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審計局檔案管理制度3篇
在日常生活和工作中，大家逐漸認識到制度的重要性，制度是維護公平、公正的有效手段，是我們做事的底線(xiàn)要求。一般制度是怎么制定的呢？以下是小編幫大家整理的審計局檔案管理制度3篇，希望對大家有所幫助。
審計局檔案管理制度3篇1
一、檔案人員崗位責任制
1、努力學(xué)習政治理論和專(zhuān)業(yè)知識，不斷提高業(yè)務(wù)技能和管理水平。忠于職守，遵守紀律，積極參加各級各類(lèi)檔案業(yè)務(wù)培訓，并經(jīng)考核取得崗位資格證書(shū)。
2、認真貫徹執行《中華人民共和國檔案法》及其《實(shí)施辦法》和《湖北省檔案工作條例》，貫徹執行黨和國家及本系統（行業(yè)）有關(guān)檔案工作的法規和規章，認真履行本單位各項檔案管理規章制度。對造成檔案損毀、丟失、泄密、擅自復制等瀆職行為的，要及時(shí)向領(lǐng)導報告，并根據《檔案法》及有關(guān)規定，追究當事人和直接領(lǐng)導人的行政責任或刑事責任。
3、熟悉本單位和本系統業(yè)務(wù)工作，了解本單位各類(lèi)文件材料的形成過(guò)程，掌握分類(lèi)方法、歸檔范圍和保管期限。
4、切實(shí)做好檔案的收集、分類(lèi)、整理、編目工作，保證檔案的齊全完整，提高案卷質(zhì)量，力爭達到標準化、規范化的要求，逐步實(shí)現檔案管理的現代化。
5、同鑒定小組其他人員一同定期對室藏檔案進(jìn)行鑒定，對已到保管期限的檔案資料認真鑒定分析，對已失去保存價(jià)值的檔案提出銷(xiāo)毀意見(jiàn)，造具銷(xiāo)毀清冊，寫(xiě)出鑒定分析報告，經(jīng)領(lǐng)導批準后，和有關(guān)人員一起進(jìn)行認真負責地銷(xiāo)毀。
6、保持庫房的整潔衛生，檔案案卷排列有序。認真做好檔案“八防”工作，堅持做好溫濕度記錄及濕度調控工作。定期檢查檔案保管情況，經(jīng)常核對檔案資料，做好記錄，及時(shí)處理檔案保管、保護方面的事故，保證檔案的完整與安全，最大限度地延長(cháng)檔案壽命。
7、編制科學(xué)的檢索工具，全面熟悉室藏情況，積極主動(dòng)地提供檔案資料，做好咨詢(xún)服務(wù)工作和檔案利用工作，嚴格執行保密制度，堅持做好查借閱登記和利用效果登記，注意搜集利用效果和信息反饋，編制利用效果實(shí)例和檔案信息。
8、積極開(kāi)發(fā)檔案信息資源，利用室藏檔案編寫(xiě)一些有價(jià)值的檔案資料，以滿(mǎn)足各項業(yè)務(wù)工作的需要。
9、積極參加本單位組織的科研課題鑒定會(huì )、單位工程驗收會(huì )、初步竣工驗收會(huì )、竣工驗收會(huì )等活動(dòng)，認真接收上述活動(dòng)形成的應該歸檔的文件材料，并整理歸檔。
10、做好檔案的統計工作，建立統計臺帳，及時(shí)、準確地向檔案管理部門(mén)填報機關(guān)檔案工作統計年報及其他調查統計表。
11、在做好單位內部檔案管理的同時(shí)，還要對單位內部各科室和所屬單位的檔案工作進(jìn)行監督、檢查和指導。
二、檔案保管制度
1、收進(jìn)、移出檔案和資料，必須認真清點(diǎn)，嚴格履行交接手續。
2、保管檔案和資料，必須使用符合國家標準和規范的卷皮和卷盒，并排列有序，便于查找。
3、檔案資料庫房必須堅固，必須裝備鐵門(mén)、鐵窗和其他防盜、防水、防潮、防霉、防蟲(chóng)、防塵、防鼠、防太陽(yáng)光直射、防有害氣體等“十防”設施。
4、隨著(zhù)氣候變化，做好庫房密閉、通風(fēng)、溫濕度調節，并適時(shí)進(jìn)行除濕或除塵工作，以防檔案霉變。
5、檔案資料庫房必須與檔案工作人員的辦公室、閱覽室分開(kāi)，但要相對集中，便于管理。
6、庫房專(zhuān)管人員進(jìn)出庫房，應隨手關(guān)門(mén)上鎖，非專(zhuān)管人員，不得隨意進(jìn)入庫房。
