如何提高工作效率
1.確定方向 不走冤枉路
俗話(huà)說(shuō):"馬壯車(chē)好不如方向對",這句話(huà)的典故來(lái)自春秋戰國時(shí)期,有位夫子備了很多物品,欲前往南方楚國,便向路人問(wèn)路,路人答:"此路非往楚國。"夫子說(shuō):"我的馬很壯,沒(méi)關(guān)系。"路人又再強調這不是去楚國的方向,夫子依然固執的說(shuō):"我的車(chē)很堅固。"路人只好嘆息的說(shuō):"這不是往楚國的方向啊!"方向錯誤,再怎么努力都枉然。
仔細想想做這項工作的重點(diǎn)是什么,希望藉此得到什么結果,這樣做之后是不是真的能得到想要的結果,與你的主管及上下游流程的同事一同討論,再決定整個(gè)方向及流程。
小箴言:光是忙碌是不夠的。問(wèn)題在于:我們到底在忙些什么?----美國自然主義作家亨利·大衛·梭羅(Henry David Thoreau)
2.做行事歷及項目執行計劃
事先做好計劃表可以幫助你理清想做完的事,你可以利用以下的工具:
·計算機軟件,例如Outlook內有計劃表、行程表和日歷。
·日歷或是商務(wù)日志。
·自行設計的簡(jiǎn)單表格。
以一天的計劃表來(lái)說(shuō),首先列出你必須做的事,這些是你今天的首要工作;然后再列出應該做的事,以及可以做但并不急于一時(shí)的事。然后評估各項工作所需的時(shí)間,再決定如何把時(shí)間分配到這些工作上。記住,應該把最重要的事情放在一天中狀況最好的時(shí)間內去做。一天的時(shí)間規劃完成后,可以延伸成一周的計劃,決定一周內最重要及必須做的事。每天要確認行程是否照計劃進(jìn)行。
小箴言:知道計劃何時(shí)開(kāi)始,就開(kāi)始列進(jìn)度,但不要讓做計劃的時(shí)間取代了執行的時(shí)間。----波士頓顧問(wèn)公司副總裁史塔克(George Stalk)
3.運用系統思考,工作分門(mén)別類(lèi)進(jìn)行
養成把握重點(diǎn),循序漸進(jìn),集中力量的`習慣,決定次序,從最重要的事情著(zhù)手。我們必須先決定哪一個(gè)工作比較重要,必須優(yōu)先去做;那些比較不重要,可以緩辦。不考慮優(yōu)先次序所產(chǎn)生的另一結果,常是一無(wú)所成,而且被拖延或耽擱的事情,等之后再提出時(shí),往往已失去時(shí)效性。
·依工作的重要性決定完成工作的優(yōu)先級。
·依工作的重要性決定投入工作的時(shí)間。
·同性質(zhì)、同種類(lèi)、類(lèi)似性高的工作一次解決。
·不斷地思考是否有更有效率的工作方法。
·避免用過(guò)大的手段達成較小的目的以造成浪費,如殺雞焉用牛刀。
小箴言:不要浪費時(shí)間做"垃圾"工作,去做那些會(huì )增加你生產(chǎn)力的工作。----心理學(xué)與行為專(zhuān)家羅貝塔·羅史(Roberta Roesch)
4.事前準備需周到
在工作過(guò)程中再花時(shí)間去尋找所需的資料或工具,只會(huì )事倍功半,徒增出錯的機會(huì )。事前即將一切所需都準備好,即取即用。
·隨時(shí)準備好"最新"的信息:"資料"的隨時(shí)更新與增刪,可以讓我們永遠掌握到最新的訊息,并隨時(shí)將它做好整編、歸類(lèi)等的工作,以供我們隨時(shí)掌握最新的狀況,并可迅速做出正確的思考判斷。
·要有"工具庫"的觀(guān)念:隨時(shí)將自己的知識、經(jīng)驗、技能等,做好轉換成工具的觀(guān)念,以便隨時(shí)可以拿出來(lái)運用,或重新組合,以便縮短時(shí)間、提高效率,增加更多的成功機率。
·尋找自己的"良師":在公司內外尋求一群具備不同專(zhuān)業(yè)技能與職位的良師,藉由良師的經(jīng)驗、智能與人脈關(guān)系,可以提供各類(lèi)的協(xié)助。
