如何提高工作效率
1.確定方向 不走冤枉路
俗話(huà)說(shuō)："馬壯車(chē)好不如方向對"，這句話(huà)的典故來(lái)自春秋戰國時(shí)期，有位夫子備了很多物品，欲前往南方楚國，便向路人問(wèn)路，路人答："此路非往楚國。"夫子說(shuō)："我的馬很壯，沒(méi)關(guān)系。"路人又再強調這不是去楚國的方向，夫子依然固執的說(shuō)："我的車(chē)很堅固。"路人只好嘆息的說(shuō)："這不是往楚國的方向啊!"方向錯誤，再怎么努力都枉然。
仔細想想做這項工作的重點(diǎn)是什么，希望藉此得到什么結果，這樣做之后是不是真的能得到想要的結果，與你的主管及上下游流程的同事一同討論，再決定整個(gè)方向及流程。
小箴言：光是忙碌是不夠的。問(wèn)題在于：我們到底在忙些什么?----美國自然主義作家亨利·大衛·梭羅(Henry David Thoreau)
2.做行事歷及項目執行計劃
事先做好計劃表可以幫助你理清想做完的事，你可以利用以下的工具：
·計算機軟件，例如Outlook內有計劃表、行程表和日歷。
·日歷或是商務(wù)日志。
·自行設計的簡(jiǎn)單表格。
以一天的計劃表來(lái)說(shuō)，首先列出你必須做的事，這些是你今天的首要工作;然后再列出應該做的事，以及可以做但并不急于一時(shí)的事。然后評估各項工作所需的時(shí)間，再決定如何把時(shí)間分配到這些工作上。記住，應該把最重要的事情放在一天中狀況最好的時(shí)間內去做。一天的時(shí)間規劃完成后，可以延伸成一周的計劃，決定一周內最重要及必須做的事。每天要確認行程是否照計劃進(jìn)行。
小箴言：知道計劃何時(shí)開(kāi)始，就開(kāi)始列進(jìn)度，但不要讓做計劃的時(shí)間取代了執行的時(shí)間。----波士頓顧問(wèn)公司副總裁史塔克(George Stalk)
3.運用系統思考，工作分門(mén)別類(lèi)進(jìn)行
養成把握重點(diǎn)，循序漸進(jìn)，集中力量的`習慣，決定次序，從最重要的事情著(zhù)手。我們必須先決定哪一個(gè)工作比較重要，必須優(yōu)先去做;那些比較不重要，可以緩辦。不考慮優(yōu)先次序所產(chǎn)生的另一結果，常是一無(wú)所成，而且被拖延或耽擱的事情，等之后再提出時(shí)，往往已失去時(shí)效性。
·依工作的重要性決定完成工作的優(yōu)先級。
·依工作的重要性決定投入工作的時(shí)間。
·同性質(zhì)、同種類(lèi)、類(lèi)似性高的工作一次解決。
·不斷地思考是否有更有效率的工作方法。
·避免用過(guò)大的手段達成較小的目的以造成浪費，如殺雞焉用牛刀。
小箴言：不要浪費時(shí)間做"垃圾"工作，去做那些會(huì )增加你生產(chǎn)力的工作。----心理學(xué)與行為專(zhuān)家羅貝塔·羅史(Roberta Roesch)
4.事前準備需周到
在工作過(guò)程中再花時(shí)間去尋找所需的資料或工具，只會(huì )事倍功半，徒增出錯的機會(huì )。事前即將一切所需都準備好，即取即用。
·隨時(shí)準備好"最新"的信息："資料"的隨時(shí)更新與增刪，可以讓我們永遠掌握到最新的訊息，并隨時(shí)將它做好整編、歸類(lèi)等的工作，以供我們隨時(shí)掌握最新的狀況，并可迅速做出正確的思考判斷。
·要有"工具庫"的觀(guān)念：隨時(shí)將自己的知識、經(jīng)驗、技能等，做好轉換成工具的觀(guān)念，以便隨時(shí)可以拿出來(lái)運用，或重新組合，以便縮短時(shí)間、提高效率，增加更多的成功機率。