7、必須定期檢查、清點(diǎn)庫藏檔案和資料。發(fā)現檔案霉爛、褪變、破損或帳物不符時(shí)，必須及時(shí)追查、處理和修復。因失職而損毀、丟失檔案資料者，按檔案法規嚴肅處理。
8、檔案管理人員工作變動(dòng)時(shí)，必須將所保管的檔案和資料清點(diǎn)移交，否則不予辦理調離手續。
三、檔案復制制度
1、要遵循保密原則，凡涉及保密的檔案不得復制。
2、復制檔案中的內容，須經(jīng)處領(lǐng)導同意，由檔案管理人員進(jìn)行復制。
3、破損的檔案，檔案員要及時(shí)修改和復制。
4、對利用較多的檔案，可復制數份，以利用使用，并保護原檔案，減少檔案的磨損。
四、檔案查借閱制度
1、本著(zhù)方便工作、滿(mǎn)足利用的原則，檔案資料一般不予借出，須在檔案室、閱文室內查閱。
2、本處有關(guān)科室因工作需要須借閱檔案，原則上只能在閱文室內查閱，確實(shí)要借出的檔案，必須經(jīng)分管處長(cháng)簽批，方可辦理借閱手續，借閱時(shí)間一般不超過(guò)一周。
3、外單位來(lái)查找利用檔案者，一律憑單位介紹信，經(jīng)本處領(lǐng)導簽字同意，有關(guān)部門(mén)派人陪同，方可查閱。
4、借閱者不準在檔案材料上劃杠、打圈、勾畫(huà)，不準涂改撕毀，不準將檔案材料帶回家或放在不安全的地方，更不準將檔案保密內容外泄。
5、查閱檔案時(shí)，禁止吸煙、喝水、防止燒毀、水漬檔案。
6、借閱者歸還檔案時(shí)，應填寫(xiě)利用效果信息反饋，認真履行交接簽字手續，如發(fā)現有撕毀、涂改和損壞現象，按照檔案法規有關(guān)條款及追究責任。
五、檔案庫房管理制度
為了加強檔案庫房管理，做好檔案的保管和保護工作，確保檔案的完整與安全，特制定本制度。
1、保持庫房?jì)惹鍧嵭l生，整齊美觀(guān)，堅持不定期查庫，并認真做好記載。
2、注意庫房安全。庫內嚴禁存放易燃、易爆物品及雜物。進(jìn)出庫房隨時(shí)關(guān)門(mén)上鎖，不允許非庫房管理人員進(jìn)入庫內。
3、定時(shí)測量記錄庫內溫度。要求庫內溫度控制在14—24℃，相對濕度控制在45—60%范圍內，并注意做好空調機和去濕機的定時(shí)開(kāi)關(guān)工作。
4、搞好庫內防盜、防火、防塵、防潮、防磁、防高溫、防蟲(chóng)、防鼠、防有害氣體等“十防”工作。
5、遇有特殊情況，及時(shí)向分管領(lǐng)導和職能部門(mén)報告，保護現場(chǎng)不受破壞。
六、檔案立卷歸檔制度
1、歸檔范圍
凡是本單位在各項活動(dòng)中直接形成的具有查考利用價(jià)值的各種門(mén)類(lèi)、各種載體的文件材料、圖表、帳薄、聲像、照片、實(shí)物以及上級印發(fā)需要本單位長(cháng)期執行和落實(shí)的各項規定、制度等均屬歸檔范圍。
2、歸檔時(shí)間
�。�1）各項管理工作形成的文件材料，各科室應在工作完成后及時(shí)向綜合檔案室移交。
�。�2）堤防建設工程在立項之初及竣工完成之間所形成的資料在第一時(shí)間移交給綜合檔案室。
�。�3）財務(wù)會(huì )計檔案，由財務(wù)科按照歸檔要求整理裝訂成冊，保管一年后移交給綜合檔案室。
3、歸檔要求
�。�1）歸檔的文件材料一般一式一份，本單位發(fā)文、基建項目檔案一式貳份，堤防建設項目檔案按上級要求制定份數。
�。�2）自己撰寫(xiě)的歸檔文字材料，必須用碳素墨水和黑墨水書(shū)寫(xiě)，禁止圓珠筆、復寫(xiě)紙書(shū)寫(xiě)，粘貼裝訂要符合檔案技術(shù)保護要求。
�。�3）歸檔的文件材料必須整齊、清潔、字跡清楚，便于利用。
�。�4）歸檔的文件材料必須層次分明，符合形成規律。
�。�5）歸檔的文件材料必須完整、系統、準確的反映各職能部門(mén)在各項活動(dòng)中真實(shí)內容的歷史過(guò)程。
