文件管理制度（通用6篇）
在學(xué)習、工作、生活中，需要使用制度的場(chǎng)合越來(lái)越多，好的制度可使各項工作按計劃按要求達到預計目標。想必許多人都在為如何制定制度而煩惱吧，以下是小編幫大家整理的文件管理制度（通用6篇），歡迎大家借鑒與參考，希望對大家有所幫助。
文件管理制度1
第一條管理要點(diǎn)
1、為使文件管理工作制度化、規范化、科學(xué)化，提高辦文速度和發(fā)文質(zhì)量，充分發(fā)揮文件在各項工作中的指導作用。
2、文件管理的范圍包括：上級下發(fā)文件、公司各類(lèi)制度文件、外部傳真文件、政策指導類(lèi)文件、各類(lèi)合同文件等。
3、制度類(lèi)文件按照公司文檔統一格式進(jìn)行編寫(xiě)，統一頁(yè)眉、頁(yè)腳，寫(xiě)明公司全稱(chēng)及文件性質(zhì);正文部分寫(xiě)明題目、時(shí)間、發(fā)文部門(mén)、內容等信息;措辭規范，表達無(wú)歧義。
4、根據文件屬性、類(lèi)別，對所有文件進(jìn)行編號，根據編號定期歸檔，做好相應的文字記錄，以備查閱。
第二條制度規范
1、文件的起草、收發(fā)、打印、歸檔整理、借閱銷(xiāo)毀等由辦公室人員負責執行。
2、公司上報下發(fā)正式文件的權利主要集中在行政人事部，各部門(mén)一律不得自行向上、向下發(fā)送正式文件。
3、公司對內公開(kāi)文件由行政人事部負責起草和審核，總經(jīng)理簽發(fā);各部門(mén)需要向下或對外發(fā)文的文件由各部門(mén)負責起草，行政人事部負責審核，審核無(wú)誤后行政辦公室打印，打印后送回起草部門(mén)校對，校對無(wú)誤方可正式打印，由總經(jīng)理蓋章，簽發(fā)。
4、凡寄至公司的文件、傳真等，由辦公室簽收并做好相應記錄。
5、機密文件由行政人事部主管保管，辦公室人員對一般性文件進(jìn)行分類(lèi)管理，定期整理并制作相關(guān)報表提交給部門(mén)主管。
6、各部門(mén)因工作需要可借閱一般性文件，需嚴格履行借閱手續，對有密級程度的文件，需行政人事主管審批，總經(jīng)理批準后方可借閱。
7、辦公室管理人員對文件借閱情況進(jìn)行登記，做好借閱記錄并限期清退。
8、按時(shí)間、內容、部門(mén)、名稱(chēng)等內容分門(mén)別類(lèi)進(jìn)行整理，附件、批件、定稿等資料收集完全，存檔備案。半年一小清，年終一大清。
9、根據存檔時(shí)間及存檔的必要性對文件進(jìn)行銷(xiāo)毀，需上報行政人事主管簽字批準，按照文件管理制度進(jìn)行處理。
第三條文件管理流程設計
1、內部文件管理流程：起草文件→審查編號→審批、簽發(fā)→打印文件→下發(fā)文件→文件存檔。
2、外部文件管理流程：外部收文→文件整理→文件存檔→清退→文件存檔→文件銷(xiāo)毀。
3、借閱流程：提出申請，辦理手續→批準→借閱→清退→文件存檔→文件銷(xiāo)毀。
文件管理制度2
為了更好地規范各類(lèi)文件的起草、收發(fā)、報送、保管等環(huán)節，特制定本制度。
一、上級來(lái)文和外單位來(lái)文。辦公室人員對上級來(lái)文和外單位來(lái)文首先要在收文登記簿上詳細登記，來(lái)文單位、日期、份數、密級、字號等要登錄清楚，其次填寫(xiě)好文件閱辦卡并粘貼于原文上面，并送總經(jīng)理批示，總經(jīng)理批示后送有關(guān)人員傳閱，總經(jīng)理有批辦意見(jiàn)的，辦公室應提醒有關(guān)人員批示閱辦結果，并將閱辦結果送總經(jīng)理閱。所有傳閱人閱畢交辦公室應及時(shí)將文件收回，分類(lèi)別分單位存入檔案袋。