·尋找自己的"良師"：在公司內外尋求一群具備不同專(zhuān)業(yè)技能與職位的良師，藉由良師的經(jīng)驗、智能與人脈關(guān)系，可以提供各類(lèi)的協(xié)助。
小箴言：當你在做小事情的時(shí)候，你必須想"大事情"，以便讓所有的小事情都能朝正確的方向前進(jìn)。----趨勢專(zhuān)家艾文·托佛勒(Alvin Toffler)
5.不斷學(xué)習新的知識與技能
在十倍速生涯里，工作變換得快，工作速度本身也快，加上外在環(huán)境及產(chǎn)業(yè)新知識加速產(chǎn)生，若不加緊學(xué)習腳步，就可能像老牛拖著(zhù)重車(chē)，或是一個(gè)折舊嚴重的汽車(chē)卻開(kāi)在高速公路上一樣，不僅充滿(mǎn)了無(wú)力感，更會(huì )遭受時(shí)代無(wú)情的淘汰。"苦干"是成功的充分或基本條件，但它并不能保證成功，今天我們還要聰明工作，只有不斷學(xué)習才能提升工作效率及創(chuàng )新。
不斷學(xué)習對工作能力的增進(jìn)很重要，綜觀(guān)古今中外成功人士，或是觀(guān)察卓越企業(yè)的主管，主動(dòng)發(fā)問(wèn)、參加課程，甚至只是默默觀(guān)察別人怎么做，都能從中學(xué)習到新知與技術(shù)，再消化出更有效的做事方法與解決問(wèn)題之道。
小箴言：今天要追求成功，和是否擁有能夠開(kāi)花結果的知識、知識多少與能夠開(kāi)花結果成正比。----企管顧問(wèn)與作家畢德士(Tom Peters)
6.創(chuàng )意使你輕松做事
有創(chuàng )造力，才不會(huì )為了一些問(wèn)題苦思對策，在無(wú)例可循的情況下，急得像熱鍋上的螞蟻，坐立難安。時(shí)時(shí)評估創(chuàng )意帶來(lái)的好成果，在過(guò)程中你會(huì )領(lǐng)悟到，利用創(chuàng )意來(lái)解決問(wèn)題是一種快樂(lè )而有趣的事，培養創(chuàng )意絕對是企業(yè)人必備的技巧之一。
培養創(chuàng )造力的方法有以下幾種：
·開(kāi)放心胸，經(jīng)常注意周遭的環(huán)境，就像科學(xué)家一樣善于觀(guān)察四周的一舉一動(dòng)，就可發(fā)現很多新方法能解決老問(wèn)題。
·檢視所有可能的方案，千萬(wàn)別因"不可能"、"幼稚"、"沒(méi)人成功過(guò)"或是"從沒(méi)聽(tīng)說(shuō)過(guò)"而輕易放棄。
·善用自己的第六感，保有敏銳的感覺(jué)，放松身心，運用你的靈感，突破思維的限制。
·抽離各個(gè)解決問(wèn)題方案的精華，予以分類(lèi)整理，再重新組合，看看彼此的關(guān)系如何，能否衍生出新的觀(guān)點(diǎn)。
小箴言：現在的公司需要很多好點(diǎn)子才能應付各種改變，但往往斤斤計較員工是否準時(shí)上班。----管理專(zhuān)家馬克·艾普勒(Mark Eppler)
7.適當的e化工具輔助
高科技能幫助你節省時(shí)間，不過(guò)先決條件是要選適合自己的，考量你希望它為你做什么?它對你有用嗎?購買(mǎi)軟件前你需先做研究，確定它的功能符合你的需求，要讓e化工具確實(shí)幫你提升效率，請遵循以下步驟：
·請教同時(shí)熟悉科技產(chǎn)品與你的工作內容的高手，了解你正考慮采用的工具有哪些利弊，是否能節省時(shí)間、提升生產(chǎn)力，增加你的工作優(yōu)勢。
·列一張采購評量表，跟賣(mài)場(chǎng)的銷(xiāo)售人員再討論一次。
·花點(diǎn)時(shí)間練習該工具的基本技巧，這時(shí)候所花的時(shí)間，將來(lái)都會(huì )加倍帶來(lái)利益。