4、歸檔手續
移交檔案時(shí)要認真履行交接手續，填寫(xiě)檔案移交登記表，一式兩份，經(jīng)清點(diǎn)無(wú)誤，雙方簽字后，各自保管一份，以備查找、負責。
七、“三納入”、“四參加”制度
1、將檔案工作納入到堤防處工作計劃，領(lǐng)導工作議事日程、崗位責任制中。
2、堤防處有關(guān)會(huì )議要有檔案部門(mén)或專(zhuān)（兼）職檔案人員參加。
3、工程項目建設、科研、設備安裝、調試等業(yè)務(wù)活動(dòng)要有專(zhuān)（兼）職檔案人員參加。
4、科技項目的鑒定，有檔案專(zhuān)職人員參加。
5、基建、設備、科研成果驗收活動(dòng)有檔案專(zhuān)職人員參加。
檔案人員參加以上活動(dòng)中帶回的圖片資料，必須及時(shí)登記和整理，分類(lèi)立卷歸檔，不得作為私有，一經(jīng)發(fā)現，從嚴處罰。
八、檔案史料編研制度
1、綜合檔案室是堤防處檔案史料的收集、管理、開(kāi)發(fā)、利用的職能部門(mén)，編研工作是檔案室的一項重要工作職責。檔案人員應根據堤防處歲修、防汛、堤防管理過(guò)程中形成的檔案史料，堅持做到經(jīng)常不斷的搞好編研和開(kāi)發(fā)，以滿(mǎn)足各方面利用檔案史料的需要。
2、根據堤防處各項業(yè)務(wù)工作需要，檔案室按規定搞好檔案全宗介紹、組織機構沿革、基礎數據統計、專(zhuān)題文件匯編等必須編寫(xiě)的檔案史料。
3、深層次的編研工作，可根據堤防處的特點(diǎn)，由檔案部門(mén)或組織專(zhuān)門(mén)寫(xiě)作班子集中進(jìn)行編寫(xiě)。
4、編研的檔案史料，只限堤防處內部使用，不得對外借閱和向社會(huì )公布。如確因工作需要，外借或向社會(huì )公布檔案資料時(shí)，必須經(jīng)處分管檔案工作的領(lǐng)導批準后，方可辦理手續。
九、文書(shū)材料歸檔制度
1、本單位形成的各種專(zhuān)業(yè)內容、各種載體（紙張、膠卷、磁帶）、各種形式（如文件、文字材料、圖紙、圖表、聲像——即照片、錄像、錄音等）各類(lèi)檔案均須及時(shí)送本機關(guān)綜合檔案室歸檔。
�。�1）文書(shū)檔案，應于檔案形成年度的次年第一季度末前歸檔完畢。
�。�2）會(huì )計檔案，應于形成年度為單位，于決算批準后，繼續在財會(huì )部門(mén)保存一年期滿(mǎn)時(shí)，向綜合檔案室移交。
�。�3）科技檔案，應分別在一個(gè)科研課題、一個(gè)試制產(chǎn)品、一項工程或其他技術(shù)項目完成或告一段落后及時(shí)歸檔。
�。�4）其他各種專(zhuān)業(yè)檔案，均必須按其形成規律，遵守上級檔案部門(mén)或專(zhuān)業(yè)部門(mén)的規定及時(shí)歸檔。
2、凡屬本處職能工作所應當負責貫徹執行及憑借指導本機關(guān)職能工作的，凡記述本處實(shí)際工作或生產(chǎn)技術(shù)活動(dòng)歷史面貌的文件（包括正式文件和一般文件材料）電報、圖紙（含底圖）圖表、報表簿冊（即各種登記簿、帳簿、名冊）和錄音、錄像、照片等均須向綜合檔案室歸檔。
3、歸檔工作，務(wù)須保證歸檔文件材料的種類(lèi)、稿本、份數以及每件文件的頁(yè)數均須齊全完整。
4、凡歸檔的文件材料，須在“保持文件之間的歷史聯(lián)”的同時(shí)按文件的保存價(jià)值（即永久、長(cháng)期、短期）組成保管單位（案卷）編目歸檔。
5、歸檔文件材料中的文件與電報應逐一分類(lèi)立卷。正件與附件、印件與定稿、請示與批示、轉發(fā)文件的批文與原文、多種文字形成的同一文件不得分開(kāi)立卷。
6、按年度歸檔的檔案（如文書(shū)、會(huì )議……檔案等），跨年度的請示與批復一并歸入復文件，沒(méi)有復文的請示歸入請示年；跨年度的規劃歸入針對的第一年；跨年度的會(huì )議文件歸入會(huì )議開(kāi)幕年；非訴訟案材料，歸入結案年。
