會(huì )議紀要制度通知
一、為規范公司的會(huì )議管理，提高公司總體決策管理能力和辦事效率，更好地協(xié)調工作為會(huì )議的后續工作的執行、追蹤提供依據，會(huì )議紀要制度。特制定本制度。
二、 適用范圍：
中層干部會(huì )議(包括周例會(huì )、月度、季度、年度會(huì )議等)
部門(mén)內部會(huì )議(包括部門(mén)例會(huì ))
專(zhuān)題會(huì )議(公司有關(guān)生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、質(zhì)量、安全、設備、技改、等方面的會(huì )議)
公司會(huì )議(包括公司全體參加)
三、會(huì )議紀要的定義：
對工作會(huì )議中的主要內容尤其是重大事項、會(huì )議結果、相關(guān)的解決辦法和行動(dòng)計劃進(jìn)行概括記錄。
四、 會(huì )議名稱(chēng)規定：
內部會(huì )議(包含部門(mén)例會(huì ))：部門(mén)加日期，如品管部為品管部20120510
跨部門(mén)會(huì )議：會(huì )議主題加日期
五、 具體管理規定
1. 會(huì )議紀要記錄要求：
1) 所有會(huì )議均需做會(huì )議紀要，以方便相關(guān)信息的查詢(xún)和后續工作的追蹤、落實(shí);
2) 會(huì )議紀要需如實(shí)記錄，對內容進(jìn)行概括、總結，分類(lèi)別或分項目記錄;
3) 會(huì )議紀要中包含(但不僅限于)如下內容：會(huì )議的'主要內容及議題，會(huì )議討論或決定的重大事項、會(huì )議決定的行動(dòng)計劃或改進(jìn)措施。(具體格式詳見(jiàn)附件一)
2. 會(huì )議紀要整理：
1) 公司會(huì )議、中層干部會(huì )議紀要由行政人事部指定專(zhuān)人進(jìn)行整理;
2) 各部門(mén)指定專(zhuān)人記錄部門(mén)內部會(huì )議;
3) 其他會(huì )議紀要由會(huì )議發(fā)起人指定專(zhuān)人進(jìn)行整理;
3. 會(huì )議紀要的發(fā)放及工作追蹤：
1) 會(huì )議紀要整理和印發(fā)應在1個(gè)工作日內完成，,根據工作需要發(fā)給所有會(huì )議相關(guān)人員;
2) 會(huì )議紀要中涉及的行動(dòng)計劃及重要工作的追蹤由會(huì )議發(fā)起人安排專(zhuān)人進(jìn)行追蹤、落實(shí)，公司會(huì )議由行政人事部負責追蹤、落實(shí);
4. 抄報、存檔、保管：
1) 各類(lèi)會(huì )議資料必須存檔：公司會(huì )議紀要由行政人事部存檔;跨部門(mén)會(huì )議紀要由發(fā)起部門(mén)存檔;部門(mén)內部會(huì )議本部門(mén)負責人制定專(zhuān)人進(jìn)行存檔保管;
2) 所有會(huì )議紀要電子版需在1個(gè)工作日內抄報一份給總經(jīng)理及行政人事部;
六、 會(huì )議紀律和要求：
1. 會(huì )議開(kāi)始前必須由本人簽到，如不能到會(huì )應向會(huì )議主持人履行請假手續，管理制度《會(huì )議紀要制度》。
2. 不允許遲到、早退，中間有急事需離開(kāi)會(huì )場(chǎng)應向會(huì )議主持人請假。
3. 會(huì )議期間應將移動(dòng)通訊工具關(guān)機或置于振動(dòng)位置，如遇緊急事情應到會(huì )場(chǎng)外接聽(tīng)。
4. 會(huì )議紀要發(fā)放、抄送未在規定時(shí)間完成，扣相關(guān)人員績(jì)效考核5分。
七、本制度自下發(fā)之日起執行。
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