一般會(huì )使用的e化工具，包括計算機及各式管理軟件、備份系統、電子郵件、網(wǎng)際網(wǎng)絡(luò )(包含線(xiàn)上服務(wù)、全球信息網(wǎng)、新聞布告欄等)、個(gè)人數字助理(PDA)、行動(dòng)電話(huà)、掃描儀等，即使平常使用的電話(huà)、傳真機、錄音機等，其實(shí)都有一些功能可以提升效率。
小箴言：如果你不了解科技，就永遠不可能讓科技成為你的幫手。----新格無(wú)線(xiàn)通訊(Cingular Wireless)執行長(cháng)史帝芬·卡特(Stephen Carter)
要讓工作有效率，分工合作甚至找專(zhuān)家幫忙都是方法之一，授權是節省時(shí)間的終極武器，也是增加效率的法寶。投資一點(diǎn)時(shí)間常常和你的員工溝通，會(huì )產(chǎn)生很大的效益，尤其要讓他們搞清楚狀況，否則他們就不可能分擔工作負荷。
以下基本原則幫助你更有效地授權：
1.決定什么事要授權出去。授權和交托正常工作任務(wù)是不同的。授權是交付某人完成你的工作職責，但是你保有控制權，并負有責任。
2.說(shuō)明清楚你要的結果。一般來(lái)說(shuō)，被授權者都會(huì )用自己的方式去完成任務(wù)，如果你希望運用特定的方法來(lái)完成，一開(kāi)始就要讓對方知道。
3.清楚界定責任。確定對方了解他所應負的責任，如果他不了解任務(wù)及目標，或是不符合你的期望，要重新仔細檢討整件事。
小箴言：高績(jì)效者會(huì )集中心力于解決問(wèn)題，而不會(huì )集中心力于責怪問(wèn)題的發(fā)生。----Performance Sciences Corp.總裁查爾斯·佳飛爾(Charles Garfield)
9.做好情緒管理
每份工作都有壓力，我們的壓力就在于自己的情緒管理上。情緒管理就像大禹治水一樣，最好能夠疏導，如果一股腦將不滿(mǎn)情緒發(fā)泄在工作或同事身上，只會(huì )讓工作受阻，代價(jià)更大。
丹尼爾·高曼(Daniel Goleman)提出提升情緒智商的五個(gè)步驟：
1.我想成為什么樣的人?想象一下幾年后自己想成為怎樣的人?思考一下自己典型的一天是什么樣子?
2.我到底是誰(shuí)?看清自己的弱點(diǎn)很重要，但也要了解自己的長(cháng)處。
3.我要如何改變?擬定計劃朝目標去改變，按部就班，從自我覺(jué)醒開(kāi)始練習。
4.改變要如何持續?改變要靠實(shí)踐，要一遍又一遍地提醒自己要打破過(guò)去的思考和行為模式。
5.找誰(shuí)幫忙?要增進(jìn)情緒管理的能力，一定要有人幫忙，創(chuàng )造支持我們改變的環(huán)境。
小箴言：在他人所輕蔑的事獲得成功，是了不起的事。因為，這必須克服他人和自己。----《笑傲職場(chǎng)》一書(shū)作者波德斯塔(Connie Podesta)
10.適度休息消除壓力
很多人都有一種錯誤的觀(guān)念，以為多做一點(diǎn)事情，多花一點(diǎn)時(shí)間，就會(huì )有多一點(diǎn)代價(jià)�？墒�，人在筋疲力盡的狀態(tài)下，反而容易犯錯，也許隔天醒來(lái)，又要從頭來(lái)過(guò);這個(gè)時(shí)候，選擇休息一天，或許工作效率會(huì )更高。而且，計劃未必能完全按照期望進(jìn)行，此時(shí)，在時(shí)間表上留白，就有其必要性。
小箴言：讓每一分鐘上緊發(fā)條，然后適時(shí)放松，讓工作游刃有余，事業(yè)耀眼也能兼顧生活。----大學(xué)研究公司執行副總裁里根(Lewis D. Eigen)
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