試一次。”這樣可以收集新信息，結交新友。另外，當腦海中出現疑問(wèn)時(shí)，不要輕易讓它溜走，要積極尋找答案。日積月累，你的應變能力絕對會(huì )讓所有人都大吃一驚。
六、如何應對特殊問(wèn)題
被問(wèn)到不明白的問(wèn)題
故作高明、口若懸河其實(shí)是愚蠢的。坦然告知對方“很抱歉，這個(gè)問(wèn)題我現在還不知道”。如有必要，簡(jiǎn)單解釋一下理由，并強調“如果需要，我回去調查之后再回答。”
被問(wèn)到不想回答的問(wèn)題
“聽(tīng)說(shuō)你前一段住院了，什么病呀?”
對方是出于關(guān)心，而你卻覺(jué)得這很隱私，面帶氣惱地說(shuō)“別哪壺不開(kāi)提哪壺”，對方定會(huì )十分尷尬。最好的做法是打擦邊球。
你可以笑著(zhù)說(shuō)：“我這輛跑車(chē)很久沒(méi)有年檢了，該保養了，哈哈……”
類(lèi)似的問(wèn)題還有“你現在每月掙多少?”這樣的好奇者隨處可見(jiàn)。
你可以說(shuō)“沒(méi)多少，不過(guò)這里團隊氣氛不錯。”
還有，應付那些信譽(yù)不好的借錢(qián)者，你完全可以坦率地回答：“抱歉，我手頭也很緊，實(shí)在無(wú)法借給你……”對于這些尷尬問(wèn)題，不妨事先準備幾套應對的方案，這樣就不至于臨時(shí)慌張無(wú)措了。
被問(wèn)到有攻擊性的問(wèn)題
你的感覺(jué)一定不爽，尤其在眾人面前。這時(shí)候發(fā)怒、反唇相譏或者憤然離開(kāi)，都是下策，在談判桌上就更是如此。巧妙應答的要領(lǐng)是：深呼吸，冷靜應對。先努力排除情緒的干擾，弄清楚對方的意圖，然后再客觀(guān)地回答相關(guān)信息。
珊妮接到電話(huà)投訴：“護膚新品為什么毫無(wú)效果?”
珊妮答：“你確定是我們公司的產(chǎn)品嗎?請問(wèn)你是什么時(shí)間，在哪里買(mǎi)到的?”
來(lái)電者在回憶，珊妮沒(méi)有追問(wèn)，而是介紹：“我們的新品本月才投放市場(chǎng)，而且經(jīng)過(guò)標準臨床試驗，有效率達到95%，在同類(lèi)藥品中已經(jīng)是最高的了......當然，如果情況屬實(shí)，我們繼續討論......“
被問(wèn)到最擅長(cháng)的問(wèn)題
難道這不正是求之不得么?
不。不客氣地說(shuō)，正是這樣的想法才最容易導致溝通失敗。最擅長(cháng)回答的問(wèn)題通常有兩種：被問(wèn)過(guò)多遍的問(wèn)題;屬于你本專(zhuān)業(yè)的問(wèn)題�；卮鹎耙环N問(wèn)題最需要注意的是態(tài)度。雖然答案你已經(jīng)倒背如流，但對方卻可能一無(wú)所知，于是你要耐心呼應對方的詢(xún)問(wèn)。對第二種情況，你要考慮的是對方能聽(tīng)懂多少，最關(guān)心的問(wèn)題是什么。如果你滔滔不絕，對方卻可能如聞天書(shū)，且興趣索然。
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