二、本單位各類(lèi)文件包括簡(jiǎn)報的起草均有辦公室人員負責起草，部門(mén)專(zhuān)業(yè)文件由各部門(mén)專(zhuān)業(yè)人員保起草，凡以文件或紀要簡(jiǎn)報名義上報或下發(fā)的文件均由辦公室填寫(xiě)發(fā)文卡，由簽發(fā)人即總經(jīng)理簽發(fā)后，并詳細填寫(xiě)發(fā)文登記簿方可復印并存檔，沒(méi)有總經(jīng)理簽發(fā)的文件不能發(fā)出和存檔。
三、上報和發(fā)往其他單位的文件應填寫(xiě)文件送達登記簿，由接收文件人簽字后方可，否則，不能擅自將文件交予他人，而不辦理簽收手續。
四、報告、請示、匯報、制度、規定等均應以文件形式印發(fā)，宣傳活動(dòng)類(lèi)一般應以簡(jiǎn)報形式印發(fā)，每周例會(huì )的紀要內容均以紀要形式印發(fā)。落實(shí)公司會(huì )議精神的情況匯報應以文件形式上報。
五、凡打印的錯文件應及時(shí)銷(xiāo)毀，以免機密外泄。
六、借閱文件超過(guò)八小時(shí)的應辦理借閱手續，否則不以外借。借閱文件者只限本單位人員，重要文件的借閱均由總經(jīng)理批準。
文件管理制度3
1目的
為提高公司文件處理工作的效率和質(zhì)量，使之規范化、科學(xué)化、制度化，對公司的文件的體例格式、編制、編號、審批、發(fā)布、歸檔等文件管理的工作流程和作業(yè)標準作出明確規定，實(shí)現公司文件管理的規范化、制度化、提高公司文件管理的有效性和適應性。結合公司實(shí)際工作情況，特制定本制度。
2適用范圍
適用于公司及各部門(mén)文件和外來(lái)文件的管理。
3職責
3.1公司總經(jīng)辦是公司文件管理的歸口部門(mén)，負責文件管理制度的制定、修訂的起草及本制度的宣貫、發(fā)放、廢止工作，并負責在全公司范圍內對本制度執行的指導及監督。
3.2總經(jīng)辦負責公司質(zhì)量管理體系、管理制度、行政性文件、法律法規文件、政府相關(guān)外來(lái)文件的收錄、發(fā)放、歸檔、廢止的管理。
3.3各部門(mén)產(chǎn)生的內部使用的文件有部門(mén)負責人或者指定人員負責文件的收錄、發(fā)放、歸檔、廢止的管理。
3.4文件編制、審批、發(fā)布的權責
3.4.1總經(jīng)辦負責組織制定公司行政管理、人力資源管理及其他基礎性管理制度及行政性發(fā)文（通知、通告）等文件。
3.4.2財務(wù)部負責制定公司財務(wù)管理制度文件。
3.4.3客服部負責制定公司客服管理制度文件。
3.4.4生產(chǎn)部負責制定公司生產(chǎn)管理制度文件。
3.4.5質(zhì)檢部負責組織制定公司質(zhì)量體系文件、產(chǎn)品認證文件，并負責制定質(zhì)量管理制度、產(chǎn)品質(zhì)量檢驗規程、檢驗作業(yè)指導書(shū)等文件。
3.4.6設計部負責制定公司公司技術(shù)管理規范、產(chǎn)品技術(shù)標準、產(chǎn)品設計開(kāi)發(fā)輸出文件（設計圖樣、產(chǎn)品bom、檢驗標準、規范測試）等文件。
3.4.7工廠(chǎng)負責制定產(chǎn)品bom、產(chǎn)品工藝文件、操作規程、生產(chǎn)作業(yè)指導書(shū)等文件（由打樣工廠(chǎng)負責）。
3.4.8公司及各部門(mén)文件制定由部門(mén)負責人或指定人員編制，公司副總或部門(mén)負責人審核，總經(jīng)理批準。
3.4.9公司及各部門(mén)文件分發(fā)布前，應向總經(jīng)辦提交電子/紙張文件審核備案，并獲得文件號。
3.5質(zhì)量體系文件的編制、審核、批準、發(fā)布，依《質(zhì)量手冊》和《文件控制程序》的規定執行。
