會(huì )議制度模板
1．目的和范圍:
會(huì )議是公司內部溝通的最有效方式之一，建立會(huì )議制度目的在于規范各種會(huì )議的組織籌備、信息收集、信息溝通、會(huì )議記錄、會(huì )議紀要發(fā)放、會(huì )后跟蹤落實(shí)等工作，以提高會(huì )議效率、形成順暢的溝通渠道，從而有利于持續有效的制度化改進(jìn)。其范圍涵蓋公司內的各種會(huì )議以及公司員工外出參加的會(huì )議。
2．職責
2.1總經(jīng)理/副總經(jīng)理
2.1.1主持經(jīng)理例會(huì )、公司專(zhuān)題會(huì )議、管理評審會(huì )議、全體員工大會(huì )；
2.1.2指定專(zhuān)人追蹤經(jīng)理例會(huì )事項的落實(shí)情況；
2.1.3經(jīng)理例會(huì )后,指定專(zhuān)人整理會(huì )議記錄,形成并發(fā)放會(huì )議紀要；
2.1.4參加相關(guān)會(huì )議。
2.2總經(jīng)理室
2.2.1總經(jīng)理秘書(shū)負責經(jīng)理例會(huì )的.通知、召集；總經(jīng)理室有關(guān)人員參加經(jīng)理例會(huì )。
2.2.2總經(jīng)理室通知召開(kāi)公司員工大會(huì )；
2.2.3組織召開(kāi)公司專(zhuān)題會(huì )議；
2.2.4負責組織與質(zhì)量管理體系有關(guān)的會(huì )議；
2.2.5總經(jīng)理室副主任負責經(jīng)理例會(huì )和公司專(zhuān)題會(huì )議的會(huì )議記錄、會(huì )議紀要發(fā)放、會(huì )議布置工作執行情況的追蹤、落實(shí)和反饋等工作。
2.3各部門(mén)
2.3.1經(jīng)理例會(huì )前向總經(jīng)理室遞交本部門(mén)工作周記，部門(mén)正職經(jīng)理和項目部正職經(jīng)理參加經(jīng)理例會(huì )，布置執行會(huì )議安排工作；
2.3.2部門(mén)經(jīng)理主持召開(kāi)本部門(mén)周會(huì )，負責周會(huì )精神在本部門(mén)內部的溝通；
2.3.3業(yè)務(wù)主管部門(mén)負責業(yè)務(wù)專(zhuān)題會(huì )議的召開(kāi)，并組織相關(guān)部門(mén)參加；指定專(zhuān)人做會(huì )議記錄，發(fā)放會(huì )議紀要、追蹤落實(shí)會(huì )議布置工作；
2.3.4部門(mén)經(jīng)理、人力資源部經(jīng)理審定并批準員工外出參加外部會(huì )議（高級員工由總經(jīng)理批準）；
2.3.5人力資源部負責公司員工大會(huì )等會(huì )議的具體會(huì )務(wù)安排。
3．工作流程
3.1會(huì )議類(lèi)別
3.1.1例會(huì )，包括經(jīng)理例會(huì )、各部室周會(huì )、項目部例會(huì )、施工監理例會(huì )等；
3.1.2專(zhuān)題會(huì )議，包括公司專(zhuān)題會(huì )議和部門(mén)業(yè)務(wù)專(zhuān)題會(huì )議（針對業(yè)務(wù)專(zhuān)題由業(yè)務(wù)主管部門(mén)牽頭組織有關(guān)人員召開(kāi)，如圖紙會(huì )審會(huì )議、開(kāi)標評標會(huì )議、合同評審會(huì )議等）；
3.1.3與質(zhì)量管理體系有關(guān)的會(huì )議，包括內外審首末次會(huì )議，內、外部審核會(huì )議，管理評審會(huì )議等；
3.1.4全體員工大會(huì )，包括各種動(dòng)員大會(huì )、年初計劃動(dòng)員會(huì )、年終總結表彰會(huì )等；
3.1.5其他內部會(huì )議；
3.1.6外部會(huì )議：指公司員工外出參加的由政府、行業(yè)協(xié)會(huì )和其他組織機構主辦的各種會(huì )議。
3.2會(huì )議組織流程
3.2.1例會(huì )
3.2.1.1經(jīng)理例會(huì )
A．經(jīng)理例會(huì )由總經(jīng)理/副總經(jīng)理主持，總經(jīng)理秘書(shū)負責召集，原則上每?jì)芍芤淮�。與會(huì )人員為各部室正職經(jīng)理、總經(jīng)理室有關(guān)人員以及總經(jīng)理指定的其他員工。原則上每三個(gè)月召開(kāi)一次經(jīng)理例會(huì )擴大會(huì )議，與會(huì )人員范圍擴大至公司本部以及各分支機構的所有中、高級職員。
B．在例會(huì )前，各部室應向總經(jīng)理室遞交部門(mén)工作周記一式四份（分發(fā)至總經(jīng)理、兩位副總、記錄存檔各一份）。周記包括“本周工作主要情況”、“存在的問(wèn)題及改進(jìn)意見(jiàn)”、“下周主要工作計劃”三個(gè)欄目�？偨�(jīng)理室指定專(zhuān)人追蹤上次經(jīng)理例會(huì )事項的落實(shí)情況，并整理成“經(jīng)理例會(huì )落實(shí)情況”一式四份（分發(fā)范圍同部門(mén)工作周記）。
C．在經(jīng)理例會(huì )上，由副總經(jīng)理通報上次例會(huì )已落實(shí)事項和未落實(shí)或正在辦理中的事項；總經(jīng)理主持討論各部室周記“存在的問(wèn)題及改進(jìn)意見(jiàn)”欄目中提出的問(wèn)題，并確定改進(jìn)意見(jiàn)；總經(jīng)理主持討論會(huì )上提出的其他問(wèn)題。
