辦公室檔案管理制度范本

　　在現在社會(huì )，制度使用的頻率越來(lái)越高，制度是要求大家共同遵守的辦事規程或行動(dòng)準則。擬起制度來(lái)就毫無(wú)頭緒？以下是小編整理的辦公室檔案管理制度范本，希望對大家有所幫助。

　　辦公室檔案管理制度1

　　第一部分：檔案工作總的要求

　　1、貫徹執行黨和國家關(guān)于檔案工作的法律法規和方針、政策。

　　2、對本校各部門(mén)和有關(guān)人員形成的各種文件材料的收集、整理、立卷和歸檔工作進(jìn)行監督和指導。

　　3、集中統一管理本校各種門(mén)類(lèi)和載體的檔案，積極提供利用，為本校各項工作服務(wù)。

　　4、為國家積累檔案財富，按規定的時(shí)間和要求把具有長(cháng)期保存價(jià)值的檔案，向上級檔案館移交。

　　第二部分：檔案的保管

　　1、學(xué)校檔案包括文書(shū)檔案、教學(xué)檔案、學(xué)籍檔案、教師業(yè)務(wù)檔案、財務(wù)檔案、教學(xué)儀器設備檔案和基建檔案等等。

　　2、檔案室負責全校檔案（不含人事檔案）的管理工作，有關(guān)部門(mén)按規定立卷后向綜合檔案室移交。

　　3、實(shí)行科學(xué)管理，檔案庫房?jì)葯痪�、設備放置整齊合理。檔案排列整齊美觀(guān)、條理分明，編號科學(xué)規范、查找方便。

　　4、定期對檔案進(jìn)行檢查、修復、整理，保持整潔完好。

　　5、檔案的接收和移出都必須手續完備，室藏檔案必須賬物相符。

　　第三部分：檔案立卷歸檔

　　1、凡記錄反映本校職能活動(dòng)情況、具有日后查考利用價(jià)值的各種文字、圖表、材料，均列為歸檔范圍。

　　2、各部門(mén)兼職檔案員應根據歸檔范圍將材料收集齊全，按檔案立卷要求整理組卷。交檔案室檢查后，再編排頁(yè)號，填寫(xiě)卷內目錄，擬出案卷標題，裝訂。

　　3、編號抄目要嚴肅認真，案卷標題要簡(jiǎn)明扼要，正確反映卷內內容，由檔案室統一書(shū)寫(xiě)。

　　4、凡立卷材料必須紙質(zhì)優(yōu)良，規格統一，書(shū)寫(xiě)規范，字跡清楚。禁止用鉛筆、圓珠筆書(shū)寫(xiě)，也不能用復寫(xiě)紙復寫(xiě)。對不符合要求的要返工重制。

　　5、每年7月份以前必須完成上年度的檔案立卷歸檔任務(wù)

　　第四部分：檔案的鑒定與銷(xiāo)毀

　　1、對檔案要認真進(jìn)行鑒定，確無(wú)保存價(jià)值或保管期滿(mǎn)的檔案，可確定銷(xiāo)毀。

　　2、檔案的鑒定、銷(xiāo)毀工作必須有組織、有領(lǐng)導地進(jìn)行。在校長(cháng)辦公室主任的主持下，由綜合檔案室和有關(guān)立卷單位人員組成檔案鑒定、銷(xiāo)毀小組，負責檔案的鑒定、銷(xiāo)毀工作。

　　3、經(jīng)過(guò)鑒定，需要銷(xiāo)毀的檔案，必須編造銷(xiāo)毀清冊，經(jīng)校有關(guān)領(lǐng)導批準后，方可銷(xiāo)毀。

　　4、銷(xiāo)毀檔案時(shí)，必須由兩人以上在指定地點(diǎn)監督銷(xiāo)毀，監督銷(xiāo)毀人員必須在銷(xiāo)毀清冊上簽名蓋章，并注明銷(xiāo)毀方式和日期。