4.定義
4.1文件：公司文件是在公司管理過(guò)程中形成的具有執行效力和規范體式的文書(shū)，是公司各項工作開(kāi)展和進(jìn)行相關(guān)活動(dòng)的重要依據和工具。
4.2受控文件：需要對文件的分發(fā)、更改、回收進(jìn)行控制。隨時(shí)保持最新有效版本的文件，
4.3非受控文件：不受更改/修訂的控制，其封面或正文頁(yè)面無(wú)“受控”標識，文件更改/修訂后不必通知文件持有人。
4.4外來(lái)文件：指來(lái)源于公司之外的與公司各項工作開(kāi)展和進(jìn)行相關(guān)活動(dòng)有關(guān)的文件。(法律、法規、標準、行業(yè)規范、客戶(hù)要求等）
5.工作程序
5.1文件的分類(lèi)
5.1.1文件屬性分類(lèi)
�。�1）質(zhì)量體系文件：質(zhì)量方針、質(zhì)量目標、質(zhì)量手冊、質(zhì)量體系程序文件、質(zhì)量計劃及質(zhì)量體系運行過(guò)程中形成的文件。
�。�2）行政性文件：公司的公告、通知、通報、報告、申請、傳真等。
�。�3）管理性文件：公司管理規章制度、工作流程、規范/規定等，如人力資源管理制度、行政管理制度、產(chǎn)品設計開(kāi)發(fā)流程等。
�。�4）技術(shù)性文件：產(chǎn)品標準、設計圖樣、工藝文件、操作規程、檢驗規程等。
�。�5）外來(lái)文件：國家有關(guān)法律、法規、國家/行業(yè)標準、供應商/客戶(hù)提供文件、設備文檔等。
5.1.2文件階層分類(lèi)
�。�1）一階文件：公司章程、公司經(jīng)營(yíng)規劃/計劃、質(zhì)量手冊。
�。�2）二階文件：公司經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)開(kāi)展所有過(guò)程控制的程序文件。
�。�3）三階文件：管理制度、規范/規定、設計文件、技術(shù)規程、作業(yè)指導書(shū)、外來(lái)文件等。
�。�4）四階文件：各記錄表單、報表等。
文件管理制度4
（一）總則
一、本管理制度旨在確保學(xué)校文件收發(fā)的完整、及時(shí)、準確，促進(jìn)學(xué)院內部及學(xué)院和上級部門(mén)的信息溝通，提高各部門(mén)組織管理工作的效率。
二、本制度涉及的文件是指以學(xué)院名義發(fā)布的各類(lèi)公文包括請示、報告、決定、通知、意見(jiàn)及規定等等，上級主管部門(mén)下達的各類(lèi)公文，以及各部門(mén)上報的各類(lèi)文件資料。
三、文件收發(fā)要做到仔細、認真、及時(shí)、完整。
（二）收文制度：
1、接收文件應在文件登記表上的作好登記，填寫(xiě)應仔細、如實(shí)、及時(shí)，并由辦公室人員簽字確認。登記表須保持清潔、保存完整以備歸檔之用。
2、聯(lián)絡(luò )員在校團委領(lǐng)取的`文件應根據校團委的指示及文件內容的緩急，及時(shí)將文件送達學(xué)院領(lǐng)導或有關(guān)部門(mén)輪閱，并做好文件傳閱記錄以備查。
3、傳閱文件應保持文件完整無(wú)缺，并在相應的時(shí)間內歸還辦公室。
4、分團委各部門(mén)每月月初和月末應按時(shí)上交當月的工作計劃及總結。如要舉辦活動(dòng)，應上交相應的計劃和總結，未在規定時(shí)間內上交將按考核制度上的有關(guān)規定扣分。
5、各部門(mén)上交的計劃和總結包含打印稿和電子稿，打印稿應存放在各部門(mén)文件夾中，電子稿應存放在辦公室電腦各部門(mén)的文件夾下。