7、卷內文件必須排列有序。一般按責任者——問(wèn)題——時(shí)間排列，使同一文件的正件在前附件在后，印件在前定稿在后，重要文件的歷次稿件依次排在定稿之后；非訴論案件卷，結論、決定、判決性的文件材料在前依據材料在后。
8、卷內文件，應安排列順序逐件逐頁(yè)編所在頁(yè)號或件號。即：
裝訂的.卷，在有文字的每頁(yè)文件的下面右上角，背面左上角編全卷文件統一的順序頁(yè)號；
不裝訂的卷，應在每份文件首頁(yè)右上角加蓋檔號章，在章內填上順序件號；
圖表和聲像材料，應在裝具上或在聲像材料的背面逐件編號。
9、凡歸檔案卷，不論永久、長(cháng)期和短期保存價(jià)值，均須按規定格式逐卷填寫(xiě)內文件目錄和備考表。
�。�1）填寫(xiě)目錄時(shí)，不得隨便改變和簡(jiǎn)化文件題名（即標題）；
�。�2）對沒(méi)有題名或題名（如通知）不能反映文件實(shí)質(zhì)內容的文件，應根據文件內容予以擬制；
�。�3）對沒(méi)有責任者（即作者），年、月、日的文件，要考證清楚，補齊后填入有關(guān)項內；
�。�4）會(huì )議記錄、應填寫(xiě)每次會(huì )議的時(shí)間和主要內容；
�。�5）填寫(xiě)卷內文件目錄的字跡要工整；
�。�6）填寫(xiě)卷內文件的情況說(shuō)明，應逐項填寫(xiě)在備考表內。無(wú)需說(shuō)明的卷，亦應將立卷人、檢查人的姓名和立卷的時(shí)間填上；
�。�7）卷內文件目錄置于卷首，備考表置于卷尾。
10、聲像材料應用文字標出所攝聲像的人、物名稱(chēng)、身份（或職務(wù)）及其活動(dòng)時(shí)間、地點(diǎn)、中心內容和攝錄者。
11、凡歸檔的文件材料，均須去掉訂書(shū)針、別針、大頭針……等金屬物；如有破損者，應按裱糊技術(shù)要求托裱；如有字跡擴散褪變者，應復制，復制件與原件一并歸檔。
12、凡歸檔的文件、材料，均須裝訂。凡裝訂的案卷，須按卷內文件目錄在其首、備考表在其尾，卷內文件依預先后排列的順序理齊，做到右、下側齊整；采直徑1—1。5毫米粗細的紗繩和用“三孔一線(xiàn)”裝訂法裝訂；凡不裝訂的案卷，應用細線(xiàn)和縫紉機裝卷內文件逐件裝訂。
13、歸檔文件材料的卷皮、卷盒和卷內文件目錄、備考表、案卷目錄……等，必須符合檔案部門(mén)規定的標準和規范，并按規定格式和要求填寫(xiě)清楚。
14、歸檔案卷的標題要簡(jiǎn)明、確切地反映卷內文件內容，一般應由卷內文件的負責者（即作者）、內容和名稱(chēng)等部門(mén)組成，對責任者簡(jiǎn)稱(chēng)的使用，要通俗易懂，保持一致。
十、檔案移交制度
1、國家規定應向當地檔案館移交的永久和長(cháng)期保管檔案，本處必須按規定時(shí)間辦理移交手續，并妥善保管交接憑證，還應在檢索工具上注明。
2、檔案工作人員調離工作后，必須辦完移交手續后，方可離崗辦理調離手續。
3、對檔案收進(jìn)、移出、利用銷(xiāo)毀的情況要認真登記，為統計和移交工作作好準備。
4、移交登記要本著(zhù)實(shí)事求是的原則，既要有綜合性的報表，又要有詳細的明細表，要做到帳物相符、賬表相符。
十一、會(huì )計檔案管理制度
為加強會(huì )計檔案的管理與利用，根據財政部、國家檔案局頒布的《會(huì )計檔案管理辦法》，結合本單位實(shí)際，制定本制度。
1、每年形成的會(huì )計檔案，包括會(huì )計憑證、會(huì )計帳薄、會(huì )計報表等會(huì )計核算專(zhuān)業(yè)材料，均應由財務(wù)科按歸檔要求，負責整理立卷，裝訂成冊。在會(huì )計年度終了后，暫由財務(wù)科保管一年，期滿(mǎn)后，編造清冊全部移交到綜合檔案室保管。
2、檔案室接收保管的會(huì )計檔案，原則上應保持原卷、冊的封裝，個(gè)別需要拆裝、整理的，應會(huì )同財務(wù)科經(jīng)辦人共同拆封整理，以分清職責。
