辦公室文件管理制度范本

　　辦公室文件管理制度（一）

　　（一）總則

　　一、本管理制度旨在確保學(xué)校文件收發(fā)的完整、及時(shí)、準確，促進(jìn)學(xué)院內部及學(xué)院和上級部門(mén)的信息溝通，提高各部門(mén)組織管理工作的效率。

　　二、本制度涉及的文件是指以學(xué)院名義發(fā)布的各類(lèi)公文包括請示、報告、決定、通知、意見(jiàn)及規定等等，上級主管部門(mén)下達的各類(lèi)公文，以及各部門(mén)上報的各類(lèi)文件資料。

　　三、文件收發(fā)要做到仔細、認真、及時(shí)、完整。

　　（二）收文制度：

　　1、接收文件應在文件登記表上的作好登記，填寫(xiě)應仔細、如實(shí)、及時(shí)，并由辦公室人員簽字確認。登記表須保持清潔、保存完整以備歸檔之用。

　　2、聯(lián)絡(luò )員在校團委領(lǐng)取的文件應根據校團委的指示及文件內容的緩急，及時(shí)將文件送達學(xué)院領(lǐng)導或有關(guān)部門(mén)輪閱，并做好文件傳閱記錄以備查。

　　3、傳閱文件應保持文件完整無(wú)缺，并在相應的時(shí)間內歸還辦公室。

　　4、分團委各部門(mén)每月月初和月末應按時(shí)上交當月的工作計劃及總結。如要舉辦活動(dòng)，應上交相應的計劃和總結，未在規定時(shí)間內上交將按考核制度上的有關(guān)規定扣分。

　　5、各部門(mén)上交的計劃和總結包含打印稿和電子稿，打印稿應存放在各部門(mén)文件夾中，電子稿應存放在辦公室電腦各部門(mén)的文件夾下。

　　6、上交上來(lái)的打印搞應及時(shí)、認真、如實(shí)的做好各項登記，查看是否有圖片并做好備注，上交電子稿時(shí)辦公室接收人應確保其能打開(kāi)并含有相關(guān)內容，做好相應的登記。

　　7、分團委所屬各部門(mén)可根據需要在辦公室查閱文件，但不得善自改動(dòng)文件內容，查閱時(shí)應經(jīng)過(guò)辦公室有關(guān)人員的批準。

　　（三）、發(fā)文制度：

　　1、學(xué)院各類(lèi)文件指在學(xué)校內部統一意見(jiàn)、發(fā)布通知、決定和溝通信息；向上級部門(mén)請示、報告重要事項等。

　　2、欲發(fā)放文件應先起草文件草稿，起草完畢后交有關(guān)人員審定，審定合格后方可發(fā)放。

　　3、根據文件內容填制統一格式的文件簽發(fā)單，并將文件按學(xué)院統一規定編號在發(fā)文登記表上分門(mén)別類(lèi)地做好文件的具體信息的登記，學(xué)院任何發(fā)送文件都得做好登記，該登記表作為歸檔資料應妥善保存，不得遺失。

　　4、文件發(fā)送之前應加蓋學(xué)院相應的公章。

　　5、對每一號文件辦公室都須將文件原稿及文件發(fā)放記錄按照文件編號順序完整保存并存放在辦公室文件夾下。

　　注：本管理制度由土建學(xué)院分團委辦公室制定，并經(jīng)過(guò)相關(guān)領(lǐng)導審閱通過(guò)。如有改動(dòng)，以分團委辦公室最新制度為準。

　　土木工程與建筑學(xué)院分團委辦公室

　　辦公室文件管理制度（二）

　　一、目的

　　為規范文件資料的管理，防止文件治療的丟失，提高日常辦公效率，特制定本規定。

　　二、適用范圍

　　本企業(yè)個(gè)部門(mén)文件柜、資料柜、墻柜等。

　　三、細則

　　1、各部門(mén)辦公室必須按規定的流程申請、購買(mǎi)文件柜。

　　2、各部門(mén)辦公室必須充分利用文件柜的空間，現場(chǎng)不的擺放多余的和利用率低的文件柜，否則將強制收回。

　　3、文件柜必須定置擺放，文件柜內的物品也必須分類(lèi)并定置擺放。

　　4、做好文件柜的標識，具體做到以下兩點(diǎn)。

　�。�1）文件柜表面貼上標簽，且一律貼在門(mén)的右上角。

　�。�2）文件柜內貼有“物品清單”，()且一律貼在右門(mén)的左上角。

　　5、文件柜物品必須按“物品清單”擺放整齊。

　　6、文件柜內資料必須編號，分類(lèi)擺放。

　　7、文件必須裝在文件夾內，文件夾必須有文件目錄及編號。

　　8、文件柜表面及柜內保持干凈，無(wú)油污、無(wú)贓物、無(wú)垃圾等。

　　9、文件柜損壞或鑰匙丟失，按規定的程序申報維修，不得擅自撬文件柜。故意損壞者，照價(jià)賠償。

　　10、各部門(mén)辦公室必須建立文件柜管理臺賬。

　　11、各部門(mén)辦公室必須于每月月底自查文件柜，將自查結果報有關(guān)部門(mén)。

　　12、本規定由7S活動(dòng)推行委員會(huì )辦公室起草。

　　13、本規定接受權屬于“7S檢查小組”

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