6、上交上來(lái)的打印搞應及時(shí)、認真、如實(shí)的做好各項登記，查看是否有圖片并做好備注，上交電子稿時(shí)辦公室接收人應確保其能打開(kāi)并含有相關(guān)內容，做好相應的登記。
7、分團委所屬各部門(mén)可根據需要在辦公室查閱文件，但不得善自改動(dòng)文件內容，查閱時(shí)應經(jīng)過(guò)辦公室有關(guān)人員的批準。
（三）發(fā)文制度：
1、學(xué)院各類(lèi)文件指在學(xué)校內部統一意見(jiàn)、發(fā)布通知、決定和溝通信息；向上級部門(mén)請示、報告重要事項等。
2、欲發(fā)放文件應先起草文件草稿，起草完畢后交有關(guān)人員審定，審定合格后方可發(fā)放。
3、根據文件內容填制統一格式的文件簽發(fā)單，并將文件按學(xué)院統一規定編號在發(fā)文登記表上分門(mén)別類(lèi)地做好文件的具體信息的登記，學(xué)院任何發(fā)送文件都得做好登記，該登記表作為歸檔資料應妥善保存，不得遺失。
4、文件發(fā)送之前應加蓋學(xué)院相應的公章。
5、對每一號文件辦公室都須將文件原稿及文件發(fā)放記錄按照文件編號順序完整保存并存放在辦公室文件夾下。
注：本管理制度由土建學(xué)院分團委辦公室制定，并經(jīng)過(guò)相關(guān)領(lǐng)導審閱通過(guò)。如有改動(dòng)，以分團委辦公室最新制度為準。
土木工程與建筑學(xué)院分團委辦公室
文件管理制度5
為減少發(fā)文數量，提高辦文速度和發(fā)文質(zhì)量，充分發(fā)揮文件在各項工作中的指導作用，特制訂本制度。
一、文件管理內容主要包括：上級函、電、來(lái)文，同級函、電、來(lái)文，本公司上報下發(fā)的各種文件、資料。按照分工的原則，全公司各類(lèi)文件由辦公室歸口管理。
二、公文的簽收
1.凡來(lái)公司公啟文件(除公司領(lǐng)導訂啟的外）均由辦公室登記簽收。
2.公文的編號保管
(1）、辦公室對上級來(lái)文拆封后應及時(shí)附上“文件處理傳閱單”，并分類(lèi)登記編號、保管。
(2）、公司外出人員開(kāi)會(huì )帶回的文件及資料應及時(shí)送交辦公室進(jìn)行登記編號保管，不得個(gè)人保存。
3.公文的閱批與分轉
(1）、凡正式文件均需由辦公室根據文件內容和性質(zhì)閱簽后，由辦公室分送承辦部門(mén)閱辦，重要文件應呈送公司領(lǐng)導(或分管領(lǐng)導）親自閱批后分送承辦部門(mén)閱辦。為避免文件積壓誤事，一般應在當天閱簽完，緊急文件要立即辦。
(2）、一般文、函、電等，分別由辦公室直接分轉處理。
(3）、為加速文件運轉，辦公室應在當天或第二天將文件送到公司領(lǐng)導和承辦部門(mén)，如關(guān)系到兩個(gè)以上業(yè)務(wù)部門(mén)，應按批示次序依次傳閱，最遲不得超過(guò)2天(特殊情況例外）。
4.文件的傳閱與催辦
(1）、傳閱文件應嚴格遵守傳閱范圍規定，不得將有密級的文件帶回家、宿舍或公共場(chǎng)所，也不得將文件轉借其他人閱看。對尚未傳達的文件不得向外泄露內容。
(2）、閱讀文件應抓緊時(shí)間，當天閱完后應在下班前將文件送回辦公室，閱批文件一般不得超過(guò)2天，閱后應簽名以示負責。如有領(lǐng)導“批示”，“擬辦意見(jiàn)”，辦公室應責成有關(guān)部門(mén)和人員按文件所提要求和領(lǐng)導批示辦理有關(guān)事宜。
(3）、文件閱完后，應送交辦公室，切忌橫傳。
(4）、辦公室對文件負有催辦檢查督促的責任，承辦部門(mén)接到文件、函電應立即指定專(zhuān)人辦理。不得將文件壓放分散，如需備查，應按照公司有關(guān)規定，并征得辦公室同意后，予以復印或摘抄，原件應及時(shí)歸檔周轉。