3、嚴格執行安全保管制度，謹防損毀，不得失密和泄密。
4、調閱會(huì )計檔案，須由財務(wù)科長(cháng)陪同借閱。
5、對保管期已滿(mǎn)的會(huì )計檔案，由綜合檔案室提出銷(xiāo)毀意見(jiàn)，經(jīng)處檔案鑒定銷(xiāo)毀小組鑒定，編造會(huì )計檔案銷(xiāo)毀清冊后，方可銷(xiāo)毀，監銷(xiāo)人員在銷(xiāo)毀清冊上簽字蓋章。
十二、聲像檔案管理制度
為了加強聲像（照片、錄相帶）檔案管理，更好地開(kāi)發(fā)和利用聲像檔案信息資料，特制定本制度。
1、對聲像檔案實(shí)行集中統一管理，確保其完整、系統、安全，以備管理使用。
2、聲像檔案的收集工作、整理程序和保管條件必須嚴格按照國家標準規范管理。
3、聲像檔案管理員應隨時(shí)收集、征集零散的具有保存價(jià)值的照片、錄相帶。
4、借閱聲像檔案，必須按有關(guān)規定辦理借閱審批手續，歸還時(shí)按規定進(jìn)行質(zhì)量檢查、驗收。
5、對收藏的聲像檔案要根據具體情況定期檢查。
6、嚴格做好聲像檔案的保密工作。
十三、實(shí)物檔案管理制度
為了加強對實(shí)物檔案的管理和收集、整理工作，有效地保護和利用實(shí)物檔案，按照《中華人民共和國檔案法》，特制定本制度。
1、對實(shí)物檔案實(shí)行集中統一管理，確保其完整、準確、系統、安全，以備開(kāi)發(fā)和利用。
2、實(shí)物檔案范圍包括：錦旗、匾牌、字畫(huà)、印章、榮譽(yù)證書(shū)、獎杯。
3、實(shí)物檔案的歸檔，要求保證實(shí)物的完整、整潔、干凈，注意防火、防潮、防塵。
4、實(shí)物檔案的歸檔時(shí)間要求處屬各科室應及時(shí)將實(shí)物檔案移交檔案室歸檔。
5、實(shí)物檔案的借出，必須經(jīng)處領(lǐng)導批準，按規定辦理借出手續，如果展出，要對展出實(shí)物檔案定期進(jìn)行檢查。
6、實(shí)物檔案如有破損，必須進(jìn)行認真修復和技術(shù)加工，以延長(cháng)實(shí)物檔案壽命。
7、建立實(shí)物檔案登記和統計制度，每年檢查一次，發(fā)現問(wèn)題，及時(shí)解決。
十四、檔案保密制度
1、檔案工作人員應嚴格貫徹執行國家保密法規，遵守保密紀律，明確保密職責，維護檔案的安全的完整。
2、保密文件材料、檔案的密級劃分、變更和解密，必須按照國家有關(guān)制度和規定辦理。保密檔案及文件材料，要妥善保管，絕密檔案要單獨保管。
3、檔案庫房設施應符合“八防”的要求，要安裝鐵門(mén)（防盜門(mén)）鐵窗，凡遇重大節日應提前對庫房的安全保密設施進(jìn)行檢查，發(fā)現問(wèn)題及時(shí)處理。
4、不該說(shuō)的國家秘密不說(shuō)，不該知道的國家秘密不問(wèn)，不該看的國家秘密不看，不該記錄的國家秘密不記錄。
5、不準私自或在無(wú)保密保障的情況下復制、使用、存放、銷(xiāo)毀于國家秘密的文件、檔案、資料和物品。不準將屬于國家秘密的文件、檔案、資料和物品作為廢品出售。
6、不準借閱秘密檔案資料。查閱秘密檔案或文件，應履行審批手續，并限于保密室或檔案室內閱覽，不得抄錄和帶出，不得向別人透露秘密文件的內容。
7、不準攜帶屬于國家秘密的文件、檔案、資料的物品外出開(kāi)會(huì )、參觀(guān)、學(xué)習、游覽、探親、訪(fǎng)友和辦私事，如確因工作需要，須經(jīng)保密部門(mén)審查批準，同時(shí)指定專(zhuān)人保管。
8、不準向家屬、子女、親友及其他不應知悉者談?wù)搰颐孛堋?/p>
9、定期進(jìn)行保密文件、檔案、資料和物品的清查工作，發(fā)現問(wèn)題，及時(shí)報告。
10、不準隱瞞泄密事件，對于造成失密、泄密的人員或事件要及時(shí)報告，并視其情節依法追究責任。
十五、檔案鑒定銷(xiāo)毀制度