D．在經(jīng)理例會(huì )后，由總經(jīng)理室副主任整理會(huì )議記錄，形成會(huì )議紀要。會(huì )議紀要送呈副總經(jīng)理審閱后，及時(shí)發(fā)放至各與會(huì )者手中。與會(huì )者應向本部門(mén)員工傳達會(huì )議精神，安排落實(shí)會(huì )議布置工作。會(huì )議紀要必須編號，標明“機密”字樣，注明會(huì )議時(shí)間、地點(diǎn)、參加人員、缺席人員。經(jīng)理例會(huì )紀要共分“上次例會(huì )未完事項”和“本周例會(huì )事項”兩個(gè)欄目�？偨�(jīng)理室保存經(jīng)理例會(huì )紀要、各部室周記、“經(jīng)理例會(huì )落實(shí)情況”，并按年度整理成冊，按規定，每?jì)赡晗蚬緢D書(shū)檔案室移交一次。
3.2.1.2各部室周會(huì )
由各部室經(jīng)理負責主持召開(kāi)，會(huì )議內容包括傳達經(jīng)理例會(huì )精神、安排執行經(jīng)理例會(huì )上布置的工作、通報本周工作主要情況、討論存在的問(wèn)題及改進(jìn)意見(jiàn)、安排下周主要工作計劃等等。原則上每隔一至二周一次，與會(huì )人員為各部室全體員工。各部室周會(huì )應形成書(shū)面紀要或以周記的形式體現，以適當的形式（如在部門(mén)辦公室的看板上張貼）在部門(mén)內部傳遞，并在當周經(jīng)理例會(huì )前送呈總經(jīng)理室。
3.2.1.3項目部例會(huì )和項目部參與的施工監理例會(huì )
項目部例會(huì )和項目部參與的施工監理例會(huì )的有關(guān)制度參見(jiàn)《施工管理程序》。
3.2.2專(zhuān)題會(huì )議
3.2.2.1公司專(zhuān)題會(huì )議
總經(jīng)理/副總經(jīng)理根據公司業(yè)務(wù)運作的需要確定公司專(zhuān)題會(huì )議議題、議程時(shí)間、地點(diǎn)、與會(huì )人員等，由總經(jīng)理室根據總經(jīng)理的意見(jiàn)負責召集有關(guān)人員召開(kāi)專(zhuān)題會(huì )議，并負責會(huì )議記錄、會(huì )議紀要發(fā)放（發(fā)放范圍：每一位與會(huì )者）和會(huì )議布置工作的追蹤落實(shí)等。公司專(zhuān)題會(huì )議根據具體情況不定期舉行�？偨�(jīng)理室保存專(zhuān)題會(huì )議紀要，并按年度整理成冊，定期送公司圖書(shū)檔案室存檔。
3.2.2.2業(yè)務(wù)專(zhuān)題會(huì )議
由業(yè)務(wù)主管部室負責召集，與會(huì )者為各有關(guān)部室人員。會(huì )議應形成書(shū)面紀要分發(fā)至所有與會(huì )部門(mén)的主管手中，并由專(zhuān)人對會(huì )議布置的工作進(jìn)行追蹤。業(yè)務(wù)專(zhuān)題會(huì )議根據業(yè)務(wù)開(kāi)展情況不定期舉行，必要時(shí)可針對同一專(zhuān)題舉行多次會(huì )議，形成系列紀要。會(huì )議紀要的發(fā)放和存檔同3.2.2.1的有關(guān)規定。
3.2.3與質(zhì)量管理體系有關(guān)的會(huì )議
與質(zhì)量管理體系有關(guān)的會(huì )議，包括內外審首末次會(huì )議、內外部審核會(huì )議、管理評審會(huì )議等，其有關(guān)規定參見(jiàn)《工作改進(jìn)管理程序》。
3.2.4全體員工大會(huì )
員工大會(huì )由總經(jīng)理/副總經(jīng)理主持，總經(jīng)理室通知召開(kāi)，并布置有關(guān)部室準備會(huì )議資料，人力資源部負責具體會(huì )務(wù)安排。員工大會(huì )不形成會(huì )議紀要，但總經(jīng)理室應保存會(huì )議有關(guān)材料，并定期整理歸檔。
3.2.5其他內部會(huì )議
其他內部會(huì )議的有關(guān)制度參照上述適用的條款執行。
3.2.6外部會(huì )議
公司員工外出參加由政府、行業(yè)協(xié)會(huì )和其他組織機構主辦的各種會(huì )議，必須征得部門(mén)主管同意，如需出差，必須按照《人力資源管理》辦理出差申請手續。員工外出開(kāi)會(huì )期間，必須做好會(huì )議記錄，返回公司后，必須在一周內整理有關(guān)資料，向部門(mén)主管或總經(jīng)理室提交報告，必要時(shí)召集有關(guān)會(huì )議進(jìn)行傳達。
3.3會(huì )議紀要及其他會(huì )議文件的歸檔
會(huì )議紀要及其他會(huì )議文件歸檔參照《檔案管理》的有關(guān)規定執行。
4．相關(guān)文件
4.1《施工管理程序》
4.2《內審程序》
4.3《管理評審程序》
4.4《工作改進(jìn)管理程序》
4.5《人力資源管理制度》
5.相關(guān)表單、記錄
工作周記
各種會(huì )議紀要
6.附表
工作周記（見(jiàn)《文件管理程序》）
編制：改革領(lǐng)導小組
日期：20xx.12.23審核：
日期：批準：
日期：
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