文件管理制度6
一、目的
為了規范安全生產(chǎn)文件檔案的管理，確保文件檔案的完整性、合理性、科學(xué)性，使其為今后工作開(kāi)展提供參考資料和文獻，特制定本制度。
二、適用范圍
本制度適用于與公司安全生產(chǎn)有關(guān)的文件檔案的管理。
三、職責
1、安保部負責制定本制度，并負責綜合監督管理。
2、各部門(mén)負責本部門(mén)文件檔案的管理，并負責監督檢查和考核；
3、各部門(mén)安全員負責本部門(mén)文件檔案的收集、歸檔和保管，并適時(shí)將安全生產(chǎn)檔案上報公司安全職能部門(mén)備案。
四、內容
1、文件資料的收集
安全生產(chǎn)文件檔案內容如下：
�。�1）國家有關(guān)安全生產(chǎn)法律法規、標準規范及其它要求；
�。�2）上級主管部門(mén)安全生產(chǎn)文件、批復文、領(lǐng)導指示材料及會(huì )議資料等；
�。�3）公司安全生產(chǎn)文件、安全生產(chǎn)管理制度、安全操作規程、安全會(huì )議記錄材料、安全學(xué)習資料、住建指示材料等；
�。�4）安全生產(chǎn)工作計劃、總結、報告等；、
�。�5）各種安全活動(dòng)記錄、安全管理臺賬、事故報告、安全通報等；
�。�6）供應商、承包商、施工單位相關(guān)材料等；
�。�7）安全設施檢測、檢驗報告、記錄等；
�。�8）食品安全、職業(yè)衛生評價(jià)報告等；
2、立卷歸檔
�。�1）、文件資料應根據其相互聯(lián)系、保存價(jià)值分類(lèi)立卷，保證的齊全、完整，能反映安全生產(chǎn)主要情況，以便保管和利用；
�。�2）、應根據文件資料的重要性，立案時(shí)間分永久、長(cháng)期和短期三種，進(jìn)行時(shí)間整理、分類(lèi)歸檔；
�。�3）、安保部在每年1月份前對上年度的文件資料進(jìn)行歸檔，統一保存；
�。�4）、各種文件資料按一定特征進(jìn)行排列和系統化，應層次分明、編寫(xiě)頁(yè)碼、標定卷內文件資料目錄；
�。�5）、不同價(jià)值、不同性質(zhì)的文件資料應當區別管理，單獨立卷；
3、檔案保管
�。�1）、檔案應入架、科學(xué)排列，避免暴露和捆扎堆放；
�。�2）、應采取防潮、防蟲(chóng)措施，防止檔案損壞；
4、檔案借閱
�。�1）、文件資料檔案借閱，必須履行借閱手續，借閱檔案要注意保護，不得丟失、損壞、涂改，要如期歸還，到期不能歸還者，要說(shuō)明情況，并辦理續借手續；
�。�2）、借閱的檔案要注意保密，未經(jīng)許可，不得隨意公開(kāi)、發(fā)表或轉借他人；
�。�3）、歸還檔案時(shí)，由檔案管理人員當面查點(diǎn)清楚，并在借閱登記本上注銷(xiāo)；
5、檔案銷(xiāo)毀
對于過(guò)期并失去保存價(jià)值的文件資料，經(jīng)單位領(lǐng)導批準，可以定期銷(xiāo)毀，必要時(shí)做好銷(xiāo)毀記錄；
五、相關(guān)記錄
《文件檔案清單》
六、本制度由安保部制定并負解釋?zhuān)园l(fā)布之日起實(shí)施。
【文件管理制度（通用6篇）】相關(guān)文章：
檔案文件資料管理制度12-08
檔案文件的相關(guān)管理制度01-21
2017年最新文件檔案管理制度范本07-19
flash源文件中fla文件和swf文件有什么區別10-04
ai文件怎么導出保存為ps文件10-11
監理文件資料的類(lèi)型-監理文件資料分類(lèi)08-07
怎樣把dwg文件批量轉換為pdf文件10-11
如何將excel文件轉換成pdf文件10-11
Log是什么文件10-11