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公司采購流程管理制度

時(shí)間:2021-07-31 08:48:34 制度 我要投稿

公司采購流程管理制度

  隨著(zhù)社會(huì )不斷地進(jìn)步,越來(lái)越多人會(huì )去使用制度,制度一般指要求大家共同遵守的辦事規程或行動(dòng)準則,也指在一定歷史條件下形成的法令、禮俗等規范或一定的規格。想必許多人都在為如何制定制度而煩惱吧,以下是小編整理的公司采購流程管理制度,希望對大家有所幫助。

公司采購流程管理制度

公司采購流程管理制度1

  一 總則

  為加強 采購 工作的管理,提高 采購工作的效率,制定本制度。所有的 采購 人員及相關(guān)人員均應以本制度為依據開(kāi)展工作。

  二 采購 部人員職責及管理制度

  1. 熱愛(ài)本職工作,勤于學(xué)習新技術(shù),了解新產(chǎn)品,注意市場(chǎng)信息的積累。

  2. 廉潔奉公,不徇私舞弊,不違法亂紀,勤儉節約,講究職業(yè)道德。

  3. 負責公司生產(chǎn)所需材料的 采購 工作。

  4. 負責供應商的開(kāi)發(fā)、管理及維護工作。

  5. 堅決執行各項 采購 工作制度及公司各項規章制度。

  6. 大項材料必須做招標工作,其他材料詢(xún)價(jià)必須三家供應商以上參與。

  7. 積極了解材料的短缺、發(fā)貨、驗收等實(shí)際情況,早知道,早處理。

  8. 及時(shí)協(xié)助財務(wù)部對照欠款數額或者合同要求安排對供應商進(jìn)行付款。

  9. 做到每周一小結,每月一總結,每年一審核。

  10. 完成領(lǐng)導交辦的其他工作。

  三 采購 工作流程

  采購部作為一個(gè)職能部門(mén),在項目的具體實(shí)施中擔負了不可推卸的重要責任, 采購工作的好壞,直接影響了工程的質(zhì)量、工期、成本。建立高效、實(shí)用、完善的采購 工作流程 是提高 采購效率,較低成本最有效的方法。在項目實(shí)施的過(guò)程中, 采購 部需要生產(chǎn)、財務(wù)、質(zhì)檢等各個(gè)部門(mén)的大力支持才能順利的完成 采購工作,每個(gè)部門(mén)之間的聯(lián)系需要一個(gè)標準來(lái)規劃,來(lái)提升工作效率,減少工作失誤,為項目的順利實(shí)施做出各自的貢獻。

  1. 在項目的初始運作階段, 采購部根據項目部、投標部的具體要求,配合進(jìn)行投標的材料報價(jià),以更好的達到在以后的生產(chǎn)中控制成本的目的,更要避免發(fā)生投標價(jià)低于實(shí)際采購價(jià)的情況出現。

  2. 項目正式運作后, 采購 部應該在第一時(shí)間開(kāi)始進(jìn)行所需材料的采購準備工作。生產(chǎn)計劃部門(mén)依據工程合同和對比庫存后的實(shí)際需求,對 采購 部下達《材料申購單》(附表 1 )此單由申請人填寫(xiě),生產(chǎn)或者項目負責人簽字后生效,一試三份,一份申請人留存,一份發(fā)往 采購部,一份發(fā)往工廠(chǎng)或者生產(chǎn)基地。

  3. 采購部接到《材料申購單》后,根據所需材料的規格,質(zhì)量要求,數量,生產(chǎn)地址等實(shí)際情況,向公司已經(jīng)確定的合格供應商中的 3 家— 5 家發(fā)出《材料詢(xún)價(jià)單》(附表 2 )。供應商根據要求確認價(jià)格后對我司的《材料詢(xún)價(jià)單》簽字,蓋公章后回傳,簽字蓋章的《材料詢(xún)價(jià)單》會(huì )做為以后向供應商付款的依據之一,需妥善保存。采購部根據幾家供應商的對比研究后確定其中的一家或者幾家進(jìn)行供貨。向其發(fā)出《材料訂購單》(附表 3 ),同時(shí)向收貨的工廠(chǎng)或者生產(chǎn)基地發(fā)送傳真件通知其準備收貨。

  4. 供應商根據《材料訂購單》安排生產(chǎn)運輸,各項具體要求以與我司簽訂的供貨合同為準。隨貨攜帶各種合格證和材質(zhì)證明書(shū)。

  5. 工廠(chǎng)和生產(chǎn)基地在所需材料到場(chǎng)后,應由專(zhuān)人負責材料的質(zhì)量、數量檢查,檢查中必須將供應商的送貨單與我司的《材料申購單》和《材料訂購單》相對照,質(zhì)量和數量都準確無(wú)誤后才能進(jìn)行收貨,然后填寫(xiě)《材料到貨單》(附表 4 ),相關(guān)責任人簽字后回傳 采購 部。