　　5、銷(xiāo)毀檔案清冊要妥善保管，并將所銷(xiāo)毀檔案在目錄中注銷(xiāo)

　　第五部分：檔案室的安全保密

　　1、檔案室是機要部門(mén)，非本室人員未經(jīng)許可不得入內。

　　2、未經(jīng)批準，不得將檔案帶出檔案室，檔案內容不得私自摘抄、復印和隨意傳播

　　3、經(jīng)常檢查庫房和檔案的安全，發(fā)現問(wèn)題及時(shí)向領(lǐng)導報告，認真處理。

　　4、檔案管理人員要模范遵守黨和國家的保密規定，嚴守機密。在調換工作時(shí)，對所管的檔案要辦理交接手續，離職后對所了解的機密情況，不得泄漏。

　　第六部分：檔案的統計

　　1、要及時(shí)地對檔案的收進(jìn)、移出、整理、鑒定、保管、利用、銷(xiāo)毀以及檔案工作人員、機構、經(jīng)費、庫房、設備等情況進(jìn)行登記，每年一次對各方面進(jìn)行認真統計，做好年報表

　　2、嚴格執行國家和系統內所規定的統計計量單位和報表格式，做到數字準確、字跡工整，不得潦草和涂改，使檔案統計工作標準化。

　　3、檔案工作人員要加強檔案統計工作的責任心和使命感，建立科學(xué)的檔案統計工作制度。

　　第七部分：檔案庫房的管理

　　1、檔案庫房門(mén)窗牢固，及時(shí)關(guān)閉上鎖。鑰匙要專(zhuān)櫥保管，不準隨身攜帶。

　　2、非本室工作人員不得擅入庫房，因工作需要進(jìn)入庫房時(shí)，必須有本室人員陪同。

　　3、庫房要配備好“六防”設施（防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)、防塵、防強光），庫房?jì)葒澜�吸煙和存放易燃易爆物品及其他無(wú)關(guān)物品。

　　4、庫房?jì)葯痪吲帕幸�整齊合理，要經(jīng)常打掃和擦拭，保持室內清潔衛生。

　　5、做好室內外溫濕度記錄，除濕、降溫。

　　第八部分：文書(shū)的立卷歸檔

　　1、公文必須實(shí)行由文書(shū)部門(mén)或業(yè)務(wù)部門(mén)立卷的制度，這是提高案卷質(zhì)量的一個(gè)重要措施，文書(shū)立卷歸檔工作，是文書(shū)處理工作的重要環(huán)節。立卷歸檔工作的好壞，直接影響到案卷的質(zhì)量，文書(shū)人員必須認真做好。

　　2、本校黨、政、工、團各職能科室均為立卷單位。

　　3、各立卷單位必須指定專(zhuān)人（兼職）負責本科室的立卷工作，各科室領(lǐng)導要加強對立卷工作的領(lǐng)導，將其納入本部門(mén)工作范圍。

　　4、凡本校在工作活動(dòng)中形成的，具有保存價(jià)值的文件材料，均由立卷單位進(jìn)行整理、立卷。各級領(lǐng)導人和承辦人員辦理完畢的文件材料，均應及時(shí)交有關(guān)部門(mén)整理立卷，不得私自保存應立卷的文件材料。立卷人員應及時(shí)收集整理，防止文件材料的散失。如遇到文件材料短缺或承辦手續不完備及其他不符合要求等情況，應補辦齊全，保證文件材料準確、完整。

　　5、各部門(mén)立卷歸檔的文件材料以本部門(mén)形成的為主，與本部門(mén)工作有直接關(guān)系的上下級來(lái)文也需立卷，以保證歸檔材料的齊全、完整。本校黨組織和行政形成的文件及上級來(lái)文分別由校長(cháng)辦公室立卷。