小箴言:當你在做小事情的時(shí)候,你必須想"大事情",以便讓所有的小事情都能朝正確的方向前進(jìn)。----趨勢專(zhuān)家艾文·托佛勒(Alvin Toffler)
5.不斷學(xué)習新的知識與技能
在十倍速生涯里,工作變換得快,工作速度本身也快,加上外在環(huán)境及產(chǎn)業(yè)新知識加速產(chǎn)生,若不加緊學(xué)習腳步,就可能像老牛拖著(zhù)重車(chē),或是一個(gè)折舊嚴重的汽車(chē)卻開(kāi)在高速公路上一樣,不僅充滿(mǎn)了無(wú)力感,更會(huì )遭受時(shí)代無(wú)情的淘汰。"苦干"是成功的充分或基本條件,但它并不能保證成功,今天我們還要聰明工作,只有不斷學(xué)習才能提升工作效率及創(chuàng )新。
不斷學(xué)習對工作能力的增進(jìn)很重要,綜觀(guān)古今中外成功人士,或是觀(guān)察卓越企業(yè)的主管,主動(dòng)發(fā)問(wèn)、參加課程,甚至只是默默觀(guān)察別人怎么做,都能從中學(xué)習到新知與技術(shù),再消化出更有效的做事方法與解決問(wèn)題之道。
小箴言:今天要追求成功,和是否擁有能夠開(kāi)花結果的知識、知識多少與能夠開(kāi)花結果成正比。----企管顧問(wèn)與作家畢德士(Tom Peters)
6.創(chuàng )意使你輕松做事
有創(chuàng )造力,才不會(huì )為了一些問(wèn)題苦思對策,在無(wú)例可循的情況下,急得像熱鍋上的螞蟻,坐立難安。時(shí)時(shí)評估創(chuàng )意帶來(lái)的好成果,在過(guò)程中你會(huì )領(lǐng)悟到,利用創(chuàng )意來(lái)解決問(wèn)題是一種快樂(lè )而有趣的事,培養創(chuàng )意絕對是企業(yè)人必備的技巧之一。
培養創(chuàng )造力的方法有以下幾種:
·開(kāi)放心胸,經(jīng)常注意周遭的環(huán)境,就像科學(xué)家一樣善于觀(guān)察四周的一舉一動(dòng),就可發(fā)現很多新方法能解決老問(wèn)題。
·檢視所有可能的方案,千萬(wàn)別因"不可能"、"幼稚"、"沒(méi)人成功過(guò)"或是"從沒(méi)聽(tīng)說(shuō)過(guò)"而輕易放棄。
·善用自己的第六感,保有敏銳的感覺(jué),放松身心,運用你的靈感,突破思維的限制。
·抽離各個(gè)解決問(wèn)題方案的精華,予以分類(lèi)整理,再重新組合,看看彼此的關(guān)系如何,能否衍生出新的觀(guān)點(diǎn)。
小箴言:現在的公司需要很多好點(diǎn)子才能應付各種改變,但往往斤斤計較員工是否準時(shí)上班。----管理專(zhuān)家馬克·艾普勒(Mark Eppler)
7.適當的e化工具輔助
高科技能幫助你節省時(shí)間,不過(guò)先決條件是要選適合自己的,考量你希望它為你做什么?它對你有用嗎?購買(mǎi)軟件前你需先做研究,確定它的功能符合你的需求,要讓e化工具確實(shí)幫你提升效率,請遵循以下步驟:
·請教同時(shí)熟悉科技產(chǎn)品與你的工作內容的高手,了解你正考慮采用的工具有哪些利弊,是否能節省時(shí)間、提升生產(chǎn)力,增加你的工作優(yōu)勢。
·列一張采購評量表,跟賣(mài)場(chǎng)的銷(xiāo)售人員再討論一次。
·花點(diǎn)時(shí)間練習該工具的基本技巧,這時(shí)候所花的時(shí)間,將來(lái)都會(huì )加倍帶來(lái)利益。
一般會(huì )使用的e化工具,包括計算機及各式管理軟件、備份系統、電子郵件、網(wǎng)際網(wǎng)絡(luò )(包含線(xiàn)上服務(wù)、全球信息網(wǎng)、新聞布告欄等)、個(gè)人數字助理(PDA)、行動(dòng)電話(huà)、掃描儀等,即使平常使用的電話(huà)、傳真機、錄音機等,其實(shí)都有一些功能可以提升效率。