1、成立檔案鑒定小組，鑒定小組由分管領(lǐng)導任組長(cháng)，成員由檔案人員及有關(guān)部門(mén)的人員組成。
2、鑒定小組以專(zhuān)業(yè)主管部門(mén)確定的檔案價(jià)值鑒定原則和標準為準繩，以檔案的保管期限為依據，及時(shí)組織對到期檔案進(jìn)行鑒定。
3、鑒定工作結束后，要寫(xiě)出鑒定報告，在保管單位備考表中注明鑒定意見(jiàn)，由鑒定小組負責人簽名并注明日期，對無(wú)保存價(jià)值需要銷(xiāo)毀的檔案及文件材料，要造出清冊，提出銷(xiāo)毀報告，經(jīng)分管領(lǐng)導批準，并報送有關(guān)檔案部門(mén)備案，然后方可銷(xiāo)毀。
4、對已超過(guò)保管期限的檔案或文件材料，重新鑒定后，確有保管利用價(jià)值需要延長(cháng)保管期限的，應重新規定保管期限，其保管期限從第一次鑒定的年限算起。
5、經(jīng)過(guò)鑒定，對延長(cháng)保管期限的檔案或文件材料要重新組卷，要達到劃定保管期限準確，保管單位質(zhì)量達到標準規定，鑒定中發(fā)現檔案不準確、不完整，檔案部門(mén)要及時(shí)向領(lǐng)導匯報，責成有關(guān)科室或責任人負責修改、補充。
6、銷(xiāo)毀檔案時(shí)，監銷(xiāo)人員不得少于2人，應由檔案室和有關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)派員在指定地點(diǎn)共同監銷(xiāo)，監銷(xiāo)人員在銷(xiāo)毀以前，應認真進(jìn)行清點(diǎn)核實(shí)，銷(xiāo)毀后要在銷(xiāo)毀清冊上簽名蓋章，并將銷(xiāo)毀情況報告領(lǐng)導。
7、銷(xiāo)毀檔案時(shí)，必須注意保密，監銷(xiāo)人員在檔案尚未安全毀掉時(shí)不得離開(kāi)現場(chǎng)。
8、情況特殊的專(zhuān)門(mén)檔案另有銷(xiāo)毀規定的按有關(guān)規定執行。
十六、檔案利用制度
1、本單位檔案僅限于本單位及本系統工作人員利用。凡查借閱檔案，必須履行登記手續，填寫(xiě)查借閱登記表和利用效果登記表，并將利用結果及時(shí)向檔案室反饋，任何人不得例外。
2、外單位來(lái)查閱檔案資料的人員，必須持有單位介紹信，檢驗查閱人員的身份和問(wèn)清查閱的目的、范圍，經(jīng)分管領(lǐng)導批準后方可查閱。
3、查閱檔案人員應在閱文室、保密室內查詢(xún)，并保持安靜、衛生，不得在室內吸煙、喝水，以防損壞檔案。
4、查閱秘密文件必須履行審批手續，嚴格遵守保密規定。
5、借閱檔案時(shí)間一般不超過(guò)3天，延長(cháng)時(shí)間需辦理續借手續，最多不得超過(guò)7天，借用份數每人每次不得超過(guò)3份。
6、借閱者應維護檔案的完整與安全，不得在檔案上亂寫(xiě)亂畫(huà)，不得轉借和影印、復制、拆換、涂改及污損，違者必究。
7、借閱檔案歸還時(shí)，檔案管理人員要認真清點(diǎn)，仔細檢查，并做好歸還記錄。借閱檔案未還人員若要長(cháng)期離崗必須在離崗前，將所借檔案全部歸還，以利保管和利用。
8、凡遇節假日特殊情況，檔案室有權隨時(shí)收回借出的檔案、材料，以利安全保密等工作。
9、凡在借閱檔案過(guò)程中，造成案卷散失，污損或不歸還者，應按《檔案法》及有關(guān)規定嚴肅處理。
10、復制、抄錄檔案資料，要經(jīng)領(lǐng)導批準，抄錄復制的檔案由檔案員核對無(wú)誤，加蓋公章，方可有效。
11、檔案人員應根據本單位工作的特點(diǎn)按照室藏檔案的內容、種類(lèi)和結構，編制科學(xué)的檢索工具和有參考價(jià)值的檔案資料，以提高檔案的查全率。
十七、檔案統計制度
1、檔案統計要符合《中華人民共和國統計法》及其他有關(guān)法規、規章要求。