　　6、文書(shū)立卷歸檔的具體要求：

　�。�1）立卷前把本部門(mén)一年內形成的全部文件材料統一收集整理，核對清楚，以保證歸檔的`文件材料齊全、完整。

　�。�2）立卷歸檔的文件材料，應保持它們之間的內在聯(lián)系，區分保存價(jià)值，分類(lèi)整理立卷。

　�。�3）把文件按年度分開(kāi)，不同年度的文件，不能混在一起立卷，年度工作計劃和下一年形成的本年度總結，放在本年度文件內，長(cháng)遠規劃放在所針對的開(kāi)頭一年；連續幾年的工作總結放在所針對的最后一年；跨年度的文件歸于結束的年代。

　�。�4）把文件按級別分開(kāi)立卷，但上級對本校的批復、批轉和本校對下級的批復、批轉文件應在本校卷內，本校的文件材料在前，上、下級的文件材料在后；其余按上、下級文件分開(kāi)立卷。

　�。�5）按內容分開(kāi)立卷，把一個(gè)問(wèn)題或一項工作、一次會(huì )議、一個(gè)案件所形成的文件材料作為有聯(lián)系的一個(gè)整體立卷。

　�。�6）把文件按永久、長(cháng)期、短期三種保管期限分開(kāi)立卷。

　�。�7）卷內文件按一定的規律進(jìn)行排列。其目的是保持文件之間的聯(lián)系，使卷內文件系統化地反映問(wèn)題。排列完畢的文件材料要拆去金屬訂物，在右上角用鉛筆編寫(xiě)頁(yè)號，如正反兩面都有文字或圖表的文件材料，兩面都編頁(yè)號，反面編在左上角并填寫(xiě)好卷內目錄。

　�。�8）案卷標題要簡(jiǎn)明確切，正確地反映卷內文件主要內容，各立卷單位負責草擬所立案卷的標題，劃定保管期限，由綜合檔案室統一填寫(xiě)。

　�。�9）各立卷單位應按各類(lèi)檔案的具體要求每月月底向綜合檔案室移交。文書(shū)檔案在下一年的6月底以前移交完畢，并履行移交手續。

　　7、為了保證案卷質(zhì)量，綜合檔案室負責督促、檢查和業(yè)務(wù)指導，協(xié)助各部門(mén)做好文書(shū)立卷工作。

　　辦公室檔案管理制度2

　　為加強校研究生會(huì )辦公室檔案的科學(xué)管理，保證檔案資料的系統性與完整性，現結合實(shí)際情況，特制定本制度。

　　一、立卷、歸檔

　　第一條 各部門(mén)平時(shí)要做好文件的收集、整理，文件的整理、上繳工作是各部門(mén)的一項重要任務(wù)，必須認真做好。

　　第二條 各類(lèi)文件材料由辦公室負責整理立卷、歸檔。辦公室對各部門(mén)文件立卷工作進(jìn)行監督和指導，并做好應歸檔文件案卷的接收歸檔工作。

　　第三條 文件立卷歸檔范圍。凡是工作活動(dòng)中形成的、辦理完畢、具有查考利用價(jià)值的各種文件(包括收、發(fā)文電，內部文件，各種會(huì )議文件，文件匯編，簿、冊、圖表，出版編輯物原稿、磁盤(pán)等)，均屬立卷歸檔范圍。

　　第四條 立卷的原則。遵循文件的自然形成規律，保持文件之間的歷史聯(lián)系，區分文件的保存價(jià)值，便于保管和利用。

　　第五條 立卷方法。根據立卷原則、文件的分類(lèi)，分年度、分級別、分問(wèn)題、分保管期限的方法立卷。

　　1、分年度。將文件按其形成或針對的年度分開(kāi)。

　　2、分級別。將文件按其重要性分成公文和一般文件。

　　3、分問(wèn)題。將文件按其內容所反映的問(wèn)題分開(kāi)。

　　4、分期限。根據文件的不同保存價(jià)值，將文件按不同的保管期限分開(kāi)。

　　5、保管期限分為永久、長(cháng)期、短期三種。

　　(1)永久保存。凡是反映部門(mén)主要職能活動(dòng)和歷史面貌的(例如章程、申請批文等)有長(cháng)遠利用價(jià)值的文件，劃為永久保存。

　　(2)長(cháng)期保存。凡是在相當長(cháng)時(shí)間內部門(mén)需要查考的文件，劃為長(cháng)期保存。長(cháng)期保存為15年至50年。