  6. 工廠(chǎng)或者生產(chǎn)基地完成生產(chǎn)任務(wù)后,及時(shí)通知采購 部,由 采購部根據貨物情況和送貨地址等安排物流公司進(jìn)行運輸。建議物流公司相對固定,便于統一定價(jià),統一結算,節約運輸成本。

  7. 項目完成后, 采購 部根據與供應商簽訂的合同條款安排付款。付款時(shí),采購部填寫(xiě)統一的《付款申請單》或者《支票領(lǐng)用單》,同時(shí)向財務(wù)部遞交此批次材料的《材料訂購單》和《到貨確認單》,如有需要, 采購部有義務(wù)向財務(wù)部提供《材料訂購單》以及各家供應商簽字蓋章的《材料詢(xún)價(jià)單》。由財務(wù)部根據實(shí)際情況安排付款額度。

  8. 供應商應于付款前開(kāi)具出相符的增值稅發(fā)票或者普通發(fā)票,財務(wù)部在收到發(fā)票后即向供應商付款。

  四 采購 部發(fā)展規劃

  原材料 采購在任何一個(gè)公司都是決定生產(chǎn)、銷(xiāo)售的關(guān)鍵環(huán)節,早在幾年前,資深的管理專(zhuān)家就提出了:采購 成本降低 5% 企業(yè)利潤提升 10% 的戰略觀(guān)點(diǎn)。但是時(shí)至今日,又有多少個(gè)公司能真正的做到這點(diǎn)呢?

  降低 采購成本不是一個(gè)短期的目標,也不是短期內就可以達成的目標,而是一個(gè)公司必須要規劃、重視的長(cháng)遠發(fā)展策略,是需要長(cháng)期的工作經(jīng)驗的積累和公司整體的采購流程, 采購 制度的規范化來(lái)支撐的。需要公司的各個(gè)部門(mén)精誠合作,來(lái)完成這一共同目標。

  我們 采購部的初步計劃如下,其中的時(shí)間和工作目標根據實(shí)際情況會(huì )作出相應調整,但是保證前進(jìn)的大方向永遠不變

  (一)在 3 個(gè)月內完成 采購 體系的建立,包括 采購制度, 工作流程 ,供應商管理等制度。進(jìn)行供應商資格的`初步審核,每種材料確定出 5 — 10 家候選供應商。開(kāi)始逐步實(shí)施 采購 工作流程 。

  (二)在 6 個(gè)月內完善 采購體系,修正具體工作中出現的問(wèn)題。進(jìn)一步完善供應商系統的開(kāi)發(fā)和維護。讓 采購 工作流程走入正軌,高效,準確的運行。

  (三)在 1 年內建立高效的 采購團隊,杜絕缺貨、少貨、次品、殘品、送貨不及時(shí)、報驗不及時(shí)等工作失誤,不出現一起由于 采購 工作失誤造成的公司損失,建立完善的采購管理體系,能初步感受到 采購 工作流程 高效、準確帶來(lái)的便利,能看到 采購 成本降低帶來(lái)的實(shí)際效果。

  (四)在 2 年內建立起相對固定的 采購團隊和供應商隊伍。能切實(shí)看到由于 采購 成本降低而帶來(lái)的公司利潤上漲。

  (五)大膽設想: 5 — 10 年后,公司以自主設計,自主研發(fā)牽頭,以符合科技進(jìn)步的產(chǎn)品、技術(shù)為主打,以完善的組織結構,人員搭配為根基,以高效、先進(jìn)的管理體系為依托,建立一個(gè)集研發(fā)、設計、生產(chǎn)、安裝、調試、售后服務(wù)為主線(xiàn),涉及鋼結構工程設計、施工,通信工程設計、施工,物流,工業(yè)品貿易等跨行業(yè)的集團公司。爭取到時(shí)候每個(gè)省份和各大城市都能有我們公司的供應商,為公司的發(fā)展提供最大限度地支持。

  目前起草的《 采購 部管理制度和 工作流程 》與《供應商管理辦法》只是依據原來(lái)在工程項目公司及生產(chǎn)廠(chǎng)家的 采購 工作中所積累的經(jīng)驗做的一個(gè)現行的暫時(shí)性的文件。還需要在試行的過(guò)程中不斷的發(fā)現問(wèn)題,修改失誤,爭取在幾個(gè)月內修改出一套完整的,適合公司具體情況的 采購 系統體系。希望公司領(lǐng)導,各個(gè)部門(mén)同事在具體實(shí)施中,多提寶貴意見(jiàn),指出我們工作中的不足,促進(jìn)我們 采購 部工作的進(jìn)步,真正達到降低 采購 成本,推動(dòng)公司發(fā)展的目標

公司采購流程管理制度2

  一、請購極其規定

  1、請購的定義

  請購是指某人或者某部門(mén)根據生產(chǎn)需要確定一種或幾種物料,并按照規定的格式填寫(xiě)一份要求獲得這些物料的單子的整個(gè)過(guò)程。

  2、請購單的要素

  完整的請購單應包括以下要素:

  請購的部門(mén);