2、檔案統計包括登記和統計兩個(gè)部分。檔案室要建立檔案工作統計臺帳，檔案人吶喊要認真細致地做好檔案收進(jìn)、移出、整理、鑒定、銷(xiāo)毀、搶救、清理、保管的數量、狀況及結構的登記和統計，還要做好檔案檢索、編研和利用情況的登記和統計。
3、檔案統計內容與指標要保持一致性、穩定性和連續性，不得隨意更改。
4、統計數字要準確無(wú)誤，情況要真實(shí)，結論要正確，各項數字一律用阿拉伯數字書(shū)寫(xiě)，字跡工整、清楚、不得潦草和模糊。
5、及時(shí)、準確向檔案行政管理部門(mén)填寫(xiě)單位檔案工作統計年報及其他檔案調查統計表，統計表要由領(lǐng)導簽字蓋章后方能上報或歸檔。
6、堅持做好溫濕度記錄、掌握庫房溫度變化情況，定期分析研究，采取科學(xué)的降溫去濕措施，使庫內溫濕度控制達到國家和本省規定的標準。
7、檔案室要定期對檔案統計資料進(jìn)行歸納整理，定期對統計數據進(jìn)行必要的綜合、分析和研究，從而及時(shí)發(fā)現問(wèn)題，糾正錯誤，更好地認識和了解機關(guān)檔案管理的現狀，掌握發(fā)展規律，分析發(fā)展趨勢，提高管理水平。
審計局檔案管理制度3篇2
第一條、為了規范公司檔案管理工作，保證檔案的完整性及保密性，理順工作程序，明確工作職責，杜絕資料流失，特制定本制度。
第二條、檔案管理機構及其職責
1、公司檔案工作實(shí)行二級管理，一級管理是指公司綜合管理部的統籌管理；二級管理是指各部門(mén)的檔案資料管理工作。
2、綜合管理部檔案管理員負責公司所有檔案資料的統一收集管理，各部門(mén)的檔案管理員負責本部門(mén)檔案資料的使用管理。
3、檔案管理人員要嚴格執行公司檔案管理規定，認真細致地做好檔案保管以及利用工作，充分發(fā)揮檔案資料的作用。
4、綜合管理部檔案管理員有責任對二級檔案管理工作進(jìn)行監督和指導，每年對二級檔案管理進(jìn)行一次檢查驗收。
第三條、歸檔制度
1、凡是反映公司戰略發(fā)展、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、企業(yè)管理及工程建設等活動(dòng)，具有查考利用價(jià)值的文件資料均屬歸檔范圍。
2、凡屬歸檔范圍的文件資料，均由公司集中統一管理，任何個(gè)人不得擅自留存。
3、歸檔的文件資料，原則上必須是原件，原件用于報批不能歸檔或相關(guān)部門(mén)保留的，綜合部保存復印件。
4、凡公司業(yè)務(wù)活動(dòng)中收到的文件、函件承辦后均要及時(shí)歸檔；以公司名義發(fā)出的文件、函件要留底稿及正文備查。
5、業(yè)務(wù)活動(dòng)中涉及金融財稅方面的資料，由財務(wù)部保存原件；屬于人事方面的資料，由人力資源部保存原件；屬于工程建設方面的，由規劃建設部保存原件。以上部門(mén)應將涉外事務(wù)的復印件報綜合管理部備案。
6、由公司對外簽訂的`經(jīng)濟合同，應保留三份原件，綜合管理部保存一份，財務(wù)部及合同執行（或簽訂）部門(mén)各保存一份。特殊情況只有一份原件時(shí)，由綜合部保存原件。
7、在歸檔范圍內的其他資料，由經(jīng)辦人整理后連同有關(guān)資料移交綜合管理部檔案室。部門(mén)需要使用的可復印或復制，歸檔范圍外的由各部門(mén)自行保管。
第四條、檔案保管制度
1、公司綜合管理部設存放檔案的專(zhuān)門(mén)庫房，各部門(mén)應根據保存檔案數量，設置存放檔案的箱柜，并具備防火、防潮、防蟲(chóng)等安全條件。
2、歸檔資料要進(jìn)行登記，編制歸檔目錄。
3、檔案管理員要科學(xué)地編制分類(lèi)法，根據分類(lèi)法，編制分類(lèi)目錄；根據需要編制專(zhuān)題目錄，完善檢索工具，以便于查找。
4、檔案要分類(lèi)、分卷裝訂成冊，保管要有條理，主次分明，存放科學(xué)。
5、庫存檔案必須圖物相符，帳物相符。
6、檔案管理人員要熟悉所管理的檔案資料，了解利用者的需求，掌握利用規律。