小箴言:如果你不了解科技,就永遠不可能讓科技成為你的幫手。----新格無(wú)線(xiàn)通訊(Cingular Wireless)執行長(cháng)史帝芬·卡特(Stephen Carter)
要讓工作有效率,分工合作甚至找專(zhuān)家幫忙都是方法之一,授權是節省時(shí)間的終極武器,也是增加效率的法寶。投資一點(diǎn)時(shí)間常常和你的員工溝通,會(huì )產(chǎn)生很大的效益,尤其要讓他們搞清楚狀況,否則他們就不可能分擔工作負荷。
以下基本原則幫助你更有效地授權:
1.決定什么事要授權出去。授權和交托正常工作任務(wù)是不同的。授權是交付某人完成你的工作職責,但是你保有控制權,并負有責任。
2.說(shuō)明清楚你要的結果。一般來(lái)說(shuō),被授權者都會(huì )用自己的方式去完成任務(wù),如果你希望運用特定的方法來(lái)完成,一開(kāi)始就要讓對方知道。
3.清楚界定責任。確定對方了解他所應負的責任,如果他不了解任務(wù)及目標,或是不符合你的期望,要重新仔細檢討整件事。
小箴言:高績(jì)效者會(huì )集中心力于解決問(wèn)題,而不會(huì )集中心力于責怪問(wèn)題的發(fā)生。----Performance Sciences Corp.總裁查爾斯·佳飛爾(Charles Garfield)
9.做好情緒管理
每份工作都有壓力,我們的壓力就在于自己的情緒管理上。情緒管理就像大禹治水一樣,最好能夠疏導,如果一股腦將不滿(mǎn)情緒發(fā)泄在工作或同事身上,只會(huì )讓工作受阻,代價(jià)更大。
丹尼爾·高曼(Daniel Goleman)提出提升情緒智商的五個(gè)步驟:
1.我想成為什么樣的人?想象一下幾年后自己想成為怎樣的人?思考一下自己典型的一天是什么樣子?
2.我到底是誰(shuí)?看清自己的弱點(diǎn)很重要,但也要了解自己的長(cháng)處。
3.我要如何改變?擬定計劃朝目標去改變,按部就班,從自我覺(jué)醒開(kāi)始練習。
4.改變要如何持續?改變要靠實(shí)踐,要一遍又一遍地提醒自己要打破過(guò)去的思考和行為模式。
5.找誰(shuí)幫忙?要增進(jìn)情緒管理的能力,一定要有人幫忙,創(chuàng )造支持我們改變的環(huán)境。
小箴言:在他人所輕蔑的事獲得成功,是了不起的事。因為,這必須克服他人和自己。----《笑傲職場(chǎng)》一書(shū)作者波德斯塔(Connie Podesta)
10.適度休息消除壓力
很多人都有一種錯誤的觀(guān)念,以為多做一點(diǎn)事情,多花一點(diǎn)時(shí)間,就會(huì )有多一點(diǎn)代價(jià)?墒,人在筋疲力盡的狀態(tài)下,反而容易犯錯,也許隔天醒來(lái),又要從頭來(lái)過(guò);這個(gè)時(shí)候,選擇休息一天,或許工作效率會(huì )更高。而且,計劃未必能完全按照期望進(jìn)行,此時(shí),在時(shí)間表上留白,就有其必要性。
小箴言:讓每一分鐘上緊發(fā)條,然后適時(shí)放松,讓工作游刃有余,事業(yè)耀眼也能兼顧生活。----大學(xué)研究公司執行副總裁里根(Lewis D. Eigen)
【如何提高工作效率】相關(guān)文章:
房產(chǎn)經(jīng)紀人如何提高工作效率08-25
CAD初學(xué)者,如何提高工作效率12-01
如何通過(guò)時(shí)間管理來(lái)提高工作效率09-21
怎么提高工作效率10-27
提高工作效率的方法06-30
OA辦公系統提高工作效率08-07
提高工作效率的20條箴言09-03
25分鐘幫助你提高工作效率10-21
提高工作效率的時(shí)間管理方法09-30