　　(3)短期保存。凡是在較短時(shí)間內部門(mén)需要查考的各種文件，劃為短期保存。短期保存為15年以下。

　　第六條 文件的組合。組合的基本作法如下：

　　1、法規性文件，如制度、辦法、條例、規定等一般按單一問(wèn)題組合。同一問(wèn)題的'請示與批復、轉發(fā)件與原件，應組合在一起。

　　2、會(huì )議文件應單獨組合。

　　3、統計、報表、名冊等各類(lèi)表格文件，應組合在一起。

　　4、工作計劃、總結等文件，一般可按部門(mén)或社團名稱(chēng)組合。

　　5、特殊性文件材料，可根據具體情況進(jìn)行組合。

　　第七條 檔案袋內文件的排列。檔案袋內文件應區分不同情況進(jìn)行排列，密不可分的文件依序排列在一起，即章程、批文在前，計劃、總結在后;正件在前，附件在后;印件在前，定稿在后;案件材料中結論性材料在前，依據性材料在后。其它文件按文件的重要程度或形成時(shí)間先后排列。

　　第八條 文件歸檔份數。一般歸檔1份，重要的和經(jīng)常使用的文件歸檔2份或3份。對無(wú)保存價(jià)值和重份文件，需要辦理銷(xiāo)毀手續。

　　第九條 歸檔時(shí)間。部門(mén)應于活動(dòng)后一周內，將應立卷歸檔的文件整理立卷，向辦公室移交歸檔。

　　第十條 歸檔文件案卷的要求。部門(mén)移交歸檔文件案卷，應符合下列要求：

　　1、歸檔文件齊全、完整。

　　2、每個(gè)案卷必須填寫(xiě)案卷文件目錄、編件號、頁(yè)號、案卷封面，填寫(xiě)時(shí)用中性筆或鋼筆書(shū)寫(xiě)，字跡工整、清晰。

　　3、檔案袋的名稱(chēng)要注意內容準確，文字簡(jiǎn)練通順，結構完整，必須揭示卷內文件的內容和成份。

　　第十一條 案卷文件一式兩份，一份作為紙制文檔保存，另一份電子文檔保存在辦公室,電網(wǎng)檔案盒。

　　二、檔案的管理和利用

　　第十二條 辦公室按照校研究生會(huì )對檔案管理的要求，對存放的各類(lèi)檔案進(jìn)行分類(lèi)整理，分類(lèi)保管，編制各類(lèi)檢索目錄，搞好檔案的借閱利用、統計等工作。

　　第十三條 經(jīng)鑒定失去保存價(jià)值需要銷(xiāo)毀的檔案，應經(jīng)分管主席審查批準后，按程序進(jìn)行檔案銷(xiāo)毀。

　　第十四條 辦公室的管理貫徹“以防為主，防治結合”的原則。經(jīng)常檢查防護設施和檔案保管狀況，對破損、字跡褪色、紙張變色的檔案，要有計劃的進(jìn)行修補、復制，保護檔案的安全與完整。

　　第十五條 檔案的利用。利用檔案人員，按規定辦理檔案利用審批手續與有關(guān)登記表，檔案用完后應及時(shí)歸還。

　　第十六條 借用檔案人員必須愛(ài)護檔案，要保證檔案的安全與保密。不得擅自涂改、勾劃、剪裁、拆散、翻印或轉借。歸還檔案時(shí)，辦公室人員要仔細檢查,檔案盒，發(fā)現對檔案有損壞或泄密者，應及時(shí)向分管主席報告，按有關(guān)規定處理。