7、根據有關(guān)規定及公司實(shí)際情況，確定檔案保存期限，每年年終據此進(jìn)行整理、剔除。
8、經(jīng)確定需銷(xiāo)毀的檔案，由檔案管理員編造銷(xiāo)毀清冊，經(jīng)公司領(lǐng)導及有關(guān)人員會(huì )審批準后銷(xiāo)毀。銷(xiāo)毀的檔案清單由檔案員永久保存。
9、嚴格遵守檔案安全保密制度，做好檔案流失的防護工作。
10、凡公司工作人員調離崗位前必須做好資料移交工作，方可辦理調動(dòng)手續。
第五條、檔案借閱制度
1、檔案屬于公司機密，未經(jīng)許可不得外借、外傳。外單位人員未經(jīng)公司領(lǐng)導批準不得借閱。
2、借閱檔案資料，須經(jīng)檔案保管部門(mén)負責人批準。閱檔必須在辦公室指定的地方，不得攜帶外出。需要借出檔案的，須經(jīng)檔案保管部門(mén)負責人批準。
3、借閱檔案，必須履行登記、簽收手續。
4、借出檔案材料的時(shí)間不得超過(guò)一周，必要時(shí)可以續借。過(guò)期由檔案管理員催還。需要長(cháng)期借出的，須經(jīng)分管副總經(jīng)理批準。
5、借出檔案時(shí)，應在借出的檔案位置上，放一代替卡，標明卷號、借閱時(shí)間、借閱單位或借閱人，以便查閱和催還。
6、借閱檔案資料者必須妥善保管檔案資料，不得任意轉借或復印、不得拆封、損污文件，歸還時(shí)保證檔案材料完整無(wú)損，否則，追究當事人責任。
7、借出檔案材料，因保管不慎丟失時(shí)，要及時(shí)追查，并報告主管部門(mén)及時(shí)處理。
8、重要檔案、機密檔案不得借閱，必須借閱的要經(jīng)分管副總經(jīng)理同意，必須外借的，由總經(jīng)理審批。
第六條二級檔案應根據資料的性質(zhì)和部門(mén)需要，每三年移交一次，必須保留的盡量留復印件，其余資料交綜合管理部統一保存。
第七條、本制度從二Oxx年十月一日起執行。
審計局檔案管理制度3篇3
為加強對機關(guān)文書(shū)檔案和違紀人員檔案的管理，保證機關(guān)檔案的安全和合理利用，特制定本制度。
�。ㄒ唬C關(guān)文書(shū)檔案是機關(guān)重要的機密材料，涉檔人員應牢固樹(shù)立保密保衛意識，確保機關(guān)檔案的安全。
�。ǘn案管理人員要嚴格遵守保密制度。不得擅自轉移、分散和銷(xiāo)毀檔案；不得擅自提供檔案或向他人泄露檔案內容；不得擅自將無(wú)關(guān)人員帶入檔案室。
�。ㄈ┍３执鏅n地段的清潔，嚴禁在檔案柜旁存放不利安全的物品，嚴禁在檔案室吸煙。經(jīng)常檢查防盜、防火、防潮、防蛀設施，發(fā)現問(wèn)題及時(shí)報告并采取補救措施。
�。ㄋ模┎殚喗栌脵n案，必須經(jīng)分管領(lǐng)導同意。外單位查閱檔案，須經(jīng)主要領(lǐng)導批準并填寫(xiě)《查閱檔案申請表》，同時(shí)由查閱檔案單位負責人和本機關(guān)分管領(lǐng)導簽署意見(jiàn)后，方可查閱。查檔人員只能查閱經(jīng)同意查閱的檔案材料，不得在檔案材料上圈畫(huà)、涂改，不得拆換、抽取、增添檔案材料，未經(jīng)批準不得復制、抄錄和拍照檔案材料。本機關(guān)檔案一般不外借，特殊情況經(jīng)過(guò)批準后可以借用，但必須嚴格手續，加強管理，借閱單位必須妥善保存，不得轉借、毀損，借用時(shí)間一般不得超過(guò)一個(gè)月。
�。ㄎ澹C關(guān)檔案管理由辦公室負責。文書(shū)檔案管理按照縣檔案主管部門(mén)的'要求辦理，原則上時(shí)限在10年以上的文書(shū)檔案應移送縣檔案館保存。機關(guān)各室立卷歸檔的文書(shū)檔案，除需要移送機關(guān)檔案室統一管理的外，其余的檔案由各室自行保存。
�。n案管理人員工作如有變動(dòng)，應認真做好檔案及相關(guān)資料的移交工作。
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