文書(shū)管理制度范本

　　第一章 總則

　　第一條 為確保文書(shū)事務(wù)正常順利進(jìn)行，促進(jìn)與提高組織管理工作的效率，特制定本制度。

　　第二條 所謂“文書(shū)”是指日常工作上往來(lái)的公文、報告、會(huì )議決議、規定、合同書(shū)、專(zhuān)利許可證書(shū)、電報、財務(wù)預算、財務(wù)決算等一切的公文和用書(shū)。

　　第三條 文書(shū)的收發(fā)、領(lǐng)取與寄送，原則上由院長(cháng)辦公室負責。其他部門(mén)的文書(shū)管理，也應參照本制度。

　　第二章 文件的收發(fā)和催辦

　　第四條 對文件、信凼的處理，必須做到及時(shí)、準確、安全、保密。凡屬上級機關(guān)、兄弟單位發(fā)來(lái)的文件及學(xué)院的文件或信凼，均由學(xué)院機要員統一簽收、登記、傳遞、催辦或承辦。

　　第五條 文件登記后，機要秘書(shū)應即編號登記并在文件首頁(yè)加蓋收文印件，粘貼“文件批閱單”，由院辦主任根據文件內容和性質(zhì)簽送院領(lǐng)導批閱。為避免文件、電報積壓，延誤工作，一般應在當天批閱完，緊急文件要速閱速辦。

　　第六條 學(xué)院外出開(kāi)會(huì )人員帶回的文件及資料統一由機要秘書(shū)登記，按文件的要求進(jìn)行傳閱不得個(gè)人保存。

　　第七條 為加速文件流傳，提高工作效率，機要員一般應在當天或第二天將文件送至院領(lǐng)導和承辦部門(mén)，承辦部門(mén)接到文函件、電報后應立即指定專(zhuān)人辦理。如關(guān)系到二個(gè)以上業(yè)務(wù)部門(mén)，按批示次序依次傳遞，最遲不超過(guò)二天（特殊情況除外）。如經(jīng)辦需備查的，主辦部門(mén)經(jīng)辦人員要征得院長(cháng)辦公室同意后予以復印和摘抄，原件應及時(shí)周轉歸檔。

　　第八條 各部門(mén)要指定專(zhuān)人負責收交、保管文件并負有催辦、督促、保密、檢查的責任，各部門(mén)承辦的文件均需在文件批閱單上簽注承辦意見(jiàn)和結果，承辦人要簽注姓名及年、月、日，以示負責并備查考。

　　第九條 機要員對文件負有催辦檢查督促的責任，承辦部門(mén)對學(xué)院統一編號的文件要及時(shí)處理、歸檔，不得分散或自行保存，所有附件不得抽存，以防丟失。

　　第三章 文件的借閱和清退

　　第十條 各部門(mén)有關(guān)人員因工作關(guān)系需借閱、查閱文件，需經(jīng)本部門(mén)領(lǐng)導簽字同意，有密級的文件，需經(jīng)院長(cháng)辦公室處長(cháng)同意后方可借閱。

　　第十一條 借閱文件應嚴守登記、簽收手續，遵守借閱時(shí)間，按期歸還，以免影響文件的使用和保管。

　　第十二條 嚴格文件清退制度。機要員除對承辦的公文進(jìn)行日常催辦外，實(shí)行月終一小清，季末一中清，年終總清。每年的第一季度將上年的文件進(jìn)行一次清理后全部立卷歸案。上級限期清退的文件及時(shí)催交上報，不得延誤積壓。如文件丟失，必須查明原因和責任者，寫(xiě)出書(shū)面報告，按情節輕重，給予必要的處分。

　　第四章 文件的保管和歸檔

　　第十三條 凡下列文件統一由學(xué)院檔案室保管歸檔：

　�。�1）上級機關(guān)來(lái)文，上級對學(xué)院報告、申請的批復；

　�。�2）學(xué)院發(fā)出的'報告、指示、決定、決議、紀要、規定、重要通知、生產(chǎn)計劃、總結、領(lǐng)導發(fā)言、人事、組織、各類(lèi)年報等；

　�。�3）學(xué)院黨代表會(huì )、團代會(huì )、學(xué)代會(huì )、學(xué)院黨政辦公會(huì )、學(xué)院黨、政、工聯(lián)席會(huì )、學(xué)院行政辦公例會(huì )、學(xué)院中層干部擴大會(huì )及各種專(zhuān)業(yè)會(huì )議記錄；

　�。�4）參加上級召開(kāi)的各種會(huì )議所攜帶回學(xué)院的文件、資料及本學(xué)院在會(huì )上匯報發(fā)言材料等；

　�。�5）反映學(xué)院先進(jìn)人物、事跡及學(xué)院領(lǐng)導工作等；

　�。�6）反映學(xué)院有關(guān)獎懲的材料；

　�。�7）學(xué)院日志、南廣大事記和工作簡(jiǎn)報；

　�。�8）向上級請示批復的文件及上報的有關(guān)材料等；

　�。�9）上級部門(mén)直接發(fā)至學(xué)院各單位的文件，如涉及到學(xué)院全局的，應交院長(cháng)辦公室由機要員登記，由分管院領(lǐng)導批示后再下發(fā)辦理。

　　第五章 文件立卷與銷(xiāo)毀

　　第十四條 立卷要求

　�。�1）文件立卷應按內容、名稱(chēng)、作者、時(shí)間順序，分門(mén)別類(lèi)地進(jìn)行整理歸檔；

　�。�2）按立卷要求分卷裝訂，寫(xiě)明案卷標題，卷內文件以時(shí)間順序排列，列好案卷目錄，清點(diǎn)案卷無(wú)誤后方可歸檔；

　�。�3）立卷時(shí)，要求把文件的批復、正本、底稿、主件、附件收集齊全，保持文件、材料的完整性；

　�。�4）要堅持平時(shí)立卷與年終立卷歸檔相結合的原則。重要工作、重要會(huì )議形成的文件材料，要及時(shí)立卷歸檔；

　�。�5）上年度形成的文件材料，要求在下年度5月份以前整理完。6月份正式向檔案室移交，清單一式兩份（接交單位各留存一份備查）。

　　第十五條 文件的銷(xiāo)毀

　�。�1） 對于多余、重復、過(guò)時(shí)和無(wú)保存價(jià)值的文件，院長(cháng)辦公室機要員應定期清理造冊，并按上級有關(guān)規定，辦理申請銷(xiāo)毀手續；

　�。�2） 經(jīng)審核同意銷(xiāo)毀的文件，應由機要員和院辦主任在場(chǎng)負責銷(xiāo)毀。

　　第六章 文件傳閱

　　第十六條 傳閱文件應嚴格遵守傳閱范圍和保密規定，不得將有密級的文件帶回家、宿舍或公共場(chǎng)所。

　　第十七條 閱讀文件應抓緊時(shí)間，不影響他人傳閱，當天閱后應簽名以示負責。如有：“提示”、“擬辦意見(jiàn)”，院長(cháng)辦公室應責成有關(guān)部門(mén)和人員按文件所提要求辦理有關(guān)事宜。

　　第十八條 閱文時(shí)不得抄錄全文，以防泄密。

　　第十九條 不得任意取走文件夾中任何文件，如確工作需要，要辦理借閱手續。

　　第二十條 文件閱完后，應送交機要員，避免橫傳，以便保管。

　　第二十一條 對于緊急文件要速閱速辦。

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