　　第十七條 辦公室工作人員，接待檔案利用人員要熱情，認真負責，按規定提供利用。填寫(xiě)好查閱檔案登記表。

　　第十八條 平時(shí)匯集，按實(shí)際順序或內容分類(lèi)、收集、整理，應保持文件、材料之間的來(lái)源、時(shí)間、內容方面的聯(lián)系。若遇有上級漏發(fā)文件，應及時(shí)請求補發(fā)或取得復印件,干部檔案盒，以便存檔和查閱。

　　第十九條 確保文件、材料的安全，做好保密工作。

　　辦公室檔案管理制度3

　　(一) 文件管理制度

　　第一條 管理要點(diǎn)

　　1、為使文件管理工作制度化、規范化、科學(xué)化，提高辦文速度和發(fā)文質(zhì)量，充分發(fā)揮文件在各項工作中的指導作用。

　　2、文件管理的范圍包括：上級下發(fā)文件、公司各類(lèi)制度文件、外部傳真文件、政策指導類(lèi)文件、各類(lèi)合同文件等。

　　3、制度類(lèi)文件按照公司文檔統一格式進(jìn)行編寫(xiě)，統一頁(yè)眉、頁(yè)腳，寫(xiě)明公司全稱(chēng)及文件性質(zhì);正文部分寫(xiě)明題目、時(shí)間、發(fā)文部門(mén)、內容等信息;措辭規范，表達無(wú)歧義。

　　4、根據文件屬性、類(lèi)別，對所有文件進(jìn)行編號，根據編號定期歸檔，做好相應的文字記錄，以備查閱。

　　第二條 制度規范

　　1、文件的起草、收發(fā)、打印、歸檔整理、借閱銷(xiāo)毀等由辦公室人員負責執行。

　　2、公司上報下發(fā)正式文件的權利主要集中在行政人事部，各部門(mén)一律不得自行向上、向下發(fā)送正式文件。

　　3、公司對內公開(kāi)文件由行政人事部負責起草和審核，總經(jīng)理簽發(fā);各部門(mén)需要向下或對外發(fā)文的文件由各部門(mén)負責起草，行政人事部負責審核，審核無(wú)誤后行政辦公室打印，打印后送回起草部門(mén)校對，校對無(wú)誤方可正式打印，由總經(jīng)理蓋章，簽發(fā)。

　　4、凡寄至公司的文件、傳真等，由辦公室簽收并做好相應記錄。

　　5、機密文件由行政人事部主管保管，辦公室人員對一般性文件進(jìn)行分類(lèi)管理，定期整理并制作相關(guān)報表提交給部門(mén)主管。

　　6、各部門(mén)因工作需要可借閱一般性文件，需嚴格履行借閱手續，對有密級程度的文件，需行政人事主管審批，總經(jīng)理批準后方可借閱。

　　7、辦公室管理人員對文件借閱情況進(jìn)行登記，做好借閱記錄并限期清退。

　　8、按時(shí)間、內容、部門(mén)、名稱(chēng)等內容分門(mén)別類(lèi)進(jìn)行整理，附件、批件、定稿等資料收集完全，存檔備案。半年一小清，年終一大清。

　　9、根據存檔時(shí)間及存檔的必要性對文件進(jìn)行銷(xiāo)毀，需上報行政人事主管簽字批準，按照文件管理制度進(jìn)行處理。

　　第三條 文件管理流程設計

　　1、內部文件管理流程：起草文件→審查編號→審批、簽發(fā)→打印文件→下發(fā)文件→文件存檔

　　2、外部文件管理流程：外部收文→文件整理→文件存檔→清退→文件存檔→文件銷(xiāo)毀

　　3、借閱流程：提出申請，辦理手續→批準→借閱→清退→文件存檔→文件銷(xiāo)毀

　　(二) 文書(shū)管理制度

　　第一條 管理要點(diǎn)

　　1、為確保文書(shū)制發(fā)、處理、管理工作順利進(jìn)行，保證公司內部資料的安全性、完整性，促進(jìn)與提高組織管理工作的效率，充分發(fā)揮文書(shū)在各項工作中的指導作用。