  請購物品所屬項目

  請購的用途

  請購的物品名稱(chēng)、規格、數量

  請購物品的樣品、圖紙和技術(shù)資料

  請購物品的需求時(shí)間

  請購如有特殊請備注

  請購單填寫(xiě)人

  請購部門(mén)主管

  請購單審核人

  采購副總審核

  財務(wù)審核人

  公司總經(jīng)理

  3、請購單及其提報規定

  請購單應按照要素填寫(xiě)完整、清晰,由公司領(lǐng)導審核審核批準后報采購部門(mén);

  請購部門(mén)在提報申請單時(shí)應要求采購部接收人簽字并備份;

  涉及的請購數量過(guò)多時(shí)可附件清單的形式進(jìn)行提交,為提高效率該清單的電子文檔也需一并提交;

  遇公司生產(chǎn)、生活急需的物資,公司領(lǐng)導不在的情況下可以電話(huà)請示,征得同意后提報采購部門(mén),簽字確認后手續后補

  如果是單一來(lái)源采購或指定采購廠(chǎng)家及品牌的產(chǎn)品,請購部門(mén)必須作出書(shū)面說(shuō)明

  請購單的更改和補充應以書(shū)面形式由公司領(lǐng)導簽字后報采購部。

  二、請購單的接收及分發(fā)規定

  1、請購的接收要點(diǎn)

  采購部在接收請購單時(shí)應檢查請購單的填寫(xiě)是否按照規定填寫(xiě)完整、清晰,檢查請購單是否經(jīng)過(guò)公司領(lǐng)導審批;

  接收請購單時(shí)應遵循無(wú)計劃不采購,名稱(chēng)規格等不完整不清晰不采購,圖紙及技術(shù)資料不全不采購,庫存已超儲值積壓的物資不采購的原則;

  通知倉庫管理人員核查該物資是否有庫存;

  對于不符合規定和撤銷(xiāo)的請購物資應及時(shí)通知請購部門(mén)。

  2、請購單的分發(fā)規定

  對于請購單采購部應按照人員分工和崗位職責進(jìn)行分工處理;

  對于緊急請購項目應優(yōu)先處理;

  無(wú)法于請購部門(mén)需求日期辦妥的應通知請購部門(mén)。

  重要的項目采購前應征求公司相關(guān)領(lǐng)導的建議。

  三、詢(xún)價(jià)及其規定

  1、詢(xún)價(jià)前應認真查看請購單的品名、規格、數量、名稱(chēng),了解圖紙及其技術(shù)要求,遇到問(wèn)題應及時(shí)與請購部門(mén)溝通;

  2、屬于相同類(lèi)型或屬性近似的產(chǎn)品應整理、歸類(lèi)集中采購;

  3、詢(xún)價(jià)時(shí)對于相同規格和技術(shù)要求應對不同品牌進(jìn)行詢(xún)價(jià);

  4、比價(jià)采購的單位均應具備一定的資質(zhì)和實(shí)力,具有提供或完成我公司所需物資的能力;

  四、比價(jià)、議價(jià)

  1、對廠(chǎng)商的供應能力,交貨時(shí)間及產(chǎn)品或服務(wù)質(zhì)量進(jìn)行確認;

  2.對于合格供貨商的價(jià)格水平進(jìn)行市場(chǎng)分析,是否價(jià)格最低,所報價(jià)格的綜合條件更加突出;

  五、合同的簽訂及其規定

  1、合同正文應包含的要素

 。1)合同名稱(chēng)、編號、簽訂時(shí)間、簽訂地點(diǎn);

 。2)采購物品的規格、名稱(chēng)、數量、單價(jià)、總價(jià)及合同金額,清單、技術(shù)文件與確認圖紙是合同部可分割的部分;

 。3)付款方式

 。4)工期

 。5)質(zhì)量保證期

 。6)其他約定

  2、合同簽訂及其規定

 。1)如涉及到技術(shù)問(wèn)題及公司機密的,注意保密責任;

 。2)擬定合同條款時(shí)一定將各種風(fēng)險降至最低;

  3、合同執行

 。1)已簽訂合同由采購部項目負責人負責跟進(jìn),由采購部負責人進(jìn)行監督,如出現問(wèn)題,采購部應及時(shí)提出建議或補救措施,并及時(shí)通知請購部門(mén)及相關(guān)領(lǐng)導;

 。2)已簽訂的合同在執行期間,應及時(shí)掌握合作單位對于合同義務(wù)和責任的履行情況,跟蹤并督促其保證質(zhì)量,按時(shí)履約;

 。3)合同在履行期間應按照雙方約訂嚴格執行合同,遇未盡事宜應及時(shí)協(xié)商并簽訂補充合同;

  六:報驗與入庫

  1、供應單位已經(jīng)履行完畢的合同,采購部應及時(shí)通知質(zhì)檢部門(mén)進(jìn)行驗收;

  2、標的物在運達公司后采購部應及時(shí)通知請購部門(mén),由請購部門(mén)及時(shí)安排卸貨與搬運。

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