　　2、文書(shū)管理范圍包括：一般性文書(shū)(通知、公告、提案意見(jiàn)、會(huì )議紀要、總結匯編)、行政人事部發(fā)文文書(shū)(學(xué)習資料、各類(lèi)簡(jiǎn)報)、宣傳資料、各類(lèi)應存檔的圖表、其他有關(guān)公司的重大事項文書(shū)資料。

　　3、除通知外，一般性文書(shū)沒(méi)有固定的格式，但必須標有頁(yè)眉頁(yè)腳，文本內容可根據文書(shū)具體內容進(jìn)行調整。

　　4、根據文書(shū)性質(zhì)進(jìn)行編號整理，定期對文書(shū)進(jìn)行歸檔整理，保持紙質(zhì)文檔與電子文檔的'同步更新。

　　第二條 制度規范

　　1、根據公司實(shí)際需要及上級安排，起草編寫(xiě)內部公開(kāi)文書(shū)，張貼公示學(xué)習。

　　2、按照文書(shū)管理范圍，行政人事部的發(fā)文根據需要填寫(xiě)《發(fā)文簿》，所有文書(shū)原稿均由行政人事部分類(lèi)存檔備查。

　　3、行政辦公室發(fā)出的學(xué)習文書(shū)，需附上學(xué)習進(jìn)度表;閱讀者需認真學(xué)習并簽名備注。

　　4、按時(shí)間、內容等降序排列，整理歸檔，堅持平時(shí)歸檔與年終歸檔相結合，對照編號列出整理清單。

　　5、根據文書(shū)的時(shí)效性和保存的價(jià)值性，對文書(shū)進(jìn)行整理銷(xiāo)毀;須上級審批同意，方可銷(xiāo)毀。

　　6、辦公室負責人為第一責任人，若發(fā)現文書(shū)丟失，辦公室人員必須查明原因，如實(shí)向主管部門(mén)報告，若未查明原因，則由辦公室負責承擔。

　　7、違反以上規定者按照相關(guān)規定予以懲處。

　　第三條 流程設計

　　起草文書(shū)→填寫(xiě)《發(fā)文簿》(需要時(shí))→張貼→存檔→更新目錄(紙質(zhì)檔與電子檔)→借閱→清退→審批→銷(xiāo)毀

　　(三) 檔案管理制度

　　第一條 管理要點(diǎn)

　　1、為了維護檔案的真實(shí)性和可查閱性，使檔案管理更科學(xué)、更專(zhuān)業(yè)，及時(shí)分類(lèi)、整理、編輯、傳遞文書(shū)資料，提高檔案管理質(zhì)量與效率。

　　2、檔案管理范圍：公司各類(lèi)證照及各類(lèi)文件、文書(shū)資料、其他應存檔的信息資料。

　　3、根據文書(shū)整理和文件整理編號，對對應資料進(jìn)行相應的歸檔、整理、備注，并存入專(zhuān)門(mén)的檔案文件柜保管。

　　第二條 制度規范

　　1、應歸檔的文件、材料由辦公室人員負責收集，份數齊全，包括附件、批復、定稿等。

　　2、所有歸檔文書(shū)材料經(jīng)過(guò)初步整理，根據時(shí)間先后順序再按同一項目文書(shū)材料集中整理，并貼上標簽。

　　3、堅持平時(shí)歸檔與年終歸檔、定期歸檔與不定期歸檔結合，對照編目，列出清單。

　　4、各部門(mén)需借閱相關(guān)檔案，須由行政人事部主管簽字，審核通過(guò)后方可借閱，不得抄錄、復制或借出。

　　5、檔案管理人員必須遵守保密規定，履行保密手續，特別是員工個(gè)人信息、公司圖片等主要資料的保管，確保檔案安全與完整。

　　6、檔案接收、移交，必須根據檔案管理制度嚴格做好記錄。

　　第三條 流程設計

　　根據文件、文書(shū)目錄整理需要歸檔的檔案→排序整理，編制編目→存檔→借閱→清退

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